Die Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) fällt vielen Unternehmen schwer. Häufig scheitert die Wahl bereits an undurchsichtigen Begrifflichkeiten wie Cloud oder On-Premises. Außerdem ist oft unklar, welchen Nutzen die einzelnen Lösungen bieten. Um Ihnen die Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Bei einem On-Premises Dokumentenmanagement-System (DMS) kauft oder mietet das Unternehmen die Software und betreibt sie anschließend selbstverantwortlich auf der unternehmenseigenen IT-Umgebung.
Der Zugriff auf die On-Premises Software erfolgt entweder über eine web-basierte Benutzeroberfläche oder über eine Desktop-Anwendung. Bei dieser Lösung ist allerdings ein eigenes IT-Team notwendig, das für Updates und die Wartung der Server und Daten zuständig ist. Weitere Infos zu unserer On-Premises Lösung finden Sie hier.
Seit 2010 verliert die On-Premises Software zunehmend an Bedeutung und wird von der Cloud Software verdrängt.1
Bei Cloud Computing werden Daten auf den externen Servern eines Drittanbieters gehostet. Das häufigste Prinzip ist hierbei „Software as a Service“ (SaaS).
Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) speichert alle Daten auf einem gemieteten Server. Der Zugriff kann über eine Internetverbindung hergestellt werden. Diese Lösung ermöglicht es gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr Speicherplatz oder Server zu mieten. Inbegriffen sind hierbei alle Updates und die Wartung der Server und Daten. Weitere Infos zu unserer Cloud Lösung finden Sie hier.
Häufig fällt es schwer, zwischen On-Premises und Cloud DMS zu unterscheiden. Daher haben wir für Sie eine Übersicht geschaffen, wie die beiden Lösungen anhand verschiedener Faktoren voneinander abgegrenzt werden können:
On-Premises | Cloud |
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Klar ist, dass selbstverständlich jede Lösung sowohl gute als auch schlechte Seiten hat. Im Folgenden zeigen wir daher verschiedene Vorteile und Nachteile eines On-Premises DMS auf:
Guter Datenschutz
Komplette Kontrolle über Daten & Zugriffe
Hohe Sicherheit
Anpassbarkeit der Software an individuelle Bedürfnisse
Offline-Zugriff möglich
Hohe Investitionskosten zu Beginn
Hohe laufende Kosten (Updates, Wartung, Personal, etc.)
Hoher Aufwand
Eigene Hardware nötig
Daten unterliegen eigener Verantwortung
Erfahren Sie hier mehr über unsere On-Premises DMS Lösung
Auch diese Art von Dokumentenmanagement-System bringt verschiedene Vorteile und Nachteile mit sich:
Keine eigene Hardware nötig
Minimaler Aufwand da Anbieter sich um Wartung, Updates etc. kümmert
Keine hohen Investitionskosten zu Beginn
Kaum Kosten für IT-Personal
Geringes finanzielles Risiko
Anbieter für Sicherheit der Daten zuständig
Hohe Flexibilität
Gute Skalierbarkeit
Standort-unabhängiger Online-Zugriff
Kein Offline-Zugriff
Internetverbindung notwendig
Monatliche/ jährliche Kosten
Abhängigkeit vom Anbieter
Vertrauenswürdiger Anbieter notwendig
Sicherung des Datenschutzes schwieriger
Erfahren Sie hier mehr über unsere Cloud DMS Lösung
Sowohl On-Premises Lösungen als auch Cloud Lösungen haben also ihre Vorzüge. Doch es ist nicht zwingend notwendig, sich für eine dieser beiden zu entscheiden. Wer nach einer Kombination der verschiedenen Vorteile sucht, findet sein Glück vielleicht in einer Hybrid-Lösung. Diese vereint die Vorteile der zwei Lösungen. Hierbei werden die Daten auf der eigenen Hardware gespeichert, die genutzte Software befindet sich allerdings in der Cloud. Auf diese Weise können beispielsweise sensible Daten geschützt und gleichzeitig eine hohe Flexibilität erhalten werden. Eine hybride Lösung zu nutzen, kann daher ein echter Gamechanger für Ihr Unternehmen sein!
Auf der Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) können Unternehmen sich zwischen einer On-Premises Lösung, einer Cloud Lösung oder einer hybriden Lösung entscheiden. Hierbei gilt es verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und je nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens die passende Lösung auszuwählen.
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