So automatisieren Sie in 4 Schritten Ihre Rechnungsverarbeitung

Egal, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist – eingehende Rechnungen gehören sicherlich auch zu Ihrem Arbeitsalltag. Egal ob als PDF-Datei oder auf Papier: Belege müssen erfasst, geprüft, freigegeben und an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden. Oft läuft dieser Prozess in großen Teilen manuell ab und bindet dadurch Zeit und Ressourcen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über eine automatisierte Rechnungsverarbeitung wissen müssen und wie Sie in nur 4 Schritten Ihren Rechnungseingang automatisieren.

1. Was ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung? 
2. Darum sollten Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess automatisieren   
3. 4 Schritte zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung 
4. Was ist smart INVOICE 
5. Welche Vorteile hat die Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System?
6. Fazit

Was ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung?

In der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen sprechen wir im ersten Schritt über die Erkennung von Belegen. Die Inhalte der Rechnungen müssen zur Weiterbearbeitung ausgelesen werden – unabhängig davon, ob diese Rechnung als PDF-Datei per E-Mail oder in einem Briefumschlag per Post zu Ihnen kommt.

Erfolgt der Rechnungseingang per E-Mail, kann der Beleg automatisch erkannt und zur Weiterverarbeitung in den Freigabeprozess gegeben werden. Liegen die Rechnungsbelege in Papierform vor, so erfolgt die Belegerkennung nach dem Scannen.

Die Belegerkennung liest dann alle erforderlichen Informationen aus: Kreditoren-Stammdaten, Rechnungspositionen, Zahlungsfristen etc.

Anhand dieser Informationen kann die Rechnung dann zur Rechnungsprüfung und -freigabe automatisch weitergegeben werden.

Darum sollten Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess automatisieren 

Je nach Branche werden von einigen wenigen Rechnungsseiten pro Tag bis zu mehreren 100.000 Seiten pro Tag verarbeitet. Das bedeutet lange Liege- und Bearbeitungszeiten, hohe Fehlerquoten durch manuelle Prüfungs- und Freigabeverfahren, verpasste (Skonto-) Fristen und immense Aufwände zur Papierablage und Archivierung.

In vielen Unternehmen erfolgt der Rechnungseingang noch per Post. Oft prüfen eigens dafür angestellte Mitarbeiter:innen die Belege und kümmern sich um die Zuordnung zum zuständigen Sachbearbeiter. Der Freigabeprozess wird manuell durchlaufen und so wandert die Rechnung von einem Postkorb zum nächsten. Am Ende wird der Beleg manuell eingescannt und im Buchhaltungssystem verarbeitet. Zur Archivierung werden Rechnungen und zugehörige Belege im entsprechenden Aktenordner abgelegt.

Vielleicht gehen die Rechnungen bei Ihnen auch schon teilweise digital per E-Mail ein. Aber auch hier wird der Freigabeprozess meist noch manuell ausgeführt. E-Mails werden weitergeleitet, Belege zur Ablage ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und manuell ins Finanzbuchhaltungssystem übertragen.

Die Automatisierung Ihres Rechnungseingangs spart nicht nur Zeit und Ressourcen für die manuelle Verarbeitung, sondern ersetzt in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement-System auch die papiergebundene Ablage.

4 Schritte zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Schritt 1: Der Rechnungseingang 

Im ersten Schritt geht es darum, alle Rechnungseingangskanäle anzubinden. Egal ob Sie Ihre Rechnungen per E-Mail oder per Post erhalten, die Anbindung dieser Kanäle bildet die Grundlage für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnung. Dies beinhaltet auch die Stapelverarbeitung per Scan oder die Verarbeitung eines mehrseitigen PDF-Dokuments.

Schritt 2: Automatische Rechnungsleser

Eingehende Belege werden unabhängig vom Eingangskanal oder vom Format erfasst und bearbeitet. Das bedeutet, dass die Automatisierung nach vordefinierten Kriterien Informationen von digitalen und Papierbelegen, internationalen Rechnungen und Formaten wie ZUGFerRD oder XRechnung auslesen und weiterverarbeitet werden kann.

• Was ist eine Strukturkontrolle?
  Die Strukturkontrolle ist ein Aspekt der Stapelverarbeitung. Das System prüft dabei den zu verarbeitenden Stapel an Belegen auf seine Struktur. Das System erkennt dabei, z.B. anhand der Rechnungsnummer oder Seitenklassifikation, aus wie vielen Seiten eine Rechnung besteht, strukturiert diese und ordnet Anhänge zu. Sind Aspekte in der Struktur unklar, meldet das System die Notwendigkeit einer manuellen Prüfung.

• Was ist eine Feldkontrolle?
  In diesem Prozessschritt prüft das System die einzelnen Rechnungsfelder der Belege. Die Informationen werden dann mit den Stammdaten aus dem jeweiligen Finanzbuchhaltungssystem abgeglichen. Außerdem werden Zahlungsbedingungen erfasst und (Skonto-) Fristen gesetzt.
  
  Für Rechnungen mit Bestellbezug erfolgt zur Prüfung ein Abgleich mit dem entsprechenden Bestellsystem.
  
  Belege, welche nicht automatisch verarbeitet werden können – z.B. aufgrund von Unklarheiten in der Bezeichnung der Rechnungsnummer - werden einem Sachbearbeiter zur manuellen Verifizierung ausgespielt.

Schritt 3: Die Nachbearbeitung 

Bei der Belegauslese, der Struktur- und Feldkontrolle prüft das System die Datensätze auf Unklarheiten. Erkennt das System bei der Strukturkontrolle zusammenhängende Belege nicht oder sind Informationen einzelner Felder unklar, so werden die Datensätze zur manuellen Verifizierung aufgelistet. Ein:e Mitarbeiter:in kann die Überprüfung manuell durchführen und dem selbstlernenden System Ausführungshinweise für die nächste Auslese mitgeben.

• Was ist ein selbstlernendes System?
  Selbstlernende Systeme merken sich diese manuellen Verifizierungen und können diese bei der nächsten Verarbeitung kreditorenspezifisch anwenden.
  
  Das folgende Beispiel soll Ihnen die selbstlernende Systemoptimierung veranschaulichen:
  Sie erhalten eine Rechnung vom Unternehmen A GmbH. Dort befindet sich die Belegnummer rechts oben auf der Rechnung. Das System ist sich allerdings nicht hundertprozentig sicher, ob es sich hierbei um die Belegnummer handelt. Daher gibt es die Rechnung zur manuellen Überprüfung weiter. Bei der Feldkontrolle bestätigen Sie, dass es sich hierbei um die Belegnummer handelt. Diese Korrektur merkt sich das System. Einige Wochen später erhalten Sie erneut eine Rechnung von der A GmbH. Nun weiß das System bereits, dass bei Rechnungen der A GmbH die Belegnummer oben rechts steht. Daher befüllt das System jetzt automatisiert das Feld mit den richtigen Daten.

Schritt 4: Intelligente Koppelung an weitere Systeme 

Wohin aber gelangen die verarbeiteten Rechnungen danach? Die intelligente Koppelung an z. B. Buchhaltungs-, ERP- oder DMS-Systeme bietet Ihnen hervorragende Möglichkeiten, Ihre Rechnungen weiterzuverarbeiten. Binden Sie beispielsweise ein Dokumentenmanagement-System an, so können Sie ihre Rechnungen im Anschluss revisionssicher archivieren.

Was ist smart INVOICE?

smart INVOICE von Insiders Technologies ist ein KI-gestütztes System zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.  Diese Lösung ist in der Lage, Rechnungen aus mehreren Eingangskanälen automatisiert zu erfassen und inhaltlich zu validieren.

Welche Vorteile hat die Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System? 

Eine Schnittstelle zwischen smart INVOICE und einem DocuWare-DMS bringt weitere Vorteile mit sich. Das Auslesen Ihrer Rechnungsdaten und die anschließende Archivierung Ihrer Rechnungen erfolgt auf diese Weise automatisch. Die Indexierung und Verschlagwortung ermöglichten die Auffindung gesuchter Belege und dazugehöriger Dokumente in Sekunden. Außerdem wird mit der revisionssicheren Archivierung die Ablage von Belegen und Rechnungen in Papierform in Aktenordner obsolet.

Fazit

Mit Tools wie smart INVOICE digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang im Handumdrehen und sparen sich zukünftig hohe Aufwände für die manuelle Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. In Kombination mit der passenden Schnittstelle zu einem Dokumentenmanagement-System (z.B. DocuWare) können Sie zudem Ihre Rechnungen revisionssicher archivieren. Das passende Workflow-Management unterstützt Sie bei der Automatisierung aller Arbeitsschritte rund um Ihren Rechnungseingangsprozess und die anschließende Weiterverarbeitung.