6 Gründe, warum es sich lohnt, Ihre Immobilienverwaltung zu digitalisieren

Die Digitalisierung ist aus unserem Alltag fast nicht mehr wegzudenken. Bereits seit Jahren erleben wir den Prozess weg von analogen zu digitalen Lösungen. Mit dem Ziel, effizienter und einfacher zu arbeiten, sollten Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit sichern. Doch es haben noch lange nicht alle Bereiche das Potenzial hinter der Digitalisierung ihrer Prozesse entdeckt. So auch die Immobilien- und Hausverwaltungsbranche.

1. Ein Blick in den Alltag vieler Hausverwaltungen
   • Manuelle Bearbeitung von Unterlagen verschlingt viel Zeit 
   • Beiratsprüfungen gestalten sich aufwändig 
   • Homeoffice, Urlaub & Krankheit erschweren die Abwicklung
2. Die Lösung: Mehr Zeit für die Objektverwaltung durch digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
3. Vorteile eines DMS
4. 6 Gründe, warum es sich für Sie lohnt, Ihre Vorgänge zu digitalisieren
5. Fazit

Ein Blick in den Alltag vieler Hausverwaltungen

Gerade bei der Verwaltung von Objekten müssen Tag für Tag immens viele Daten und Informationen abgelegt, gespeichert und geordnet werden. Den Alltag dominieren viele kleine Einzelschritte: Zieht ein Mieter aus oder ein, geht dies bei der Erfassung der Kündigung, der Suche nach einem neuen Mieter, der Verwaltung von Bewerberdaten, aber auch der Protokollierung von Mängeln in einem entsprechenden Übergabeprotokoll los und hört mit der Nebenkostenabrechnung meist nicht auf. Wenn entsprechend viele Objekte verwaltet werden müssen, multiplizieren sich diese Schritte zu völlig unterschiedlichen Zeiten.  

Und was passiert, wenn man gerade bei einem Besichtigungstermin ist und bedingt durch einen weiteren Anruf genau jetzt die Informationen von Objekt X und nicht von Y benötigt? Auch heute noch werden genau diese Daten und Phasen in unzähligen Papierbergen festgehalten, die sich klassischerweise jedoch nie in Reichweite befinden, wenn man sie ad hoc benötigt. 

Manuelle Bearbeitung von Unterlagen verschlingt zu viel Zeit

Nach wie vor ist der manuelle Aufwand enorm, sämtliche Unterlagen und Informationen objektbezogen zu verwalten. Denn dazu muss jedes Dokument, jede Rechnung und jeder Beleg manuell zugewiesen und in Ordnern abgeheftet werden. Rechnungen trudeln auf dem Postweg oder per E-Mail ein und werden dem zuständigen Objektverwalter – gerne auch im altbewährten Posteingangs-Brieffach in Papierform – im Büro vorgelegt. Anschließend werden die Kosten im Buchhaltungssystem manuell erfasst und die Rechnung in Papierform abgeheftet. Hinzukommt, dass Rechnungen von Handwerkern oft schwer leserlich übergeben und darin Leistungen zu unterschiedlichen Objekten auf der gleichen Rechnung erfasst werden. Außerdem sorgen Urlaubszeiten für entsprechende Staus in der Bearbeitung, weil die Inhalte der althergebrachten Papierkörbe nach der Rückkehr des Mitarbeiters erst einmal abgearbeitet werden müssen.  

Beiratsprüfungen gestalten sich aufwändig

Wenn dann noch eine Prüfung durch den Beirat ansteht, beginnt die große Hektik um tatsächliche alle Informationen und Unterlagen an Ort und Stelle zu haben, damit sie weitergereicht werden können. Statistisch ist dafür pro Jahr und Objekt ein ganzer Tag erforderlich, um alle Daten aufzubereiten. Gleiches gilt für die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen.  

Homeoffice, Urlaub & Krankheiten erschweren die Abwicklung

Arbeiten dann auch noch Mitarbeiter im Homeoffice, kommt man dennoch nicht umhin, Akten umständlich hin und her zu transportieren. Erschwert wird das durch die geltenden Aufbewahrungsfristen, die dafür sorgen, dass die Aktenberge durch die umfangreiche Lagerung stetig steigen. Zudem bringen die althergebrachten Papierkörbe auch gerade in der Urlaubszeit viele Probleme mit sich. Während der Abwesenheit füllen sie sich stumm mit vielen Dokumenten, die unbearbeitet liegen bleiben. Und exakt deswegen dauert es danach auch eine entsprechende Zeit, bis man wieder auf Kurs ist. Das Gleiche gilt bei plötzlichen Krankheitsfällen. Eine zeitgemäße Bearbeitung ist deshalb faktisch nie möglich.  

Gerade die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen verschlingt enorm viel Zeit und Personalressourcen, weil viele einzelne Schritte erforderlich sind, damit sie dem richtigen Objekt zugeordnet werden können.  

Eine weitere große Herausforderung stellt die Regelung dar, laut der die Abrechnung von Heizkosten bei fernablesbaren Geräten seit 2022 monatlich erfolgen muss. Denn ein zentrales Element der novellierten HeizkostenV ist die Umsetzung der EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED) in nationales Recht. Nach dieser müssen Vermieter, deren Wohnungen mit fern ablesbaren Zählern ausgestattet sind, ihre Mieter nun monatlich über deren Energieverbrauch informieren. 

Die Lösung? Mehr Zeit für die Objektverwaltung durch digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

In einem papierlosen Büro fungiert ein digitales Archiv als zentraler Speicherort für alle Dokumente. Dokumente werden zuerst in einem digitalen Briefkorb erfasst, um sie anschließend für die Ablage ins Archiv vorzubereiten. Für die Weiterverarbeitung archivierter Dokumente stehen mehrere Stempel zur Verfügung, die frei auf dem Dokument platziert werden können. Die Funktionalität der Stempel und die Überwachung der Berechtigungen werden über Workflows gewährleistet. Dokumente werden über Indexfelder automatisch in Ordnern strukturiert. Jedem Dokument steht einer von drei Ablagedialogen (für alle / für manche / für mich) zur Verfügung. Sie geben einen Überblick über die Fälligkeiten, Wiedervorlagen oder den Status der Dokumente. Für jedes Dokument, das Sie ablegen, erteilen Sie eine Berechtigung: Lesen, Bearbeiten und Besitzen.  

So lassen sich Fristen automatisch überwachen und Wiedervorlagen über entsprechende Listen steuern.

Vorteile eines DMS

• Rechtssichere Archivierung von Dokumenten – wie Ein- und Ausgangsbelegen inklusive E-Mail-Archivierung 
• Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement 
• Mobile Mitarbeiter können ortsunabhängig in Workflows involviert bleiben und haben Zugang zu topaktuellen Unternehmensdaten 
• Compliance – DSGVO-konformes Dokumenten- und Workflow-Management für Ihre Organisation  
• Automatische Einhaltung von Fristen und Wiedervorlagen  
  
  

6 Gründe, warum es sich für Sie lohnt, Ihre Vorgänge zu digitalisieren

1. Ein digitales Dokumentenmanagement steigert die Effizienz sämtlicher Arbeitsabläufe und vereinfacht viele interne Prozesse. 
2. Das lästige Ablegen und Suchen von Dokumenten entfällt. Alle Informationen, die benötigt werden, sind innerhalb von Sekunden auffindbar. 
3. Externe Prüfungsprozesse durch Beiräte können per Knopfdruck angesteuert werden, weil alle erforderlichen Daten objektbezogen per Link bereitgestellt werden können.
4. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen stehen alle Informationen jederzeit an jedem Ort zur Verfügung.  
5. Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen sorgt für mehr Transparenz - alle anstehenden Aufgaben sind sofort erkenn- und nachvollziehbar.
6. Eine digitale Verwaltung von Informationen sorgt für eine verbesserte Kommunikation, weil alle Beteiligten mit der gleichen und vor allem aktuellen Datenbasis arbeiten können  
   
   

Fazit

Die Digitalisierung wird auch für Immobilienverwaltungen immer wichtiger. Aber auch hier gibt es noch einige „Hausaufgaben“ zu erledigen, damit in den Verwaltungen fokussiert und effizient gearbeitet werden kann. Stand heute dominiert in den meisten Unternehmen noch viel zu viel Papier. Das stellt bildlich gesprochen nicht nur einen großen Berg dar und kostet gleichzeitig einiges an Lagerfläche, es sorgt auch dafür, dass zu wenig Zeit für die wesentlichen Aufgaben übrigbleibt und externe Prüfungsprozesse nur unter einem extremen Zeitaufwand bewältigt werden können. Dabei liefern passende Branchenlösungen eine echte digitale Hilfe, wenn Prozesse automatisiert und nicht mehr manuell durchgeführt werden sollen. So sparen Sie nicht nur jede Menge Zeit, sondern auch Kosten.  

Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System mit einer Schnittstelle zu Ihren zentralen Verwaltungsdaten schafft nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern ermöglicht es auch, diverse Vorgänge in Ihrer Verwaltung objektbezogen zu automatisieren und zu optimieren.  

Ihre Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für das Wesentliche und schaffen es so, deutlich mehr Objekte im Tagesgeschäft zu verwalten. Gleichzeitig werden wiederkehrende Prüfprozesse, deren Vorbereitung in der Vergangenheit enorm viel Zeit verschlungen haben, deutlich vereinfacht. Die digitalisierte Bearbeitung aller Belege, Rechnungen und sonstigen Dokumente minimiert Lagerflächen und sorgt durch die zentrale Verfügbarkeit dafür, dass jede Person, die einen Zugriff auf objektbezogene Daten haben muss, diesen auch völlig ortsunabhängig zu jeder Zeit erhält.