So revolutioniert die digitale Objektakte Ihre Dokumentenverwaltung

Zeit lässt sich nicht sparen. Entweder wir nutzen sie oder wir vergeuden sie. Wir sollten mit Bedacht entscheiden, wofür wir sie einsetzen. Schließlich steht die meiste Zeit zur Verfügung, wenn wir Dinge nicht tun. In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine typische Immobilienverwaltung weniger Zeit für das Suchen nach Dokumenten verschwendet und Prozesse stark beschleunigen kann.

1. Ausgangslage einer typischen Hausverwaltung
2. Die 3 häufigsten Zeiträuber in der Dokumentenverwaltung
3. Das Zeitsparpotenzial der digitalen Objektakte
4. Informationen einfach archivieren, schnell finden und direkt teilen

1. Ausgangslage einer typischen Hausverwaltung

Die Immobilienverwaltung ist ein Wirtschaftssegment mit kleinteiliger Struktur. Die meisten Hausverwaltungen haben 5 oder weniger Mitarbeitende (53 %) und verwalten unter 3000 Einheiten (80 %).^[1] Für unseren Prototyp einer Hausverwaltung in Deutschland arbeiten fünf Angestellte. Sie bieten WEG-Verwaltung und Mietverwaltung an und betreuen 45 Objekte mit 700 Wohneinheiten. Zu jedem Objekt existieren zahlreiche Unterlagen wie Energieausweise, Grundrisse, Versicherungsscheine und Rechnungen. Und wie in den meisten eher kleinen Wohnungsverwaltungen werden auch hier die Dokumente in Papierform und digital archiviert. Das Papierarchiv kostet Geld und Homeoffice ist zum Leidwesen des Personals nur eingeschränkt möglich.

2. Die 3 häufigsten Zeiträuber in der Dokumentenverwaltung

Unsere Beispielverwaltung ist gut im Geschäft, angesehen und zuverlässig, kommt aber bei Personalengpässen oder hohem Arbeitsaufkommen häufig ins Stolpern: Überstunden werden eingelegt, um keine Fristen zu verpassen. Anfragende werden vertröstet. Projekte ziehen sich. Denn:

• Dokumente sind im Unternehmen verstreut.
• Dokumente sind nicht auffindbar.
• Dokumente müssen bei einer externen Anfrage kopiert oder gescannt werden.

Dokumente sind im Unternehmen verstreut

Die Mitarbeitenden unserer Wohnungsverwaltung stellen sich bei Anfragen von Eigentümerinnen oder Handwerkern oft die Frage: Wo sind die Informationen, die ich gerade brauche? Anfragen werden nur schleppend bearbeitet, weil Belege nicht schnell auffindbar sind. Informationen und Dokumente sind im ganzen Unternehmen an verschiedenen Orten verteilt. Dies liegt daran, dass sie nicht nur digital und in Papierform in der Verwaltung eintrudeln, sondern zusätzlich über mehrere Kanäle: E-Mail, Anruf, Post, Fax und Onlineportale. All diese Dokumente werden unterschiedlich archiviert.

Die Mitarbeiterin, die eine bestimmte Information sucht, sollte daher wissen, in welcher Form sie angekommen ist und wie sie archiviert wurde. Muss sie im Aktenschrank oder im Windowsordner nachschauen? Das ist nicht immer einfach, gleiche Dokumententypen kommen in unterschiedlicher Form an. Meist haben Absender bestimmte Vorlieben oder schicken Dokumente wie Rechnungen gar doppelt, digital und analog. Hier ist es wichtig, den Überblick zu behalten und sie nicht versehentlich zwei Mal zu begleichen. Mit einem zentralen, einheitlichen und digitalen Speicherplatz könnte unser Verwaltungsteam viel Zeit sparen und Anfragen effizienter bearbeiten.

Dokumente sind nicht auffindbar

Unsere Hausverwaltung Muster hat zwar bereits ein umfangreiches digitales Archiv in der Struktur von Windows, aber häufig finden die Bearbeiter nicht das richtige Dokument oder es kommt zu Nachfragen bei Kolleginnen. Denn um das gesuchte Dokument zu finden, müssen die vorher festgelegten Ordnerstrukturen und Dateibezeichnungen sehr genau eingehalten werden. Die Inhalte der Dokumente an sich können nicht durchsucht werden.

Im schlimmsten Fall sind Belege oder Informationen überhaupt nicht auffindbar. Dies kann passieren, wenn ein Dokument falsch im Papierarchiv oder im einfachen digitalen Archiv abgelegt wurde. Die Ordner im klassischen Aktenschrank oder auf der Festplatte zu durchsuchen, ist unbeliebt und mühsam. Ein intelligentes digitales Archiv ist da deutlich schneller und zuverlässiger. Die Volltextsuche macht es möglich. Dokumente können komplett durchsucht werden. Auch wenn ein Dokument falsch abgelegt wurde, kann es so wiedergefunden werden.

Dokumente müssen bei einer externen Anfrage kopiert oder gescannt werden

Kommen in unserer Verwaltung Anfragen von Eigentümern oder Mieterinnen nach bestimmten Dokumenten an, so nimmt ein Angestellter den entsprechenden Aktenordner zur Hand, sucht das Dokument, kopiert es, legt es wieder ab und verschickt die Kopie per Post. Deutlich schneller und kostengünstiger wäre es, das bereits digitalisierte Dokument per Mausklick an die externe Person weiterzuleiten. Nichts muss mehr kopiert oder gescannt werden.

Unsere Immobilienverwaltung gibt von Zeit zu Zeit ein Objekt ab. Sie ist verpflichtet, alle dazugehörenden Dokumente in einer angemessenen Struktur an die neue Verwaltung zu übergeben. Während für das Zusammenstellen bei einem Papierarchiv viel Zeit eingeplant werden muss, ginge dies mit der digitalen Objektakte dank der Integration in den Windows-Explorer-Client in Sekunden. Denn zu jedem Objekt gibt es einen Ordner. Diesen einfach komplett kopieren und auf einem USB-Stick speichern. Die Belegschaft könnte wie gewohnt in der vertrauten Ordnerstruktur von Windows arbeiten.

Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und einem doch das Kostbarste stehlen: Die Zeit.

- Napoleon -

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3. Das Zeitsparpotenzial der digitalen Objektakte

Dank der digitalen Objektakte

✅ landet jedes Dokument an einem einzigen zentralen Ort, egal von wo und egal welches Dokument im Unternehmen ankommt.

✅ finde ich mit wenig Aufwand das gesuchte Dokument, denn dieser zentrale Ort ist schnell, einfach und zuverlässig durchsuchbar. 

✅ kann ich Externen unkompliziert Dokumente zur Verfügung stellen.

4. Informationen einfach archivieren, schnell finden und direkt teilen

Unsere Wohnungsverwaltung Muster hat sich nach reiflicher Überlegung entschieden, ihre Dokumentenverwaltung komplett zu digitalisieren. Die Basis dafür ist ein zentraler Speicherort. Mit der digitalen Objektakte lassen sich Dokumente mit wenigen Klicks schnell erfassen und ablegen. Alle Mitarbeiterinnen können jederzeit und von überall auf alle Dokumente zugreifen. Dabei unterstützt sie die leistungsstarke Suchfunktion der digitalen Objektakte. Die gefundenen Dokumente können in Sekunden an Dritte weitergeleitet werden.

Unser Verwaltungsteam freut sich über die Entlastung und ist motivierter. Prozesse sind effizienter und die Zahl der Überstunden stark gesunken. Seine freigewordene Zeit und Energie setzt es nun für die wirklich wichtigen Aufgaben ein.

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1 Ergebnisse der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023, S. 5