Prozesse vs. Workflows: Zeit & Ressourcen durch Automatisierung sparen

Der Arbeitsalltag hat sich in nahezu allen Branchen in den vergangenen Jahren stark verändert. Während man früher händisch einzelne Informationen zusammentragen, sortieren und auswerten musste und sich mit vielen manuellen und wiederkehrenden Arbeitsschritten herumschlagen musste, genügt es heute dank einer durchdachten Automatisierungsstrategie auf ein Knöpfchen zu drücken, um verschiedenste Daten zu analysieren und zu verarbeiten.

Doch worin liegen eigentlich die Unterschiede zwischen einem Prozess und einem Workflow? Und wie gelingt eine nachhaltige Erleichterung, wenn man wiederkehrende Abläufe automatisiert? Diese und weitere Fragen klären wir in unserem Beitrag.

1. Was versteht man unter einem Prozess?
2. Was ist mit dem Begriff Workflow gemeint?
3. Worin unterscheidet sich ein Prozess von einem Workflow?
4. Wie kann man Prozesse optimieren und automatisieren?
   // 7 Phasen der Prozessoptimierung
5. Warum schafft eine Automatisierung mehr Effizienz im Arbeitsalltag?
6. Das digitale Workflow-Management für Geschäftsprozesse von DocuWare
7. Zusammenfassung

Was versteht man unter einem Prozess?

Ein Prozess beschreibt die Entstehung eines Gesamtprodukts aus vielen kleinen, einzelnen Komponenten. Das Gesamtergebnis ist von vielen Unterprozessen abhängig, die miteinander in Verbindung stehen. In der Praxis setzen sich Prozesse aus unterschiedlichen, aufeinander abgestimmten Aufgaben zusammen. Diese einzelnen Aufgaben umfassen wiederum unterschiedliche Tätigkeiten, die zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe notwendig sind. Bezieht man einen Prozess auf das Personalwesen, dann würde ein Prozess dort z. B. alle On-Boarding-Schritte umfassen, die auf eine reibungslose und zielgerichtete Einstellung und Integration von neuen Mitarbeitenden abzielen.

Prozesse sind also Aufgaben, die auf ein Unternehmensziel ausgerichtet sind. 

Was ist mit dem Begriff Workflow gemeint?

Mit Workflow bezeichnet man die Organisation von Arbeitsabläufen, also praktisch den Arbeitsablaufplan eines Unternehmens. Der Begriff ist daher mit dem Wort „Arbeitsablauf“ zu übersetzen.

Ein Workflow umfasst also die Arbeitsabläufe, die auf eine effiziente Ausführung der Aufgaben abzielen.

Worin unterscheidet sich ein Prozess von einem Workflow?

Wenn man von einem Workflow spricht, ist eher die detaillierte technische Beschreibung gemeint. Der Prozess hingegen beinhaltet eher die betriebswirtschaftlichen Aspekte, die für die Umsetzung relevant sind.

Wie kann man Prozesse optimieren und automatisieren?

Bei der Effizienz von Geschäftsabläufen spielen automatisierte Prozesse eine wichtige Rolle, denn der entscheidende Erfolgsfaktor in der digitalen Transformation liegt ganz klar in der Prozessoptimierung. Durch eine Automatisierung verbessert sich nicht nur die betriebliche Effizienz, sie sorgt zeitgleich auch für zusätzliche Kapazitäten.

Damit man Prozesse auf eine sinnvolle Art und Weise automatisieren kann, ist es wichtig, ihre Logik zu erkennen und die zugehörigen Handlungen / Schritte auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

Grundsätzlich unterscheidet man hier zwischen 7 verschiedenen Phasen.

1. Erkennung
   Hier geht es darum, aus allen Informationen, die in den Köpfen der Mitarbeitenden und in den Anwendungen stecken, ein Modell zu bauen und Regeln, Schnittstellen, Verfahren und Rollen zu erkennen und die Vorgänge zu dokumentieren.
   
   
2. Vermeidung
   Ist der Prozess an sich dokumentiert, so gilt es nun zu prüfen, auf welche Schritte / Ergebnisse verzichtet werden kann. Hier wird also untersucht, welche Daten zwar erhoben, im Prozessverlauf aber später nicht benötigt werden. All diese Informationen können wegfallen, weil sie für die eigentliche Bearbeitung keine Rolle spielen.
   
   
3. Vereinfachung
   Ist eine Aufgabe unverzichtbar, so versucht man herauszufinden, ob ihre Ausführung vereinfacht werden kann. Bereits hier gibt es enormes Potenzial, Zeit einzusparen.
   
   
4. Vereinheitlichung
   In dieser Phase prüft man, wie Aufgaben, die zu Prozessen gehören, am besten gelöst werden können und wie sie sich standardisieren lassen.
   
   
5. Verlagerung
   Vor einer möglichen Automatisierung ist es wichtig, klarzustellen, ob das Lösen von bestimmten Aufgaben tatsächlich etwas mit dem Kerngeschäft eines Unternehmens zu tun hat und ob sie auf die Wertschöpfung einzahlen. Ist dies nicht der Fall, lohnt es sich ggf. einen externen Spezialisten zu beauftragen, der diese Aufgaben schneller und effizienter lösen kann.
   
   
6. Automatisierung
   Sobald die Aufgaben standardisiert sind, wird geprüft, ob ihre Ausführung durch ein geeignetes Tool technisch unterstützt werden kann. Das Ergebnis kann entweder eine vollständige oder eine Teil-Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben sein.
   
   
7. Skalierung
   Sobald der Prozess automatisiert wurde, ist es wichtig, dass möglichst viele Instanzen darüber abgewickelt werden. Durch jeden automatisierten Vorgang sinkt der Kostenanteil für die Automatisierung und somit verbessert sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Warum schafft eine Automatisierung mehr Effizienz im Arbeitsalltag?

Diese Frage lässt sich sehr leicht beantworten. Bei einer Automatisierung fallen unnötige Arbeitsschritte entweder komplett weg oder lassen sich auf ein Minimum reduziert. Dieses Wegfallen bringt nicht nur eine große Zeit-, sondern auch eine entscheidende Kostenersparnis mit sich. Automatisierungen haben übrigens noch einen weiteren großen Vorteil mit im Gepäck: Sie senken die Fehlerquote, weil die einzelnen Schritte im Vorfeld fest definiert und auf ihre Best-Practice-Tauglichkeit geprüft wurden. Wenn Geschäftsprozesse vorwiegend analog über die Bühne gehen und hauptsächlich in Papierform passieren, fällt es schwer, den Überblick zu behalten.

Durch diese Optimierung erreicht man ein gleichbleibend hohes Qualitätslevel und demzufolge auch einen effizienten Prozess.

Die Automatisierung Ihrer Workflows hilft Ihnen dabei, die Effizienz Ihrer Arbeit zu erhöhen. Dank vordefinierter Regeln und einer festgelegten Reihenfolge für die Prozessteilnehmer können Sie Prozesse in der gewünschten Zeit und der benötigten Qualität abwickeln. Außerdem vermeiden Sie dadurch Fehler.

Das digitale Workflow-Management für Geschäftsprozesse von DocuWare

Ein cloudbasiertes Workflow-Management-System beinhaltet enorm viel Potenzial, um Workflows in Unternehmen zu standardisieren und zu automatisieren. Damit lässt sich nicht nur die Effektivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Wenn Prozesse wie beispielsweise das Onboarding von Mitarbeitenden, Rechnungsfreigaben oder auch das Auftragsmanagement genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten und automatisiert werden können, sparen Sie nicht nur wichtige Zeit ein, sondern Sie schaffen damit für Ihre Mitarbeitenden noch mehr Raum für produktive Aufgaben.

DocuWare stellt alle Funktionen für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management (ECM) bereit und ist die Lösung für Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows.

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Zusammenfassung

Der digitale Wandel bringt viele Änderungen mit sich, denn nicht nur der Druck, den der Wettbewerber von nebenan ausübt, nimmt zu. Auch die Anforderungen, die Arbeitnehmer an ihren Arbeitgeber stellen, steigen. Neben flachen Hierarchien und flexiblen Arbeitszeiten legen Arbeitnehmer auch einen großen Wert darauf, dass Prozesse dynamisch optimiert werden und sie dadurch mehr Zeit haben, sich um ihre Kernaufgaben zu kümmern. Deshalb sind Sie als Unternehmen genau an der Stelle gefragt, um zu prüfen, mit welchen Tools wiederkehrende Arbeitsschritte am besten und automatisiert gelöst werden können.