Der Immobiliensektor ist von einem stetigen Wandel geprägt. Mittlerweile gibt es viele Faktoren, die einen massiven Einfluss nehmen, wenn man beispielsweise nur einmal an die zahlreichen technologischen Neuerungen wie virtuelle Besichtigungen oder die Vernetzung von Geräten innerhalb von Immobilien denkt. Aber auch der fortlaufende Trend zur Urbanisierung, weniger Kinder, steigende Singlehaushalte, eine älter werdende Bevölkerung oder auch Schwankungen auf den Finanzmärkten (Stichwort Zinsen & Krediten) bringen immer wieder Veränderungen mit sich, die ihre Spuren hinterlassen.
Wir haben für Sie drei entscheidende Faktoren genauer beleuchtet, die für den Unternehmenserfolg in der Immobilienbranche zu beachten sind.
In einer Welt, die sich ständig verändert und immer digitaler wird, müssen sich Immobilien- und Hausverwaltungen schon jetzt mit vielen Themen auseinandersetzen. Sie müssen sich jetzt überlegen, wie sie sich künftig aufstellen wollen, damit sie für die Zukunft gewappnet sind und erfolgreich auf dem Markt bestehen können.
1. Fachkräfte: Nutzen Sie trotz Fachkräftemangel Ihre personellen Ressourcen richtig
Bereits heute ist ein großes Wissen erforderlich, um den vielfältigen Aufgaben und Herausforderungen einer Hausverwaltung gerecht zu werden. Dabei geht es nicht nur um betriebs- und finanzbuchhalterische Kenntnisse, sondern auch um ein umfangreiches Wissen zur aktuellen Rechtslage in der Immobilienwirtschaft und nicht zuletzt um soziale Fähigkeiten.
Je komplexer die Zusammenhänge und die Arbeitsschritte innerhalb der Hausverwaltungen werden, umso entscheidender ist es, passende und vor allem aber qualifizierte Mitarbeiter: innen zu finden. Doch woher nehmen, wenn nicht stehlen? Der Fachkräftemangel ist auch deutlich im Bereich der Hausverwaltungen spürbar. Und gute Mitarbeiter:innen sind ein rar gesätes Gut.
Umso wichtiger ist es also, die zur Verfügung stehenden Fachkräfte mit den richtigen Aufgaben zu betrauen und ihre wertvollen Ressourcen nicht mit Themen zu verstopfen, die ihre Effizienz und damit auch den Erfolg der Immobilienverwaltung behindern. Abgesehen davon werden es Ihnen auch neue Mitarbeiter:innen danken, wenn sie sich mit voller Kraft auf den eigentlichen Kern ihrer Aufgaben konzentrieren und sich nicht mit lähmenden (manuellen) Nebentätigkeiten wie dem händischen Prüfen von Rechnungen aufhalten müssen.
Deshalb lohnt es sich, auf die richtige Digitalisierungsstrategie zu setzen. Denn die trägt maßgeblich dazu bei, dass Sie auch in Zukunft nachhaltig und effizient agieren können.
2. Digitalisierung: Vorbereitung ist (fast) alles
Die Digitalisierung hat bereits viele Bereiche der Immobilienverwaltung transformiert und wird dies auch weiterhin tun. Moderne Technologien wie virtuelle Besichtigungen, digitale Plattformen für die Verwaltung von Mietverträgen und Zahlungen sowie intelligente Gebäudeautomatisierungssysteme ermöglichen effizientere Prozesse und eine bessere Kundenbetreuung. Immobilienverwaltungen, die bereits jetzt in die richtigen digitalen Lösungen investieren und sie effektiv nutzen, werden dauerhaft im Wettbewerb die Nase vorn haben.Jedoch kann auch diese Strategie nur fruchten, wenn man die richtigen Vorbereitungen trifft:
#1 Entwickeln Sie Workflows
Durch digitale Workflows können Sie wiederkehrende Geschäftsprozesse effizient steuern und automatisieren. Ein Workflow (wie zum Beispiel ein Rechnungsfreigabeprozess) ist nichts anderes als ein strukturierter Arbeitsablauf. Hier geht es darum, die einzelnen Schritte ihrer Arbeitsabläufe in ihrer Reihenfolge zu definieren, um final zu einem bestimmten Ergebnis zu kommen. Vordefinierte Regeln und eine klare Reihenfolge für die Beteiligten gewährleisten eine zeitgerechte und qualitativ hochwertige Abwicklung von Prozessen. Damit gelingt es Ihnen enorm viel Zeit einzusparen und zeitgleich die Fehleranfälligkeit bei wiederkehrenden Prozessen weitestgehend zu eliminieren.
Wie bei vielen Dingen im Geschäftsleben ist auch hier eine gute Vorbereitung (fast) alles. Entscheidend ist, dass im Vorfeld auch der manuelle Prozess geprüft werden muss, denn seine Qualität beeinflusst maßgeblich den Erfolg der Digitalisierung.Seien Sie sich also darüber im Klaren, dass aus einem schlechten analogen Prozess auch leider nur ein schlechter digitaler entstehen kann.
Seien Sie sich also darüber im Klaren, dass aus einem schlechten analogen Prozess auch leider nur ein schlechter digitaler entstehen kann.
#2 Nutzen Sie die Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung
Hand aufs Herz: Eine manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist vor allem eines – ein Zeitfresser. Und gleichzeitig leider auch eine oft gesehene Fehlerquelle, wenn Schriftstücke falsch oder gar nicht zugeordnet werden und versehentlich im Nirgendwo verschwinden. Abhilfe schafft hier nur eine automatisierte Buchhaltung. Durch die Automatisierung werden sämtliche Belege, Rechnungen und andere relevante Informationen, die zu einem bestimmten Objekt gehören, digital erfasst und automatisch zugeordnet. So können Sie Dokumente aus verschiedenen Quellen wie Scans, PDFs und E-Mails digital verarbeiten und archivieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ihre Dokumente können nicht nur schnell und effizient abgelegt werden, sondern sie sind auch jederzeit genauso schnell wieder auffindbar.
Aber sie bringt noch einen weiteren angenehmen Nebeneffekt mit sich: Durch die Automatisierung entfallen zeitaufwändige Prozesse, die durch manuelles Zuordnen, Prüfen und Ablegen von Rechnungen entstehen. Außerdem sind jedes Dokument und jede Rechnung zu 100% standortunabhängig verfügbar. Das ist besonders bei objektbezogenen Eigentümerversammlungen und Rechnungsprüfungen ein echtes Plus, da sämtliche Daten zentral gespeichert und ohne Zeitverlust abgerufen werden können. Dadurch ist jeder Beleg, unabhängig von seinem Ursprung oder seinem Umfang, digital und unabhängig vom jeweiligen Ort abrufbar. Das klingt gut? Finden wir auch.
#3 Alles auf einen Blick: Profitieren Sie von einer digitalen Objektakte
Das nächste unverzichtbare Element ist die digitale Objektakte. Sie ist das Schweizer Taschenmesser in der digitalen Immobilienverwaltung und beinhaltet eine elektronische Zusammenstellung von Dokumenten, Informationen und Daten, die alle relevanten Details zu einem spezifischen Immobilienobjekt oder einer Immobilie umfasst. Diese digitalen Plattformen oder Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen es Immobilienverwaltungen, alle Informationen zu einer Immobilie zentral und organisiert zu speichern, zu verwalten und leicht zugänglich zu machen.
Dabei punktet sie mit diesen Vorteilen:
Zentrale Speicherung Alle Dokumente, die mit einem bestimmten Immobilienobjekt verbunden sind, werden an einem einzigen Ort gespeichert, was den Zugriff und die Suche nach relevanten Informationen enorm erleichtert.
Strukturierte Organisation Dokumente können systematisch nach Kategorien wie Verträge, Rechnungen, Gutachten, Korrespondenz und anderen relevanten Unterlagen organisiert werden.
Schnelle Suche und Zugriff Dank Suchfunktionen und Kategorisierung werden Informationen schnell gefunden und können auch ebenso schnell eingesehen werden.
Revisionssicherheit Dokumente werden vor unautorisierten Änderungen geschützt und ihre Verlaufshistorie wird aufgezeichnet.
Effiziente Zusammenarbeit Individuell gesteuerte Zugriffsrechte ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit im Team.
Integration in Arbeitsabläufe Die Integration in Geschäftsprozesse und Workflows kann den Ablauf von Aufgaben automatisieren und optimieren.
Platz- und ressourcensparend Digitale Objektakten reduzieren den Bedarf an physischem Platz und verringern den Aufwand für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
Die Entwicklung digitaler Workflows, eine digitale Objektakte oder ein Dokumentenmanagementsystem bieten also enorme Vorteile für Immobilienverwaltungen. Sie steigern nicht nur die Effizienz, sondern erleichtern auch den Zugriff auf Informationen und verbessern die Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten. Sie sind ein echter Katalysator auf dem Weg zu einer umfassenden Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der Immobilienbranche.
#4 Arbeiten Sie mit einer Digitalisierungsagenda
Um das große Projekt „Digitalisierung“ Ihrer Verwaltungsprozesse anzugehen, ist die Erstellung einer Digitalisierungsagenda enorm hilfreich. Hinter diesem Begriff steckt ein strategischer Fahrplan/Dokument, das Ihre Ziele, Prioritäten, Maßnahmen und Zeitpläne zur Umsetzung der Digitalisierung beschreibt. Sie dient als Leitfaden für die Transformation hin zu digitalen Prozessen, Technologien und Geschäftsmodellen. Im Wesentlichen legt eine Digitalisierungsagenda fest, wie ein Unternehmen seine digitalen Ressourcen, Systeme und Daten nutzen wird, um Effizienz zu steigern, die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, Innovationen voranzutreiben und Kundenerfahrungen zu optimieren. Sie ist ein wichtiges Instrument, damit Sie eine klare Richtung und einen strukturierten Ansatz für Ihre Digitalisierungsbestrebungen haben und sicherstellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, um diese digitalen Ziele zu erreichen. Sie bietet die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und das Wachstum Ihrer Hausverwaltung nachhaltig zu fördern.
3. Weiterbildung & Schulung: Warum Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter:innen laufend weiter ausbauen sollten
Fördern Sie Ihre Mitarbeiter:innen und geben Sie ihnen immer wieder die Möglichkeit, ihre Kenntnisse zu verbessern und ihr Know how zu vergrößern. Die Ansprüche an Haus- und Immobilienverwaltungen steigen immer mehr. Warum? Weil zum einen die Beratungsansprüche der Eigentümer:innen immer weiter steigen, aber auch gleichzeitig Mieter:innen wissen, was für sie bei der Anmietung eines Objekts entscheidend ist. Aber auch andere Gründe nehmen hier eine große Gewichtung ein.
Technologischer Fortschritt
Die Digitalisierung hat auch die Immobilienbranche stark verändert. Neue Softwarelösungen, Apps und Tools werden entwickelt, um Prozesse zu optimieren. Mitarbeiter:innen müssen mit diesen Technologien vertraut sein und sie effektiv nutzen können, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wachsende Kundenbedürfnisse
Die Erwartungen der Kunden in Bezug auf Service und Transparenz steigen ständig. Mitarbeiter:innen müssen geschult werden, um effektiv mit Kund:innen zu kommunizieren, ihre Bedürfnisse zu verstehen und qualitativ hochwertige Dienstleistungen anzubieten.
Effizienzsteigerung
Durch Schulungen können Mitarbeiter:innen effizienter arbeiten, Zeit sparen und Fehler reduzieren. Dies führt zu einer verbesserten Arbeitsleistung und trägt letztendlich zum Erfolg des Unternehmens bei.
Professionalität und Image
Regelmäßige Schulungen vermitteln den Mitarbeiter:innen wertgeschätzt zu werden und sich persönlich weiterentwickeln zu können. Dies erhöht ihre Zufriedenheit und stärkt das Image ihrer Hausverwaltung als professionelles und kompetentes Unternehmen.
4. Fazit: Nehmen Sie Ihre Zukunft jetzt in die Hand
Es gibt viele Stellschrauben, mit denen Sie jetzt den Weg für Ihren unternehmerischen Erfolg ebnen können – auch wenn die Herausforderungen, mit denen Sie als Immobilien- oder Hausverwaltung zu kämpfen haben – nicht ohne sind. Die gute Nachricht ist jedoch, dass Ihnen eine ausgeklügelte Digitalisierungsstrategie nachhaltig dabei helfen wird, in Zukunft effizienter und mit mehr Zeit für das Wesentliche, wie die Verwaltung Ihrer Objekte, zu arbeiten.
Erstellen sie für die Umsetzung eine persönliche Digitalisierungsagenda, die Ihre Strategie mit allen relevanten Punkten Schritt für Schritt noch einmal aufzeigt. Wertvollen Input zu diesem Thema liefert hier unsere Webinar-Aufzeichnung zur Digitalisierungsagenda 2024 in der Haus- und Immobilienverwaltung. Darin zeigen wir Ihnen, wie Sie die neuen Technologien und Trends für Ihren Erfolg nutzen können. Außerdem geben wir Ihnen konkrete Ratschläge und stellen Ihnen praktische Lösungen vor, wie Sie sich im Wettbewerb behaupten können.
