Gesetzesänderung: Schriftform fällt - das ändert sich in der Zeitarbeit

Seit dem 1. Januar 2025 wird die Zeitarbeitsbranche spürbar entlastet: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) schafft die verpflichtende Schriftform für Arbeitnehmerüberlassungs- und Arbeitsverträge ab. Stattdessen genügt nun die flexiblere Textform. Doch was bedeutet die Neuerung konkret für Personaldienstleister*innen? In diesem Artikel fassen wir die wesentlichen Änderungen zusammen und geben praxisnahe Tipps, wie Unternehmen den Übergang erfolgreich gestalten können. 

1. IV. Bürokratieentlastungsgesetz: Das ändert sich für die Zeitarbeit
   1. Schriftform fällt für Arbeitnehmerüberlassungsverträge
   2. Schriftform fällt für Arbeitsverträge
   3. Schriftform bleibt bei befristeten Verträgen mit einer Ausnahme
2. Diese Vorteile bringt die Gesetzesänderung in der Zeitarbeit
3. 4 Tipps für Personaldienstleister*innen: So gelingt die Umstellung auf die Textform
4. Fazit: Gesetzesänderung als Digitalisierungsbooster für die Zeitarbeit

IV. Bürokratieentlastungsgesetz: Das ändert sich für die Zeitarbeit 

1. Schriftform fällt für Arbeitnehmerüberlassungsverträge

Bisher mussten Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) von beiden Seiten – Personaldienstleister*in und Kundinnen – jeweils in Originalform unterschrieben werden, sei es handschriftlich mit „wet ink“ oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Der Austausch der Verträge per Post oder Boten vor Einsatzbeginn war aufwendig und führte bei kurzfristigen Einsätzen oft zu Verzögerungen. 

Mit Inkrafttreten des BEG IV am 1. Januar 2025 wird das bisherige Schriftformerfordernis durch die Textform ersetzt. Gemäß Art. 55 BEG IV lautet § 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG nun: 

 „Der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher bedarf der Textform.“ 

Die gesetzlichen Anforderungen an die Textform sind in § 126b BGB geregelt: Eine Erklärung muss in lesbarer Form abgegeben und die Identität der Erklärenden klar benannt werden – zudem muss sie auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert sein und die Empfängerin muss dauerhaft Zugriff auf diese Erklärung haben. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Damit sind neben Papierverträgen nun auch E‑Mails, PDFs, Faxe, Festplatten oder USB-Sticks als rechtsgültige Formen anerkannt. Diese Neuerung ermöglicht eine deutlich flexiblere Gestaltung der Vertragsprozesse und beschleunigt administrative Abläufe erheblich. 

Wichtig zu beachten: Es ändert sich ausschließlich die Form des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags. Alle weiteren vertraglichen Voraussetzungen bleiben unverändert. Das bedeutet, dass die Erklärungen der an dem Vertragsschluss beteiligten Parteien jeweils der anderen Partei zugehen müssen und der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag vor dem Einsatzbeginn formal abgeschlossen sein muss.

2. Schriftform fällt für Arbeitsverträge 

Neben der Erleichterung für Arbeitnehmerüberlassungsverträge profitiert die Zeitarbeitsbranche auch von einer Reform der Formvorschriften bei Arbeitsverträgen. Ab dem 1. Januar 2025 werden die bisherigen Formanforderungen nach § 2 Abs. 1 des Nachweisgesetzes (NachwG) durch Art. 50 des BEG IV gelockert. Zukünftig kann die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses alternativ zur traditionellen Schriftform auch in Textform erfolgen – das heißt, sie kann elektronisch übermittelt werden.  

Dabei müssen jedoch bestimmte Kriterien erfüllt werden: Das Dokument muss für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer jederzeit zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können. Zudem ist es erforderlich, dass die Arbeitnehmer aktiv dazu aufgefordert werden, einen Empfangsnachweis zu bestätigen. Auf ausdrücklichen Wunsch der Arbeitnehmenden muss der Arbeitgeber die Vertragsunterlagen zusätzlich in der herkömmlichen Schriftform übermitteln. 

3. Schriftform bleibt bei befristeten Verträgen - mit einer Ausnahme

Während für unbefristete Arbeitsverhältnisse die gesetzliche Schriftform fällt, bleibt sie für befristete Arbeitsverhältnisse grundsätzlich bestehen. Eine Ausnahme gibt es jedoch für Verträge, die bis zum Regelrenteneintrittsalter befristet sind. In Art. 63 des BEG IV wird ein neuer Absatz 2 in § 41 des Sechsten Buchs Sozialgesetzbuch (SGB VI) eingefügt, der festlegt, dass für eine Befristung bis zum Regelrenteneintrittsalter künftig auch die Textform ausreichend ist. Diese Regelung weicht ausdrücklich von der in § 14 Abs. 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) festgeschriebenen Schriftformerfordernis für befristete Verträge ab. 

Diese Vorteile bringt die Gesetzesänderung in der Zeitarbeit

Effizienzsteigerung und schnellere Vertragsabwicklung
In der Zeitarbeitsbranche sind kurzfristige Einsätze und häufig wechselnde Arbeitsverhältnisse an der Tagesordnung. Die digitale Erstellung und Übermittlung von Arbeitsverträgen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich: 

• Schnellere Vertragsabwicklung: Arbeitgeber*innen können Verträge per E-Mail, PDF oder anderen elektronischen Formaten zügig aufsetzen und versenden. 

• Ortsunabhängige Prüfung: Arbeitnehmer*innen haben die Möglichkeit, Verträge von überall zu prüfen und digital zu bestätigen. 

Diese Vereinfachungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten schneller einsatzbereit sind und sich der gesamte Prozess erheblich beschleunigt. 

Erhöhte Rechtssicherheit und Transparenz 
Elektronische Verträge bieten klare Vorteile in puncto Dokumentation und Nachweisführung: 

• Transparente Archivierung: Elektronische Verträge lassen sich eindeutig dokumentieren, archivieren und bei Bedarf schnell abrufen. Das reduziert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und stellt sicher, dass Vertragsbedingungen jederzeit nachvollziehbar sind.  

• Authentizität durch elektronische Signaturen: Elektronische Signaturen gewährleisten die Authentizität und Integrität der Dokumente. 
  
  

Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung
Der Verzicht auf physische Dokumente hat ökologische Vorteile und spart Kosten: 

• Weniger Papierverbrauch: Durch die digitale Verwaltung werden Druck-, Lager- und Versandkosten minimiert. 

• Optimierte Archivierung: Digitale Personalakten erleichtern das Speichern, Suchen und Verwalten von Verträgen, was Arbeitszeit und damit Personalkosten reduziert. 
  
  

Integration in moderne Arbeitsprozesse
Viele Unternehmen setzen bereits auf digitale Tools, um ihre internen Abläufe zu optimieren. Die elektronische Verwaltung von Arbeitsverträgen ist ein weiterer Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten Arbeitswelt: 

• Digitale HR-Systeme: Moderne Softwarelösungen ermöglichen nicht nur die Erstellung und Verwaltung von Verträgen, sondern auch eine effiziente Kommunikation zwischen Entleiherin, Verleiher und Arbeitnehmerin. 

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Änderungen an Vertragsbedingungen können kurzfristig und unkompliziert digital umgesetzt werden – ideal für Unternehmen, die schnell auf Marktveränderungen reagieren müssen. 
  
  

Zusammenfassung der Vorteile: 

✅ Schnellere Vertragsabwicklung – digitale Übermittlung spart Zeit 
✅ Reduzierter Verwaltungsaufwand – kein Drucken, Scannen oder Postversand mehr erforderlich 
✅ Flexiblere Kommunikation – digitale Prozesse optimieren die Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitenden 
✅ Digitale Archivierung – Verträge lassen sich sicher speichern und einfach verwalten 
✅ Nachhaltigkeit – weniger Papierverbrauch und geringere Kosten 
✅ Bessere Nachweismöglichkeiten – Dokumentation bleibt jederzeit nachvollziehbar 

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4 Tipps für Personaldienstleister*innen: So gelingt die Umstellung auf die Textform 

Diese praxisnahen Tipps unterstützen Sie dabei, den Übergang zur digitalen Textform strukturiert und effizient zu gestalten: 

✅ Tipp 1: Altvereinbarungen aktualisieren 
Bestandsaufnahme: Altvereinbarungen, die vor dem 1. Januar 2025 mit dem Kunden abgeschlossen wurden und noch die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform beinhalten, sollten angepasst werden.  
Anpassung vereinbaren: Insbesondere bei Rahmenarbeitnehmerüberlassungsverträgen empfiehlt es sich, festzulegen, dass alle zu schließenden Einzelverträge künftig in Textform erfolgen – übrigens unter Wahrung der Schriftform. 

✅ Tipp 2: Interne Prozesse standardisieren
Workflows definieren: Legen Sie genau fest, wie Verträge erstellt, digital übermittelt und archiviert werden.
Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie klare Zuständigkeiten innerhalb Ihres Teams, um den Prozess effizient zu steuern.
Digitaler Ablageort: Bestimmen Sie einen zentralen digitalen Ablageort, sodass alle Verträge jederzeit auffindbar und revisionssicher sind – beispielsweise in einer digitalen Personalakte.
Empfangsdokumentation: Implementieren Sie einen Prozess, der den Erhalt der Verträge dokumentiert und die Bestätigung des Empfangs sichert. 

✅ Tipp 3: Externe Kommunikation und Kundeneinbindung
Frühzeitige Information: Kommunizieren Sie frühzeitig mit Ihrer Kundschaft über die anstehenden Änderungen und erläutern Sie die Vorteile der neuen Textform, wie etwa schnellere Vertragsabwicklungen und geringere Verwaltungskosten.
Unterstützung anbieten: Bieten Sie Unterstützung und Beratung bei der Umstellung an – etwa in Form von Informationsmaterialien oder Webinaren. Feedback einholen: Nutzen Sie das Feedback Ihrer Geschäftspartner*innen, um eventuelle Unsicherheiten frühzeitig zu erkennen und gezielt zu adressieren. 

✅ Tipp 4: Technische Voraussetzungen prüfen und Prozesse testen
Systemcheck: Überprüfen Sie Ihre IT-Infrastruktur und Software auf Kompatibilität mit den neuen Anforderungen der digitalen Textform.
Prozesstests: Führen Sie Testläufe mit Musterverträgen durch, um sicherzustellen, dass der gesamte Ablauf von der Erstellung bis zur Archivierung reibungslos funktioniert.
Schulung der Mitarbeitenden: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit den neuen digitalen Tools, sodass alle Beteiligten den geänderten Prozess sicher beherrschen

Fazit: Gesetzesänderung als Digitalisierungsbooster für die Zeitarbeit

Der Wegfall der Schriftformpflicht markiert einen bedeutenden Meilenstein auf dem Weg der digitalen Transformation der Zeitarbeitsbranche. Nach langem Ringen um die Zulassung der Textform bietet sich nun die Chance, veraltete Verwaltungsprozesse grundlegend zu modernisieren. Personaldienstleister*innen sollten diese Möglichkeit unbedingt ergreifen. Die neue Regelung erleichtert das Tagesgeschäft erheblich: Zeitarbeitsunternehmen müssen nicht mehr auf postalisch unterschriebene Verträge warten. Stattdessen kann der gesamte Prozess in wenigen Minuten per E-Mail oder spezialisierter Software abgeschlossen werden. Das spart Zeit, reduziert Stress bei kurzfristigen Einsätzen und sorgt für mehr Flexibilität. 

Allerdings erfordert der Wandel eine strukturierte Herangehensweise: Bestehende Prozesse müssen angepasst, Mitarbeitende geschult sowie Kundinnen und Kunden rechtzeitig einbezogen werden. Wer diese Punkte konsequent umsetzt, legt die Basis für eine moderne und effizientere Personalvermittlung. 

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um die Gesetzesänderung als Sprungbrett für Ihr Unternehmen zu nutzen und den digitalen Wandel aktiv voranzutreiben. Lassen Sie sich von unserem Digitalisierungsexperten Maxim Pflüger unterstützen. Vereinbaren Sie noch heute Ihren Termin! 

Disclaimer: Dieser Beitrag bietet keine verbindliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich bitte daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen Fachanwalt. Auch wenn die Inhalte dieses Artikels sorgfältig und gewissenhaft recherchiert wurden, übernimmt tutum keine Haftung für die hier angeführten Informationen.