DocuWare-Vergleich 2025: Alternativen für Rechnungsverarbeitung

Der Markt für digitale Rechnungsverarbeitung wächst. Doch welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen? In diesem DocuWare-Vergleich 2025 zeigen wir Stärken und Grenzen von DocuWare sowie von Alternativen wie CANDIS, Flowwer, ELO und anderen Anbietern. Sie erhalten einen kompakten Überblick, konkrete Einsatzszenarien und klare Empfehlungen für wen welche Software geeignet ist. So können Sie fundiert entscheiden, ob Sie eine schlanke Speziallösung brauchen oder eine skalierbare Plattform wie DocuWare.   

1. Warum der Markt für Rechnngsverarbeitung boomt
2. DocuWare im Überblick
   - Was ist DocuWare?
   - Für wen und wofür eignet sich Docuware?
   - Warum Unternehmen nach Alternativen zu Docuware suchen?
3. DocuWare im Vergleich zu anderen Rechnungsverarbeitungssystemen
   - CANDIS vs. DocuWare: Schnelle Automatisierung vs. tiefe Plattform
   - Flowwer vs. DocuWare: Einfache Freigabe vs. Unternehmensweiter Workflow
   - GetMyInvoices vs. DocuWare: Belegsammler vs. Prozessplattform
   - ELO vs. DocuWare: Tradition vs. Innovation
4. Die wichtigsten Lösungen im Schnellvergleich
5. Weitere Alternativen im Überblick
6. Entscheidungshilfe: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen? 
7. Fazit: Anschluss sichern, statt später aufzuholen
8. FAQ's

Warum der Markt für Rechnungsverarbeitung boomt

Durch die E-Rechnungspflicht, verschärfte gesetzliche Anforderungen (z. B. GoBD) und den Fachkräftemangel steigt der Druck, Eingangsrechnungen durchgängig digital und automatisiert zu verarbeiten. Unternehmen wünschen sich kurze Durchlaufzeiten, nachvollziehbare Freigaben und ein revisionssicheres Archiv, idealerweise ohne Medienbrüche und mit sauberer Anbindung an ihr ERP-System.  

Viele greifen dafür auf DocuWare zurück, ein etabliertes Dokumentenmanagement mit integrierter Rechnungsverarbeitung. Der Markt bietet wietere Alternativen, doch welche lohnt sich wirklich? 

Docuware im Überblick

Was ist DocuWare? 

DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit starker Rechnungsverarbeitung, revisionssicherer Archivierung und automatisierten Workflows. Es erfasst Rechnungen (inkl. E-Rechnungen), liest Daten aus, steuert Prüf- und Freigabeschritte, übergibt Buchungen an die Finanzsoftware und archiviert Unterlagen nach GoBD.  

Für wen und wofür eignet sich DocuWare? 

Typische Nutzer sind mittelständische Unternehmen mit abteilungsübergreifenden Prozessen, klaren Anforderungen an Nachweis- und Aufbewahrungspflichten sowie dem Wunsch nach tiefer Integration (z. B. DATEV, SAP, Microsoft 365). Wer einfache bis komplexe Workflows, intelligente Indexierung und eine skalierbare Architektur benötigt, findet hier eine zukunftssichere Plattform.  

Warum Unternehmen nach Alternativen zu DocuWare suchen 

Vor allem kleinere Firmen empfinden DocuWare oft als zu viel des Guten und suchen nach Alternativen. Wenn es in erster Linie darum geht, Eingangsrechnungen freizugeben und verbuchen zu lassen, wirkt eine umfassende Plattform mit DMS, Archivierung, Berechtigungskonzepten und komplexen Workflows schnell überdimensioniert. Der Funktionsumfang geht in diesen Situationen erstmal über den tatsächlichen Bedarf hinaus. 

DocuWare im Vergleich zu anderen Rechnungsverarbeitungssystemen 

CANDIS vs. DocuWare: Schnelle Automatisierung vs. tiefe Plattform 

Stärken von CANDIS: Wenn es schnell gehen soll 

CANDIS ist auf Automatisierung und einfache Freigabeprozesse spezialisiert. Das cloudbasierte Tool überzeugt mit kurzer Einführungszeit, intuitiver Oberfläche und automatisierten Freigaben. Für Teams, die vor allem Belege erfassen, prüfen und freigeben, reduziert die Lösung manuelle Schritte wie Datenerfassung oder Erinnerungen und schafft Transparenz in der Freigabekette. Damit eignet sich CANDIS besonders für KMU mit überschaubaren Prozessen und wenig IT-Aufwand. 

Grenzen von CANDIS: Wenig flexibel, wenn es komplex wird 

Sobald mehrstufige, abteilungsübergreifende Prozesse, Sonderfälle oder erweiterte Aufbewahrungsanforderungen gefragt sind, bietet CANDIS kaum Anpassungsmöglichkeiten und wenig Flexibilität. Revisionssichere Archivierung, umfassende Aktenstrukturen und frei modellierbare Workflows sind nicht der Schwerpunkt von CANDIS.  

DocuWare im Vergleich zu CANDIS: Wenn Prozesse wachsen (sollen) 

Mit DocuWare lässt sich der gesamte Prozess abbilden: Zur Rechnungsverarbeitung kommen ein vollständiges DMS mit GoBD-gerechter Archivierung, flexibel gestaltbare Workflows sowie breite Integrationen (z. B. ERP, DATEV, Microsoft 365). Die Plattform lässt sich bereichsübergreifend und standortweit einsetzen und unterstützt komplexe Genehmigungsstrukturen ebenso wie Prüf- und Audit-Pflichten. Intelligent Indexing lernt mit jeder Rechnung und steigert so die Effizienz im laufenden Betrieb. 

Fazit: CANDIS steht für Tempo und Einfachheit. DocuWare überzeugt durch Tiefe, Skalierbarkeit und revisionssichere Archivierung. 

Flowwer vs. DocuWare: Einfache Freigabe vs. unternehmensweiter Workflow 

Stärken von Flowwer: Schlank starten, schnell freigeben 

Flowwer ist ein leichtgewichtiges Cloud-Tool für die Rechnungsfreigabe. Die Lösung ist schnell eingerichtet, einfach zu bedienen und sorgt für klare, nachvollziehbare Freigaben. Es ist ideal für Teams, die ohne eigene IT-Ressourcen zügig Struktur in ihre Belegprüfung bringen wollen. 

Grenzen von Flowwer: Wenn mehr als Freigabe gefragt ist 

Sobald Anforderungen über eine reine Freigabe hinausgehen, wird es eng: Ganzheitliches Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung gehören nicht zur Lösung. Auch komplexere Rechtekonzepte, mehrstufige Workflows und breite Integrationen in ERP oder Buchhaltung sind nur begrenzt abbildbar. 

DocuWare im Vergleich zu Flowwer: Freigabe plus DMS-Fundament 

DocuWare verbindet die Rechnungsverarbeitung mit GoBD-konformer Archivierung und flexibel konfigurierbaren Workflows. Dadurch eignet sich die Plattform für mittlere und große Unternehmen, die Freigaben in einen durchgängigen Prozess einbetten und weitere Dokumentarten (z. B. Verträge, HR-Unterlagen, Projektakten) einbeziehen möchten.  

Fazit: Flowwer ist eine pragmatische Lösung für den Einstieg. Wer jedoch langfristig Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend digitalisieren und revisionssicher dokumentieren möchte, benötigt in der Regel eine skalierbare Plattform wie DocuWare.

GetMyInvoices vs. DocuWare: Belegsammler vs. Prozessplattform  

Stärken von GetMyInvoices: Belege einsammeln lassen statt selbst suchen 

GetMyInvoices ist auf Belegimport und zentrale Bündelung spezialisiert: Rechnungen werden automatisch aus E-Mails, Cloud-Diensten und Portalen zusammengeführt. Das spart Suchzeiten, reduziert Fehler im Eingangsprozess und verschafft besonders kleineren Unternehmen schnell Transparenz über alle Belege. 

Grenzen von GetMyInvoices: Kein durchgängiger Prozess 

Für die eigentliche Rechnungsverarbeitung ist das Tool jedoch nicht ausgelegt. Workflows und Freigaben fehlen ebenso wie eine revisionssichere Archivierung und ein tiefer Abgleich mit ERP oder Buchhaltung (z. B. Kontierung, Stammdatennutzung).  

DocuWare im Vergleich zu GetMyInvoices: Prozessplattform statt Sammelstelle 

DocuWare deckt dagegen den gesamten Ablauf ab: Erfassung, Prüfung, mehrstufige Freigabe, revisionssichere Archivierung und Suche. Zudem stellt es skalierbare Strukturen für mehrere Abteilungen, Mandanten oder Länder bereit. Damit ersetzt DocuWare Insellösungen und schafft einen einheitlichen, prüfbaren Prozess, der mit den Anforderungen mitwächst. 

Fazit: GetMyInvoices ist ein nützliches Add-on für die Belegbeschaffung. DocuWare ist die vollwertige End-to-End-Lösung, wenn Rechnungsverarbeitung standardisiert, automatisiert und revisionssicher ablaufen soll. 

ELO vs. DocuWare: Tradition vs. Innovation 

Stärken von ELO: Funktionsreich und anpassbar 

ELO zählt wie DocuWare zu den klassischen DMS mit großem Funktionsumfang. Die Plattform bietet zahlreiche Module und weitreichende Anpassungsmöglichkeiten: von Aktenstrukturen über Berechtigungen bis hin zu individuellen Masken und Regeln.  

Grenzen von ELO: Aufwand und Komplexität 

Dem Plus an Flexibilität steht ein höherer Einrichtungs- und Pflegeaufwand gegenüber. Die Oberfläche gilt in Teilen als komplexer und die Cloud-Version wirkt weniger ausgereift als bei DocuWare. Auch Preis- und Lizenzmodelle werden in der Praxis häufig als weniger transparent wahrgenommen, was die Planung erschweren kann. 

DocuWare im Vergleich zu ELO: Cloud-first und schneller produktiv 

DocuWare setzt auf eine Cloud-first-Architektur, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Intuitive Workflows, eine moderne Benutzeroberfläche und vorkonfigurierte Rechnungsverarbeitung beschleunigen den Start und senken den IT-Aufwand im Vergleich zu ELO deutlich.  

Fazit: ELO ist mächtig und anpassbar, aber schwerfällig und erfordert mehr Projekt- und Betriebsaufwand. DocuWare verbindet Leistungsfähigkeit mit moderner Cloud-Technologie und ist dadurch oft schneller einsatzbereit. 

Die wichtigsten Lösungen im Schnellvergleich 

Die zuvor beschriebenen Lösungen unterscheiden sich vor allem darin, wie tief sie in den Prozess eingreifen: Manche Tools konzentrieren sich auf Freigaben und Transparenz in der Buchhaltung, andere verstehen sich als zentrale Plattform für das gesamte Unternehmen. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Lösungen noch einmal zusammen: Bereitstellung, Schwerpunkt und typische Zielgruppe. Die Details zu den einzelnen Tools finden Sie oben in den jeweiligen Abschnitten. 

Auf einen Blick wird deutlich: Während CANDIS und Flowwer vor allem Freigabeprozesse in der Buchhaltung vereinfachen, positionieren sich DocuWare und ELO als skalierbare Plattform inklusive Archivierung, Workflows, Compliance und Integration in bestehende Systeme. GetMyInvoices wiederum adressiert mit dem Einsammeln von Belegen einen sehr frühen Schritt im Prozess. 

Im nächsten Abschnitt schauen wir auf eine zweite Kategorie von Lösungen, die in vielen Unternehmen ebenfalls diskutiert wird: schlanke Cloud-Buchhaltungstools mit integrierter Rechnungsverarbeitung. Diese sind schnell startklar, verfolgen aber einen anderen Ansatz. 

Weitere Alternativen im Überblick 

Neben den genannten Lösungen gibt es eine Reihe von Tools, die vor allem Buchhaltung und Rechnungsstellung unterstützen. Diese Produkte sind häufig schnell startklar, kostengünstig und besonders für Freelancer und sehr kleine Teams interessant. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung:  

Diese Tools helfen beim schnellen Einstieg in digitale Buchhaltungsabläufe, decken aber meist nur einen begrenzten Ausschnitt des gesamten Prozesses ab. Für eine revisionssichere, automatisierte Verarbeitung über mehrere Abteilungen hinweg reichen sie in der Regel nicht aus. 

Damit stellt sich die eigentliche Frage: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen? Eine schlanke Speziallösung für den Einstieg oder eine Plattform, die skalierbar ist und auch Prüfanforderungen abbildet? Genau das klären wir im nächsten Schritt. 

Entscheidungshilfe: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Schnellcheck in 3 Fragen: DocuWare oder andere Lösung?

1. Prozesskomplexität: Reicht eine einfache Freigabe oder brauchen Sie mehrstufige, abteilungsübergreifende Workflows?
2. Nachweispflichten: Brauchen Sie revisionssichere Archivierung und klare Nachweise (GoBD, Audits)?
3. Wachstum & Integration: Sollen weitere Dokumentarten oder Abteilungen folgen und ERP, DATEV oder Microsoft 365 angebunden werden?

Wenn Sie diese Fragen überwiegend mit „Ja“ beantworten, sind Sie bei DocuWare richtig. Wenn Sie überwiegend „Nein“ sagen und schnell starten wollen, eignen sich einige der genannten anderen Systeme. 

Fazit: Schnell starten, klug skalieren – wann eine schlanke Lösung reicht und wann DocuWare sinnvoll ist 

Speziallösungen helfen, schnell arbeitsfähig zu werden: entweder bei der Freigabe (CANDIS, Flowwer) oder bei der Belegsammlung und Buchhaltung (GetMyInvoices, sevDesk, lexoffice). Sie sind ideal, wenn es vor allem darum geht, Rechnungen zügig freizugeben und die Buchhaltung zu entlasten. Sobald aber Nachweispflichten gelten, mehrere Bereiche beteiligt sind oder Freigaben nachvollziehbar dokumentiert werden müssen, stößt dieses Setup an Grenzen. Genau dort setzt DocuWare an: Die Plattform bündelt Rechnungsverarbeitung, revisionssichere Archivierung, Workflows und klare Verantwortlichkeiten in einer skalierbaren Lösung. 

Die Wahl der passenden Lösung hängt davon ab, wo Sie heute stehen und wohin Sie wollen. Wollen Sie bewusst schlank arbeiten oder sollen Prozesse von Anfang an strukturiert, prüfbar und skalierbar sein?

In vielen Fällen ist ein gestuftes Vorgehen sinnvoll: zunächst eine spezialisierte Lösung für den unmittelbaren Bedarf (z. B. Freigabe oder Belegerfassung) und parallel der Übergang zu einer skalierbaren Basis. So lässt sich Tempo kurzfristig sichern, ohne sich langfristig festzufahren. 

Entscheidend ist ein klarer Fahrplan: Beginnen Sie dort, wo der Nutzen heute am größten ist, und klären Sie früh, ob Sie bewusst klein bleiben möchten oder ob Sie perspektivisch vom Pilot zur Plattform wachsen wollen. So vermeiden Sie Brüche, Doppelstrukturen und teure Umwege. 

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, was wirklich zu Ihrem Unternehmen passt: DocuWare als skalierbare Plattform oder eine andere Lösung. Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Beratungstermin mit unserem Experten.