In der Baubranche ist Zeit ein knappes Gut. Während Projektleitung, Poliere und Fachkräfte auf der Baustelle Höchstleistung bringen, verzögert sich die Buchhaltung häufig durch umständliche Papierprozesse. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld, etwa durch häufige Rückfragen oder verpasste Skontofristen. Höchste Zeit für Innovation: Der digitale Rechnungseingang beschleunigt Abläufe und schafft volle Transparenz über jeden Bearbeitungsschritt. Wie dieser in der Praxis funktioniert, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt im folgenden Artikel.
- Warum papierbasierte Rechnungsbearbeitung in der Baubranche aausgedient hat
- Die Vorteile eines digitalen Rechnungseingang für Bauunternehmen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: So einfach funktioniert der digitale Rechnungseingang in der Praxis
- Ihr Nutzen auf einen Blick
- Fazit: Weniger Aufwand bei der Abrechnung - mehr Zeit fürs Bauen
Warum papierbasierte Rechnungsbearbeitung in der Baubranche ausgedient hat
Viele kleine und mittelständische Bauunternehmen kennen das: verstreute Papierrechnungen, handschriftliche Kürzungen und lange Suchaktionen. Die Buchhaltung in der Baubranche steht vor besonderen Herausforderungen:
- Hoher Zeitaufwand: Papierrechnungen werden ausgedruckt, manuell mit Lieferscheinen abgeglichen und per Hand gekürzt – oft ein langwieriger Prozess für jede Rechnung.
- Fehleranfälligkeit: Rechnungen werden nicht richtig abgelegt und müssen zeitaufwendig gesucht werden. Handschriftliche Notizen führen zu Tippfehlern und langwierigen Korrekturschleifen.
- Mangelnde Transparenz: Freigaben und Statusabfragen laufen über E-Mail, Telefon oder WhatsApp – Skontofristen und Budgetübersichten gehen schnell verloren.
Die Vorteile eines digitalen Rechnungseingangs für Bauunternehmen
Hier schafft der digitale Rechnungseingang Abhilfe: Er beschleunigt, strukturiert und automatisiert Ihren gesamten Eingangsrechnungsprozess – direkt im Browser, jederzeit und überall erreichbar.
✅ Effiziente Prozesse und Zeitersparnis
Zeitintensive manuelle Schritte wie Dateneingaben, Sortieren oder Abheften entfallen. Die OCR-gestützte Texterkennung liest Rechnungsinformationen (Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Lieferant) zuverlässig aus und füllt Vorschaumasken aus. Automatisierte Workflows sorgen für eine schnellere, standardisierte und fehlerfreie Bearbeitung.
✅ Volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jeder Bearbeitungsschritt – von Erfassung über Kürzung bis zur endgültigen Buchung – wird mit Zeitstempel und verantwortlicher Person protokolliert. Bauleitung, Buchhaltung und Geschäftsführung sehen jederzeit, wo welche Rechnung gerade steht. Das verbessert das Projektcontrolling und hilft bei Entscheidungen und Abwesenheiten.
✅ Zentrale Erfassung und revisionssichere Ablage
Eingehende Rechnungen landen zentral in einem digitalen Briefkorb und werden automatisch ins System übernommen, ausgelesen und digital archiviert. Das garantiert lückenlose Dokumentation und minimiert Erfassungsfehler. Such- und Filterfunktionen erleichtern das Auffinden.
✅ Anpassbare Prüf- und Freigabeworkflows
Definieren Sie individuelle Genehmigungsstufen (z. B. Bauleitung, Geschäftsführung). Rechnungen lassen sich direkt im System prüfen, Positionen digital kürzen und Zwischen- sowie Endbeträge automatisch berechnen. Freigaben und Kürzungen können kommentiert, bearbeitet oder abgelehnt werden. Dank automatischer Aufgabenverteilung und zentralem Dokumentenzugriff ist die Abstimmung deutlich einfacher. Automatische Aufgabenbenachrichtigungen stellen sicher, dass kein Prüfschritt in Vergessenheit gerät.
✅ Skontofristen und Teilzahlungen im Blick behalten
Erinnerungs- und Filterfunktionen (z. B. nach Projekt, Belegart oder Skontodatum) sowie klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass Sie den Überblick behalten und keine Zahlungsfristen übersehen werden. Das System vermerkt jede Teilzahlung direkt auf dem digitalen Rechnungsbild – so haben Sie immer alle noch offenen Beträge im Blick.
✅ Nahtlose Integration in Ihre Buchhaltung
Stammdaten (z. B. Kostenstellen, Projekte) können direkt aus Ihrem ERP-System übernommen werden. Nach der Freigabe exportieren Sie die Daten an Ihr FiBu- oder ERP-System – entweder via Export oder durch Schnittstellenanbindung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So einfach funktioniert der digitale Rechnungseingang in der Praxis
1. Einloggen
Der digitale Rechnungseingang für Bauunternehmen basiert auf dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare und ist cloudbasiert. Um zu starten, öffnen Sie das DMS im Browser und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an – ganz ohne lokale Installation. Der Service ist rund um die Uhr von überall verfügbar.
2. Rechnung ins System bringen
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Rechnungen in DocuWare zu importieren. Unser Tipp: Lassen Sie eingehende E-Mail-Rechnungen automatisch an das DocuWare-Postfach weiterleiten. Das Postfach wird kontinuierlich überwacht und liest Rechnungen automatisch aus. Rechnungen lassen sich auch über Ordner, Scannen oder manuelle Uploads per Drag and Drop hinzufügen.
Alle Dokumente landen nach dem Import im digitalen Briefkorb. Dieser lässt sich nach Projekt, Belegart oder Lieferant sortieren.
Screenshot digitaler Briefkorb
3. Vorschaumodus & Ablage
Per Doppelklick auf eine Rechnung öffnen Sie die Detailansicht auf der rechten Seite. Mit einem Klick auf den Button „Ablage“ erscheint die Eingabemaske. DocuWare füllt viele Felder automatisch via OCR-Texterkennung aus. Fehlende Angaben ergänzen Sie manuell. Je öfter Sie ähnliche Rechnungen verarbeiten, desto präziser werden die automatischen Vorschläge. In diesem Schritt können Sie auch ein Skontodatum anlegen, sodass Sie keine Fristen mehr verpassen.
Das Kürzen einer Rechnung wird vereinfacht, indem Sie die einzelnen Beträge einer Rechnung auswählen und einer Baustelle und Kostenstelle zuordnen. Wenn DocuWare an Ihr ERP-System angebunden ist, bezieht es diese Informationen direkt aus dem ERP-System. Mit einem Klick auf „Ablage“ wird das Dokument archiviert – revisionssicher und für alle Berechtigten sofort zugänglich.
Screenshot Eingabemaske für die Ablage
4. Rechnungsprüfungsworkflow
Die Abstimmung zwischen Buchhaltung, Bauleitung und Geschäftsführung wird durch einen flexiblen, digitalen Workflow erheblich vereinfacht:
Erste Rechnungsprüfung: Nach der Ablage erhält die Bauleitung automatisch die Aufgabe, die Rechnung zu prüfen. Mit dem Öffnen der Aufgabe erscheint eine Eingabemaske. Die Daten sind bereits vorausgefüllt. Die prüfende Person entscheidet, ob eine zweite Prüfung etwa durch die Geschäftsführung notwendig ist. Die Bauleitung kann die einzelnen Positionen auf der Rechnung nun kürzen. Danach gibt es die Möglichkeiten, die Rechnung mit einem Kommentar zu versehen, freizugeben, auszusteuern oder zur Klärung weiterzuleiten. Über den Button „Bestätigen“ wird die Rechnung automatisch an die nächste Person weitergeleitet.
Screenshot erste Rechnungsprüfung
Zweite Rechnungsprüfung: Wird eine zweite Prüfung z. B. durch die Geschäftsführung benötigt, bekommt diese automatische eine Benachrichtigung. Nach Abschluss der finalen Prüfung wird die Rechnung verbucht und digital gestempelt – mit allen relevanten Daten (gekürzter Betrag, Projekt, Prüfverantwortliche). Der Stempel ist einblend- und ausblendbar.
Screenshot digitaler Stempel
5. Rechnungen wiederfinden
Die Suche abgelegter Rechnungen erfolgt über das Lupensymbol links oben. Filtern Sie nach Absender, Projekt, Skontodatum oder Bearbeitungsstatus – so finden Sie jede Rechnung innerhalb von Sekunden.
6. Dokumente verknüpfen
Zugehörige Belege wie Lieferscheine lassen sich mit der Funktion „Klammern“ dauerhaft mit einer Rechnung verbinden. Wählen Sie dazu über den Button „Listen“ im oberen Bereich die gewünschte Rechnung aus. Per Rechtsklick gehen Sie auf die Funktion Klammern. DocuWare öffnet dann automatisch Ihre Briefkörbe. Ziehen Sie aus dem Dokumentenbriefkorb das passende Dokument nach oben zur Rechnung und klicken Sie auf den Button „Klammern“. Wenn die Rechnung später aus dem Archiv aufgerufen wird, ist der Lieferschein immer dabei, sodass alle wichtigen Dokumente gebündelt archiviert sind.
Screenshot Klammerfunktion
7. Export
Unter dem Button „Listen“ finden Sie die Übersicht über Rechnungen, die exportiert werden können. Unter Status, den Sie filtern können, sehen Sie, welche dieser Rechnungen freigegeben, gekürzt und für welche Teilzahlungen veranlasst wurden. Jede Teilzahlung wird auf dem Rechnungsbild mit Zeitstempel vermerkt – volle Transparenz über bereits beglichene Beträge für alle im Unternehmen. Ihr FiBu-System kann direkt angebunden werden, d. h. Rechnungen werden nach dem Freigabeprozess in einer Exportliste gesammelt und das FiBu-System holt sich diese Liste automatisch ab. Die Rechnungen können auch einzeln importiert und exportiert werden. Wir empfehlen, so viel Automatisierungen wie möglich zu nutzen, um Zeit und Abstimmungsbedarf zu sparen.
Ihr Nutzen auf einen Blick
✅ Zeitersparnis: Ablage und Suche verkürzen sich um rund ein Drittel.
✅ Hohe Prozesssicherheit: Automatisierte Workflows und Erinnerungen verhindern Fristüberschreitungen.
✅ Volle Kostenkontrolle: Budgets und Abweichungen sind jederzeit einsehbar.
✅ Maximale Transparenz: Jeder Schritt ist dokumentiert – alle Beteiligten sind informiert.
Fazit: Weniger Aufwand bei der Abrechnung - mehr Zeit fürs Bauen
Mit einem cloudbasierten Rechnungseingang bringen Sie Ihre Buchhaltung in nur wenigen Wochen auf ein neues Niveau: Manuelle Arbeitsschritte verkürzen sich um rund 30 %, Freigabezyklen beschleunigen sich und Ihr Projektcontrolling gewinnt lückenlose Transparenz. So minimieren Sie Fehlerquellen, sparen wertvolle Zeit und sichern sich frühe Skontovorteile sowie volle Kostenkontrolle. Beenden Sie Ihre Zettelwirtschaft und setzen Sie auf einen digitalen Prozess, der mit Ihrem Unternehmen wächst und Ihrem Team den Rücken freihält für das Wesentliche: erfolgreiche Bauprojekte.
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