Sie sind in der Hausverwaltungsbranche tätig und wollen wissen, wie Sie die Herausforderungen bei der Objektbuchhaltung aus dem Weg räumen können? In unserem neuesten Blogartikel zeigen wir Ihnen innovative Lösungsansätze, die Ihre Effizienz steigern und Ihnen ermöglichen, sich voll und ganz auf Ihre Immobilien-Objekte zu konzentrieren.
- Die 5 Schritte der Objektbuchhaltung
- Herausforderungen bei der Objektbuchhaltung
- Lösungsansätze für eine effiziente Objektbuchhaltung
- Fazit
1. Die 5 Schritte der Objektbuchhaltung
Im hektischen Alltag eines Immobilienverwalters sind Zeit und Genauigkeit von unschätzbarem Wert. Die Geschichte von Herrn Muster, Geschäftsführer der Hausverwaltung Muster, spiegelt die häufigen Herausforderungen wider, mit denen viele Unternehmen in der Branche konfrontiert sind:
- Die papierbasierten Prozesse der Objektbuchhaltung gestalten sich mühsam und zeitraubend.
- Auch bei gewissenhafter Archivierung gestaltet sich die Suche nach Belegen oft als nervenaufreibende Aufgabe.
Doch Herr Muster beschloss, dem ein Ende zu setzen. Er nahm sich vor, die Effizienz in seiner Objektbuchhaltung zu steigern, um nicht nur die Abläufe zu optimieren, sondern auch die Reaktionszeit auf Anfragen von Mietern, Beiräten und Handwerkern signifikant zu verkürzen.
Als erstes bemerkte er, dass es höchste Zeit war, von den veralteten papierbasierten Prozessen Abschied zu nehmen. Er stand dabei vor offensichtlichen Problemen:
Die manuellen Abläufe verursachten Verzögerungen bei der Rechnungsbuchung und -freigabe. Es traten Fehler bei der Archivierung & Kontierung der Rechnungen auf und das langwierige Suchen nach Belegen behinderte nicht nur den Arbeitsfluss, sondern führte auch dazu, dass wichtige Anfragen nicht zeitnah beantwortet werden konnten. Es musste sich also etwas im Arbeitsprozess ändern.
Mit einem klaren Ziel vor Augen, analysierte er die verschiedenen Schritte in der Objektbuchhaltung. Dabei identifizierte er fünf Hauptbereiche, in denen Optimierungen notwendig waren:
- Rechnungseingang
- Rechnungsprüfung und -freigabe
- Kontierung und Verbuchung
- Zahlung
- Ablage für die Belegprüfung
2. Herausforderungen bei der Objektbuchhaltung
1. Rechnungseingang
Der erste Schritt der Objektbuchhaltung ist der Rechnungseingang. Hierbei gilt es, den Überblick über die Vielzahl von eintreffenden Rechnungen zu behalten.
Unterschiedliche Eingangskanäle
In einer sich zunehmend digitalisierenden Welt stehen unterschiedliche Eingangskanäle zur Verfügung: Rechnungen gehen sowohl auf dem klassischen Postweg als auch vermehrt per E-Mail ein. Doch diese Divesität birgt eine Problematik: Für Herrn Muster ist oft unklar, über welchen Kanal eine bestimmte Rechnung eingegangen ist. Manchmal trudelt eine Rechnung sowohl auf dem Postweg als auch in seinem E-Mail-Postfach ein. Hierdurch entstehen Dubletten, die unnötige Verwirrung stiften. Darüber hinaus weiß er oft nicht, ob eine Rechnung bereits bearbeitet wird oder ob diese noch freigegeben werden muss. Dies kann Fehler und Verzögerungen verursachen.
Scannen und Bearbeiten der Scans kostet Zeit
Um die Verarbeitung der Rechnungen zu beschleunigen und effizienter zu gestalten, sollen alle Belege künftig digital verfügbar sein. Papierbasierte Rechnungen, die auf dem Postweg eingehen, werden eigescannt, sodass die Belege nicht verloren gehen und er von überall aus darauf zugreifen kann. Dieser zusätzliche Schritt durch das Einscannen bedeutet allerdings einen erheblichen Zeitaufwand.
Rechnungen müssen teilweise ausgedruckt werden
Darüber hinaus ist es oft schwierig, eingegangene Rechnungen per E-Mail in den weiteren Workflow zu integrieren, da das bestehende Verfahren zur Verarbeitung und Freigabe nur in Papierform funktioniert. Um dennoch eine nahtlose Weiterverarbeitung zu ermöglichen, werden diese Rechnungen ausgedruckt – ein Schritt, der nicht nur Druckkosten verursacht, sondern auch weiteren Raum für Fehler bietet.
Negative Auswirkungen für sein Unternehmen
Die Komplexität dieses Rechnungseingangsprozesses führt nicht nur zu potenziellen Rechnungsdubletten und unerwarteten Kosten, sondern verlangsamt auch den gesamten Arbeitsablauf.
2. Rechnungsprüfung und -freigabe
Der nächste Schritt im Objektbuchhaltungsprozess ist die Phase der Rechnungsprüfung und -freigabe. Hier stellt sich für Herrn Muster die Aufgabe, Rechnungen sowohl formal als auch inhaltlich zu prüfen und für die Zahlung freizugeben. Doch dieser Prozess birgt seine eigenen Herausforderungen, die oft die Effizienz beeinträchtigen.
Prüfung auf formelle und mathematische Richtigkeit kostet Zeit
Insbesondere bei umfangreichen Rechnungen mit mehreren Positionen gestaltet sich die Prüfung auf formelle und mathematische Richtigkeit als zeitaufwendig. Die manuelle Kontrolle der Beträge mit einem Taschenrechner kann bei einer Vielzahl von Positionen eine langwierige Angelegenheit sein und birgt weiteres Fehlerpotenzial.
Zuständigkeiten bei der Freigabe sind nicht klar geregelt
Die klare Zuweisung von Zuständigkeiten bei der Freigabe stellt ebenfalls eine Hürde dar. Er weiß nicht immer, welcher seiner Mitarbeitenden für welches Objekt verantwortlich ist, insbesondere wenn neue Objekte hinzukommen. Zudem ist häufig unklar, wo sich welche Rechnung gerade befindet. Die fehlende Transparenz in diesem Bereich kann zu Verzögerungen führen und den gesamten Freigabeprozess ausbremsen.
Abwesenheiten führen zu Verzögerungen
Die Abwesenheiten der Teammitglieder, sei es aufgrund von Krankheit oder Urlaub, können ebenfalls den Rechnungsprozess zum Stillstand bringen. Rechnungen, die auf dem Schreibtisch liegenbleiben, verzögern nicht nur die Bearbeitung, sondern gefährden auch die Einhaltung von Zahlungszielen und könnten finanzielle Nachteile mit sich bringen.
Negative Auswirkungen für sein Unternehmen
Diese Angelegenheiten führen nicht nur zu potenziellen Fehlern bei der Freigabe, sondern können auch dazu führen, dass Zahlungsfristen versäumt werden.
3. Kontierung und Verbuchung
Wenn es um die ordnungsgemäße Kontierung und Verbuchung von Rechnungen geht, steht er vor weiteren Schwierigkeiten im Prozess der Objektbuchhaltung.
Verwechslung von Objekten oder Konten
Die genaue Zuordnung der Rechnungsbeträge zu den richtigen Objekten und Konten ist von entscheidender Bedeutung, um die Buchführung akkurat zu halten. Doch gerade in diesem Schritt können Fehler auftreten, die die gesamte Buchhaltung gefährden. Herr Muster kämpft mit der Verwechslung von Objekten oder Konten. So kommt es manchmal vor, dass Beträge fälschlicherweise auf Konten von anderen Objekten gebucht werden.
Fehleingaben durch manuelle Bearbeitung
Die manuelle Eingabe von Daten birgt ebenfalls das Risiko von Fehlern, sei es durch Zahlendreher oder weiteren unbeabsichtigten, falschen Eingaben.
Fehlende Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg
Die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg stellt ebenfalls eine Herausforderung dar. Wenn diese Verknüpfung fehlt oder nur schwer herzustellen ist, kann dies zu erheblichem Zeitverlust führen. Die zeitraubende Suche nach Belegen, um eine Buchung zu verifizieren oder zu klären, kann den Arbeitsfluss erheblich beeinträchtigen.
Negative Auswirkungen für sein Unternehmen
Die Konsequenzen dieser Themen sind vielfältig und reichen von Buchungsfehlern, die die Richtigkeit der Buchhaltung in Frage stellen, bis hin zu aufwändigen Klärungsprozessen.
4. Zahlung
Die korrekte Abwicklung der Zahlungen stellt für Herrn Muster im Objektbuchhaltungsprozess eine weitere Aufgabe dar. Ziel dieses Schrittes ist es, die Rechnungen in der richtigen Höhe und an die korrekten Empfänger zu begleichen. Doch selbst in dieser scheinbar simplen Phase treten Schwierigkeiten auf, die die Genauigkeit und Effizienz der Zahlungsabwicklung gefährden können.
Fehler bei der Übertragung
Ein zentrales Thema dabei sind Fehler bei der manuellen Übertragung von Beträgen und Kontodaten in das Zahlungsprogramm. Diese Fehler können bei der handschriftlichen oder manuellen Eingabe auftreten und zu ungenauen Zahlungen führen. Darüber hinaus können auch Fehler bei der Nutzung von Exporten des ERP-Systems auftreten, wenn Daten im System falsch abgespeichert sind und anschließend weiter übertragen werden.
Vielzahl von Konten bei unterschiedlichen Geldinstituten
Die Vielzahl von Konten bei unterschiedlichen Geldinstituten stellt eine weitere Hürde dar. Die Verwaltung und Organisation dieser verschiedenen Konten erfordert erhöhte Aufmerksamkeit, um Verwechslungen und Zahlungsfehler zu vermeiden.
Negative Auswirkungen für sein Unternehmen
Die Konsequenzen für ihn können von fehlerhaften Zahlungen bis hin zu notwendigen Rückabwicklungen reichen.
5. Ablage für die Belegprüfung
Ein entscheidender Schritt im Prozess der Objektbuchhaltung ist die Ablage der Dokumente für die Belegprüfung, die darauf abzielt, eine rasche und effiziente Vorbereitung der Belegprüfung am Jahresende zu gewährleisten. Doch auch hier begegnet Herr Muster verschiedenen Stolpersteinen:
Rechnungen liegen an unterschiedlichen Orten
Die Tatsache, dass Rechnungen an unterschiedlichen Orten abgelegt sind – sei es in der Hausverwaltungssoftware, auf OneDrive oder in physischen Ordnern – ist für ihn eine ärgerliche Angelegenheit. Die Suche nach den benötigten Belegen gestaltet sich daher oft mühsam und zeitraubend.
Rechnungen müssen aufwendig sortiert werden
Für die Belegprüfung müssen die gesammelten Rechnungen in die richtige Reihenfolge gebracht und den entsprechenden Objekten zugeordnet werden. Diese manuelle Sortierung kann nicht nur viel Zeit in Anspruch nehmen, sondern auch zu Fehlern führen.
Ordner müssen den Beiräten zur Verfügung gestellt werden
Darüber hinaus müssen die Ordner mit den Rechnungen auch den Beiräten zur Verfügung gestellt werden, insbesondere, wenn diese nicht persönlich vorbeikommen können. Diese Verteilung kann zusätzlichen Aufwand bedeuten.
Negative Auswirkungen für sein Unternehmen
Die Folgen dieser Herausforderungen sind sowohl das Risiko von Zeit- als auch Dokumentenverlust.
Die vorgestellten Herausforderungen machen deutlich, dass in der Objektbuchhaltung Potenzial für Optimierung und Modernisierung besteht. Um diese Hindernisse zu überwinden und die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern, sind innovative Lösungsansätze gefragt. Im kommenden Abschnitt gehen wir auf verschiedene bewährte Strategien und Technologien ein, die dazu beitragen können, diese Schwierigkeiten anzugehen und eine effiziente Objektbuchhaltung zu schaffen. Durch die Implementierung dieser Lösungen können Sie nicht nur Zeit und Aufwand einsparen, sondern auch die Genauigkeit und Transparenz Ihrer Buchhaltungsprozesse deutlich erhöhen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf diese Lösungen werfen und herausfinden, wie er seine Objektbuchhaltung auf das nächste Level heben kann.
3. Lösungsansätze für eine effiziente Objektbuchhaltung
Um die Herausforderungen in der Objektbuchhaltung, wie sie Herrn Muster begegnen, erfolgreich zu bewältigen, gibt es eine Vielzahl von bewährten Lösungsansätzen, die zur Optimierung und Modernisierung der Prozesse beitragen können:
Führen eines Eingangsrechnungsbuchs:
Durch das Führen eines Eingangsrechnungsbuchs kann er Rechnungsdubletten vermeiden und gleichzeitig die Transparenz über eingehende Rechnungen erhöhen. Dies ermöglicht ihm, den Überblick über den Status jeder Rechnung zu behalten.
Zentraler Eingangskanal:
Die Definition eines zentralen Eingangskanals, beispielsweise durch die Einrichtung einer E-Mail-Adresse wie rechnung@hausverwaltung-muster.de, verhindert Intransparenz und das Auftreten von Rechnungsdubletten. Die Integration von Scan2Mail ermöglicht eine nahtlose Übertragung von Papierdokumenten in digitale Formate.
Einheitlicher Speicherort:
Die Verwendung eines zentralen Speicherorts mit einheitlicher Datei- und Ordnerstruktur, beispielsweise durch den Einsatz eines Dokumenten-Managementsystems (DMS), sorgt für Transparenz und die leichte Zugänglichkeit zu allen relevanten Dokumenten.
Standardisierte Prozesse:
Die Definition und interne Kommunikation standardisierter Prozesse sind entscheidend, um Fehler zu minimieren. Außerdem kann so bei wiederkehrenden Fehlern schnell die Fehlerquelle identifiziert werden.
Klare Freigabeprozesse:
Festgelegte Freigabefristen und die Vergabe von Freigabelimits sorgen für Klarheit bei der Rechnungsfreigabe, reduzieren Verzögerungen und gewährleisten einen reibungslosen Workflow.
Checklisten:
Der Einsatz von Checklisten bei der Kontierung, Buchung und Zahlung hilft bei der Entwicklung von Routinen und trägt zur Fehlervermeidung bei.
Vorlagen:
Die Verwendung von Vorlagen, wie beispielsweise Überweisungsvorlagen bei der Zahlung, unterstützt die Standardisierung und trägt ebenfalls zur Fehlervermeidung bei.
Integrierte Software-Lösungen:
Die Nutzung einer Software, die alle relevanten Funktionen in sich vereint, ermöglicht eine nahtlose Zusammenführung der einzelnen Prozessschritte und fördert die Effizienz und Genauigkeit der gesamten Objektbuchhaltung.
Durch die Implementierung dieser Lösungsansätze kann er nicht nur die genannten Herausforderungen meistern, sondern auch seine Objektbuchhaltung auf eine moderne, transparente und effiziente Ebene heben. Die Kombination dieser Ansätze bietet die Möglichkeit, Zeit- und Ressourcenverschwendung zu minimieren und gleichzeitig die Qualität der Buchhaltungsprozesse zu optimieren.
4. Fazit
Das Beispiel von Herrn Muster zeigt, dass die Objektbuchhaltung mit zahlreichen Herausforderungen verbunden ist, von der Rechnungsverarbeitung bis zur Belegprüfung. Die vorgestellten Lösungen bieten klare Möglichkeiten, um diese Hindernisse zu überwinden. Mit einer passenden Software-Integration können viele dieser Ansätze zusammengeführt werden. So sparen Hausverwalter wie er nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Genauigkeit und Effizienz ihrer Objektbuchhaltung deutlich.
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