Digitale Belegprüfung: Mehr Effizienz für Immobilienverwalter

Die Belegprüfung ist ein entscheidender Schritt im Finanzmanagement einer Immobilienverwaltung. Sie umfasst die Überprüfung und Abstimmung von Rechnungen, Quittungen, Verträgen und anderen relevanten Dokumenten in Bezug auf die Verwaltung von Objekten. Obwohl sie für eine ordnungsgemäße Buchführung unerlässlich ist, gibt es bei der Belegprüfung für Immobilienverwalter zahlreiche Herausforderungen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie den Aufwand bei der Belegprüfung minimieren können und endlich wieder mehr Zeit für das Wesentliche haben.

1. Aktuelle Herausforderungen der Immobilienverwaltung bei der Belegprüfung
   1. Die 4 häufigsten Herausforderungen bei der papierbasierten Belegprüfung
   2. Die 5 häufigsten Herausforderungen bei der digitalen Ablage der Belege
   3. Unsere Tipps
2. So werden Immobilienverwalter effizienter bei der Belegprüfung
3. Digitale Belegprüfung: Diese 10 Vorteile sollten Sie sich nicht entgehen lassen!
4. Fazit

1. Aktuelle Herausforderungen der Immobilienverwaltungen bei der Belegprüfung 

Immobilienverwalter kennen dies nur zu gut: Die nächste Belegprüfung steht an und es bricht Chaos aus. Wo ist bloß die Nebenkostenabrechnung für das Objekt in der Nürnberger Straße? Und gab es dort nicht auch erst eine Reparatur in Wohnung 3? Wo ist der Beleg dazu eigentlich abgeblieben?

Schon beginnt das hektische Suchen in verschiedenen Aktenordnern, die alltäglichen Arbeitsaufgaben bleiben auf der Strecke und es wird der Tag herbeigesehnt, an dem die Belegprüfung endlich vorbei ist. Sie wollen wissen, wie Sie den Aufwand bei der Belegprüfung minimieren können und endlich wieder mehr Zeit für das Wesentliche haben? Um hierfür eine Lösung zu finden, sehen wir uns zunächst die aktuellen Herausforderungen bei der Belegprüfung genauer an.

Die 4 häufigsten Herausforderungen bei der papierbasierten Belegprüfung

Die Belegprüfung kostet Sie noch den letzten Nerv? Damit sind Sie nicht allein! Viele Immobilienverwaltungen in Deutschland stehen immer wieder vor der Herausforderung, den hohen manuellen Aufwand zur Vorbereitung der Belegprüfung zu meistern.

1. Umfangreiche Dokumentenflut

Immobilienverwaltungen müssen regelmäßig eine Vielzahl von Belegen prüfen. Dies kann herausfordernd sein, denn sie müssen Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Handwerkern, Versicherungen, Mieterbelege und mehr sorgfältig überprüfen und abgleichen. Darüber hinaus müssen Immoblienverwalter bei der papierbasierten Belegprüfung häufig alle Rechnungen zusätzlich nochmal in einen gesonderten Aktenordner umsortieren, bevor Sie diesen Ordner dem Prüfer zur Verfügung stellen können. So wird die Belegprüfung aufgrund der großen Dokumentenflut schnell zu einer geradezu überwältigenden Aufgabe.

2. Komplexe Buchungsvorgänge

Die Buchungsvorgänge in der Immoblienverwaltung sind komplex, denn die Mitarbeitenden müssen verschiedene Kostenstellen, Konten und Projekte berücksichtigen. Die korrekte Zuordnung der Belege zu den entsprechenden Objekten erfordert dabei genaue Kenntnisse der Buchhaltungsprinzipien und eine exakte Erfassung der relevanten Informationen. Fehlerhafte Buchungen können hierbei zu inkorrekten Finanzdaten führen und möglicherweise sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

3. Nachverfolgung von Belegen

Auch die Verwaltung und Nachverfolgung von Belegen kann eine Herausforderung darstellen. Belege müssen ordnungsgemäß archiviert werden, damit sie bei Bedarf schnell zu finden sind und referenziert werden können. Dies erfordert eine effektive Dokumentenverwaltung, um sicherzustellen, dass keine Belege verloren gehen und dass alle relevanten Dokumente zuverlässig abrufbar sind.

4. Zeit- und Ressourcenmanagement

Die Suche nach Dokumenten, Fehlern oder Unstimmigkeiten in den Belegen kann zeitaufwendig sein. Wenn Sie als Immobilienverwalter die Ordner zum Prüfer transportieren und anschließend wieder abholen, bindet das ebenfalls Zeit und Ressourcen. Teilweise müssen Immobilienverwalter zusätzlich auch noch extra den Inhalt des Aktenordners für die Belegprüfung kopieren. Der Prüfer erhält dann nur die Kopie, um sicherzustellen, dass der Prüfer die Akten nicht verändert. Findet die Prüfung inhouse statt, werden außerdem oft Mitarbeitende zur Betreuung des Prüfers benötigt.

Die 5 häufigsten Herausforderungen bei der digitalen Ablage der Belege

Aufgrund der genannten Herausforderungen erscheint es nun verlockend, die Belege einfach digital abzulegen. Schließlich sollte es doch mit der digitalen Ablage viel schneller gehen, die Akten für den Prüfer aufzubereiten, oder? Nun, so einfach ist es leider nicht.

1. Datenqualität und -integrität

Bei der Digitalisierung der Belegprüfung ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass die erfassten Daten von hoher Qualität sind. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu Problemen bei der Belegprüfung führen. Es ist daher wichtig, Prozesse zur Überprüfung und Validierung der Daten einzuführen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie korrekt und verlässlich sind.

2. Komplexität der Systeme

Die Digitalisierung der Belegprüfung erfordert den Einsatz von spezieller Software oder Tools, die den Prüfungsprozess unterstützen. Die Auswahl und Implementierung solcher Systeme kann eine Herausforderung darstellen, da sie oft komplex sind und eine Einarbeitung erfordern. Die Schulung der Mitarbeitenden und das Verständnis für die Funktionalitäten der Systeme sind entscheidend, um ihre effektive Nutzung sicherzustellen.

3. Integration verschiedener Systeme

In der Immobilienverwaltung werden oft verschiedene Softwarelösungen für verschiedene Aufgaben eingesetzt, wie Buchhaltung, Dokumentenmanagement oder Objektverwaltung. Die Integration dieser Systeme, insbesondere im Zusammenhang mit der Belegprüfung, kann komplex sein. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Systeme reibungslos miteinander kommunizieren und Daten nahtlos austauschen können, um einen effizienten Prüfungsprozess zu gewährleisten.

4. Datenschutz und Datensicherheit

Die Digitalisierung der Belegprüfung führt zur elektronischen Speicherung und Übertragung sensibler Informationen. Der Schutz dieser Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verlust ist von größter Bedeutung. Es ist wichtig, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, wie z.B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Datensicherungen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

5. Akzeptanz und Schulung der Mitarbeitenden

Die Einführung digitaler Lösungen und Prozesse erfordert die Akzeptanz und Schulung der Mitarbeitenden. Einige Mitarbeitenden können möglicherweise Widerstand gegen Veränderungen zeigen oder Schwierigkeiten haben, sich an neue Systeme und Arbeitsabläufe anzupassen. Es ist wichtig, Schulungsmaßnahmen anzubieten und die Vorteile der Digitalisierung zu kommunizieren, um das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern und sicherzustellen, dass sie die neuen Prozesse effektiv nutzen können.

Unsere Tipps!

Bei der digitalen Ablage von Belegen für die Belegprüfung Ihrer Immobilienverwaltung gibt es vieles zu beachten. Unsere beiden wichtigsten Tipps aus der Zusammenarbeit mit vielen Kunden haben wir für Sie im Folgenden zusammengefasst.

1. Etablieren Sie eine klare Ordnerstruktur

Wenn Sibille den Beleg anders benennt als Thomas, Martin den Unterordner nicht findet und einfach einen neuen erstellt sowie Dieter Belege aus Prinzip nur auf seinem eigenen PC ablegt, dann herrscht schnell eines: das pure Chaos.

Es ist offensichtlich: Eine klare Ordnerstruktur zu etablieren ist schwieriger als es klingt. Machen Sie sich daher im Vorhinein Gedanken welche Ordnerstruktur sie etablieren möchten und kommunizieren Sie diese verbindlich an alle Ihre Mitarbeitenden.

2. Verknüpfen Sie Rechnungen mit der entsprechenden Buchung

Wenn Rechnungen nicht mit der zugehörigen Buchung verknüpft sind, ergibt sich zudem eine zentrale Herausforderung: Sie suchen ewig nach dem passenden Gegenstück! Und wenn Sie nicht gerade begeisterter Memory-Fan sind, dann haben Sie dabei wohl eher weniger Freude. Wie schön wäre es also, wenn die Rechnung direkt mit der passenden Buchung verknüpft wäre und Sie sich diese unnötig lange Suchzeit sparen könnten.

Zudem wollen Ihre Prüfer die Buchungen chronologisch prüfen können. Doch wie soll das gehen, wenn die Belege in zahlreiche Unterordner aufgeteilt sind? Nutzen Sie daher eine Software, die Ihre Belege automatisch der passenden Buchung zuordnet. Sie wollen wissen, wie das geht und wie Ihre Immobilienverwaltung effizienter bei der Belegprüfung wird? Wir verraten es Ihnen!

2. So werden Immobilienverwalter effizienter bei der Belegprüfung

Effiziente und komfortable Belegprüfung

Ihre Belegprüfung effizient durchzuführen, ist mit den richtigen Mitteln gar nicht so schwer. Die Lösung lautet: digitalisieren Sie Ihre Belegprüfung, und zwar richtig! Hierzu wandeln Sie ihre Papierakten zunächst in ein elektronisches Format um und speichern alle Ihre Belege an einem zentralen Ort, beispielsweise in einem Dokumentenmanagement-System (DMS). So können Sie Belege schnell finden und haben jederzeit Zugang zu genau den Belegen, die Sie brauchen! Fragen wie: „Wo ist bloß der Beleg zur Reparatur in Wohnung 3?“, gehören so endlich der Vergangenheit an! Wenn dann die nächste Prüfung ansteht, können Sie sich entspannt zurücklehnen, denn alle Ihre Belege lassen sich schnell und effizient überprüfen.

Doch es geht sogar noch besser!

Vermutlich arbeiten auch Sie in Ihrer Immobilienverwaltung bereits mit verschiedenen Systemen (z. B. für die Buchhaltung, für die Verwaltung oder die Kommunikation). Nervt es Sie nicht auch, dass Sie immer zwischen den verschiedenen Systemen hin- und herwechseln müssen, um alle Informationen zusammenzutragen?

Nun stellen Sie sich einmal vor, wie es wäre, Ihre bereits genutzten Lösungen zu kombinieren. Zum Beispiel wäre es doch praktisch, wenn Sie direkt in Ihrer Immobilienverwaltung Software auf alle verarbeiteten Eingangsrechnungen zugreifen könnten. Oder wenn Ihre eingescannten Belege automatisch den Buchungen in der Buchungssoftware zugewiesen werden.

Nun, um aus dem Nähkästchen zu plaudern: Es ist möglich! Und zwar durch entsprechende Schnittstellen, zum Beispiel vom Dokumentenmanagement-System zum Buchhaltungssystem oder zur Objektverwaltungs-Software.

Besonders bei der Belegprüfung kann dies ein echter Vorteil sein! Mit nur einem Klick erhalten Sie alle Informationen, die Sie brauchen direkt aus dem jeweiligen System! So können Sie dem Prüfer schnell alle Belege zum prüfenden Objekt digital zur Verfügung stellen. Auf diese Weise wird Ihre Immobilienverwaltung im Handumdrehen zum Effizienz-Profi – im Alltag und insbesondere bei der Belegprüfung! 

3. Digitale Belegprüfung: Diese 10 Vorteile sollten Sie sich nicht entgehen lassen! 

Wenn Sie bisher noch nicht auf die digitale Belegprüfung umgestiegen sind, dann sollten Sie das unbedingt tun! Denn gegenüber der manuellen Prüfung gibt es zahlreiche Vorteile.

1. Eine Belegprüfung kann jederzeit angestoßen werden, ohne dass vorher ein manuelles Umsortieren nötig ist, da Rechnungen bereits im Rahmen der Freigabe und Verbuchung entsprechend aufbereitet werden.
2. Es werden keine Ressourcen durch eine Vor-Ort-Betreuung gebunden, denn der Prüfer kann die Belegprüfung bequem von zu Hause durchführen. Dies ist aufgrund der digitalen und portablen Bereitstellung des Buchungsjournals inkl. Verlinkung zu den einzelnen Rechnungen möglich.
3. Es ist kein aufwendiger Transport nötig, da die Bereitstellung der Belege digital erfolgt.
4. Als Immobilienverwalter behalten Sie die Hoheit über die Original-Belege, da lediglich eine Kopie der Belege bereitgestellt wird.
5. Der Prüfer kann anhand des Buchungsjournals die Buchungen chronologisch prüfen und bei Bedarf direkt zum relevanten Dokument springen.
6. Sowohl Sie als auch der Prüfer sparen Zeit und Nerven aufgrund der einfacheren Suche nach Belegen.
7. Die Zusammenarbeit wird optimiert, da Informationen besser ausgetauscht werden.
8. Es ist keine separate Software-Installation notwendig, denn die Belegprüfung kann mit jedem gängigen Internet-Browser durchgeführt werden.
9. Ihr Aktenschrank wird entlastet, da Sie Ihre Belege digital aufbewahren.
10. Auch die Umwelt dankt es Ihnen, wenn Sie weniger Papier verbrauchen. 

4. Fazit

Abschließend ist klar: Die digitale Belegprüfung ist für Immobilienverwalter unverzichtbar geworden. Sie spart Zeit, Nerven und vor allem Geld. Doch wie bei jeder Veränderung im Unternehmen gilt auch hier: Die Umsetzung muss gut geplant werden. Beispielsweise müssen Mitarbeitende geschult und überzeugt werden, sodass die neue Methode ein Gewinn für alle ist. Wenn diese Faktoren berücksichtigt werden, steht einer erfolgreichen Umsetzung der digitalen Belegprüfung nichts mehr im Wege.