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Die 3 Arten der elektronischen Signatur - alles was Sie darüber wissen müssen

8 Minuten Lesezeit
15.12.22 10:09

Die Digitalisierung ist in allen Lebensbereichen zu finden und die Transformation von analogen zu digitalen Prozessen ist in vollem Gange. Dabei geht es nicht nur um die technische Umsetzung, sondern vor allem um die Frage, wie wir in Zukunft leben und arbeiten wollen. Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie mit der Transformation ihrer Geschäftsprozesse einen wichtigen Beitrag zu ihrer Zukunftsfähigkeit leisten können. Darunter auch die Personaldienstleistungsbranche. Hier kämpfen die Unternehmen neben einer hohen Fluktuation an Arbeitnehmerüberlassungen mit Bergen von Verträgen und Dokumenten. 

Doch auch Sie haben verstanden, dass Prozesse sich ändern müssen. Viele Personaldienstleister haben heute keine Lust mehr, ihre Dokumente noch handschriftlich auf Papier zu unterzeichnen. Das liegt zum einen am hohen Aufwand. Wer will schon unzählige Dokumente, Verträge, etc. erst ausdrucken, dann händisch unterzeichnen und anschließend wieder einscannen und verschicken? Ganz zu schweigen von den dabei unnötig entstehenden Druckkosten, die das eigene Budget unnötig schmälern.

Stellen Sie sich also einmal ganz in Ruhe die Frage: Sind Sie wirklich bereit, den klassischen Aufwand zum Unterzeichnen eines Dokuments noch auf sich zu nehmen?
Und vor allem: Könnte es auch anders gehen? Wie wäre es zum Beispiel mit einer elektronischen Signatur? Wäre das nicht viel einfacher und kostengünstiger?
Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, was eine elektronische Signatur überhaupt ist, wo es Unterschiede gibt und wann Sie die elektronische Signatur überhaupt verwenden dürfen! 

Inhalt:
  1. Was ist eine elektronische Signatur?
  2. Was ist der Unterschied zwischen der digitalen Signatur und der elektronischen Signatur?
  3. Was ist der Unterschied zwischen der digitalen Signatur und dem digitalen Zertifikat?
  4. Welche Arten von elektronischen Zertifikaten gibt es?
  5. Welche Vorteile haben elektronische Signaturen?
  6. Sind elektronische Signaturen rechtskonform?
  7. Wann kann ich elektronische Signaturen verwenden und wann nicht?
  8. Was ist das Nachweisgesetz?
  9. Kann ich bei Arbeitsverträgen eine elektronische Signatur verwenden?
  10. Ersetzt die QES das Schriftformerfordernis nach §11 des AÜG?
  11. Fazit

Was ist eine elektronische Signatur?

Mit einer elektronischen Signatur bzw. Unterschrift können Sie Ihre Dokumente jederzeit ortsunabhängig unterschreiben. Das Besondere dabei: Es ist nicht nur sehr einfach, sondern auch rechtssicher. Die elektronische Signatur ersetzt daher in vielen Fällen die klassische händische Unterschrift.

Eine „Elektronische Signatur“ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Artikel 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung). 

Was ist der Unterschied zwischen der digitalen Signatur und der elektronischen Signatur?

Ziel der elektronischen Signatur ist die Rechtsgültigkeit. Sie erfüllt daher den gleichen Zweck wie die eigenständige Unterschrift auf Papier.

Ziel der digitalen Signatur ist die Datensicherheit. Sie ist mit einer notariell beglaubigten eigenhändigen Unterschrift vergleichbar. Dies gelingt durch kryptografische Verfahren. Die digitale Signatur beinhaltet dabei stets einen Hashwert.

Aufgepasst! Alle digitalen Signaturen sind elektronische Signaturen mit dem zusätzlichen Ziel der Datensicherheit.

Was ist der Unterschied zwischen der digitalen Signatur und dem digitalen Zertifikat?

Die digitale Signatur ist eine Methode zur Überprüfung der Authentizität eines Dokuments bzw. einer Nachricht. Sie stellt sicher, dass der Empfänger genau das Dokument erhält, welches der Absender versendet hat und es sich nicht um eine Fälschung handelt. Die digitale Signatur verwendet dabei die sog. Hashing-Funktion und wird mit dem DSS (Digital Signature Standard) erstellt.

Das digitale Zertifikat wird durch eine offizielle Zertifizierungsstelle ausgestellt. Diese überprüft die Identität des Antragstellers und kontrolliert, ob dieser alle Voraussetzungen für den Erhalt eines Zertifikats erfüllt. Das digitale Zertifikat verwendet persönliche Daten, die später bei der Identifizierung des Besitzers helfen. Der Endnutzer kann so die Gültigkeit und Authentizität des digitalen Zertifikats überprüfen. Dabei beruht es auf den Grundsätzen der Public-Key-Kryptographie.

Das Ziel beider Methoden ist der Schutz vor Daten. 

Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Die europäische Verordnung für E-Signaturen (eIDAS) definiert drei Arten der elektronischen Signatur:

  • Einfache elektronische Signatur (EES)
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Was ist die einfache elektronische Signatur (EES)?

Es klingelt bei Ihnen und der Paketdienst steht vor der Tür? Um Ihr Paket zu erhalten, müssen Sie zunächst Ihre Unterschrift auf einem elektronischen Gerät abgeben. Paketdienste sind ein typisches Beispiel für die Anwendung einer einfachen elektronischen Signatur (EES). Eine Besonderheit der einfachen elektronischen Signatur ist, dass ein Dokument ohne Identitätsprüfung unterschrieben werden kann. Für diese Art der Signatur gibt es keine definierten Anforderungen, die die unterzeichnende Person beachten muss. Das bedeutet aber auch, dass die unterzeichnende Person im Nachhinein die Unterzeichnung unter Umständen abstreiten kann.

Was ist die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)?

Im Gegensatz zur einfachen elektronischen Signatur (EES) muss die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) strengere Kriterien erfüllen. Diese Anforderungen sind in Artikel 26 der eIDAS-Verordnung aufgeführt. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss Folgendes erfüllen:

  • Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner
  • Ermöglichung der Identifizierung des Unterzeichners
  • Erstellung unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann
  • Verbundenheit mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten, so dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann

Da diese Art der Signatur strenge Kriterien erfüllt, hat sie eine höhere Beweiskraft als die einfache elektronische Signatur (EES). Für die Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) kommen beispielsweise Geräte wie das Mobiltelefon oder das Tablet der unterzeichnenden Person infrage.

Was ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die „qualifizierte elektronische Signatur“ ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. (Artikel 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung)

Das Besondere an der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist ihr Rechtsstatus in EU-Mitgliedsstaaten. Dort gilt sie laut Artikel 25 der eIDAS-Verordnung als juristisch gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift. Dies bedeutet daher auch, dass sie die gleichen Rechtswirkungen wie eine handschriftliche Unterschrift mit sich bringt. Nicht verwunderlich ist dabei, dass auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) verschiedenen Vorgaben folgen muss. Neben den gleichen Sicherheitskriterien wie die fortgeschrittene Signatur, muss sie außerdem folgende Anforderungen erfüllen:

  • Validierung der Identität des Unterzeichners muss im Vorhinein erfolgen
  • Signaturschlüssel muss in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD) liegen

Wollen Sie sich rechtskonform identifizieren, so können Sie bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zwischen verschiedenen Methoden wählen:

  • Video-Identifizierungsverfahren
  • App-Identifizierungsverfahren
  • eID-Funktion des deutschen Personalausweises
  • Ernennung durch einen geschulten Mitarbeiter (per Registration Authority App)
  • Persönliche Identifizierung, z. B. am POS (Point-of-Sale)

Blog Nachweisgesetz Grafik (1)

Welche Vorteile haben elektronische Signaturen?

Schluss mit Zeitverschwendung

Da Sie Dokumente ganz einfach in Echtzeit unterschreiben können, werden Liegezeiten auf nahezu null reduziert. So schaffen Sie es mit links, dass Arbeitseinsätze zeitnah und rechtskonform beginnen.

Mehr Budget am Ende des Monats

Sie sparen sich nicht nur Kosten für Papier, Druckerpatronen, Briefmarken etc., sondern außerdem Personalkosten, da Ihre Mitarbeiter weniger Zeit in die Unterzeichnung von Dokumenten stecken müssen. So bleibt Ihnen mehr Budget am Ende des Monats für Ihre wesentliche Arbeit.

Keine Ortsabhängigkeit

Da der komplette Signaturprozess ortsunabhängig funktioniert, sind Sie nicht an den Versand (z. B. per Post) der Dokumente gebunden. So brauchen Sie sich nicht darum sorgen, ob die Dokumente tatsächlich ankommen.

Rechtskonformität – alles sicher

Mit der elektronischen Signatur müssen Sie sich außerdem keine Gedanken darüber machen, ob Ihre Unterschrift rechtskonform ist. Diese Anforderungen erfüllt eine gute elektronische Signatur:
-    DSGVO Konformität
-    eIDAS Konformität
-    ISO 27001-Zertifizierung
Achtung: Es gibt Ausnahmen, bei denen keine elektronische Signatur verwendet werden darf!

So geht strukturiertes Arbeiten

Dank nachvollziehbarer Dokumentation können Sie Verträge und Dokumente nun ganz einfach zurückverfolgen. Wenn das mal keine Sicherheit bringt! Darüber hinaus wird Ihre Arbeitsweise auch viel effizienter. So überzeugen Sie Ihre Partner und Kunden mit Leichtigkeit von sich!

Als Personaldienstleister bei Kunden abliefern

Auf nimmer Wiedersehen langwieriges On-Boarding. Mit einer elektronischen Signatur können Sie Einsatzinformationen mit hoher Geschwindigkeit übermitteln. So werden Missverständnisse bereits im Vorhinein vermieden!

Happy Mitarbeiter – Happy Life

Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitales und vor allem zeitgemäßes Arbeiten. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern dies ermöglichen, so zahlt sich das positiv auf die Mitarbeiterbindung ein. Und das ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels von hoher Bedeutung!

Positiver Einfluss auf die Umwelt

Wir wünschen uns doch alle einen Planeten, auf dem wir langfristig angenehm leben können. Dass die elektronische Signatur dazu beiträgt, ist daher besonders erfreulich! Durch die Einsparung von Papier und umweltschädlichen Transportwegen können Sie der Umwelt so ganz einfach etwas Gutes tun.


E-Signaturen

Sind elektronische Signaturen rechtskonform?

Laut Artikel 25 der eIDAS-Verordnung darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit der elektronischen Signatur als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein wegen einem der folgenden Gründe abgesprochen werden:

  • Unterschrift liegt in elektronischer Form vor
  • Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind nicht erfüllt

Das bedeutet, dass laut Artikel 25 der eIDAS-Verordnung elektronische Signaturen von Grund auf zunächst rechtskräftig sind. Allerdings kann die Rechtskräftigkeit trotzdem durch andere Gründe abgesprochen werden. Außerdem gibt es einige gesetzlich geregelte Ausnahmen, wann keine elektronische Signatur verwendet werden darf.

Wann kann ich elektronische Signaturen verwenden und wann nicht?

In § 126 (3) BGB wird definiert: „Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“

Das bedeutet, dass im Normalfall die elektronische Form verwendet werden darf. Allerdings gibt es einige Ausnahmen, die die Verwendung von elektronischen Signaturen ausschließen.

Das darf unter anderem nicht in elektronischer Form erfolgen:

  • 623 BGB: Kündigung des Arbeitsverhältnisses
  • 630 BGB: Erteilung eines Arbeitszeugnisses
  • 766 BGB: Erteilung einer Bürgschaft
  • § 780, 781 BGB: Abgabe eines Schuldversprechens und eines Schuldanerkenntnisses
  • 2247 BGB: Handschriftliches Testament
  • 2 Abs (1) S. 3 NachwG: Wesentlichen Bedingungen im Arbeitsvertrag

Ein Beispiel für eine solche Ausnahme ist somit im Nachweisgesetz festgehalten. Was es damit auf sich hat und welche Besonderheiten hierbei im Hinblick zu der elektronischen Signatur beachtet werden müssen erläutern wir im Folgenden.

Was ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz regelt den Nachweis zu den wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses. Es gilt für alle Arbeitnehmer und Praktikanten, die als Arbeitnehmer gelten (gem. § 22 (1) Mindestlohngesetz).

Zur Einhaltung des Nachweisgesetzes müssen die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niedergelegt, unterzeichnet und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Dabei legt § 2 NachwG die zwingenden Inhalte eines Arbeitsvertrags fest. Dazu zählen beispielsweise die Dauer der Probezeit und der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses.

Besonders die Änderungen des Nachweisgesetzes ab dem 01.08.2022 haben das Thema Nachweisgesetz wieder aufgewirbelt. Neuerungen waren unter anderem die Erweiterung der wesentlichen Vertragsbedingungen sowie die Vorschrift zur Verhängung eines Bußgeldes bei Verstößen.

Kann ich bei Arbeitsverträgen eine elektronische Signatur verwenden?

Da sich elektronische Signaturen einer zunehmenden Beliebtheit erfreuen, ist es klar, dass viele Personen sich wünschen, auch Arbeitsverträge auf digitalem Weg zu unterzeichnen. Allerdings macht Ihnen hier § 2 Abs (1) S. 3 NachwG einen Strich durch die Rechnung. Dieser besagt:

„Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“

Auch hier gibt es somit eine Ausnahme, die die Verwendung einer elektronischen Signatur ausschließt. Und daran sollten Sie sich auch halten, denn neu ist, dass die Nichtbeachtung gem. § 4 (2) NachwG mit einer Geldbuße bis zu 2.000 € geahndet werden kann. Ein wichtiger Hinweis ist hier allerdings, dass nur die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht elektronisch signiert werden dürfen. Darüberhinausgehende Vertragsbedingungen können als extra beiliegendes Dokument trotzdem elektronisch unterzeichnet werden.

Zusammenfassend lässt sich daher Folgendes sagen:

Nein, bei den wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrags darf keine elektronische Signatur verwendet werden, bei darüberhinausgehenden Vertragsbedingungen jedoch schon. Dies wäre beispielsweise mit einer qualifizierenden elektronischen Signatur (QES) möglich.

Ersetzt die QES das Schriftformerfordernis nach §11 des AÜG?

Paragraph 12 Absatz 1 AÜG des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes besagt:

"Der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher bedarf der Schriftform."

Nun könnte dies den Anschein erwecken, dass gem. Paragraph 126 BGB die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden kann. Allerdings dürfen Sie hierbei Paragraph 11 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes nicht außer Acht lassen. Dieser besagt:

"Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen des Leiharbeitsverhältnisses richtet sich nach den Bestimmungen des Nachweisgesetzes."

Dies bedeutet, dass wie in § 2 Abs (1) S. 3 des Nachweisgesetzes geregelt auch bei Leiharbeitsverhältnissen kein elektronischer Nachweis für die wesentlichen Vertragsbedingungen verwendet werden darf.

Somit ist auch für Leiharbeitsverhältnisse die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zunächst ausgeschlossen. Lediglich bei über die wesentlichen Vertragsbedingungen hinausgehenden Vertragsbedingungen kann diese verwendet werden.

Fazit

Die elektronische Signatur ist klar auf dem Vormarsch. Mit dieser können Dokumente auf digitalem Weg unterschrieben werden. Die europäische Verordnung für E-Signaturen (eIDAS) unterscheidet zwischen der einfachen elektronischen Signatur (EES), der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und der qualifizierten Signatur (QES). Die Nutzung einer elektronischen Signatur bringt viele Vorteile wie Zeitersparnis, Kostenersparnis und Rechtskonformität. Allerdings ist Vorsicht geboten, da nicht in jedem Anwendungsfall auch die elektronische Signatur genutzt werden darf. Für bestimmte Inhalte von Arbeitsverträgen ist beispielsweise die Verwendung der elektronischen Signatur durch das Nachweisgesetz explizit ausgeschlossen. Nichtsdestotrotz gibt es zahlreiche andere Anwendungsfälle, in denen eine elektronische Signatur erlaubt ist und viele Vorteile mit sich bringen kann.

 

Disclaimer

Dieser Beitrag bietet keine verbindliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich bitte daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen Fachanwalt. Auch wenn die Inhalte dieses Artikels sorgfältig und gewissenhaft recherchiert wurden, übernimmt tutum keine Haftung für die hier angeführten Informationen.

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