Die Pflicht zur E-Rechnung rückt näher: Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können. Ab Januar 2028 umfasst diese Pflicht zusätzlich den Versand elektronischer Rechnungen. Auch die Immobilienbranche steht damit vor bedeutenden Veränderungen. In diesem Artikel erfahren Sie, was hinter der E-Rechnungspflicht steckt, wie sich Wohnungsverwaltungen auf sie vorbereiten können und warum die Umstellung nicht nur eine lästige Pflicht ist.
- Ausweitung der E-Rechnungspflicht
- Was ist die E-Rechnungspflicht?
- Was ist eine elektronische Rechnung?
- Herausforderungen für Hausverwaltungen
- Vorteile der E-Rechnung
- 6 Tipps für eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnung
- Fazit: Besser heute als morgen auf E-Rechnung umstellen
Ausweitung der E-Rechnungspflicht
Im Bereich von öffentlichen Aufträgen (B2G, Business to Government) sind Firmen bereits seit 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Nun hat der Gesetzgeber beschlossen diese Pflicht auch auf Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B, Business to Business) auszuweiten. Den entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen des Wachstumschancengesetzes hat der Bundesrat im März 2024 zugestimmt. Zu einem späteren Zeitpunkt soll zusätzlich ein Meldesystem zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs eingeführt werden.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht für inländische Business-to-Business-Umsätze ist eine gesetzliche Anforderung, die Unternehmen verpflichtet, Rechnungen für Transaktionen zwischen Geschäftspartnern innerhalb Deutschlands in elektronischer Form auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Diese Regelung tritt schrittweise ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Papierrechnungen haben dann keinen Vorrang mehr.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Die elektronische Rechnung (auch E-Rechnung oder eRechnung) wurde neu definiert: Eine E-Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung möglich ist. Ein manueller Erfassungsaufwand erübrigt sich. E-Rechnungen müssen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten gewährleisten. Diese Norm erfüllen auch die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x, die bereits in der Praxis verwendet werden.
Strukturierte Rechnungsformate basieren auf der Auszeichnungssprache XML. Mit XML lassen sich hierarchisch strukturierte Daten im Format einer Textdatei darstellen, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar ist. Eine Rechnungsdatei kann entweder wie bei XRechnung ausschließlich als XML-Datei vorliegen oder wie bei ZUGFeRD als hybrides Format, das zusätzlich einen PDF-Sichtbeleg enthält. Entscheidend für die Rechnungsdaten sind jedoch die maschinenlesbaren XML-Daten.
Wichtig: Rechnungen, die als PDF verschickt werden, gelten nicht als elektronische Rechnung, weil sie keine strukturierten Daten enthalten. Sie gehören zukünftig wie Papierrechnungen zu sogenannten sonstigen Rechnungen. 
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Herausforderungen für Hausverwaltungen
Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht stellt Immobilienverwaltungen vor besondere Herausforderungen:
Schnittstellen
Die Kommunikation mit Mietern, Eigentümerinnen und Dienstleistern erfordert oft individuelle Anpassungen der Schnittstellen.
Komplexe Rechnungen
Wohnungsverwaltungen müssen häufig mit detaillierten und umfangreichen Rechnungen umgehen. Die zahlreichen Positionen und Details müssen korrekt übertragen werden. Zudem erhöht die Vielzahl der Beteiligten die Komplexität der Rechnungsfreigabe und erfordert viel Koordination.
Datenschutz
Der Umgang mit sensiblen Daten von Mieterinnen und Eigentümern erfordert die strikte Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.
Koordination mit Externen
Hausverwaltungen müssen ihre externen Partner, wie Dienstleisterinnen und Handwerker, auf die neuen Anforderungen vorbereiten und gegebenenfalls unterstützen. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Standards und Formate verwenden, um eine reibungslose Kommunikation und Verarbeitung zu gewährleisten.
Vorteile der E-Rechnung
Spätestens ab 2028 sind alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen zu stellen. Doch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung lohnt es sich, das Potenzial und die Vorteile der E-Rechnung für die eigene Hausverwaltung zu prüfen.
✅ Zeitersparnis: Elektronische Rechnungsprozesse sind nun strukturierter aufgebaut und können deshalb leichter durch eine automatische Auslese verarbeitet werden.
✅ Fehlerreduktion: Die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten minimiert Fehlerquellen und verbessert die Datenqualität.
✅ Liquiditätsverbesserung: Schnellere Zahlungsabwicklung führt zu einem optimierten Cashflow und verbessert die finanzielle Flexibilität.
✅ Compliance: Unternehmen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, vermeiden potenzielle Bußgelder und Sanktionen.
✅ Automatisierung: E-Rechnungen ermöglichen den automatischen Abgleich von Rechnung, Bestellung und Lieferschein, barrierefreie Freigabeprozesse sowie automatische Überweisungen unter Berücksichtigung von Skonto.
✅ Effizienzsteigerung: Elektronische Rechnungen ermöglichen schnellere und kostengünstigere Geschäftsprozesse.
✅ Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Porto, Druckkosten und manuelle Bearbeitung können Verwaltungen erhebliche Kosten einsparen.
✅ Umweltschutz: Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Schonung natürlicher Ressourcen bei und verringert den CO2-Ausstoß.
✅ Standardisierung: Elektronische Rechnungsformate erleichtern den Datenaustausch und fördern die Interoperabilität zwischen Unternehmen.
6 Tipps für eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnung
Hier sind die sechs wichtigsten Tipps, mit denen Immobilienverwaltungen die E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen können:
1. Frühzeitige Planung
Nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit relevanten Akteuren wie Ihrer Buchhaltung und IT-Abteilung auf, um die Einführung der E-Rechnungspflicht zu planen. Denken Sie dabei ganzheitlich: Es geht nicht nur darum, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern auch darum, Ihre Digitalisierungsstrategie voranzutreiben und die Umstellung als Chance zu nutzen, um auch in anderen Bereichen Vorteile zu erzielen. Obwohl die Übergangsfrist bis Ende 2027 reicht, ist es sinnvoll, rechtzeitig die Weichen zu stellen, um ausreichend Zeit für Tests und Anpassungen zu haben. Sensibilisieren Sie Ihr Team für die anstehende E-Rechnungspflicht und betonen Sie die mit ihr verbundenen Vorteile.
2. Geeignete Software auswählen
Wählen Sie eine Software, die speziell für Immobilienverwaltungen entwickelt wurde und die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt. Stellen Sie sicher, dass die E-Rechnungssoftware in Ihr bestehendes ERP- oder Buchhaltungssystem integrierbar ist, regelmäßig aktualisiert wird und Support bietet.
3. Schulung der Mitarbeitenden
Schulen Sie Ihr Team umfassend im Umgang mit der neuen Software und den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung. Bieten Sie regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen an, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Benennen Sie Ansprechpartnerinnen für Fragen und Probleme während der Umstellungsphase.
4. Standardisierung der Prozesse
Standardisieren Sie Ihre Rechnungsstellungsprozesse, um eine konsistente und effiziente Verarbeitung sicherzustellen. Erstellen Sie klare Richtlinien und Checklisten für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Stellen Sie sicher, dass ihre elektronischen Rechnungsprozesse den gesetzlichen Anforderungen und Standards entsprechen, insbesondere in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Steuervorschriften.
5. Testphase einplanen
Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass alle Systeme und Prozesse reibungslos funktionieren. Nutzen Sie die Testphase, um eventuelle Fehler zu identifizieren und zu beheben.
6. Support und externe Hilfe nutzen
Nutzen Sie Supportangebote Ihrer Softwareanbieter und ziehen Sie bei Bedarf externe Beraterinnen hinzu, um die Umstellung zu erleichtern. Vernetzen Sie sich mit anderen Hausverwaltungen, um Erfahrungen auszutauschen und von deren Best Practices zu lernen.
Fazit: Besser heute als morgen auf E-Rechnung umstellen
Die E-Rechnungspflicht stellt die Immobilienbranche vor neue Herausforderungen. Noch können Hausverwaltungen dank der Übergangsregelungen ohne die Erstellung elektronischer Rechnungen auskommen. Aber ab dem 01.01.2025 muss jede Verwaltung elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können. Der erste Schritt zur Erfüllung der neuen Anforderungen ist die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung.
Viele Wohnungsverwaltungen haben noch Nachholbedarf und scheuen die Digitalisierung ihrer Prozesse. Dabei bieten E-Rechnungen für sie viele Vorteile: Durch die effiziente und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen können Hausverwaltungen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Geschäftsprozesse optimieren und umweltfreundlicher werden. Umso früher Wohnungsverwaltungen umstellen, desto früher profitieren sie von den vielen Vorteilen.
Der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Umstellung variiert je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft und sollte nicht unterschätzt werden. Durch eine sorgfältige Planung und frühzeitige Vorbereitung können Hausverwaltungen die anstehenden Herausforderungen meistern und die E-Rechnung schon vor der gesetzlichen Pflicht zu ihrem Vorteil nutzen. Eine Lösung ist es hier auf eine etablierte Lösung mit viel Erfahrung zu setzen. Immobilienverwaltungen, die diese Aufgabe proaktiv annehmen, werden langfristig profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.
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Disclaimer: Dieser Beitrag bietet keine verbindliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich bitte daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen Fachanwalt. Auch wenn die Inhalte dieses Artikels sorgfältig und gewissenhaft recherchiert wurden, übernimmt tutum keine Haftung für die hier angeführten Informationen.
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