Interview: So gelang es extra TEAM Kita die Produktivität zu verdoppeln

Das extra Team Kita, ein hochspezialisierter Personaldienstleister für pädagogische Einrichtungen, wollte bereits 2014 weg von den Unmengen an schwerfälligen Leitz-Ordnern, in denen bis dato alle Personaldaten in Papierform aufbewahrt wurden. Mehrere Standorte, eine fehleranfällige Verarbeitung von Informationen und die Tatsache, dass diese Papierakten eigentlich nie aktuell waren, bereiteten vor allem Christoph Sembritzki, dem geschäftsführenden Gesellschafter von extra TEAM Kita, Kopfzerbrechen. Im Interview beschreibt er seinen Weg aus dem Aktendschungel hin zur digitalen Personalakte – und damit auch zu deutlich mehr Produktivität.

Christoph Sembritzki, geschäftsführender Gesellschafter von extra TEAM Kita

tutum: Eure Verwaltung lief vor der Digitalisierung komplett auf Papierbasis. Gleichzeitig hattet ihr mehrere Standorte. Zu welchen Problemen hat das geführt? 

Christoph Sembritzki: Damals hatten wir bereits drei Standorte. Die Zentrale befand sich in Hamburg und alle Unterlagen, die in den Standorten ankamen, mussten erst einmal dorthin geschickt werden. Immerhin hatten wir zu der Zeit schon ein relativ gutes ERP-System. Das heißt also Themen wie beispielsweise Jahresunterweisungen, Zusatzvereinbarung oder auch Arbeitsverträge befanden sich auf zentralen Servern, wurden in der Niederlassung ausgedruckt, erst vom Kollegen unterschrieben, anschließend vom Zeitarbeitnehmer und irgend jemand musste das Schriftstück dann wieder zurückschicken. Das passierte in der Regel per Post und dieser Vorgang dauerte natürlich. In Hamburg kamen regelmäßig riesige Stapel an Papier an, und zwar nicht über den Monat verteilt, sondern in der Regel am Monatsanfang. Und diese Mengen mussten dann erst einmal verarbeitet werden. Über das System wusste man zwar immerhin schon mal, dass ein neuer Mitarbeiter angefangen hatte, aber sämtliche Unterlagen wie die Kopien vom Personalausweis, der Sozialversicherungsnummer usw. fehlten natürlich noch, weil sie erst verzögert per Post in der Zentrale landeten.  

tutum: Was waren die größten Herausforderungen, die euch dazu gebracht haben, eure Daten zu digitalisieren? 

Christoph Sembritzki: Wir haben unsere kompletten Personaldaten in großen Leitz-Ordnern aufbewahrt. Damals waren wir gerade in einem personellen Umbruch in der Verwaltung. Und deswegen war es total anstrengend, in dieser Zeit alle Personalverträge, die Tätigkeitsnachweise und die Stundenzettel – trotz Personalmangel - in die richtigen Ordner zu bringen. Wir mussten manche Unterlagen mit zum Kunden nehmen, andere wiederum an den Mitarbeiter weitergeben und dieser personelle Umbruch, den wir damals gerade hatten, hat dazu geführt, dass manche Unterlagen einfach nicht mehr auffindbar waren, weil sie vielleicht auch falsch zugeordnet wurden. So haben wir die ohnehin begrenzte Zeit, die wir für die Verwaltung hatten, mit Suchen verbracht. In der Situation war mir sehr schnell klar, dass wir hier einen anderen Weg gehen müssen.  

tutum: Was waren die ersten positiven Auswirkungen, als ihr begonnen habt zu digitalisieren?  

Christoph Sembritzki: Als wir mit diesem ganzen Prozess angefangen haben, war es zwar immer noch so, dass wir die Originale von der Filiale in die Zentrale schicken mussten, aber ich erinnere mich trotzdem daran, was das für ein Gefühl der Erleichterung war, wenn so ein Dokument gescannt war. Denn dann war es im System und konnte nicht mehr verloren gehen. Vorher kam es immer wieder zu einem großen Zeitversatz, bis die Informationen auch tatsächlich in der Zentrale vorlagen. Besonders ungünstig war das z. B. auch bei einem Tätigkeitsnachweis, der ja händisch ausgefüllt wurde. Der ging erst in die Filiale, wurde dann in ein Zeiterfassungssystem eingetragen und dann nochmal in Papierform weggeschickt. Wenn dann die Rechnung gestellt wurde und die nicht stimmig war, wusste man erst mal gar nicht, was eigentlich auf dem Tätigkeitsnachweis stand, bis der nicht auch vorlag. Und das konnte man so umgehen.  

tutum: Habt ihr damals sogenannte Spiegelakten oder Schattenakten geführt, in denen Kopien von allen Unterlagen kamen, bevor sie verschickt wurden? 

Christoph Sembritzki: Wir haben uns damals dazu entschieden, Grundakten zu führen, weil wir uns weder zu der Zeit noch heute trauen, Unterlagen wie beispielsweise Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag oder vom Mitarbeiter unterschriebene Bestätigungen wegzuwerfen. Mittlerweile glaube ich, dass wir uns auch von denen trennen können und wohl auch rechtlich dürfen.  

💡 Info: Tatsächlich ist es so, dass Verträge natürlich in Schriftform oder je nach Erfordernis auch auf Papier unterzeichnet werden müssen. Aber in welcher Form/auf welchem Medium diese Daten gespeichert werden, kann jeder für sich frei entscheiden. 

tutum: Was lag dir bei der Einführung eines digitalen Systems besonders am Herzen?

Christoph Sembritzki: Ich bin ein sehr prozessorientierter Mensch. Deshalb war für mich das Wichtigste, dass wir die Prozesse sauber dokumentieren und sicher sein konnten, dass diese einzelnen Schritte dann auch tatsächlich nachhaltig durchgeführt werden. Ich muss mich also nicht mehr auf die Kollegin oder den Kollegen verlassen, der seit Jahrzehnten genau weiß, was er tun muss, weil er jeden einzelnen Kollegen und demzufolge auch Vorgang kennt und im Kopf hat.
  

tutum: Was hat sich durch die Einführung der digitalen Personalakte nachhaltig für extra TEAM Kita verändert? 

Christoph Sembritzki: Es ist natürlich nicht ganz so einfach zu sagen, wie man Produktivität misst, aber wir haben heute etwa 50 – 60% weniger Mitarbeiter in der Verwaltung als noch vor der Einführung. Gleichzeitig haben wir aber auch einen deutlich höheren Output im Vergleich zu dem, was wir vorher gemacht haben. Durch die Umstrukturierung haben wir Aufgaben aus den Niederlassungen in die Zentrale übernommen, weil es sich im Rahmen der Prozessentwicklung einfach ergab, dass man mehr zentralisiert. Und genau dadurch erreichen wir so aber auch eine höhere Qualität, weil ein Verwaltungsmitarbeiter Aufgaben auch anders lösen kann als ein Disponent. Von daher kann man über die Jahre gerechnet sicherlich von einer Produktivitätssteigerung um 100 % sprechen. Inzwischen nutzen wir auch das komplette System inklusive der Anbindung an die Job-App. So konnten wir also nicht nur von dieser großartigen Produktivitätssteigerung profitieren, sondern auch von einer enormen Servicesteigerung gegenüber den Zeitarbeitnehmern und aber auch den Standorten.  

tutum: Wie haben die Zeitarbeitnehmer und die Mitarbeiter in den Niederlassungen auf die digitale Personalakte reagiert? 

Ich weiß noch, wie wir damals immer gekämpft haben um am 10. des Monats unseren Lohn fertig zu bekommen. Mittlerweile machen wir am 4. oder 5.  die Vorab-Lohnabrechnung komplett, mit der Chance, dass wir sie noch einmal korrigieren können, bevor wir den Lohn abschließen, ohne dass wir hier eine Unterbrechung machen müssen. Auch das zahlt auf die Produktivität ein, weil so eine Rückrechnung auch immer Geld kostet. Es ist wirklich Ruhe eingekehrt. Zum einen müssen wir nicht mehr darauf warten, bis das Paket mit Unterlagen ankommt, damit wir dann Stunden damit verbringen, die Lohnabrechnung zu machen und zum anderen sind auch die Rückrechnungen deutlich weniger geworden. Dieser ganze Prozess ist enorm entzerrt worden. In vielen Arbeitsverträgen gibt es noch einen Passus, dass bis zum 15. des Folgemonats der Lohn überwiesen werden muss. In der Vergangenheit ist daraus oft der 19., 20. oder 21. geworden und wir mussten uns erklären. Heute schaffen wir den 15. total entspannt. Dieser Druck ist also weg und das gibt uns ein sehr schönes und auch sicheres Gefühl.   

tutum: Wie erlebt ihr die Transparenz, die durch die digitale Personalakte immer deutlicher wird? 

Und wir wissen immer, ob die Unterlagen schon im Haus sind. Denn wenn sie hier noch nicht abrufbar sind oder in einer Aufgabenliste gelandet sind, liegen sie einfach auch noch nicht vor. Und wenn sie da sind, weiß ich verbindlich, dass ich sie auch später sofort wieder finde. Wenn ich nach zwei Jahren einen abgelegten Überlassungsvertrag wegen einer Prüfung durch die Arbeitsagentur suchen muss, habe ich die Gewissheit, dass wir ihn auf jeden Fall haben und ich ihn sofort abrufen kann, weil er im digitalen Archiv liegt.  

tutum: Welche Schnittstellen bei der digitalen Personalakte nutzt ihr noch? 

Christoph Sembritzki: Wir sind erst vor drei Jahren auf zvoove umgestiegen. Uns hat sofort begeistert, dass die Lösungen von tutum voll integriert sind und exzellente Möglichkeiten für die Bearbeitung von Tätigkeitsnachweisen und Stundenzetteln vorhanden sind. So können wir tatsächlich zwei Wege bedienen, weil wir mit der Job-App arbeiten. Auf der einen Seite können wir alles komplett digital verarbeiten und trotzdem dem Wunsch nach einem Nachweis auf Papier gerecht werden, die Kolleginnen und Kollegen gerne draußen haben möchten. Denn auch bei uns gibt es immer noch eine Handvoll an Personen, die sich mit Apps nicht arrangieren wollen und ihre Stundenzettel immer noch auf Papier einreichen. Aber auch das funktioniert und alle Informationen landen final in der digitalen Personalakte. Die Zusammenarbeit mit tutum ist für uns total angenehm. In diesen 10 Jahren konnte ich wirklich sehen, wie wir das Thema gemeinsam immer weiterentwickeln konnten, wie einzelne Bestandteile angepasst wurden, aber auch der Wertfluss und unsere Bedürfnisse berücksichtigt wurden. Inzwischen sind wir bei einem System angelangt, das sehr stark auf extra zugeschnitten ist. Das hilft uns enorm. Und ich bin auch zuversichtlich, dass wir das in Zukunft gemeinsam auch noch weiterentwickeln werden. 

Das vollständige Interview mit Christian Sembritzki finden Sie hier: Use Case mit extra TEAM Kita: Produktivität um 100% steigern. Außerdem zeigt Ihnen Florian Körber in diesem Webinar, wie die digitale Personalakte arbeitet.