So senken Sie als Zeitarbeit-Unternehmen Ihre Kosten

So senken Zeitarbeitsunternehmen ihre Fixkosten

Enge Kostenstrukturen sind schon immer ein Thema in der Zeitarbeit. Covid-19 hat die Branche nun noch einmal durchgerüttelt: So sagen 94 % der Befragten einer Studie von PricewaterhouseCoopers¹, dass sie ohne die Pandemie in 2020 einen Aufschwung erwartet hätten. Doch wie können Personaldienstleister sicherstellen, dass ihre Kostenstruktur für solche Zeiten flexibel genug ist, um dauerhaft ihre Fixkosten zu senken, ohne ihre Positionierung zu gefährden und Mitarbeiter zu vergraulen?

Covid-19-Auswirkungen auf eine besonders hart umkämpfte Branche

Dass die Zeitarbeitsbranche hart umkämpft ist, ist nichts Neues. Es gibt allerdings ein paar besondere Faktoren, die die Corona-Pandemie allen Personaldienstleistern noch einmal deutlich vor Augen geführt hat:  

• Die Margen in der Zeitarbeit sind extrem niedrig
• Der Fachkräftemangel ist besonders ausgeprägt
• Das interne Personal bleibt häufig nicht lange

Diese Faktoren führten dazu, dass Corona für fast 23 % der Branche existenzgefährdend war². Personaldienstleister mussten sich im vergangenen Jahr mehr als andere Branchen damit beschäftigen, Schutzmaßnahmen gegen wirtschaftlichen Abschwung zu ergreifen. Eine mögliche Maßnahme, mit der Geschäftsführer von Zeitarbeitsunternehmen in Zukunft gegensteuern, ist die Senkung von Fixkosten bzw. die Flexibilisierung der Kosten.³

Ansätze, um Fixkosten in der Zeitarbeit zu senken

Kennen Sie dieses Problem? Gerade Unternehmer in der Zeitarbeitsbranche müssen Ihre Fixkosten jederzeit im Griff haben, denn der Verkaufspreis für ihre Leistungen ist nahezu vorgegeben. Aber wo finden Sie Ansätze, ihre Fixkosten zu senken, wenn Sie im täglichen Überlebenskampf stecken?

Eine Möglichkeit ist die Spezialisierung auf Nischen mit hoher Nachfrage oder auf bestimmte Zeitarbeitnehmer. Beide Varianten erzeugen nach der Umstellung eine Vereinfachung interner Prozesse und somit eine Reduzierung der Fixkosten. Sie sind allerdings auch mit einer großen Umwälzung im Unternehmen verbunden und senken die Fixkosten von Personaldienstleistern eher langfristig statt kurzfristig. Strategische Neuausrichtungen bedeuten außerdem häufig Verluste von internen Mitarbeitern, die diese neuen Wege nicht mitgehen möchten. Sie bedürfen einer genauen Analyse, sehr guter Planung und sind nicht zuletzt mit dem Risiko verbunden, vielleicht doch nicht auf „das richtige Pferd gesetzt“ zu haben.

Leichter umsetzbare Ansatzpunkte sind:

• Unnötige Verwaltungskosten reduzieren
• Prozesse digitalisieren und dabei automatisieren
• Schnelligkeit der internen Mitarbeiter steigern

Dabei zahlt die Digitalisierung von Prozessen auf die anderen beiden Möglichkeiten ein – denn: Sind die Prozesse in der Zeitarbeit digitalisiert, sinken auch die fixen Verwaltungskosten, und es steigt die Schnelligkeit der Mitarbeiter. Zudem werden die internen Mitarbeiter durch das Wegfallen von repetitiven Aufgaben und die Möglichkeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, zufriedener.

Kein Wunder, dass in 2020 ganze 68% der Personaldienstleister die weitere Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen als Lösung für den Kostendruck sah.⁴

In der Zeitarbeit werden in Zukunft Digitalisierung und Automatisierung in immer mehr Bereiche vordringen. Durch diese stark vorangetriebenen Prozesse können in Personaldienstleistungsunternehmen die Kosten für teure Dauerposten gesenkt oder ganz eliminiert werden. Dazu zählen die Kosten für…

• … den Lagerraum für Papierarchive
• … Ordner und Regale
• … Kauf und Betrieb von Kopierern und Druckern
• … Versandmaterial und Porto

Durch Digitalisierung interne Prozesse vereinfachen

Auch auf die internen Prozesse hat die Digitalisierung in der Zeitarbeit eine positive Auswirkung: Es werden Ressourcen gespart oder besser eingesetzt. In einem nicht digitalisierten Personaldienstleistungsunternehmen befasst sich das Team mit einer Vielzahl an Tätigkeiten, die sich nicht direkt um dessen Bewerber und Kunden drehen. Das Unternehmen beschäftigt sich zu einem großen Teil mit sich selbst, und diese Selbstbeschäftigung kostet viel Geld. In einem digitalisierten Personaldienstleistungsunternehmen hingegen konzentrieren sich die Mitarbeiter durch die digitale Verfügbarkeit von Unterlagen auf das Wesentliche.

Folgende Punkte werden durch die Digitalisierung für die internen Mitarbeiter in Zeitarbeitsunternehmen stark vereinfacht:

• (Personal-)Unterlagen suchen
• Unterlagen für die Faktura vorbereiten (Stundenzettel kopieren, sortieren)
• (Personal-)Unterlagen sortieren, lochen, abheften und ablegen 
• Neue Akten anlegen
• Am Jahresanfang Akten sichten und im Archiv verstauen sowie die Altakten vernichten lassen

Einsparung von bis zu 25 Mitarbeiterstunden pro Woche

Die Einführung einer Digitalen Personalakte nimmt in der Personaldienstleistung durch die vielen Zeitarbeitnehmer eine besondere Stellung ein: Mehr als 25% der von uns befragten Personaldienstleister sagen, dass sie durch die Digitale Personalakte eine neu zur Verfügung stehende Zeit ihrer internen Mitarbeiter von bis zu drei Stunden pro Woche feststellten. 12,5% sparten bis zu fünf Stunden ein, 10% der Befragten bis zu zehn und 2,5% sogar bis zu 25 Wochenstunden.⁵

Abb. 1: Nutzung & Wertbeitrag der Digitalen Personalakte für Personaldienstleister – eine empirische Studie von tutum und Prof. Dr. Sven Laumer

Durch diese Stundeneinsparung können Geschäftsführer in der Zeitarbeitsbranche drei Ziele erreichen:  

1. Fixkosten senken
2. Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität steigern: Mitarbeiter bleiben länger im Unternehmen und die interne Fluktuation sinkt.
3. Produktivität und Umsatz erhöhen: Mitarbeiter erledigen in der eingesparten Zeit andere, wichtigere Aufgaben.

Die von uns befragten Zeitarbeitsunternehmen verfolgen mit der Digitalen Personalakte u. a. folgende Ziele:

• Reduzierung von Suchzeiten
• Zufriedenheit der internen Mitarbeiter
• Zugriff der Mitarbeiter von überall
• Wunsch nach mehr Ordnung und Übersicht
• Vereinfachung von internen Prüfungen
• Reduzierung von Kosten für Papier, Ordner und Kopien
• Reduzierung von Kosten für Archivmiete bzw. Aktenlagerung
• Verbesserte Erfüllung rechtlicher Anforderungen
• Bewältigung der hohen Fluktuationsrate
• Reduzierung der Personalkosten

Dadurch zeigt sich, dass die Digitale Personalakte auf viele kurzfristige wie langfristige Unternehmensziele einzahlt. Das Reduzieren von Fixkosten in Zeitarbeitsunternehmen ist nur ein Punkt davon, wenn auch ein schnell und einfach erreichbarer. Erfahren Sie jetzt mehr darüber, wie gut andere Personaldienstleister diese Ziele nach Einführung der Digitalen Personalakte erfüllt sehen.

Fazit: Fixkosten in der Zeitarbeitsbranche können post-COVID-19 vor allem durch eine stark vorangetriebene Digitalisierung gesenkt werden. Die Einsparung von Kosten und Zeit durch die Digitale Personalakte zahlt über viele Zwischenergebnisse letztlich auf die beiden wichtigsten Ziele moderner Personaldienstleister ein: höhere Wettbewerbsfähigkeit sowie Umsatzsteigerung.