Warum brauchen Zeitarbeitsunternehmen eine digitale Personalakte?

Zeitarbeitsunternehmen haben viele Herausforderungen zu bewältigen: von der Verwaltung der Arbeitszeiten, der Entlohnung bis hin zur Gewinnung und Bindung von Talenten. Eine der größten Herausforderungen besteht jedoch darin, die Personalakten von Mitarbeitern und Zeitarbeitsunternehmen zu verwalten und dabei nicht im gefährlichen Papierdschungel unterzugehen.
Wie Sie dieses Problem mit Hilfe einer digitalen Personalakte ganz einfach umgehen können, erfahren Sie heute in diesem Beitrag:

Eine herkömmliche Personalakte bringt jede Menge an Nachteilen mit sich. Warum das so ist, lässt sich recht einfach erklären. Jedes Dokument, unabhängig davon, wie es auch den Weg in Ihr Unternehmen gefunden hat, muss händisch erfasst und abgelegt werden. Dass das nicht immer gleich erledigt werden kann oder auch nicht immer reibungslos klappt, kann man sich bereits mit relativ wenig Fantasie ausmalen. Und damit ist auch schon das nächste Problem vorprogrammiert – der Datenschutz. Denn wie lassen sich Compliance-Vorgaben und sensible Daten in Papierform geräuschlos vereinen? Exakt, nämlich eher nicht. Denken Sie nur an die Kopie von der Kopie, die auf die Schnelle mal – weil es vermeintlich einfacher ist - erstellt wird und die dann offen im Papierfach auf dem Gang liegenbleibt, weil sie dort vergessen wurde. Ähnliche Tatorte und Tathergänge sind übrigens nicht ausgeschlossen. Hinzukommen die steigenden Lagerkosten, denn Papier kostet eben nicht nur die Umwelt den ein oder anderen Baum, sondern auch viel Platz für die Aufbewahrung, der bezahlt werden muss. Ganz abgesehen davon, dass sich physische Personalakten auch ganz schlecht ad hoc von A nach B beamen lassen, wenn sie beispielsweise im Homeoffice oder im Rahmen einer Prüfung benötigt werden.  

Die Lösung gegen all diese Unwägbarkeiten bietet eine digitale Personalakte. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum Sie mit ihr genau diese Herausforderungen meistern und als Zeitarbeitsunternehmen gleichzeitig effizienter und kostensparender arbeiten können.  

Aber lassen Sie uns doch zuerst einmal klären, was sich überhaupt hinter diesem Begriff verbirgt:  

1. Was versteht man unter einer digitalen Personalakte?

In erster Linie erfüllt eine digitale Akte den Zweck, den Workflow einer Personalabteilung effizienter zu gestalten. Durch eine Automatisierung (und damit Digitalisierung) von Arbeitsabläufen, wie z. B. auch der automatischen Kategorisierung und Aufbewahrung von Dokumenten, spart man nicht nur Zeit in der Bearbeitung, sondern langfristig gesehen auch richtig viel Geld und Nerven, weil alle Informationen auf Knopfdruck sortiert verfüg- und nutzbar sind.  

2. Wie funktioniert eine digitale Personalakte?

Das Prinzip der digitalen Personalakte funktioniert im Grunde genommen nicht anders als die klassische Personalakte in Papier – bloß ohne Papier. Hier werden alle Personaldokumente der Mitarbeiter, im besten Fall vollständig automatisiert, in ein digitales Dokumentmanagement-System eingepflegt und zentral verwaltet.  

3. Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?

a. Aktenberge reduzieren

Sie können sich sicherlich gut vorstellen, wie viel Papier sich über den Lauf der Zeit ansammelt, alleine dann, wenn Mitarbeiter im Laufe der Jahre kommen und gehen, Urlaubsanträge einreichen, sich krankmelden, Gehaltsabrechnungen erstellt werden müssen oder man einfach eine Notiz zur Akte hinzufügen möchte. Dabei machen es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren oder auch rechtliche und tarifliche Informationen, die in regelmäßigen Abständen eingehen, nicht unbedingt leichter. Sobald das eigene Büro aus den Nähten platzt (was schneller passiert, als es einem lieb ist), wird das wilde Papier in den Keller ausgelagert oder in externe Lagerflächen ausgegliedert, die eigens angemietet werden müssen. All das kostet Platz und dementsprechend aufwändig und umständlich gestaltet sich dann auch die Suche nach Informationen, wenn spontan die Akte „Huber“ gebraucht wird. Kostenintensiv ist übrigens auch die Vernichtung all dieser Papierberge, wenn Aufbewahrungsfristen enden oder Akten „umgewälzt“ werden. All das wird leichter oder entfällt, wenn Sie Ihre Daten konsequent digital verwalten.  

b. Kosten reduzieren

Haben Sie schon einmal überlegt, wie viel Zeit damit verbracht wird, (Personal-)Unterlagen zu suchen, Unterlagen für die Faktura aufzubereiten, Unterlagen sortiert, gelocht und abgeheftet werden müssen und wie hoch der Aufwand ist, dass allen Personen die richtigen Informationen zur Verfügung stehen? Auch interne Aktenprüfungen ufern ohne eine durchdachte digitale Verarbeitung von Dokumenten oft in ein Chaos aus, weil aufwändig vor Ort geprüft und wieder gesucht werden muss. Der mitunter größte Hebel bei der Digitalisierung ist der Zeit- und damit auch der Kostenfaktor. Denn der Fachkräftemangel macht sich auch in der Zeitarbeitsbranche beim internen Personal drastisch bemerkbar. In dieser sensiblen Situation ist es besonders wichtig, Erleichterungen für die bestehenden Mitarbeiter*innen zu schaffen und ihnen so wieder mehr Zeit für ihre wesentlichen Aufgaben – und damit auch mehr Freude an der Arbeit – zu ermöglichen. Sobald Sie damit beginnen, Prozesse zu automatisieren, sparen Sie Zeit und damit auch Geld.  

c. Bearbeitungszeit verkürzen

Wie sieht eigentlich der Alltag in den Zeitarbeitsunternehmen – ohne digitale Lösung –aus? Noch immer werden Unterlagen erst gescannt und anschließend in Papierform in Ordnern abgelegt. Nahezu alle Dokumente werden per (Haus-)Post verteilt und so kommt es unweigerlich zu vielen Kopien und einer Doppelablage an unterschiedlichen Orten. All diese Papierberge werden jährlich zur Langzeitarchivierung umsortiert. Und genau das kostet immens viel Zeit in der Bearbeitung, die es dringend zu verkürzen gilt. Das klappt nur, wenn Sie beginnen, digital zu denken und auch so zu arbeiten.  

4. Die Lösung: Ein revisionssicheres Archiv in Form einer digitalen Personalakte

Die Verwaltung von Personalakten kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, insbesondere, wenn es darum geht, Informationen zu aktualisieren oder nach fehlenden Dokumenten zu suchen. Eine digitale Personalakte automatisiert diesen Prozess, indem sie Dokumente direkt in das System einfügt und automatisch alle erforderlichen Informationen und Dokumente anzeigt. Dabei gibt es allerdings auch rechtliche Aspekte zu beachten.  

Wie gestaltet man eine Archivierung revisionssicher? 

Der Begriff revisionssicherer Archivierung beschreibt allgemein die digitale Aufbewahrung von digitalen Akten, so dass diese die rechtlichen Anforderungen der GoBD und der DSGVO an Sicherheit, Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit und Zugriffsschutz erfüllen. 

Im Kern geht es um… 

• Integrität // Die gespeicherten Daten dürfen während des gesamten Aufbewahrungszeitraumes nicht verändert werden. Dazu werden oft Prüfsummen und Verschlüsselung verwendet.
• Authentizität // Es muss nachweisbar sein, wer wann welche Daten gespeichert hat, um möglichen Missbrauch oder Manipulationen vorzubeugen.  
• Verfügbarkeit // Die gespeicherten Daten müssen jederzeit abrufbar sein. 
• Langzeitarchivierung // Die Daten müssen über einen langen Zeitraum gespeichert werden, oft über mehrere Jahre oder sogar Jahrzehnte hinweg.  
  

Wenn Sie sich also für eine digitale Personalakte entscheiden, sollte diese unbedingt über ein revisionssicheres Archiv verfügen.  

Neben all den anderen Vorteilen, die sich durch die Automatisierung ergeben, bietet sie auch eine höhere Sicherheit und Compliance. Durch die Speicherung von Daten in einer sicheren, cloud-basierten Umgebung können Sie als Zeitarbeitsunternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu diesen Informationen haben. So wird jede Information auch an jedem Ort verfügbar, sofern die Berechtigung für den Zugriff vorhanden ist. Wenn beispielsweise also ein Mitarbeiter*in von zu Hause arbeitet, kann er/sie trotzdem auf alle Daten zugreifen und sie flexibel bearbeiten. Gleichzeitig können alle Daten, die sich in einer digitalen Personalakte befinden, auch zu Analysezwecken verwendet werden. Durch den Einsatz dieser Tools erkennen Sie als Dienstleistungsunternehmen frühzeitig Muster und identifizieren Trends, die bei der Einstellung von Mitarbeiter*innen und Zeitarbeitsnehmer*innen hilfreich sein können.  

Der Einsatz einer digitalen Personalakte wirkt sich also in vielen Bereichen positiv aus:  

• Reduzierung von Suchzeiten
• Verbesserung der Einhaltung rechtlicher Vorschriften 
• Verbesserung der Zugriffsregeln
• zufriedenere Mitarbeiter*innen
• Zugriff von überall 
• Reduzierung Datenverlust
• Erhöhung Datensicherheit
• Vereinfachung interner Prüfungen
  
  

5. Checkliste zur Effizienzsteigerung

Sie möchten als Zeitarbeitsunternehmen Ihre Effizienz steigern und wieder agiler werden? Dann legen wir Ihnen abschließend diese Checkliste ans Herz:  

6. Zusammenfassung

Wenn Sie all diese Punkte beachten, entfallen für Ihre Mitarbeiter*innen viele Einzelschritte, die Sie unnötig Zeit, Geld & Nerven kosten.  

In einer Studie, die wir kürzlich durchgeführt haben, gaben mehr als 50% der befragten Personaldienstleister an, dass sie durch die Einführung einer digitalen Personalakte pro Mitarbeiter 1-3 Stunden pro Woche einsparen.  

Eine digitale Personalakte ist ein wertvolles Instrument – gerade für Zeitarbeitsunternehmen. Es unterstützt Sie dabei, effizienter zu arbeiten, Kosten zu sparen, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten, flexibler zu sein und Ihre eigene Datenanalyse zu verbessern.