Ende 2022 machte sich Christian Vorderbrüggen, Geschäftsführer der Vorderbrüggen Bau GmbH, wieder auf die Suche. Sein Wunsch: Wir wollen noch effizienter und digitaler werden. Ein Jahr später hat das Familienunternehmen eines seiner wichtigsten Digitalisierungsprojekte erfolgreich abgeschlossen. Wie sich der Arbeitsalltag der Vorderbrüggen Bau GmbH dadurch verändert hat und wie sie es geschafft hat, ihre Verwaltungszeit um 50 % zu reduzieren, verraten wir im folgenden Artikel.
- Ausgangslage der Vorderbrüggen Bau GmbH
- Herausforderungen mit digitaler Rechnungsverarbeitung meistern
- Reaktion des Teams auf das Digitalisierungsprojekt
- Reaktion des Geschäftsführers
- Ergebnisse des Projektes
- Auf dem Weg, aber noch nicht am Ziel
1. Ausgangslage der Vorderbrüggen Bau GmbH
Die Vorderbrüggen Bau GmbH ist ein Familienunternehmen, das neben seiner Tätigkeit als klassischer Bauträger auch eigene Immobilien im Bestand hat. Zehn Mitarbeitende verwalten derzeit circa 1000 Wohneinheiten. Das Unternehmen nutzte bereits digitale Tools wie Win-CASA, casavi und DocuWare.
Christian Vorderbrüggen, Geschäftsführer Vorderbrüggen Bau GmbH
Doch Geschäftsführer Christian Vorderbrüggen wollte mehr Digitalisierung wagen. Nicht zuletzt, um in Zeiten von rarem Fachpersonal wachsen zu können. Daher entschied er sich für die Einführung einer digitalen Rechnungsauslese und eines zentralen Dokumentenpools. Beide Tools sind speziell auf die Bedürfnisse von Haus- und Immobilienverwaltern ausgerichtet. Denn im Arbeitsalltag des Unternehmens gab es an einigen Stellen Optimierungsbedarf:
- Hoher Zeitaufwand für den gesamten Rechnungsverarbeitungprozess
- Mühsame Suche nach Belegen
- Fehlende Rechnungen in Objektakten
- Doppelte Zahlungen
Zeitaufwendiges Suchen nach Belegen
Vorher
Vor Beginn des Digitalisierungsprojektes lief die Suche nach einer Rechnung bei der Vorderbrüggen Bau GmbH meist so ab: Eine Mitarbeitende stand vom Arbeitsplatz auf, ging mehrere Meter zum Schrank mit den Aktenordnern und suchte das auf Papier gedruckte Dokument händisch in der Objektakte. Dieser per se zeitaufwendige Vorgang zog sich häufig weiter in die Länge: Die Belege waren nicht am richtigen Platz, mussten zusätzlich in der Buchführung gesucht werden und waren teils überhaupt nicht mehr zu finden.
Nachher
Heute fällt das zeitaufwendige Suchen dank der Umstellung auf einen digitalen, zentralen Dokumentenpool weg. Mit der Volltextsuche ist das gesuchte Dokument mit wenigen Klicks auf dem Bildschirm. Die Objektakten der Vorderbrüggen Bau GmbH sind seither vollständig und Belege stets am richtigen Ort.
Doppelte Zahlungen
Vorher
In Stresssituationen oder bei hohem Arbeitsaufkommen kam es bei der Vorderbrüggen Bau GmbH in der Vergangenheit wiederholt zu doppelten Zahlungen. Diese Fehler zu korrigieren, nahm viel Arbeit und Zeit in Anspruch.
Nachher
Durch die digitale Verarbeitung der Eingangsrechnungen werden Rechnungen nicht mehr doppelt beglichen, denn Vorderbrüggen hat einen Workflow etabliert, der zusammen mit der Dublettenprüfung der Software effizient und transparent ist.
2. Herausforderungen mit digitaler Rechnungsverarbeitung meistern
Was kann die digitale Rechnungsauslese?
Die automatisierte Rechnungsauslese spart Zeit, indem die Daten für die Eingabe, Freigabe, Buchung, Zahlung und Ablage einmalig erfasst werden und typische Rechnungsdaten wie Kreditor, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer sowie Beträge automatisch ausgelesen werden. Die Rechnung wird in einem Workflow weitergereicht. Sie kann dann freigegeben, kontiert und schließlich digital archiviert werden. Der gesamte Eingangsrechnungsprozess beschleunigt sich deutlich. Zudem wird durch das digitale Dokumentenmanagement ein Zugriff auf Livedaten von überall möglich.
Was kann das zentrale Archiv?
Durch ein zentrales und übersichtliches Archiv samt Dublettenprüffunktion wird verhindert, dass Rechnungen versehentlich doppelt beglichen werden. Auch fehlende Rechnungen in einer Objektakte sind kein Thema, weil sie nicht mehr falsch abgelegt werden.
Der Bearbeitungsprozess einer Rechnung ist stets transparent: Über das Statusfeld kann eingesehen werden, wo die Rechnung sich gerade befindet. Ist sie ungültig, weil sie in der Dublettenprüfung erkannt wurde? Wartet sie noch auf den Export nach Win-CASA oder ist der Export schon erfolgt? Der Status jeder Rechnung ist jederzeit, überall und von allen berechtigten Personen einsehbar.
Was kann die OCR-Suchfunktion?
Für das schnelle Wiederfinden aller Rechnungen gibt es die OCR-Suchfunktion. Über eine Suchmaske mit verschiedenen Suchoptionen lassen sich beispielsweise alle Rechnungen eines Kreditors oder Objektes anzeigen. Auch eine Volltextsuche über alle Belege hinweg ist in Sekunden möglich.
3. Reaktion des Teams auf das Digitalisierungsprojekt
Zur Einführung der digitalen Rechnungsauslese und des zentralen Dokumentenpools war die Stimmung im Team der Vorderbrüggen Bau GmbH sehr angespannt. Die Mitarbeiterinnen fürchteten, durch den Computer ersetzt zu werden. Eine berechtigte, aber unbegründete Angst. Geschäftsführer Christian Vorderbrüggen ist froh über seine Fachkräfte und möchte sie langfristig halten. Mithilfe digitaler Prozesse wollte er seine Mitarbeitenden entlasten, indem Aufgaben an die Software delegiert werden. Manuelle Routineaufgaben wie das Einscannen und das Ablegen von Rechnungen in Aktenordnern sollten wegfallen, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Die freigesetzte Zeit nutzen die Mitarbeitenden nun für andere Aufgaben, die vorher hintangestellt wurden. So hat sich beispielsweise die Kommunikation mit Mietern und Eigentümerinnen deutlich beschleunigt, weil mehr Zeit für die Bearbeitung von Anfragen vorhanden ist. Das erhöht die Zufriedenheit der Kundinnen und die der Mitarbeitenden. Das Personal steht weniger unter Zeitdruck. Konflikte und Frustration wegen falsch abgelegter Rechnungen und zeitaufwendigen Suchens gehören der Vergangenheit an.
4. Reaktion des Geschäftsführers
Den Alltag von Christian Vorderbrüggen, dem Geschäftsführer, hat das neue System ebenfalls entspannt. Er macht sich nun keine Sorgen mehr, dass Prozesse nicht laufen oder Rechnungen doppelt beglichen werden. Richtige Begeisterung kommt bei Christian Vorderbrüggen beim Thema Steuer auf: Denn für Objekte, deren Unterlagen zu 100 Prozent digital verwaltet werden, dauerte es nur 15 Minuten, um alle Daten für das Steuerbüro zusammenzustellen.
5. Ergebnisse des Projektes
Die Resultate nach Einführung der digitalen Rechnungsauslese und des zentralen Dokumentenpools haben die Erwartungen von Christian Vorderbrüggen übertroffen:
✅ Zeit für Verwaltung um 50 Prozent reduziert
Die Mitarbeitenden der Vorderbrüggen Bau GmbH benötigen nur noch halb so viel Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen. Im Krankheitsfall vertreten sich Kolleginnen nun ohne Reibungsverluste. Mitarbeiterinnen können über einen VPN (Virtual Private Network, Netzwerkverbindung, die von Unbeteiligten nicht einsehbar ist) auf die Firmendokumente zugreifen und so sicher von zu Hause arbeiten.
✅ Dokumente werden schnell gefunden
Die Dokumente und Akten sind alle einheitlich, korrekt und vollständig. Voraussetzung dafür ist, dass nach Anlegen des Objektes eine gute Stammdatenpflege erfolgt. Dann ist jede Rechnung am richtigen Ort. Ob Hausmeisterservice, Gartenpflege oder Versicherungen, alles ist unter dem entsprechenden Begriff in den Akten leicht auffindbar.
✅ Transparente Prozesse
Schon kurz nach der Einführung der digitalen Rechnungsauslese und des zentralen Dokumentenpools liefen die neu etablierten Prozesse laut Geschäftsführer reibungslos und zuverlässig. Alle Vorgänge sind nun nachvollziehbar. Das macht das Einarbeiten neuer Mitarbeiterinnen besonders einfach. Vorstrukturierte und selbsterklärende Akten, flankiert von standardisierten Prozessen, verkürzen die Einarbeitungszeit erheblich. Gerade für wachsende Unternehmen sind funktionierende, transparente Strukturen wichtig, da sie Wachstumsschmerzen vermeiden, wenn neue Objekte und Mitarbeitende hinzukommen.
6. Auf dem Weg, aber noch nicht am Ziel
Noch werden nicht alle Objekte der Vorderbrüggen Bau digital verwaltet. Doch einen Großteil des Weges zu diesem Ziel haben Vorderbrüggen und sein Team bereits geschafft. Schon heute profitieren sie von den positiven Veränderungen in ihrem Arbeitsalltag: weniger Zeitdruck, angenehmere Arbeitsatmosphäre, zufriedenere Kundinnen, mehr Effizienz und Wachstumspotenzial.
Doch besonders deutlich wird der Erfolg des Digitalisierungsprojektes anhand der eingesparten Verwaltungszeit: 50 Prozent davon können nun für die wirklich wichtigen Aufgaben verwendet werden. Sich wiederholende Routineaufgaben erledigt die Software. Keine Zeit wird mehr für das Suchen von Dokumenten verschwendet.
Auch wenn Christian Vorderbrüggen von den positiven Ergebnissen in seiner Firma überzeugt ist, gibt er als Rat an andere Immobilienverwaltungen zu bedenken, dass es nicht ausreiche, eine Software anzuschaffen und in kurzer Zeit sei alles digitalisiert. Vielmehr handle es sich um einen laufenden Prozess, der Zeit in Anspruch nähme, etwa um die Stammdaten zu pflegen. Vorderbrüggen empfiehlt anderen Hausverwaltungen, diese Mühe keinesfalls zu scheuen, sondern das Ziel beharrlich zu verfolgen - auch wenn es nicht von heute auf morgen zu erreichen ist.
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