Top Practices für die optimale Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems

Das hilft Ihnen wirklich weiter: 

Sobald Sie sich darüber klar werden, dass Sie zu viel Zeit mit der Suche nach der Rechnung B oder dem Lieferschein Z verbringen, sollten Sie kurz innehalten und sich überlegen, wie Sie dem künftig entgegenwirken können.

Denn völlig egal, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, eine systematische und wohl durchdachte Verwaltung von Dokumenten ist immer der Schlüssel zu mehr Effektivität, mehr Zeit für andere Projekte und einer besseren Zusammenarbeit.

Eine digitale Verwaltung von Dokumenten kann sehr einfach sein, wenn Sie sich im Vorfeld eingehend mit Ihren firmeninternen Herausforderungen beschäftigt haben. Hier lohnt es sich, echte Basisarbeit zu leisten. Fangen Sie mit den Grundlagen an und definieren Sie die persönlichen Ziele für Ihr Unternehmen. Nur wenn Sie das sauber fixiert haben, können Sie auch den Erfolg und damit die Verbesserung messen, die Sie erreichen, wenn Sie ein DMS einsetzen.

Damit auch Sie effektiv arbeiten können, haben wir in diesem Beitrag für Sie die gängigsten Praktiken zusammengestellt. Sie geben Ihnen eine echte Hilfestellung, wenn Sie eine digitale Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen einführen oder Ihr bestehendes System verbessern möchten. 

1. Definieren Sie Ihre Ziele und entwickeln Sie Schlüsselkennzahlen
2. Legen Sie eine Priorisierung für die Automatisierung von einfachen und häufig genutzten Geschäftsprozessen fest
3. Optimieren Sie papierbasierte Prozesse – anstelle sie zu imitieren
4. Erfassen Sie Inhalte an dem Ort, an dem sie entstehen
5. Sorgen Sie für eine intuitive und einfache Benutzeroberfläche
6. Profitieren Sie von den Vorteilen einer Cloud
7. Arbeiten Sie mit einer einheitlichen Ordner- und Dokumentstruktur
8. Stellen Sie Richtlinien für die Versionskontrolle auf
9. Vereinfachen Sie die Einhaltung von Vorschriften und sorgen Sie für mehr Sicherheit, indem Sie eine elektronische Signatur verwenden
10. Gestalten Sie Genehmigungen durch eine Automatisierung effektiver
11. Testen Sie die Lösung über einen kostenlosen Testaccount

1. Definieren Sie Ihre Ziele und entwickeln Sie Schlüsselkennzahlen

Gerade an der Stelle scheitern bereits viele Unternehmen, weil sie sich im Vorfeld nicht überlegen, welche Zielsetzung sie eigentlich mit der Einführung eines DMS verfolgen wollen und wie sie überhaupt ihren Erfolg bzw. ihren Fortschritt messen können.

Denn verständlicherweise ist es schwer bis unmöglich zu beurteilen, ob die Inbetriebnahme eines Dokumentenmanagement-Systems gut gelaufen ist, wenn Sie nicht wissen, warum dieses System überhaupt eingeführt werden soll.

Je genauer Sie mit dieser Fragestellung umgehen, umso greifbarer wird auch Ihr Ergebnis sein.

• Geht es darum, Kosten bei der Bearbeitung von Dokumenten einzusparen
• Wollen Sie die Zusammenarbeit im Team / mit Externen optimieren?
• Möchten Sie den Nutzern die Chance ermöglichen, Dokumente schneller aufzufinden?
• Sollen manuelle Abläufe neu definiert werden?

➡️ Unser Tipp:

Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, welche Kriterien Sie heranziehen können, um Ihren Fortschritt zu messen. Mit welchen Parametern können Sie in dem Zusammenhang arbeiten? Welche Kennzahlen und Leistungsindikatoren (KPIs) geben Aufschluss darüber, ob sich etwas durch die Nutzung eines DMS verändert hat? Schaffen Sie eine Ausgangsbasis, mit der Sie Ihr aktuelles System laufend vergleichen können.

2. Legen Sie eine Priorisierung für die Automatisierung von einfachen und häufig genutzten Geschäftsprozessen fest

Durch die Nutzung automatisierter Prozesse können Sie nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch die Arbeitsbelastung für Ihre Mitarbeiter:innen reduzieren. Beides führt final zu einer Kosteneinsparung für Ihr Unternehmen. Damit eine Automatisierung den maximalen Benefit bringt, ist es notwendig, dass Sie dabei Prioritäten setzen und Ihren Fokus auf Prozesse setzen, die geschäftskritisch sind und die deckungsgleich mit Ihren Zielen sind.

Eine Automatisierung ist vor allem für Prozesse geeignet, die einfach gehalten sind oder immer wiederkehren. Denn genau hier lassen sich die einzelnen Schritte im Workflow sehr gut definieren und optimieren – und genau so können Sie die zeitliche Ersparnis auch gut messbar machen und gegenüberstellen.

Ein Praxisbeispiel:

Vor der Automatisierung des Prozesses hat ein Hersteller oftmals Stunden dazu benötigt, bis ein Kunde eine Antwort erhielt. Durch den automatisierten Vorgang kann er nun viel schneller auf Kundenanfragen zu einer Bestellung reagieren, weil er die Dokumente, die benötigt werden, sofort findet und nicht manuell danach suchen muss. Nun kann er diesen Kunden innerhalb von wenigen Minuten adäquat antworten.

➡️ Unser Tipp:

Auf die gleiche Art und Weise lassen sich auch Bestellabläufe beschleunigen, allgemeine Reaktionszeiten verbessern oder auch die Integration mit einem Buchhaltungssystem vornehmen, damit mehr Skonti erfasst werden können.

3. Optimieren Sie papierbasierte Prozesse – anstelle sie zu imitieren 

Der häufigste Fehler, der bei der der Optimierung von Prozessen begangen wird, ist, dass Unternehmen oft auf Biegen und Brechen versuchen, jeden papierbasierten Vorgang in einen digitalen Kontext umzuwandeln – ohne die Chance zu nutzen, unnötige Schritte ein für alle Mal auszublenden.

Bei jedem digitalen Prozess, den Sie einführen möchten, sollten Sie jede Maßnahme, die Sie bisher angewandt haben, auf den Prüfstand stellen und sich fragen, ob dieses Vorgehen auch in der Zukunft wirklich notwendig ist. Dabei werden Sie feststellen, dass gewisse Schritte oft ersatzlos entfallen können, ohne dass das spätere Ergebnis negativ von diesem Wegfall beeinflusst wird.

Ein Praxisbeispiel:

Eine Behörde wollte eigentlich ihr Verfahren für die Genehmigung von Einkäufen auf einen digitalen Workflow umstellen. Im ersten Schritt wurde der papiergebundene Vorgang 1:1 nachgestellt, bei dem der Assistent des Rechnungsprüfers zu jedem Schritt die Genehmigungen sammeln und weiterleiten musste. Nachdem jedoch Geschäftsregeln in das Dokumentenmanagement-System eingebunden wurden, konnte die Behörde auch Rechnungen zur Genehmigung weiterleiten, ohne dass der Assistent an jeder Stelle aktiv werden musste.

➡️ Unser Tipp:

Viele Unternehmen begehen den Fehler, zu versuchen, papierbasierte Prozesse einfach in einem digitalen Kontext zu replizieren, anstatt die Gelegenheit zu nutzen, zusätzliche Schritte zu eliminieren. Bei der Einführung digitaler Prozesse sollten Sie sich daher fragen, warum Sie in der Vergangenheit bestimmte Verfahrensweisen angewendet haben und ob diese Schritte in diesem neuen Kontext wirklich notwendig sind.

4. Erfassen Sie Inhalte an dem Ort, an dem sie entstehen

Wenn Sie darauf achten, dass Sie Dokumente möglichst dort erfassen, wo sie „entstehen“, sparen Sie nicht nur Zeit – Sie haben auch eine bessere Datenqualität. Als Positiv-Beispiel dienen hier Anwendungen wie elektronische Formulare oder virtuelle Drucker.

Mit Hilfe eines virtuellen Druckers können Sie Dokumente direkt in Ihrem DMS speichern, ohne, dass Sie diese erst ausdrucken und scannen müssen. Durch ein elektronisches Formular können Ihre Mitarbeiter Daten automatisch aus einem Dokument herauslesen – auch damit reduzieren Sie manuelle Schritte.

➡️ Unser Tipp:

Berücksichtigen Sie auch den Datenaustausch mit ERP-, CRM- oder weiteren Unternehmenslösungen. Sobald Ihr DMS mit anderen Systemen kommunizieren kann, ist es auch möglich, dass Daten abgerufen und innerhalb dieser Systeme getauscht werden können. So stellen Sie sicher, dass Ihre geschäftlichen Informationen zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort aktuell sind.

5. Sorgen Sie für eine intuitive und einfache Benutzeroberfläche

Erinnern Sie sich kurz einmal daran, wie es sich anfühlt, wenn Sie in einem für Sie fremden Supermarkt einkaufen müssen. Schon beim Betreten haben Sie keinen blassen Schimmer, welches Regal Sie eigentlich aufsuchen müssen. Sie sehen alles, aber nicht das, was Sie eigentlich benötigen, und sind bereits von Beginn an überfordert. Genauso fühlen sich Ihre Mitarbeiter:innen, wenn Sie mit einem neuen System arbeiten müssen und von den vielen Funktionen nur ein Bruchteil für sie in Frage kommt.

➡️ Unser Tipp:

Achten Sie darauf, dass Ihre Nutzer die Möglichkeit haben, sich ihr persönliches Dashboard so zu bauen, dass sie schnell auf die Funktionen Zugriff haben, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben brauchen. Es bringt jede Menge Vorteile, wenn sich die Benutzeroberfläche rollenbezogen bereits vom Admin voreinstellen lässt. Ihre Nutzer:innen arbeiten zielgerichteter und werden nicht von irrelevantem Ballast unnötig verwirrt.

6. Profitieren Sie von den Vorteilen einer Cloud

Bei einem On-Premises-System werden alle Anwendungen, aber auch die Speicher- und Netzwerktechnologie physisch im Unternehmen installiert. Jede Technologie wird also vor Ort bereitgestellt und nicht über einen externen Dienstleister oder einen Cloud-Anbieter bezogen. All das kostet nicht nur Aufwand, sondern auch bares Geld, da  auch die erforderliche Hardware gekauft, installiert und regelmäßig gewartet werden muss. Demzufolge ist auch das Unternehmen selbst für den reibungslosen Betrieb, die Wartung, die Sicherheit und die Aktualisierung der Systeme verantwortlich.

➡️ Unser Tipp:

Wenn Sie sich für ein cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System entscheiden, ist der Anbieter für die Sicherheit und die Aktualität verantwortlich – und nicht Sie. Sie können also flexibel Ihre Lösung skalieren, ohne dass Sie interne IT-Ressourcen aufstocken müssen. Einen weiteren großen Vorteil liefert aber auch die Verfügbarkeit der Daten. Unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter:innen gerade befinden, ermöglicht die Cloud auf jedem zugelassenen Endgerät via Internet einen Zugriff auf die Daten, die benötigt werden. Völlig unabhängig davon, wie weit der Standort oder das bearbeitende Team vom Unternehmenssitz auch entfernt sind.

7. Arbeiten Sie mit einer einheitlichen Ordner- und Dokumentenstruktur

Was hilft Ihnen der ortsunabhängige Zugriff, wenn Sie trotzdem die erforderlichen Dokumente nicht (schnell genug) finden können. Bevor Sie sich an die Einführung eines DMS wagen, sollten Sie sich eingehend damit auseinandersetzen, wie die Struktur Ihrer Dokumente beschaffen sein soll und was sich daraus für die Indizierung und Bezeichnung von Ordnern und Dokumenttypen ableiten lässt.

Ein Praxisbeispiel:

Wenn Sie einen Rechnungsprozess optimieren möchten, können Sie beispielsweise eine Bezeichnung wählen, die vorgibt, dass alle Rechnungen mit einem festgelegten Format benannt werden müssen. Wählen Sie außerdem immer die gemeinsamen Indexfelder für den Dokumenttyp und für verwandte Dokumenttypen  sorgfältig aus. So sollten Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine gemeinsame Datenfelder haben, damit sie mit nur einer Suchoption abgerufen werden können.

➡️ Unser Tipp:

Erarbeiten Sie Regeln und Richtlinien, wie Informationen kategorisiert und wo diese abgespeichert werden sollen. Sobald Sie sich hier festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen, in Ihrer Dokumentenverwaltungssoftware Automatisierungen und Regeln einführen, um zu gewährleisten, dass sich alle Mitarbeiter:innen an diese Regeln halten.

8. Stellen Sie Richtlinien für die Versionskontrolle auf

Um sicherzustellen, dass die Integrität eines Dokuments auch tatsächlich gewahrt bleibt, müssen Sie wissen, welche Änderungen zwischen den verschiedenen Versionen vorgenommen wurden. Nur so können Sie gewährleisten, dass jeder Nutzer immer mit der neuesten Version arbeitet.

Sobald die Versionsverwaltung aktiv ist, vergibt das System beim Speichern einer neuen Version oder auch beim Einchecken eines Dokuments in ein Archiv automatisch eine neue Versionsnummer. Wird ein Dokument manuell eingecheckt, lässt sich eine Haupt- und eine Unternummer auswählen – bei der automatisierten Versionsverwaltung vergibt das System eine Nummer. Sie haben immer die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Dokumente auszuchecken, die Sie dann in einem Ordner oder Ihrer Dokumentenablage bearbeiten können. Das Sperren von Dokumenten, die vorab ausgecheckt wurden, verhindert, dass Änderungen vorgenommen werden können, während eine andere Person das Dokument bearbeitet. Zudem wird genau dokumentiert, welche Änderungen von wem getätigt wurden.

➡️ Unser Tipp:

Durch eine Versionskontrolle werden Dokumente, die bearbeitet wurden, automatisch als neue Version gespeichert. Die Historie eines Dokuments gibt Aufschluss über die

• Versionsnummern
• den Status
• das Datum bzw. den Zeitpunkt, zu dem es gespeichert wurde
• vorhandene Kommentare und
• den Namen des Benutzers, der das Dokument bearbeitet / gespeichert hat.

9. Vereinfachen Sie die Einhaltung von Vorschriften und sorgen Sie für mehr Sicherheit, indem Sie eine elektronische Signatur verwenden

Ist es tatsächlich möglich, die Echtheit einer Unterschrift auf einer Vereinbarung mit einem Lieferanten oder einem Vertrag durch eine elektronische Unterschrift nachzuweisen?

Ja, das lässt sich tatsächlich nachweisen. Und das macht tatsächlich einiges leichter. Deshalb empfehlen wir Ihnen unbedingt die Verwendung einer elektronischen Signatur.

➡️ Unser Tipp:

Das DMS, mit dem Sie künftig arbeiten wollen, sollte eine elektronische Signatur besitzen. Nachdem diese Signatur als rechtsverbindlich gilt, entspricht sie auch den aktuellen Sicherheitsanforderungen. Dank ihr können Sie ausschließen, dass ein Dokument von einer unbefugten Person unterzeichnet oder geändert wurde. Damit vermeiden Sie rechtliche Probleme, wenn Sie künftig Arbeitsabläufe automatisieren.

10. Gestalten Sie Genehmigungen durch eine Automatisierung effektiver

Durch eine Dokumentenmanagement-Software mit Workflow-Optionen können Sie manuelle Aufgaben und die dafür erforderliche Bearbeitungszeit drastisch minimieren.

Ein Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen erstellt Schulungsunterlagen, die alle Mitarbeiter erhalten sollen. Bevor dies jedoch passieren kann, müssen verschiedene Prozesse angestoßen werden.

• Fachleute erstellen die Inhalte
• Ein Mitarbeiter aus der Seminarabteilung erstellt auf Grundlage dieser Inhalte einen ersten Entwurf
• Eine weitere Person prüft diesen Vorschlag auf seine Richtigkeit hin
• Ein Redakteur übernimmt die weitere Bearbeitung
• Der finalisierte Entwurf geht weiter an die Kreativabteilung, dort werden die Unterlagen noch „in schön“ gestaltet und finalisiert.

Zu jedem Zeitpunkt kann der Inhalt nach oben oder nach unten weiteregegeben werden. Es kann immer passieren, dass inhaltliche Unstimmigkeiten aufgedeckt werden und der Entwurf noch einmal an den ursprünglichen Autor zurückgehen muss.

Werden die Schulungsdokumente per E-Mail hin- und hergeschickt, läuft man immer Gefahr, dass Informationen verloren gehen, Fristen verpasst werden oder Kommunikationsfehler passieren.

Ein integrierter Workflow des DMS ermöglicht es, dass alle relevanten Informationen mit einem Mausklick an die richtigen Teams oder Personen verschickt werden können. So sieht jeder Beteiligte auf einen Blick, wie der Stand der Dinge ist und was als nächstes zu tun ist.

Dieses Verfahren lässt sich ebenso für Rechnungen, Kundenaufträge oder weitere dokumentenbasierte Abläufe anwenden.

➡️ Unser Tipp:

Prüfen Sie, welche Workflows für Sie Sinn machen und wie Sie Ihre Prozesse transparenter gestalten und vereinfachen können. So minimieren Sie Fehlerquellen und schaffen gleichzeitig mehr Effizienz.

11. Testen Sie die Lösung über einen kostenlosen Testaccount

Generell gilt: Sie können sich noch so lange Gedanken in der Theorie machen – eine echte Erkenntnis bringt nur das praktische Austesten einer Lösung. Und das sollten Sie im Vorfeld auf Herz und Nieren tun.

➡️ Unser Tipp:

Legen Sie sich einen Testaccount an und wagen Sie sich an den Praxistest, indem Sie eigene Dokumente hochladen und verschiedene Szenarien ausprobieren.

Fazit

Diese einfachen Beispiele zeigen sehr gut, wie wichtig es ist, dass Sie im Vorfeld intensiv mit Ihren individuellen Prozessen und Anforderungen auseinandersetzen und festlegen, wie und wo eine Automatisierung stattfinden kann.

Wenn Sie diese Erkenntnisse aus der Praxis berücksichtigen und Sie sich eingehend mit den Szenarien befassen, garantieren wir Ihnen, dass Sie für Ihr Unternehmen in Zahlen quantifizierbare Vorteile in der Bearbeitung von Dokumenten erreichen können.

Das sollten Sie rund um das Thema DMS wissen

Was versteht man eigentlich unter Dokumentenmanagement (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, Dokumente elektronisch zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Es ermöglicht die Speicherung, Organisation und Suche von digitalen Dokumenten in einem Unternehmen oder einer Organisation.

Wie sollten Sie bei der Auswahl eines DMS vorgehen?

Die Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) erfordert eine sorgfältige Analyse der Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Hier sind einige Schritte, die Ihnen bei der Auswahl eines DMS helfen können:

• Anforderungen: Analysieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an ein DMS. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Art der Dokumente, die Sie verwalten möchten, die Größe Ihres Unternehmens, die Anzahl der Benutzer, die Zusammenarbeit und Workflow-Anforderungen, die Integration mit anderen Systemen usw.
• Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die Hauptprobleme und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Erstellen Sie eine Liste von Funktionen und Eigenschaften, die ein DMS haben sollte, um diese Probleme zu lösen und Ihre Anforderungen zu erfüllen.
• Anbietervergleich: Machen Sie sich mit verschiedenen DMS-Anbietern vertraut. Suchen Sie nach etablierten Anbietern mit gutem Ruf und Erfahrung in der Branche. Lesen Sie Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte, um Informationen über die Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und den Kundenservice der Anbieter zu erhalten.
• Funktionen und Preise: Vergleichen Sie die Funktionen und Eigenschaften der verschiedenen DMS-Lösungen mit Ihren Anforderungen. Achten Sie auf Funktionen wie Dokumentenorganisation, Versionierung, Suchfunktionen, Sicherheitsoptionen, Integrationen, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit. Berücksichtigen Sie auch die Kosten und Lizenzmodelle der DMS-Lösungen, damit es später kein böses Erwachen gibt.
• Workflows: Automatisierte Arbeitsabläufe sollten Teil des Dokumentenmanagement-Angebots sein und nicht als kostspieliges Add-on hinzukommen.
• Demos und Tests: Fordern Sie Demos oder Testversionen der DMS-Lösungen an, um sie in Aktion zu sehen und ihre Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität zu überprüfen. Testen Sie das System mit Ihren eigenen Dokumenten und prüfen Sie auf Herz und Nieren, ob es Ihren Anforderungen gerecht wird.
• Integration: Denken Sie daran, wie das DMS mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen integriert werden kann, z. B. mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur, CRM-Software, E-Mail-Systemen usw. Stellen Sie sicher, dass das DMS nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen arbeiten kann.
• Sicherheit und Compliance: Überprüfen Sie die Sicherheitsfunktionen des DMS, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente geschützt sind. Beachten Sie auch die Compliance-Anforderungen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche, z. B. Datenschutzvorschriften, rechtliche Bestimmungen usw.
• Kundenservice: Stellen Sie sicher, dass der DMS-Anbieter einen effektiven Kundensupport bietet und Ihnen bei der Implementierung, Schulung und Wartung des Systems unterstützt.

➡️ Treffen Sie basierend auf Ihrer Analyse, dem Vergleich der DMS-Lösungen und den Testergebnissen eine fundierte Entscheidung und wählen Sie das DMS aus, das am besten zu Ihren Anforderungen passt. Wir zeigen Ihnen gerne, wie leicht Sie mit DocuWare Ihre Prozesse automatisieren können und effektiv, benutzerfreundlich und vorausschauend agieren können.

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Disclaimer: Dieser Beitrag bietet keine verbindliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich bitte daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen Fachanwalt. Auch wenn die Inhalte dieses Artikels sorgfältig und gewissenhaft recherchiert wurden, übernimmt tutum keine Haftung für die hier angeführten Informationen.