Kaffeevollautomat und überdurchschnittlicher Verdienst reichen nicht mehr, um Bewerber zu überzeugen, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Die Bedürfnisse von Arbeitnehmern haben sich verändert: Flexibilität, Gestaltungsspielraum und eine gute Arbeitsatmosphäre werden immer wichtiger. Höchste Zeit, dass auch Immobilienverwaltungen die Vorteile einer modernen, digitalisierten Arbeitsumgebung nutzen, um besser auf die Wünsche von Fachkräften einzugehen. Hier zeigen wir, wie.
Zahlreiche Stellen in der Immobilienbranche bleiben derzeit unbesetzt, Tendenz steigend. Die Personalsuche kostet Wohnungsverwaltungen immer mehr Zeit und Geld. Der „War of Talents“, der Wettbewerb um die besten Kandidatinnen, ist in vollem Gange. Laut Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV) setzen die Hausverwalter bisher auf folgende Strategien gegen den Fachkräftemangel:
✅ Höhere Zahl an Auszubildenden
✅ Weiterbildung der Mitarbeitenden
✅ Bestandsbereinigung
Wir raten: Werden Sie zusätzlich ein attraktiver Arbeitgeber, der erfolgreich Bewerberinnen gewinnt und zufriedene Mitarbeitende langfristig hält.
2. Arbeitnehmerbedürfnisse in den Fokus
Ob sich Arbeitnehmerinnen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und engagiert und effizient arbeiten, hängt von verschiedenen Bedingungen ab: Atmosphäre im Unternehmen, Wertschätzung, Verdienst und Entwicklungsmöglichkeiten. Aber auch die Tätigkeit an sich und die Arbeitsumgebung wirken sich auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden aus. Auch für Bewerberinnen sind sie entscheidende Kriterien bei der Stellensuche: Wiederholen sich Aufgaben immer wieder? Ist die tägliche Arbeit abwechslungsreich? Ist mein Job analog oder digital? Schleppe ich Aktenordner oder erhalte ich ein Tablet für unterwegs?
Smart und digital nicht nur privat
Berücksichtigen Sie, dass die Mehrheit Ihre potenziellen Mitarbeiterinnen mit Smartphones, Apps und Social Media aufgewachsen ist. Für sie ist es selbstverständlich, dass smarte Techniklösungen ihren Alltag erleichtern. Und dies immer und überall. Junge Mitarbeitende wünschen sich dies auch für ihren Arbeitsalltag. Papierberge und eintönige manuelle Aufgaben können zu Unzufriedenheit, Ineffizienz, innerer Kündigung und schließlich einem Arbeitsplatzwechsel führen.
3. Digitaler Arbeitsplatz: Klarer Vorteil beim Recruiting
Eine digitale Arbeitsumgebung kann entscheidend dazu beitragen, dass erfolgloses Recruiting und Personalengpässe künftig nur noch Herausforderungen für die Konkurrenz sind, denn ein digitaler Arbeitsplatz
✅ spart Zeit.
✅ reduziert Routineaufgaben.
✅ ist ortsunabhängig.
✅ ist zeitlich flexibel.
✅ macht Mitarbeitende zufriedener.
✅ ist attraktiv für Kandidatinnen.
Automatisierung entlastet
Nutzen Sie moderne Technik, um eintönige Routineaufgaben zu minimieren. Automatisierte Prozesse und künstliche Intelligenz können inzwischen zahlreiche zeitraubende Aufgaben spielend übernehmen. Ihre Mitarbeiter werden dadurch auf mehreren Ebenen entlastet: Sie haben mehr Zeit für herausfordernde und wirklich wichtige Aufgaben. Sie sind motivierter, denn ihre tägliche Arbeit wird abwechslungsreicher. Durch die Automatisierung kommt es außerdem zu weniger Fehlern, etwa bei der Übertragung von langen Zahlenreihen. Dies wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit im Team aus.
Doch Digitalisierung ist keine Einbahnstraße. Sie ist ein maßgeblicher Faktor, Ihr Unternehmen erfolgreich und zukunftssicher zu machen. Digitale Lösungen führen laut VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023 bei rund 54 % der befragten Firmen zu zeitlichen Einspareffekten und einer Entlastung des Personals. Unter den kleinen Verwaltungen mit maximal 20 Mitarbeitenden gaben sogar 63 % an, zu profitieren.1
Ortsunabhängig arbeiten
Dank digitaler Arbeitsumgebung kann Ihr Personal von überall auf alle erforderlichen Daten zugreifen. Ob bei der Wohnungsübergabe zwei Straßen weiter, zu Hause oder im Co-Working-Space in Lissabon. Benötigt werden nur ein Rechner, Notebook oder Tablet.
Dies ist ein klarer Wettbewerbsvorteil bei der Personalsuche, denn Ihr Bewerberinnenpool vergrößert sich, wenn Remote Working möglich ist. Auch ein Wohnortswechsel von Mitarbeiterinnen ist nun kein Grund mehr, zu kündigen. Zudem ersparen Sie Ihren Mitarbeitern lange Wege zur Arbeit, die Zeit, Geld und Nerven kosten. Und wenn das noch nicht reicht, können Sie die junge Bewerberin vielleicht von Ihrer Firma überzeugen, indem Sie Workation anbieten. Digitales Dokumentenmanagement machts möglich.
Flexible Arbeitszeitmodelle
Punkten Sie bei Kandidatinnen mit innovativen und familienfreundlichen Arbeitszeitmodellen. Viele Mitarbeitende möchten selbstbestimmt arbeiten. Ihre Angestellten wissen am besten, wann sie produktiv sind und was sie für effizientes Arbeiten brauchen. Sie möchten sich ihre Zeit selbst einteilen und arbeiten gern abends oder am Wochenende. Wer selbstbestimmter ist, ist zufriedener mit seiner Arbeit.
Allerdings kann dies auch zu Stress und Überforderung führen. Die Unternehmensleitung sollte daher einen Rahmen für gesundes Arbeiten vorgeben. Gibt es festgelegte Zeiten, in denen Mitarbeitende erreichbar sein sollen? Welche Regeln gelten abends, am Wochenende und im Urlaub? Hier sind klare Absprachen notwendig.
Büro als Ort der Kommunikation
Bei all der Flexibilität befürchten Unternehmensführungen häufig, dass ihre Mitarbeitenden nicht mehr ins Büro wollen. Diese Sorge ist in der Regel unbegründet. Machen Sie Ihre Firmenräume zu einem Ort, an dem sich Ihre Angestellten gern treffen und austauschen. Die meisten Mitarbeitenden wünschen sich eine Mischung aus Homeoffice und Präsenz im Büro. Laut einer Umfrage der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung gaben die Hälfte der Befragten an, dass sie der fehlende Kontakt zu ihren Kolleginnen im Homeoffice während der Pandemie belastete. Bestimmte Dinge gelingen einfach besser, wenn man sich gemeinsam an einem Ort trifft: kreativer Austausch, gegenseitige Unterstützung, voneinander lernen und die Identifikation mit der Firma.
4. Wie Immobilienverwaltungen digitaler werden
Um besser auf die Bedürfnisse Ihrer derzeitigen und zukünftigen Mitarbeitenden eingehen zu können, sollten Sie Ihre Dokumente und Abläufe digitalisieren. Nur so können Ihre Angestellten alle relevanten Informationen abrufen, um ihre Aufgaben überall und jederzeit erledigen zu können. Aber wie?
Planvoll digitalisieren in 3 Schritten
Ihre ersten Schritte Richtung digitale Hausverwaltung können eine zentrale Dokumentenverwaltung samt Archiv und automatisierter Rechnungsverarbeitung sein.
Im papierlosen Büro landen Dokumente zuerst in einem digitalen Briefkorb. Dort werden sie für die Archivierung vorbereitet. Zahlreiche nützliche Funktionen wie Stempel, Berechtigungen, Indexfelder, Fälligkeiten, Wiedervorlagen und Status sorgen dafür, dass Dokumente strukturiert abgelegt und Workflows effizienter werden. Ein digitales Dokumentenmanagement ist ein unkompliziert einzuführendes Tool, das seinen Mehrwert schnell entfaltet. Es trägt zu mehr Effizienz und Transparenz bei. Viele Abläufe werden vereinfacht und abgekürzt. Anstehende Aufgaben sind sofort nachvollziehbar.
Schritt 2: Digitales Archiv
Ein papierloses, revisionssicheres und GoBD-konformes Archiv ist der zentrale Speicherort für alle Dokumente. Es bildet die Basis für gelungene digitale Prozesse. Es wird von Prüfungsbehörden anerkannt und vereinfacht die Nachweispflicht.
Schritt 3: Digitale Rechnungsverarbeitung
Die Buchhaltung ist eine wohnungswirtschaftliche Aufgabe, die viel Zeit und Personalressourcen in Anspruch nimmt. Viele einzelne Schritte sind erforderlich, um sie dem richtigen Objekt zu zuordnen. Mit einer geeigneten Software-Lösung kann jede Rechnung, egal ob sie via E-Mail, Fax oder Brief eingeht, automatisch verarbeitet werden. Sie ordnet Belege, Rechnungen und andere Informationen digitalisiert dem richtigen Objekt zu. Jedes Dokument kann standortunabhängig und digital abgerufen werden. Das spart viel Zeit beim Prüfen, Zuordnen und Freigeben. Mitarbeiter müssen keine Aktenordner mehr in die Hand nehmen. Das lästige manuelle Suchen und Ablegen von Dokumenten gehören der Vergangenheit an.
Gerade kleine und mittelständische Firmen tun sich oft schwer, eine passende Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Laut VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023 verfügen 81 % der großen Unternehmen über eine konkrete Strategie. Bei den kleineren haben hingegen 49 % bisher nur erste Ideen entwickelt. Die digitale Transformation scheitert häufig am Personalmangel, hohen Kosten, fehlenden Konzepten und mangelnder Zeit für die Einführung.2 Holen Sie deshalb vertrauenswürdige und kompetente Berater ins Boot. Dienstleister auf Augenhöhe, die dem mehrstufigen Prozess der Digitalisierung langfristig begleiten und helfend zur Seite stehen.
5. FAZIT
Wohnungsverwaltungen, die die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Mitarbeiterinnen erfolgreich in Einklang mit ihren unternehmerischen Zielen bringen, haben es leichter, Mitarbeitende zu gewinnen, weiterzubilden und langfristig zu binden. Die flexible Gestaltung von Arbeitszeit und -ort, Potenzialentfaltung und die Identifikation mit dem Unternehmen sind klare Wettbewerbsvorteile im „War of Talents“. Ein Wandel in der Immobilienbranche ist unausweichlich. Nicht nur, um dem Personalmangel etwas entgegenzusetzen, sondern auch, um effizienter zu werden und wachsen zu können. Potenzial gibt es. Nur sollten die Chancen auch genutzt werden und der Abschied von der alten Arbeitswelt gelingen.
Quellen:
1 Ergebnisse der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023, S. 18 2 Ergebnisse der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023, S. 3
