Firmen müssen heute mit einer großen Bandbreite von Kommunikations-wegen und Dokumenten umgehen. Rechnungen, Briefe und Verträge kommen auf Papier und digital ins Unternehmen. Hinzukommen Faxe und elektronische Dokumente wie E-Mails sowie Dateien und Daten aus verschiedenen Quellen in unterschiedlichen Formaten. Die Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sind die digitale, zentrale und revisionssichere Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Es sorgt für Übersicht, Ordnung und Struktur. Dokumente lassen sich über ihren gesamten Lebenszyklus von der Entstehung bis zur Löschung komfortabel managen. Darüber hinaus bietet eine moderne Dokumentenmanagement-Software zahlreiche Lösungen für verschiedene Aufgabenbereiche im digitalen Büro, wie etwa Kollaborationswerkzeuge und Webcontentmanagement. Auch komplexe Abläufe wie individuell konfigurierbare Workflows und Zugriffsrechte lassen sich festlegen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie zehn typische Herausforderungen aus ihrem Unternehmensalltag mit einem DMS einfach lösen können.
Inhalt:
- Mausklick statt Aktenordner: Belege automatisch digital erfassen
- Tempo und Auskunftsfähigkeit erhöhen mit Metadaten und Volltextsuche
- E-Mail-Chaos übersichtlich und rechtskonform managen
- Lange Transportzeiten, Umlaufkopien und Versionswirrwarr ade
- Ortsunabhängiger Zugriff: Mehr Flexibilität für Homeoffice und Außendienst
- Stets den Überblick: Mehr Ordnung, Struktur und Transparenz für Ihre Dokumente
- Das DMS arbeiten lassen: Digitale Prozesse und Workflows
- Einfach sicher: Daten schützen, Datenverlust verhindern und Rechtssicherheit erhöhen
- Anpassungsfähigkeit: Integration in bestehendes IT-System
- Das Archiv schrumpft und die Natur kann wachsen
- Fazit
1. Mausklick statt Aktenordner: Belege automatisch digital erfassen
Herausforderung:
Tagtäglich strömt eine Vielzahl papierbasierter und digitaler Dokumente und Daten in Ihr Unternehmen. Der Arbeits- und Zeitaufwand, diese Dokumente und Daten zu erfassen, zu verschlagworten und zu ordnen, ist hoch.
Lösung:
Ein DMS erfasst Dokumente, extrahiert enthaltende Informationen, vergibt Schlagworte und speichert alles zentral in den richtigen Akten. Und das voll automatisch. Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine, die häufig noch auf Papier in das Unternehmen gelangen, werden als Erstes eingescannt und dann genauso weiterverarbeitet wie digitale. Eine leistungsstarke Texterkennung sorgt dafür, dass das DMS Belege selbstständig erfassen und klassifizieren kann.
2. Tempo und Auskunftsfähigkeit erhöhen mit Metadaten und Volltextsuche
Herausforderung:
Kunden und Geschäftspartner erwarten umgehende Antworten. Informationen und Dokumente müssen schnell und jederzeit verfügbar sein.
Lösung:
Beim Erfassen der Dokumente erstellt das DMS selbstständig Metadaten wie Erstellungsdatum, Dokumentenart, Version, Status, Schlagworte und Inhalt. Diese zusätzlichen Informationen machen es möglich, dass Sie in Sekunden auf die gesuchten Dokumente zugreifen können. Das langwierige Blättern in Aktenordnern ist vorbei. Sie sind immer und überall auskunftsfähig.
TIPP: Achten Sie auf die Funktionen Texterkennung und Volltextsuche. Beide sollte das DMS spielend und zuverlässig meistern.
3. E-Mail-Chaos übersichtlich und rechtskonform machen
Herausforderung:
Jeden Tag landet eine Fülle von E-Mails in Ihrem Unternehmen. Schnell gehen wichtige Informationen im unübersichtlichen Posteingang der E-Mail-Software verloren. Zudem sind Sie gesetzlich verpflichtet, jede E-Mail, die steuerlich relevant ist oder geschäftsrelevante persönliche Daten enthält, für mehrere Jahre sicher zu archivieren.
Lösung:
Mit einer automatischen digitalen E-Mail-Archivierung über ein DMS lassen sich E-Mails übersichtlich und gesetzeskonform archivieren. Das DMS erkennt selbstständig geschäfts- und steuerrelevante E-Mails. Zudem kann es einen inhaltlichen Zusammenhang zu anderen Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen herstellen und die Dokumente gemeinsam ablegen.
4. Lange Transportzeiten, Umlaufkopien und Versionswirrwarr ade
Herausforderung:
Mitarbeiter warten auf die Hauspost, ein Dokument ist nicht zu finden, weil es gerade irgendwo durch das Gebäude schwirrt und beim Teammeeting ist der Ärger groß, weil den Beteiligten unterschiedliche Versionen eines Dokuments vorliegen.
Lösung:
Mit einem Dokumentenmanagement-System ist immer klar, wo sich welches Dokument befindet und wer es wann wie bearbeitet hat. Das DMS protokolliert sämtliche Änderungen und fügt ihnen einen Stempel mit Zeit und Bearbeiter hinzu. Somit lassen sich alle Veränderungen nachvollziehen und Mitarbeiter haben stets Zugriff auf die aktuelle Version. Das digitale Archiv wird so revisionssicher und konform zu den Anforderungen der GoBD und DSGVO.
5. Ortsunabhängiger Zugriff: Mehr Flexibilität für Homeoffice und Außendienst
Herausforderung:
Unvorhersehbare Ereignisse wie eine Pandemie oder der Wunsch der Angestellten: Es gibt viele Gründe, warum Menschen von zu Hause arbeiten wollen oder müssen. Dokumente in Papierform hat dies bisher oft unmöglich gemacht.
Lösung:
Mit einem DMS sind sämtliche Dokumente digital immer und überall verfügbar. Die berechtigten Mitarbeiter haben Zugriff im Büro, am heimischen Schreibtisch oder am Tablet oder Smartphone. Es erleichtert die Arbeit im Homeoffice und für Außendienstmitarbeiter.
6. Stets den Überblick: Mehr Ordnung, Struktur und Transparenz für Ihre Dokumente
Herausforderung:
Dokumente zu einem Geschäftsvorfall befinden sich an verschiedenen Orten, müssen aufwändig im Archiv gesucht werden oder sind nicht auffindbar.
Lösung:
Mit einem DMS lassen sich Daten und Dokumente mithilfe vordefinierter und individualisierbarer Kriterien und Aktenstrukturen ordnen und an existierende Arbeitsabläufe anpassen. Digitale Kundenakten, Personalakten und Vertragsakten strukturieren die richtigen Informationen zum passenden Geschäftsvorfall. Dokumente können mit mehreren Akten verknüpft werden. Wird das Dokument verändert, aktualisiert es sich automatisch in allen Akten, denen es zugeordnet ist. Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team werden deutlich einfacher, denn alle Beteiligten sind immer auf dem aktuellen Stand und haben immer und überall Zugriff auf die Akten.
7. Das DMS arbeiten lassen: digitale Prozesse und Workflows
Herausforderung:
Ihnen fehlt qualifiziertes Personal, Ihre Mitarbeiter sind krank oder im Urlaub und schon kommen Prozesse ins Stocken. Dokumente liegen unbearbeitet auf Schreibtischen, Bestellungen werden nicht rechtzeitig ausgelöst und Rechnungen nicht fristgerecht beglichen.
Lösung:
Ein DMS kann viel mehr als Dokumente strukturiert verwalten. Profitieren Sie von automatisierten Workflows. Prozessautomatisierung eignet sich beispielsweise für Bestellprozesse, Rechnungsprüfung und Posteingangsverarbeitung. Sie nimmt Arbeit ab und spart Zeit. Auch komplexe Geschäftsprozesse lassen sich durch individuell und regelbasiert konfigurierbare Workflows digitalisieren. Das DMS ist dabei in der Lage, sie zuverlässig und selbstständig zu steuern. Abläufe werden so um ein Vielfaches schneller. Ihre Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet und haben mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
TIPP: Nutzen Sie die Umstellung auf digitale Prozesse, um Abläufe zu optimieren. Oft kommen bei der Einführung eines DMS ineffiziente Arbeitsprozesse zum Vorschein.
8. Einfach sicher: Daten schützen, Datenverlust verhindern und Rechtssicherheit erhöhen
Herausforderung:
Bei der Archivierung analoger und digitaler Dokumente müssen viele verschiedene Fristen und gesetzliche Richtlinien eingehalten werden. Um diese im Alltag manuell zu erfüllen, benötigen Mitarbeiter viel Zeit und umfangreiches Wissen zur aktuellen Gesetzeslage und geeigneten Methoden.
Lösung:
Eine DMS-Software kennt die rechtlichen Anforderungen und Fristen von den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) über die DSGVO (Europäische Datenschutz-Grundverordnung) hin zum BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Sie speichert Daten unkompliziert, revisionssicher und gesetzeskonform. Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich für eine Software entscheiden, die deutschen und europäischen Gesetzen entspricht.
Im Zuge der Einführung eines DMS legen Sie Zugriffsberechtigungen, Kompetenzen und Rollen fest, sodass nur Befugte nach einer individuellen Identitätsprüfung Zugriff auf Informationen haben und Änderungen vornehmen können.
Im Vergleich zu Regal, Aktenschrank und Rechenzentrum vor Ort sind Ihre Dokumente mit einem DMS in der Cloud sicher vor Feuer, Hochwasser oder Einbruch. Die Speicherung auf sicheren externen Servern sorgt dafür, dass Sie auch im Notfall an Ihre Dokumente kommen und Ihr Unternehmen den Betrieb schneller wieder aufnehmen kann.
9. Anpassungsfähigkeit: Integration in bestehendes IT-System
Herausforderung:
Ihre Mitarbeiter nutzen viele verschiedene Programme. Informationen liegen nur in diesen Anwendungen und bestimmten Formaten vor.
Lösung:
Das DMS interagiert mit anderen IT-Lösungen, mit denen Dokumente bearbeitet werden. Die meisten DMS können einfach und schnell in nahezu jede Anwendung integriert werden. Sie bringen spezielle Schnittstellen mit, sodass sie unkompliziert an die existierenden IT-Systeme angebunden werden können. Es ermöglicht so einen konstanten, barrierefreien und unternehmensweiten Austausch von Informationen über alle Anwendungen hinweg.
10. Das Archiv schrumpft und die Natur kann wachsen
Herausforderung:
Aktenordner haben mehr Platz als Ihre Mitarbeiter. Kopierer und Drucker laufen auf Hochtouren. Und Ihr Unternehmen hat sich eigentlich Nachhaltigkeit und Klimaschutz auf die Fahnen geschrieben?
Lösung:
Mit einem DMS tragen Sie zum Klimaschutz bei, indem Sie den Verbrauch von Papier, Druckerfarbe, Energie und CO2 verringern. Unzählige Ausdrucke und Kopien fallen weg, Briefe werden nicht mehr per Post, sondern digital verschickt und es werden keine Aktenordner mehr angelegt. Sie sparen erhebliche Ressourcen und Kosten für Papier, Druck, Büromaterial und Porto.
Ihr Archiv schrumpft auf ein Minimum zusammen: Sie brauchen nur noch Platz für wenige Dokumente mit Urkundencharakter, die Sie im Original aufheben sollten. Revisionssicher archivierte Dokumente für Finanzamt und Betriebsprüfung brauchen Sie nicht auf Papier aufzubewahren.
11. Fazit
Wie Sie sehen, ist es also möglich, einzelne Probleme ihres Unternehmensalltags ganz einfach zu bewältigen. In diesem Fall können sogar viele lästige Herausforderungen mit der Hilfe von nur einem Lösungsweg beseitigt werden, der Einfürung eines Dokumentenmanagement-Systems!
Wenn Sie ihren Mitarbeitern also nicht länger Papierstapel sowie langwierigen und zeitversetzen Freigabe- und Abrechnungsprozessen vorsetzen möchten, überlegen Sie in zeitsparende, digitale Lösungswege für Ihr Unternehmen und in eine erfolgreiche und rentable Zukunft zu investieren.
