Der Einsatz von Software ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ein Schlüssel zum langfristigen Erfolg und zur Stärkung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Kein Wunder also, dass die Einführung einer digitalen Belegprüfung die Entwicklung Ihrer Hausverwaltung positiv vorantreiben kann.
Als digitale Hausverwaltung schaffen Sie es, die Kontrolle über Ihre Originalbelege zu behalten und die Prüfung der Belege dank eines chronologischen Buchungsjournals einfacher durchzuführen. So sparen Sie Zeit, Nerven und fördern die Zusammenarbeit im Team. Gleichzeitig entlasten Sie Ihren Aktenschrank.
Doch wie gelingt die Einführung einer Software zur digitalen Belegprüfung und somit die Umstellung auf eine digitale Hausverwaltung effizient und reibungslos? Erfahren Sie in diesem Artikel in nur 13 Schritten alles, was Sie wissen müssen!
Inhalt:
- Kennen Sie Ihre Anforderungen und den Status Quo
- Etablieren Sie geeignete Prozesse & Maßnahmen
- Holen Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot
- Wählen Sie die passende Software für Ihre digitale Hausverwaltung
- Fazit
1. KENNEN SIE IHRE ANFORDERUNGEN UND DEN STATUS QUO
Zunächst ist es entscheidend, dass Sie Ihre Anforderungen genau kennen.
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Sie wollen eine digitale Hausverwaltung werden und Ihren Umgang mit Belegen optimieren? Der erste Schritt auf diesem Weg besteht darin, klare Ziele zu definieren. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Motive und Ziele für diese Veränderung festzuhalten. Warum möchten Sie Ihre Belegverarbeitung digitalisieren? Welche konkreten Gründe und Zwecke stehen dahinter? Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er als Grundlage für Ihre spätere Umsetzung dient.
2. Klären Sie Ihre Herausforderungen und Erwartungen
Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben, ist es wichtig, sich mit den Herausforderungen auseinanderzusetzen, die Sie durch die Digitalisierung Ihrer Belegprüfung lösen möchten. Welche Schwierigkeiten treten aktuell bei der Belegverarbeitung auf? Welche Vorteile erhoffen Sie sich von einer papierlosen Prüfung der Belege? Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen nicht nur helfen, die richtige Softwarelösung auszuwählen, sondern auch die Erfolgskriterien für Ihr Projekt zu definieren.
3. Schaffen Sie notwendige Voraussetzungen
Die Umstellung von einer papierbasierten auf eine digitale Hausverwaltung erfordert eine sorgfältige Planung und die Schaffung notwendiger Voraussetzungen. Prüfen Sie gründlich, welche Schritte erforderlich sind, um alle Eingangsrechnungen digital und korrekt zu erfassen. Welche Anforderungen müssen erfüllt sein, um ein optimales Ergebnis zu erzielen? Dies könnte die Schulung Ihrer Mitarbeiter, die Integration von bestehenden Systemen oder die Festlegung von Prozessstandards umfassen.
Checkliste:
- Warum wollen Sie eine digitale Belegprüfung?
- Was erreichen Sie damit?
- Welche Anforderungen und Einschränkungen gibt es?
- Was sind Ihre Erwartungen und wie sieht für Sie ein optimales Ergebnis aus?
- Welche Voraussetzungen müssen Sie schaffen?
2. ETABLIEREN SIE GEEIGNETE PROZESSE & MASSNAHMEN
Zudem sollten Sie ihre internen Prozesse optimieren und sicherstellen, dass sie den Anforderungen der modernen Geschäftswelt an eine digitale Hausverwaltung gerecht werden. Hier sind einige Schritte, wie Sie Ihre Rechnungsverarbeitung optimieren und modernisieren können:
1. Analysieren und verstehen Sie Ihre bestehende Rechnungsverarbeitung
Bevor Sie Änderungen vornehmen, ist es wichtig, den aktuellen Stand Ihrer Hausverwaltung zu verstehen. Führen Sie eine IST-Analyse Ihres aktuellen Rechnungsverarbeitungsprozesses durch. Was unternehmen Sie aktuell, um Rechnungen zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern? Klären Sie diese Frage, um einen klaren Überblick über Ihre Ausgangssituation zu erhalten.
2. Digital vs. analog – Definieren und optimieren Sie Ihre Prozesse
Die Umstellung von papierbasierten Abläufen auf digitale Prozesse ist ein wichtiger Schritt zur Effizienzsteigerung. Bevor Sie dies jedoch tun, sollten Sie diese neuen Prozesse sorgfältig definieren. Denken Sie darüber nach, welche Schritte automatisiert werden können und wo noch menschliche Eingriffe erforderlich sind. Berücksichtigen Sie beispielsweise Abläufe, bei denen die Freigabe eines Teammitglieds erforderlich ist. Klare Definitionen sind der Schlüssel zur erfolgreichen digitalen Belegprüfung.
3. Validieren Sie Ihre Daten
Die Qualität Ihrer Daten ist entscheidend für den Erfolg der digitalen Prüfung Ihrer Belege. Führen Sie Prozesse zur Überprüfung und Validierung der Daten ein, um sicherzustellen, dass sie korrekt und verlässlich sind. Datenfehler können zu kostspieligen Fehlern und Verzögerungen führen, daher ist eine sorgfältige Validierung unerlässlich.
4. Treffen Sie Sicherheitsvorkehrungen
Die Sicherheit Ihrer Daten sollte oberste Priorität haben. Implementieren Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Benutzer- und Rechtekonzepte sowie eine angemessene Datensicherung. Diese Maßnahmen gewährleisten die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer sensiblen Informationen. In einer Zeit, in der Datenschutzverletzungen immer häufiger vorkommen, ist dies von größter Bedeutung.
Checkliste:
- Was ist der aktuelle Stand in Ihrer Hausverwaltung?
- Welche Prozesse gibt es bzw. soll es zukünftig geben?
- Welche Prozessschritte können automatisiert werden und wo ist ein menschlicher Eingriff zwingend erforderlich?
- An welchen Stellen können die Sicherheitsvorkehrungen verbessert werden?
3. HOLEN SIE IHRE MITARBEITENDEN INS BOOT
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden Ihr Vorhaben akzeptieren und erfolgreich umsetzen? Hier sind einige Schritte, um Ihre Belegschaft erfolgreich ins Boot zu holen:
1. Definieren Sie Verantwortlichkeiten
Bevor Sie eine Software zur digitalen Belegprüfung einführen, ist es entscheidend, klare Verantwortlichkeiten zu definieren. Legen Sie fest, wer für die Planung, Implementierung und Durchführung Ihres Projekts verantwortlich ist. Ein multidisziplinäres Team, bestehend aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen, sollte rechtzeitig in den Change-Prozess eingebunden werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle relevanten Interessen und Fachkenntnisse berücksichtigt werden.
2. Schulen und begleiten Sie Ihre Mitarbeitenden
Die Umstellung auf eine digitale Hausverwaltung kann für einige Mitarbeitende einschüchternd sein. Um Ängste zu minimieren und den Mehrwert der digitalen Lösung aufzuzeigen, sollten Schulungsmaßnahmen angeboten werden. Diese Schulungen sollten nicht nur die technische Anwendung abdecken, sondern auch die Vorteile und Chancen einer papierlosen Prüfung von Belegen aufzeigen. Die Schulung sollte so gestaltet sein, dass Ihre Mitarbeitenden das volle Potenzial der neuen Lösung erkennen und nutzen können.
3. Machen Sie klare Vorgaben
Die Einführung einer Software für die digitale Belegprüfung erfordert klare Regeln und Standards im Umgang mit Belegen und Dokumenten. Eine definierte Ordnerstruktur sowie eine einheitliche Nomenklatur für die Benennung und Verschlagwortung von Belegen und Dokumenten sind unerlässlich. Dies schafft Transparenz und Einheitlichkeit in der gesamten Hausverwaltung. Ihre Mitarbeitenden sollten wissen, wie sie Belege und Dokumente korrekt speichern, abrufen und teilen können.
Checkliste:
- Wer ist für was verantwortlich?
- Welche Schulungen werden benötigt?
- Welche Regeln und Standards sollen eingehalten werden?
4. WÄHLEN SIE DIE PASSENDE SOFTWARE FÜR IHRE DIGITALE HAUSVERWALTUNG
1. Zentraler Ablageort und automatisierte Workflows
Ein wichtiger Schritt bei der Einführung der digitalen Belegprüfung besteht darin, einen zentralen Ablageort für Ihre Rechnungen einzurichten. Dieser ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff und eine verbesserte Übersicht über Ihre Belege und Dokumente. Eine geeignete Software, die Ihre Anforderungen an die digitale Prüfung von Belegen erfüllt, ist für eine digitale Hausverwaltung unerlässlich. Hierbei kann ein Dokumentenmanagement-System eine entscheidende Rolle spielen, da es einfache Prozesse im Workflow automatisiert und gleichzeitig für eine revisionssichere GoBD-konforme Archivierung sorgt. Zudem ist eine direkte Anbindung von Eingangskanälen wie E-Mail oder Import per Scan sinnvoll, um Rechnungen problemlos digital zu erfassen.
2. Effiziente Auslese der Rechnungsdaten
Die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Daher ist es ratsam, als digitale Hausverwaltung auf eine Software zur Erkennung von Rechnungsdaten per OCR-Erkennung oder Künstlicher Intelligenz (KI) zu setzen. Diese Technologien können die Informationen direkt an Ihr Buchhaltungssystem weiterleiten und den entsprechenden Buchungen zuordnen. Dadurch wird nicht nur die Erkennung von Dubletten und die Vermeidung von Doppelbuchungen erleichtert, sondern auch die Effizienz gesteigert.
3. Nahtlose Integration in die IT-Umgebung
Die reibungslose Integration Ihrer neuen Software in Ihre bestehende IT-Umgebung ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Systeme nahtlos miteinander kommunizieren können und Daten problemlos ausgetauscht werden können. Ein wichtiger Aspekt ist zudem der direkte Zugriff auf Ihre Eingangsrechnungen im Buchungssystem, sodass Sie diese unkompliziert mit den passenden Buchungen verknüpfen können. Überprüfen Sie außerdem, ob die Software dem Prüfer ermöglicht, die Belege chronologisch zu ordnen, um eine effiziente Überprüfung zu gewährleisten.
Checkliste:
- Welche Software-Lösungen entsprechen Ihren Anforderungen?
- Zentraler Ablageort
- Automatisierte Workflows
- Effiziente Rechnungsauslese
- Integration in die IT-Umgebung
5. FAZIT
Eine erfolgreiche Umstellung auf eine digitale Hausverwaltung bietet Ihnen langfristige Vorteile wie eine gesteigerte Effizienz und stärkt Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Die Einführung einer digitalen Belegprüfung erfordert eine sorgfältige Planung, klare Zielsetzung und eine durchdachte Umsetzung. Durch die Anwendung der vorgestellten Schritte können Sie die entscheidenden Schritte gehen, die Ihre Hausverwaltung voranbringen. Berücksichtigen Sie wichtige Aspekte wie die Einbindung der Mitarbeitenden und die Wahl der richtigen Software. So klappt die Umstellung auf eine digitale Hausverwaltung so reibungslos wie möglich!
