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Dokumentenmanagement - Cloud oder On-Premises?

Marie Hunner
22.03.22 09:55

Die Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) fällt vielen Unternehmen schwer. Häufig scheitert die Wahl bereits an undurchsichtigen Begrifflichkeiten wie Cloud oder On-Premises. Außerdem ist oft unklar, welchen Nutzen die einzelnen Lösungen bieten. Um Ihnen die Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Inhalt:
 

Was bedeutet On-Premises?

Bei einem On-Premises Dokumentenmanagement-System (DMS) kauft oder mietet das Unternehmen die Software und betreibt sie anschließend selbstverantwortlich auf der unternehmenseigenen IT-Umgebung.

Der Zugriff auf die On-Premises Software erfolgt entweder über eine web-basierte Benutzeroberfläche oder über eine Desktop-Anwendung. Bei dieser Lösung ist allerdings ein eigenes IT-Team notwendig, das für Updates und die Wartung der Server und Daten zuständig ist. Weitere Infos zu unserer On-Premises Lösung finden Sie hier.

Seit 2010 verliert die On-Premises Software zunehmend an Bedeutung und wird von der Cloud Software verdrängt.1

Was ist eine Cloud?

Bei Cloud Computing werden Daten auf den externen Servern eines Drittanbieters gehostet. Das häufigste Prinzip ist hierbei „Software as a Service“ (SaaS).

Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) speichert alle Daten auf einem gemieteten Server. Der Zugriff kann über eine Internetverbindung hergestellt werden. Diese Lösung ermöglicht es gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr Speicherplatz oder Server zu mieten. Inbegriffen sind hierbei alle Updates und die Wartung der Server und Daten. Weitere Infos zu unserer Cloud Lösung finden Sie hier.

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Unterschied On-Premises vs. Cloud

Häufig fällt es schwer, zwischen On-Premises und Cloud DMS zu unterscheiden. Daher haben wir für Sie eine Übersicht geschaffen, wie die beiden Lösungen anhand verschiedener Faktoren voneinander abgegrenzt werden können:

Arbeitsaufwand

On-Premises Cloud
  • Hoher Arbeitsaufwand (z. B. für Installation und Wartung)
  • Wenig Aufwand (z. B. für Einarbeitung)

 

Know-how

On-Premises Cloud
  • IT-Abteilung mit Know-how erforderlich
  • Kaum Know-how notwendig

 

Infrastruktur

On-Premises Cloud
  • Daten in Räumlichkeiten des Unternehmens
  • Auf eigener Hardware
  • Daten auf dem System/ im Rechenzentrum des Anbieters
  • Hardware & Betrieb im Mietpreis enthalten
  • Individuelle Auslagerungsverträge notwendig

 

Kontrolle

On-Premises Cloud
  • Unternehmen hat Kontrolle über Daten und Prozesse
  • Unabhängigkeit von Drittanbietern
  • Maximale Entscheidungsfreiheit
  • Unternehmen hat Kontrolle über Daten und Prozesse
  • Abhängigkeit von Drittanbietern
  • Maximale Entscheidungsfreiheit

 

Kosten

On-Premises Cloud
  • Einmalige Kaufgebühr
  • Jährliche Update- und Supportpauschalen
  • Kosten für Anschaffung der Hardware, Software & Infrastruktur
  • Betriebskosten & Kosten für IT-Personal
  • Monatliches Abonnement/ Mietpreis
  • Preis richtet sich nach genutzten Ressourcen

 

Kosten Cloud vs. On-Premises
Gesamtkosten des Betriebs - jährlich und kumuliert

Kosten-Cloud-vs-On-Premises_1000px

Sicherheit

On-Premises Cloud
  • Unternehmen für Sicherheit verantwortlich
  • Anbieter für Sicherheit verantwortlich

 

Datenschutz

On-Premises Cloud
  • Sensible Daten bleiben im eigenen System, daher hohe Datensicherheit
  • Vertrauenswürdiger Anbieter notwendig

 

Einhaltung der Vorschriften

On-Premises Cloud
  • Unternehmen ist für Einhaltung der Vorschriften verantwortlich
  • Beachtung von BDSG2 & DSGVO3 in Deutschland
  • Branchenspezifische Vorschriften
  • Unternehmen hat Sorgfaltspflicht, dass Anbieter Vorschriften einhält
  • Beachtung von BDSG2 & DSGVO3 in Deutschland
  • Bei Standort im Ausland müssen spezielle datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden
  • Branchenspezifische Vorschriften

 

Skalierbarkeit & Flexibilität

On-Premises Cloud
  • Geringe Flexibilität bei sich verändernden Anforderungen
  • Schlechte Skalierbarkeit bei Wachstum des Unternehmens
  • Hohe Flexibilität und gute Skalierbarkeit durch kurzfristige und unkomplizierte Erweiterung bzw. Änderung

 

Speicherplatz

On-Premises Cloud
  • Zur Erweiterung des Speicherplatzes zusätzliche Anschaffung von Hardware notwendig
  • Unbegrenzt erweiterbarer Speicherplatz
  • Je nach Bedarf hinzubuchbar

 

Wartung & Support

On-Premises Cloud
  • Unternehmen ist eigenverantwortlich für die Betreuung und Durchführung von Updates und Wartung
  • Anbieter ist verantwortlich für die Betreuung und Durchführung von Updates und Wartung

 

Risiken

On-Premises Cloud
  • Größtenteils beim Unternehmen
  • Größtenteils beim Anbieter

 

Zugriff

On-Premises Cloud
  • Offline-Zugriff problemlos möglich
  • Online-Zugriff über VPN möglich
  • Online-Zugriff über den Browser (gute Internetverbindung notwendig)
  • Kein Zugriff bei Systemausfall

 

Anpassbarkeit

On-Premises Cloud
  • Individuelle Anpassbarkeit an eigene Bedürfnisse
  • Vorgefertigte Abläufe vorhanden
  • Individuelle Anpassbarkeit an eigene Bedürfnisse

 

Vorteile & Nachteile des On-Premises DMS

Klar ist, dass selbstverständlich jede Lösung sowohl gute als auch schlechte Seiten hat. Im Folgenden zeigen wir daher verschiedene Vorteile und Nachteile eines On-Premises DMS auf:

Guter Datenschutz

Komplette Kontrolle über Daten & Zugriffe

Hohe Sicherheit

 Anpassbarkeit der Software an individuelle Bedürfnisse

 Offline-Zugriff möglich

Hohe Investitionskosten zu Beginn

Hohe laufende Kosten (Updates, Wartung, Personal, etc.)

Hoher Aufwand

Eigene Hardware nötig

 Daten unterliegen eigener Verantwortung

Erfahren Sie hier mehr über unsere On-Premises DMS Lösung

Vorteile & Nachteile des Cloud DMS

Auch diese Art von Dokumentenmanagement-System bringt verschiedene Vorteile und Nachteile mit sich:

Keine eigene Hardware nötig

Minimaler Aufwand da Anbieter sich um Wartung, Updates etc. kümmert

Keine hohen Investitionskosten zu Beginn

Kaum Kosten für IT-Personal

Geringes finanzielles Risiko

Anbieter für Sicherheit der Daten zuständig

Hohe Flexibilität

Gute Skalierbarkeit

Standort-unabhängiger Online-Zugriff

Kein Offline-Zugriff

 Internetverbindung notwendig

Monatliche/ jährliche Kosten

Abhängigkeit vom Anbieter

Vertrauenswürdiger Anbieter notwendig

 Sicherung des Datenschutzes schwieriger

Erfahren Sie hier mehr über unsere Cloud DMS Lösung

Hybride Lösung als Gamechanger?

Sowohl On-Premises Lösungen als auch Cloud Lösungen haben also ihre Vorzüge. Doch es ist nicht zwingend notwendig, sich für eine dieser beiden zu entscheiden. Wer nach einer Kombination der verschiedenen Vorteile sucht, findet sein Glück vielleicht in einer Hybrid-Lösung. Diese vereint die Vorteile der zwei Lösungen. Hierbei werden die Daten auf der eigenen Hardware gespeichert, die genutzte Software befindet sich allerdings in der Cloud. Auf diese Weise können beispielsweise sensible Daten geschützt und gleichzeitig eine hohe Flexibilität erhalten werden. Eine hybride Lösung zu nutzen, kann daher ein echter Gamechanger für Ihr Unternehmen sein!

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Fazit

Auf der Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) können Unternehmen sich zwischen einer On-Premises Lösung, einer Cloud Lösung oder einer hybriden Lösung entscheiden. Hierbei gilt es verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und je nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens die passende Lösung auszuwählen.