Hausverwaltung digital: Wie ChatGPT den Arbeitsalltag von Hausverwaltungen revolutioniert

Spätestens seitdem ChatGPT im Herbst 2022 der Durchbruch gelang, ist der Begriff der Künstlichen Intelligenz (KI) in der Mitte der Gesellschaft und bei vielen Haus- und Immobilienverwaltungen angekommen. Immerhin weist die KI seit Ende 2022 bereits über 100 Millionen Nutzer auf. Seitdem fragen sich viele, welche Auswirkungen diese neue Technologieform in Zukunft auf unser Privat- und Arbeitsleben haben wird. Manche Experten gehen davon aus, dass Software basierend auf KI in der Lage dazu ist, eine ähnliche industrielle Revolution in Gang zu setzen, wie die Erfindung der Dampfmaschine oder des Internets. Doch anstatt Zukunftsszenarien zu entwickeln, sollten wir uns heute viel mehr darüber Gedanken machen, wie uns KI-Tools wie ChatGPT den Arbeitsalltag erleichtern können.  

1. Was ist ChatGPT?
2. Nützliche Prompts für Haus- und Immobilienverwaltungen
   1. Erstellung einer Einladung für die Eigentümerversammlung
   2. Zusammenfassung eines Textes
   3. Erstellung einer Stellenanzeige
   4. Recherche zu fachspezifischen Themen 
   5. Erstellung einer Werbebotschaft
3. Fazit: Künstliche Intelligenz erleichtert Arbeit, kritisches Hinterfragen bleibt obligatorisch

1. Was ist ChatGPT? 

Zunächst ist es wichtig, zu verstehen, was ChatGPT ist, was es bereits kann und was es nicht kann. Hinter ChatGPT verbirgt sich nichts anderes als eine KI-basierte Dialoganwendung (=Chatbot) von OpenAI. OpenAI arbeitet in Partnerschaft mit Microsoft und entwickelte das Sprachmodell GPT (Generative Pretrained Transformer, was so viel bedeutet wie erzeugender oder vortrainierter Transformator.) Auf einen Befehl, eine Frage oder Anweisung (= Prompt) greif ChatGPT bei seinen Antworten auf verschiedene Quellen wie beispielsweise Bücher, Zeitungsartikel, Onlineforen oder soziale Medien zurück. Im Vergleich zu anderen KIs ist sie besonders gut darin, Sprache zu verstehen und zu erkennen. Dadurch ist ChatGPT bereits jetzt in der Lage, Fragen in fortlaufenden Sätzen zu beantworten oder Texte zu schreiben. Sowohl die Ein- als auch die Ausgabe erfolgt über ein textbasiertes Dialogsystem. Dies hat zur Folge, dass die Qualität der Prompts auch über die Qualität der Ausgabe entscheidet. Eine Antwort ist dementsprechend immer nur so gut, wie die dazu gestellte Prompt des Users. 

Durch den Einsatz von ChatGPT können heute bereits langwierige und mühsame Routinetätigkeiten in vielen Branchen deutlich effizienter und schneller erledigt werden als es früher der Fall war – das gilt auch für Hausverwalter. Hierzu gehört beispielsweise die Generierung von neuen Inhalten für E-Mails oder die eigene Website. Außerdem eignet sich ChatGPT hervorragend dafür, einen schnellen Überblick über neue Sachverhalte zu gewinnen und sich zu informieren.  

2. Nützliche Prompts für Haus- und Immobilienverwalter:

Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf Anwendungsbeispiele für Haus- und Immobilienverwaltungen aus der Praxis vor.

1. Erstellung einer Einladung für die Eigentümerversammlung

Ihre nächste Eigentümerversammlung steht schon bald vor der Türe? Das Verfassen der Einladung ist ein kleiner, lästiger Zeitfresser? Kein Problem. Mithilfe der wichtigsten Rahmenpunkte erstellt ChatGPT Ihnen ein einfaches Schreiben, dass Sie problemlos an Ihre Kunden verschicken können.  

Der Prompt an die KI könnte beispielsweise lauten „Erstelle eine Einladung für eine digitale Eigentümerversammlung für die Mieter der Badstraße 1 am 28. November um 19 Uhr“. Die fertige Textpassage kann nun versendet werden, ohne sich lange Gedanken um bestimmte Formulierungen machen zu müssen. Sie können Ihre Anweisung auch konkretisieren, indem Sie einen bestimmten Schreibstil (formell, persönlich) vorgeben oder weitere wichtige Informationen im Prompt ergänzen. 

2. Zusammenfassung eines Textes

Sie haben Texte, die lang, kompliziert und schwer zu verstehen sind? Sie benötigen eine Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte dieser Texte? Dann nutzen Sie ChatGPT, um sich eine übersichtliche und verständlichere Version erstellen zu lassen. Besonders hilfreich kann diese Funktion zum Beispiel für einen ersten Einblick in Gesetzestexte sein.  

Formulieren Sie hierzu einen kurzen und prägnanten Prompt in Bezug auf die jeweilige Passage wie zum Beispiel „Fasse die wesentlichen Inhalte von § 35a EstG zusammen“ und Sie erhalten eine einfach formulierte und stichpunktartige Zusammenfassung der entsprechenden Stelle.  

3. Erstellung einer Stellenanzeige

In Zeiten des Fachkräftemangels befinden sich die meisten Unternehmen auf der Suche nach geeigneten Kandidaten. Da es deutlich mehr Stellen als Bewerber gibt, sollten sich potenzielle Arbeitgeber bei der Anzeige ihrer offenen Stellen schon Gedanken über die Gestaltung und Formulierung machen. Eine zunächst recht einfach erscheinende Aufgabe, kann dann schnell zum echten Zeitfresser werden. Habe ich alle Aspekte berücksichtigt? Was sollte alles genannt werden? 

Schon mit einem einfachen Prompt wie „Schreibe eine Stellenanzeige für eine Büroassistenz in einer Hausverwaltung in Teilzeit“ ist ChatGPT in der Lage eine Stellenanzeige für Sie anzufertigen. Dieser Prompt könnte beispielsweise konkretisiert werden durch die Angabe des Arbeitsplatzes als Remote- oder Präsenzarbeitsplatz, besondere erforderliche Fähigkeiten oder expliziten Aufgabenbeschreibungen. Auch kann die Anzeige darauf ausgerichtet werden, ob sie auf ein Jobportal, der eigenen Website oder anderen Kanälen publiziert wird.  

Falls im Anschluss noch Informationen fehlen, können diese händisch nachgetragen, oder die Anzeige über einen nächsten Prompt erweitert werden, da ChatGPT in der Lage ist, auf den bisherigen Verlauf zurückzugreifen und darauf aufzubauen.  

4. Recherche zu fachspezifischen Themen

Ein weiterer Anwendungsfall besteht in der Beantwortung von Fragen. Dadurch, dass ChatGPT die Inhalte des WWWs durchsucht und die Ergebnisse zusammenträgt, spart man sich im Vergleich zum klassischen Googeln die Zusammenfassung und das Durchforsten mehrerer Seiten im Internet.  

Eine fachspezifische Frage könnte beispielsweise lauten „Wie hoch liegt das Verwaltergeld in Bayern?“.  

5. Erstellung einer Werbebotschaft

Sie möchten Werbeanzeigen für ihr Unternehmen online stellen? Ihnen fehlen die Inspiration und intensive Kenntnisse darüber, wie sie eine Anzeige gestalten. Eine Agentur kostet sehr schnell viel Geld? Auch hierbei kann die Künstliche Intelligenz passende Hilfestellung leisten. Als Hausverwalter möchten Sie beispielsweise Werbung auf LinkedIn oder Google schalten?  

Dann könnte ein Prompt zum Beispiel lauten „Erstelle eine Werbeanzeige für eine Hausverwaltung für LinkedIn“. Mit dieser Anweisung erhalten Sie einen ersten Abzug, den Sie im Anschluss individuell optimieren und zum Beispiel mit einem passenden Bild/ Video ergänzen können. Verfolgen Sie eine konkrete Zielgruppe, so nennen Sie diese Informationen direkt in dem Prompt an ChatGPT. Hilfreich könnte ebenfalls sein, die Anzeige mit einem bestimmten Keyword zu versehen und suchmaschinenoptimiert ausformulieren zu lassen. Sämtliche Informationen, die einem bereits zu Beginn bekannt sind, verhelfen der Intelligenz zu einem besseren Ergebnis.  

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass ChatGPT bereits heute schon in der Haus- und Immobilienverwaltungsbranche einige Möglichkeiten bietet, um die Mitarbeitenden zu entlasten. Durch die eingesparte Zeit verbessert sich ihr Kundenservice und Abläufe können zukünftig effektiver gestaltet werden.

3. Fazit: Künstliche Intelligenz erleichtert Arbeit, kritisches Hinterfragen und fachliche Kompetenz bleibt aber obligatorisch

Die KI stößt jedoch nach wie vor an Grenzen, wenn es etwa um die Qualität der Ergebnisse geht. Darauf weist auch ChatGPT in den Limitations vorweg selbst hin: Es ist im Bereich des Möglichen, dass falsche Informationen in den generierten Texten auftauchen können. 

In erster Linie sind für gute Ergebnisse eine eindeutig formulierte Anweisung oder eine Fragestellung notwendig. Die goldene Regel ist deswegen, je konkreter der Prompt, desto besser das Ergebnis, das ChatGPT ausgibt. Auch wenn die Resultate, die ChatGPT liefert, zum Teil einwandfrei erscheinen, sollten Texte und vorformulierte Bausteine immer mit einem gesunden Menschenverstand verwendet und publiziert werden, da sich eben auch falsche Informationen einschleichen können. Dies gilt weniger bei der rein textbasierten Generierung von z.B. gebrieften E-Mails, sondern vielmehr bei der Beantwortung von fachspezifischen Fragen. Das bedeutet konkret, dass ein Text, eine Anzeige oder ein anderes Ergebnis, das aus ChatGPT weiterverwendet wird, vorab mit gesundem Menschenverstand gegenzulesen und zu prüfen ist. Oft eignet sich das Ergebnis als eine sehr gute Ausgangslage, die danach individuell angepasst und dann verwendet werden kann.  

Obwohl schon in vielen Bereichen die KI nicht mehr aus dem Arbeitsalltag und im Privatleben wegzudenken ist, bleibt abzuwarten, wie sich die Qualität der KI im Allgemeinen und ChatGPT im Besonderen in Zukunft weiterentwickelt und welche weiteren Auswirkungen dies auf den Alltag in der Immobilienbranche hat.  

Experten sind der Meinung, dass v.a. Arbeiten auf einem niedrigen Qualitätsniveau zukünftig durch entsprechende KI ersetzt werden kann, auch in der Immobilienbranche. Ganz klar ist aber auch, dass keine Intelligenz die Expertise in der Immobilienbranche ersetzen wird. Die Tools können in diesem Bereich, wie auch heute zum Beispiel schon im Marketing, dazu verwendet werden den Arbeitsalltag zu erleichtern. Vielmehr besteht sogar die Chance darin, den Fachkräftemangel zu überwinden, indem die einfachen, repetitiven Aufgaben automatisch erledigt werden, während sich die ausgebildeten Mitarbeiter um die anspruchsvollen Tätigkeiten kümmern.