Interview: Wie Filip Winkler seine Hausverwaltung digitalisierte

Digitalisierung kann das Unternehmensergebnis nachweislich auf ein neues Level heben. Schön und gut. Aber wo und wie anfangen? Lassen Sie sich inspirieren und lernen Sie aus den Erfahrungen anderer Hausverwaltungen: Der Geschäftsführer der UNYSONO Immobilienkultur Filip Winkler gibt einen Einblick, wie er diese Herausforderung angegangen ist. Er übernahm 2018 eine papierlastige Immobilienverwaltung und richtete sie so aus, dass sie ab 2024 komplett digital arbeitet. Alles über die ersten Schritte, den schwierigen Prozess, sein Team und die Stolpersteine erfahren Sie hier im Gespräch.

tutum: Wann hast du dich bei UNYSONO denn das erste Mal mit dem Thema Digitalisierung auseinandergesetzt?

Filip Winkler: Von Anfang an. Diese Schnellhefter auf dem Tisch, in die jeder ausgedruckte E-Mails und Post-its heftet, um damit den sogenannten Vorgang unter Kontrolle zu bekommen, haben mich schon immer gestört. 
Ich hatte vorher eine andere Hausverwaltung. Dort konnten wir sehr bequem arbeiten. Dann habe ich die Firma verkauft und das neue Unternehmen übernommen. Da musste ich mehr kämpfen und habe mit einer Flut an Altlasten und ungünstigen Prozessen zu kämpfen gehabt. Ich musste mir überlegen, wie ich die Masse dieser kleinen Wohnanlagen ordentlich verwaltet kriege. Als ich den Laden übernommen habe, hatten wir circa 80 Wohnungseigentümergemeinschaften. Jetzt haben wir über 150. Ohne Digitalisierung ist das Verwalten gar nicht mehr möglich. 

Filip Winkler, Geschäftsführer UNYSONO Immobilienkultur

tutum: Digitalisierung war dir also schon immer wichtig. Wie hast du den Prozess ins Rollen gebracht?

Filip Winkler: Der erste große Schritt war, dass wir uns neben Win-CASA für ein System wie facilioo entschieden haben. Mit diesem System sind wir schnell weggekommen von den Zettelsammlungen auf dem Schreibtisch. Trotzdem hatten wir noch eine Menge Unterlagen, die wir irgendwie managen mussten. 

tutum: Wie seid ihr weiter vorgegangen?

Filip Winkler: Jeder Mitarbeiter hat einen Tischscanner bekommen. Konfigurieren und dann fängt man einfach an zu scannen. Dazu macht man noch eine Sitzung im Team und überlegt sich wie, in welcher Struktur und unter welcher Benennung möchte man die Dokumente am sinnvollsten ablegen. Dafür gibt es ja keine Standardlösung. Kein Falsch und kein Richtig. Es muss funktionieren und jeder muss sich daranhalten. Je einfacher das Ganze ist, desto leichter die Umsetzung. Das hat ganz gut funktioniert. So haben wir die Objektakte unter Kontrolle bekommen. 

tutum: Aber da war für dich noch nicht Schluss, richtig?

Filip Winkler: Nein, denn es blieben noch die vielen Rechnungen und Kontoauszüge übrig. Dafür brauchten wir auch eine ordentliche Lösung. Für mich kam nicht infrage, das Verwalterprodukt zu wechseln, weil wir tatsächlich zufrieden waren. Ich kenne viele andere Produkte. Ich wusste, dass keines etwas liefern kann, das unser Problem oder die typischen Verwaltungsprobleme beseitigen konnte. 

tutum: Was hast du getan, als du feststelltest, dass es das richtige Produkt speziell für Wohnungsverwalterinnen noch nicht gab?

Filip Winkler: Ich habe geguckt, was gibt es denn über den Verwalterhorizont hinaus. Andere Branchen haben auch Dokumente und müssen die irgendwie managen. Ich habe begonnen, mich für das Dokumentenmanagement-System DocuWare zu interessieren und dann herausgefunden, dass hier in Nürnberg ein Partnerunternehmen von DocuWare sitzt: tutum. Ich habe Kontakt aufgenommen und hatte tatsächlich den damaligen Geschäftsführer Herrn Körber am Telefon. Mit dem habe ich mich gleich gut verstanden.

tutum: Und hatte tutum die Lösung, die du gesucht hast?

Filip Winkler: Nein. Ich habe schnell gemerkt, WEG-Verwaltung sagt den wenigsten etwas. Das war ein langer Prozess. Wir waren der erste Kunde, der sich als WEG-Verwalter mit der Bitte an tutum gewandt hat, DocuWare so zu konfigurieren, dass es für uns Probleme lösen kann. Das war ein langer und schmerzhafter Prozess. Das Ergebnis sehen Sie heute. Das ist das Produkt, das tutum und DocuWare Ihnen anbieten können: eine zentrale Dokumentenablage in der Objekt- und Mieterakte und automatisierte Rechnungsverarbeitung. Wir haben das Ganze schon in Betrieb. Wir benutzen das jetzt noch parallel. Aber ab dem nächsten Jahr 2024 nutzen wir es dann zu 100 Prozent. Ab dem 1. Januar 2024 produzieren wir keine Papierbelege mehr. Rechnungen, die per Post kommen, werden nur noch eingescannt, landen im System und danach direkt im Mülleimer.

„Rechnungen, die per Post kommen, werden nur noch eingescannt, landen im System und danach direkt im Mülleimer.“

tutum: Es war ein anstrengender Prozess bis dorthin und es gab viele Probleme, denen du dich gegenübergestellt gefühlt hast. Welche Themen haben dich besonders beschäftigt? 

Filip Winkler: Ja, wir sind von der Unternehmensgröße guter Mittelwert für die Verwaltungsbranche. Die meisten Verwalter werden so 5 bis 8 Vollzeitmitarbeiteräquivalente haben. Meistens hängen Themen wie Digitalisierung dann am Chef, der noch viele andere Sachen hat und kaum Zeit findet, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Wenn Geld keine Rolle spielen würde, würde ich mir als nächsten Mitarbeiter keinen Verwalter einstellen, sondern einen eigenen Unternehmens-ITler, der diese Dinge mit entwirft und betreut. Dann muss ich das nicht selbst machen. Aber das ist inzwischen kaum noch der Fall. Wir haben ja jetzt ein fertiges Produkt.

„Wenn Geld keine Rolle spielen würde, würde ich mir als nächsten Mitarbeiter keinen Verwalter einstellen, sondern einen eigenen Unternehmens-ITler.“

tutum: Vielen Hausverwaltern geht es ähnlich. Wo siehst du die größten Stolpersteine?

Filip Winkler: Das ist das große Thema Produkteinführung. Wie managt man so etwas? Wie überlegt man sich, welches Produkt das Richtige ist? Was kann welches Produkt? Was sind die Pros und Kontras? Und so weiter. Das war eigentlich das größte Problem. Zeit und einen freien Kopf zu finden, um eine richtige Entscheidung zu treffen. Sich hinzusetzen, das Thema strukturiert anzugehen und sich einen Plan zu überlegen. 

tutum: Hattest du denn einen Plan, als du losgelaufen bist mit der Digitalisierung?

Filip Winkler: Ganz ehrlich, und dafür schäme ich mich auch nicht, ich hatte keinen Plan. Die Lösungen finden dich. Dir wird etwas empfohlen oder du schnappst was auf einer Tagung auf. Du kannst dann relativ schnell entscheiden, was kostet dich Zeit und was kannst du relativ schmerzfrei umsetzen.

tutum: Wie kam das Thema Digitalisierung bei deinem Team an?

Filip Winkler: Es ist schwer, das Thema in einem eingespielten Team zu vermitteln und durchzubekommen. Aber wenn man es nicht schafft, wird man es schwerer haben, neue Mitarbeiter zu gewinnen, die digitale Prozesse erwarten. 

tutum: Die Digitalisierung eurer Prozesse erleichtert dir das Recruiting. Doch das bestehende Team musste sie erst mal umsetzten. Welche Erfahrungen hast du in diesem Prozess mit deiner Belegschaft gemacht?

Filip Winkler: Es ist natürlich ein Generationenthema. Es ist zwar nicht generell so, dass ältere Mitarbeiter ein größeres Problem mit der Digitalisierung haben, da gibt es auch positive Gegenbeispiele. Jüngere aber haben keine Berührungsängste. Man muss nur die Jüngeren finden, die Lust haben, in einer WEG-Verwaltung zu arbeiten. Das ist ein ganz wichtiger Punkt, den man definitiv nicht aus den Augen lassen sollte. Das Thema Mitarbeiter. 

tutum: Wo lagen für dich die Herausforderungen beim Thema Personal?

Filip Winkler: Man wird immer die Antwort bekommen, ich habe doch eigentlich keine Zeit. Ich habe doch schon so viel die Woche. Ich muss das noch fertig machen und so weiter. Das ist die große Gefahr. Man kommt von einer Tagung und hat tolle Verwaltungen aus anderen Städten getroffen, die schon digital arbeiten. Das scheint alles so einfach und es könnte so schön sein. Aber dann scheitern solche Projekte eben ganz schnell an der Umsetzung. 

tutum: Wie verhindert man, dass es an der Umsetzung scheitert? Worauf sollte man achten?

Filip Winkler: Inzwischen gibt es mehr Lösungen auf dem Markt. Das ist schön, denn man hat eine höhere Chance, genau die richtige Lösung für sich zu finden. Aber man muss sich auch mehr damit beschäftigen. Es braucht Zeit, bis man das alles gefiltert hat. Die geistigen und zeitlichen Kapazitäten freizubekommen, ist eigentlich das größte Problem. 

tutum: Du rätst, sich ausreichend Zeit für die Planung zu nehmen. Du bist über das Planungsstadium weit hinaus. Was begeistert dich aktuell besonders?

Filip Winkler: Was ich toll finde, ist, dass ich den allergrößten Teil der Buchhaltung bereits bei der Dokumentenverarbeitung erledigen kann. Das ist klasse. Das ist in einem einzigen Satz gesagt, aber es ist eine ganz große Sache. Ich mache nicht nur saubere Dokumentenverwaltung. Ich bekomme Dokumente rein und digitalisiere sie, wenn sie es noch nicht sind. Dann indexiere ich sie und sorge dafür, dass sie in einem sicheren, GoBD-konformen Archiv archiviert werden. Und mein Dokumentenmanagement macht dann noch einen ganz großen Teil der Buchhaltung im selben Arbeitsschritt. Übrig bleibt nur noch das Bezahlen.

„Was ich toll finde, ist, dass ich den allergrößten Teil der Buchhaltung bereits bei der Dokumentenverarbeitung erledigen kann. Das ist klasse."