Digitalisierung in der Zeitarbeit: zvoove Industry Pulse 2024 im Praxis-Check

In der Personaldienstleistungsbranche zählt Flexibilität. Wirtschaftliche Bedingungen und gesetzliche Regelungen waren und bleiben dynamisch. Es ist essenziell, Entwicklungen und Trends stets im Blick zu behalten. Florian Körber nimmt daher die kürzlich erschienene Branchenstudie zvoove Industry Pulse 2024 genauer unter die Lupe. Als Digitalisierungsexperte und Gründer der tutum GmbH hat er sein Ohr besonders nah an der Zeitarbeitsbranche. Welche Erfahrungen er in Gesprächen und Workshops mit kleinen und mittelständischen Unternehmen der Personaldienstleistung gemacht hat und an welchen Punkten er der Studie widerspricht, lesen Sie hier. 

1. KI als treibende Kraft bei großen Personaldienstleistern
2. Digitalisierung wichtigster Megatrend – Umsetzung bleibt mangelhaft
3. Arbeitszeiterfassung noch auf Papier
4. Fachkräftemangel größte Herausforderung
5. Breite der Branche in den Blick nehmen 

Ausblick: Digitalisierung und KI weisen Weg in die Zukunft

Hintergründe zur Befragung 

Im Frühjahr 2024 wurde die Branchenstudie zvoove Industry Pulse 2024 veröffentlicht. Zvoove (Anbieter für Software für Personal- und Gebäudedienstleistung) hat die Branchenbefragung in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Arlington Research durchgeführt. Von Digitalisierung bis Recruiting deckt die Studie eine breite Palette relevanter Themen ab und soll Einblicke in Trends und Herausforderungen der Branche geben.  

An der zugrunde liegenden Onlineumfrage nahmen im Januar und Februar 2024 insgesamt 487 Personen teil: 337 Entscheidungsträgerinnen und Mitverantwortliche aus Personaldienstleistungsunternehmen sowie erstmals auch 150 Zeitarbeitnehmende. 

Die wichtigsten Befragungsergebnisse im Praxischeck  

Gemeinsam mit Florian Körber, der seit über 15 Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt, werfen wir einen genaueren Blick auf die Ergebnisse der Studie: 

1. KI als treibende Kraft bei großen Personaldienstleistern

Laut Befragung wird die Entwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) in der Personaldienstleistungsbranche allgemein positiv bewertet, wobei fast ein Drittel sie als sehr oder extrem positiv einstuft. Bei den größten Unternehmen (über 250 Mitarbeitende) sind es sogar 65 %. Diese großen Organisationen haben viele Standardaufgaben zu bewältigen und fürchten Engpässe bei internen Kapazitäten, was KI für sie besonders interessant macht.  

Zwar steckt die aktuelle Nutzung noch in den Kinderschuhen, doch die Branche schreibt KI großes Potenzial zu und plant Investitionen in diesem Bereich. Die Mehrheit der Befragten sieht den größten Nutzen von KI in der Erstellung, Veröffentlichung und Übersetzung von Stellenanzeigen (73 %) sowie in der Automatisierung von Workflows (36 %) und dem Einsatz von Chatbots für Arbeitnehmerinnen (33 %). 

Beim Thema KI wird klar, dass die Herausforderungen und Perspektiven von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sich oft erheblich von denen großer Firmen unterscheiden. Während die Großen der Branche ihr Digitalisierungsniveau mithilfe von KI weiter steigern wollen, haben kleine Unternehmen oft weniger Ressourcen für Digitalisierung und Innovation. Sie haben daher andere Prioritäten und Probleme als ihre größeren Pendants und arbeiten häufig noch auf einem niedrigen Digitalisierungslevel, weiß Florian Körber aus der Praxis: 

  2. Digitalisierung wichtigster Megatrend – Umsetzung bleibt mangelhaft 

Die Digitalisierung ist und bleibt das große Thema der Personaldienstleistungsbranche. Die Mehrheit der Befragten (54 %) betrachtet die Digitalisierung von Prozessen als den wichtigsten Trend, gefolgt von der Spezialisierung auf Nischen (35 %) und Nachhaltigkeit (17 %).  

Obwohl die Digitalisierung für fast drei Viertel der Befragten oberste Priorität hat, bleiben die Fortschritte bisher aus. Viele Unternehmen geben an, sich noch am Anfang des digitalen Wandels zu befinden. Nur 5 % sehen sich selbst auf einem sehr hohen Niveau der Digitalisierung. Knapp drei Viertel (72 %) verorten sich im Mittelfeld. 21 % stufen den Stand der Digitalisierung ihres Unternehmens als schlecht ein. Florian Körber schätzt aufgrund seiner Praxiserfahrung den Anteil unter den KMU noch deutlich höher:  

Laut Befragung stehen aktuelle Arbeitsprozesse, mangelnde Bereitschaft der internen Belegschaft sowie fehlendes Wissen und Ressourcen der Digitalisierung im Weg. Dabei könnten diese Technologien zu erheblichen Effizienzsteigerungen beitragen und die Art und Weise, wie Personaldienstleister arbeiten, grundlegend verändern. 

3. Arbeitszeiterfassung noch auf Papier 

Zur Arbeitszeiterfassung wird von 80 % der befragten Unternehmen Papier benutzt. Wobei 25 % mehr als eine Methode zur Zeiterfassung derselben Stunden nutzen. 28 % setzen nur Papier ein. Dass insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen oft noch mit Papier gearbeitet wird, weiß auch Florian Körber:  

Bei den kleineren Marktteilnehmern gibt es vielerorts noch Nachholbedarf. Große Firmen können allein aufgrund ihrer Unternehmensgröße leichter Investitionen tätigen und haben ihre Verwaltungsprozesse in der Vergangenheit bereits weitgehend digitalisiert.  

4. Fachkräftemangel größte Herausforderung  

Für die Mehrheit der befragten Personaldienstleister stellt der Bewerberinnenmangel eines der größten Probleme dar. Im Kampf gegen den Fachkräftemangel planen 21 % der Unternehmen ihre Recruiting-Budgets zu erhöhen. Neben kostenfreien Jobportalen und internen Programmen setzen Zeitarbeitsfirmen auch auf Social Media und kostenpflichtige Jobportale, um neue Talente zu gewinnen. Diese Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch und sind ein geeignetes Einsatzgebiet für digitale Tools und KI. 

Für Bewerbende ist es wichtig, dass Bewerbungs- und Verwaltungsprozesse zügig und problemlos ablaufen. Digitale Werkzeuge wie Zeiterfassungsapps spielen für Kandidatinnen bei der Wahl der Zeitarbeitsagentur eine ausschlaggebende Rolle. 17 % nennt die Möglichkeit, viele Dinge über eine App zu erledigen, als Entscheidungsgrund für eine Agentur. Mehr als ein Viertel (28 %) wechselte die Agentur, weil keine digitalen Tools zur Zeiterfassung angeboten wurden oder der Prozess zu schwierig war. Digitale Lösungen tragen dazu bei, dass sich Kandidatinnen eher für eine bestimmte Agentur entscheiden und sich Mitarbeiter langfristig binden.  

5. Breite der Branche in den Blick nehmen 

Bei genauerer Analyse der Studie wird klar, dass die Ergebnisse nicht auf die gesamte Zeitarbeitsbranche übertragen werden können. Der Personaldienstleistungsmarkt ist stark fragmentiert. Laut Bundesagentur für Arbeit (BA) waren in Deutschland Ende 2022 rund 11.000 Unternehmen tätig. Knapp ein Viertel von ihnen verfügte über 1 bis 9 Arbeitnehmer. Im zvoove Industry Pulse 2024 sind kleine Unternehmen mit bis zu 10 externen Mitarbeitenden allerdings nur mit 4 % vertreten. In der Statistik der BA verfügen 40 % über 10 bis 49 Arbeitnehmerinnen, während in der Studie 18 % der Befragten 11 bis 49 externe Arbeitnehmer aufweisen. Deutlich überrepräsentiert sind in der Befragung von zvoove mit 78 % größere Unternehmen mit über 50 Zeitarbeitskräften, die laut Bundesagentur für Arbeit nur einen Marktanteil von 26 % haben.^[1] Daher merkt der Digitalisierungsexperte, Florian Körber, an:

In der Industry Pulse 2024 haben sich tendenziell größere Unternehmen zu Wort gemeldet, sodass wichtige Herausforderungen, mit denen kleinere Personaldienstleister konfrontiert sind, womöglich unterrepräsentiert sind. Dabei bilden sie die Mehrheit der Marktteilnehmerinnen. So nimmt es nicht wunder, dass sich die Studienergebnisse nicht immer mit den Praxiserfahrungen von Florian Körber decken. Die Digitalisierung ist keineswegs in der Breite der Zeitarbeitsbranche angekommen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen scheuen den Aufwand und die Investitionen in die Digitalisierung ihrer Prozesse.

Ausblick: Digitalisierung und KI weisen Weg in die Zukunft 

Auch wenn die zvoove Industry Pulse 2024 die Branche nicht komplett abbilden konnte, weil große Firmen überrepräsentiert und kleine und mittelständische Unternehmen zu gering vertreten sind, weist sie den Weg in die richtige Richtung. Die Personaldienstleistungsbranche steht am Beginn einer tiefgreifenden Transformation. Die Digitalisierung und der Einsatz von KI werden die treibenden Kräfte sein, die die Branche voranbringen, während Fachkräftemangel und die Notwendigkeit zur Agilität die größten Herausforderungen darstellen.

Diesen Herausforderungen zum Trotz bieten Digitalisierung, Automatisierung und neue Technologien enorme Chancen, erfordern aber auch ein Umdenken und die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Unternehmen, die in Technik und Innovation investieren, nachhaltig handeln und flexibel bleiben, sind bestens gerüstet, um erfolgreich zu sein und die Zukunft aktiv mitzugestalten. Die Zukunft der Personaldienstleistungsbranche hängt nicht nur von Technologie ab, sondern in erster Linie von den Menschen, die diese Technologien nutzen und gestalten.

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Quellen:

1 Statistik der Bundesagentur für Arbeit. Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt – Entwicklungen in der Zeitarbeit, Nürnberg, Juli 2023. S. 8.