Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bringt nur dann echten Mehrwert, wenn es klar auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Viele Firmen starten zu theoretisch oder versuchen, alte Arbeitsweisen einfach digital „nachzubauen“. Mit den folgenden Praxis-Tipps gelingt Unternehmen die Einführung Schritt für Schritt – effizient, nutzerfreundlich und zukunftssicher.
- Was versteht man eigentlich unter einem Dokumentenmanagement-System (DMS)?
- Definieren Sie Ihre Ziele und entwickeln Sie Schlüsselkennzahlen
- Legen Sie eine Priorisierung für die Automatisierung von einfachen und häufig genutzten Geschäftsprozessen fest
- Optimieren Sie papierbasierte Prozesse – anstelle sie zu imitieren
- Erfassen Sie Inhalte an dem Ort, an dem sie entstehen
- Profitieren Sie von den Vorteilen einer Cloud
- Arbeiten Sie mit einer einheitlichen Ordner- und Dokumentstruktur
- Stellen Sie Richtlinien für die Versionskontrolle auf
- Vereinfachen Sie die Einhaltung von Vorschriften und sorgen Sie für mehr Sicherheit, indem Sie eine elektronische Signatur verwenden
- Gestalten Sie Genehmigungen durch eine Automatisierung effektiver
- Testen Sie die Lösung über einen kostenlosen Testaccount
- Fazit
Was versteht man eigentlich unter einem Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, Dokumente elektronisch zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Es ermöglicht die Speicherung, Organisation und Suche von digitalen Dokumenten in einem Unternehmen oder einer Organisation.
Lesen Sie hier mehr zum Thema, was ist ein DMS. Mit den Nachfolgenden 10 Tipps, schaffen Sie eine effektive Einführung eines DMS in Ihr Unternehmen:
1. Definieren Sie Ihre Ziele und entwickeln Sie Schlüsselkennzahlen
Gerade an der Stelle scheitern bereits viele Unternehmen, weil sie sich im Vorfeld nicht überlegen, welche Zielsetzung sie eigentlich mit der Einführung eines DMS verfolgen wollen und wie sie überhaupt ihren Erfolg bzw. ihren Fortschritt messen können.
Denn verständlicherweise ist es schwer bis unmöglich zu beurteilen, ob die Inbetriebnahme eines Dokumentenmanagement-Systems gut gelaufen ist, wenn Sie nicht wissen, warum dieses System überhaupt eingeführt werden soll.
Je genauer Sie mit dieser Fragestellung umgehen, umso greifbarer wird auch Ihr Ergebnis sein.
- Geht es darum, Kosten bei der Bearbeitung von Dokumenten einzusparen?
- Wollen Sie die Zusammenarbeit im Team / mit Externen optimieren?
- Möchten Sie den Nutzern die Chance ermöglichen, Dokumente schneller aufzufinden?
- Sollen manuelle Abläufe neu definiert werden?
➡️ Unser Tipp:
Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, welche Kriterien Sie heranziehen können, um Ihren Fortschritt zu messen. Mit welchen Parametern können Sie in dem Zusammenhang arbeiten? Welche Kennzahlen und Leistungsindikatoren geben Aufschluss darüber, ob sich etwas durch die Nutzung eines DMS verändert hat? Schaffen Sie eine Ausgangsbasis, mit der Sie Ihr aktuelles System laufend vergleichen können.
2. Legen Sie eine Priorisierung für die Automatisierung von einfachen und häufig genutzten Geschäftsprozessen fest
Durch die Nutzung automatisierter Prozesse können Sie nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch die Arbeitsbelastung für Ihren Mitarbeitenden reduzieren. Beides führt final zu einer Kosteneinsparung für Ihr Unternehmen. Damit eine Automatisierung den maximalen Benefit bringt, ist es notwendig, dass Sie dabei Prioritäten setzen und Ihren Fokus auf Prozesse setzen, die geschäftskritisch sind und die deckungsgleich mit Ihren Zielen sind.
Eine Automatisierung ist vor allem für Prozesse geeignet, die einfach gehalten sind oder immer wiederkehren. Denn genau hier lassen sich die einzelnen Schritte im Workflow sehr gut definieren und optimieren – und genau so können Sie die zeitliche Ersparnis auch gut messbar machen und gegenüberstellen.
Ein Praxisbeispiel:
Vor der Automatisierung mussten eingehende Rechnungen manuell geprüft, verteilt und anschließend von mehreren Stellen genehmigt werden. Dabei gingen oft Stunden oder sogar Tage verloren, weil Unterlagen gesucht, Freigaben nachgehakt oder Rückfragen geklärt werden mussten.
Durch die Automatisierung läuft dieser Prozess dann deutlich schlanker ab:
-
Eingehende Rechnungen werden automatisch im DMS erfasst und mit relevanten Daten (z. B. Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer) ausgelesen.
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Das System leitet die Rechnung direkt an die zuständigen Personen weiter – inklusive Erinnerungsfunktion, falls eine Freigabe stockt.
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Nach der Freigabe wird die Rechnung revisionssicher abgelegt und kann automatisch an das Buchhaltungssystem übergeben werden.
Das Ergebnis: Aus einem zeitaufwändigen, fehleranfälligen Vorgang wurde ein klar strukturierter Workflow. Statt tagelangem Suchen und Warten werden Rechnungen nun innerhalb weniger Stunden, teilweise sogar in Minuten, geprüft und freigegeben.
3. Optimieren Sie papierbasierte Prozesse – anstelle sie zu imitieren
Der häufigste Fehler, der bei der der Optimierung von Prozessen begangen wird, ist, dass Unternehmen oft auf Biegen und Brechen versuchen, jeden papierbasierten Vorgang in einen digitalen Kontext umzuwandeln – ohne die Chance zu nutzen, unnötige Schritte ein für alle Mal auszublenden.
Bei jedem digitalen Prozess, den Sie einführen möchten, sollten Sie jede Maßnahme, die Sie bisher angewandt haben, auf den Prüfstand stellen und sich fragen, ob dieses Vorgehen auch in der Zukunft wirklich notwendig ist. Dabei werden Sie feststellen, dass gewisse Schritte oft ersatzlos entfallen können, ohne dass das spätere Ergebnis negativ von diesem Wegfall beeinflusst wird.
➡️ Unser Tipp:
Bei der Einführung digitaler Prozesse sollten Sie sich daher fragen, warum Sie in der Vergangenheit bestimmte Verfahrensweisen angewendet haben und ob diese Schritte in diesem neuen Kontext wirklich notwendig sind.
4. Erfassen Sie Inhalte an dem Ort, an dem sie entstehen
Wenn Sie darauf achten, dass Sie Dokumente möglichst dort erfassen, wo sie „entstehen“, sparen Sie nicht nur Zeit – Sie haben auch eine bessere Datenqualität. Als Positiv-Beispiel dienen hier Anwendungen wie elektronische Formulare oder virtuelle Drucker.
Mit Hilfe eines virtuellen Druckers können Sie Dokumente direkt in Ihrem DMS speichern, ohne, dass Sie diese erst ausdrucken und scannen müssen. Durch ein elektronisches Formular können Ihre Mitarbeiter Daten automatisch aus einem Dokument herauslesen – auch damit reduzieren Sie manuelle Schritte.
➡️ Unser Tipp:
Berücksichtigen Sie auch den Datenaustausch mit ERP-, CRM- oder weiteren Unternehmenslösungen. Sobald Ihr DMS mit anderen Systemen kommunizieren kann, ist es auch möglich, dass Daten abgerufen und innerhalb dieser Systeme getauscht werden können. So stellen Sie sicher, dass Ihre geschäftlichen Informationen zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort aktuell sind.
Erfahren Sie wie das in der Praxis umgesetzt wird am Beispiel vom Erfolg unseres Kunden Ziesel Hausverwaltung
5. Profitieren Sie von den Vorteilen einer Cloud
Bei einem On-Premises-System werden alle Anwendungen, aber auch die Speicher- und Netzwerktechnologie physisch im Unternehmen installiert. Jede Technologie wird also vor Ort bereitgestellt und nicht über einen externen Dienstleister oder einen Cloud-Anbieter bezogen. All das kostet nicht nur Aufwand, sondern auch bares Geld, da auch die erforderliche Hardware gekauft, installiert und regelmäßig gewartet werden muss. Demzufolge ist auch das Unternehmen selbst für den reibungslosen Betrieb, die Wartung, die Sicherheit und die Aktualisierung der Systeme verantwortlich.
➡️ Unser Tipp:
Wenn Sie sich für ein cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System entscheiden, ist der Anbieter für die Sicherheit und die Aktualität verantwortlich – und nicht Sie. Sie können also flexibel Ihre Lösung skalieren, ohne dass Sie interne IT-Ressourcen aufstocken müssen. Einen weiteren großen Vorteil liefert aber auch die Verfügbarkeit der Daten. Unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter:innen gerade befinden, ermöglicht die Cloud auf jedem zugelassenen Endgerät via Internet einen Zugriff auf die Daten, die benötigt werden. Völlig unabhängig davon, wie weit der Standort oder das bearbeitende Team vom Unternehmenssitz auch entfernt sind.
6. Arbeiten Sie mit einer einheitlichen Ordner- und Dokumentenstruktur
Was hilft Ihnen der ortsunabhängige Zugriff, wenn Sie trotzdem die erforderlichen Dokumente nicht (schnell genug) finden können. Bevor Sie sich an die Einführung eines DMS wagen, sollten Sie sich eingehend damit auseinandersetzen, wie die Struktur Ihrer Dokumente beschaffen sein soll und was sich daraus für die Indizierung und Bezeichnung von Ordnern und Dokumenttypen ableiten lässt.
Ein Praxisbeispiel:
Wenn Sie einen Rechnungsprozess optimieren möchten, können Sie beispielsweise eine Bezeichnung wählen, die vorgibt, dass alle Rechnungen mit einem festgelegten Format benannt werden müssen. Wählen Sie außerdem immer die gemeinsamen Indexfelder für den Dokumenttyp und für verwandte Dokumenttypen sorgfältig aus. So sollten Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine gemeinsame Datenfelder haben, damit sie mit nur einer Suchoption abgerufen werden können.
➡️ Unser Tipp:
Erarbeiten Sie Regeln und Richtlinien, wie Informationen kategorisiert und wo diese abgespeichert werden sollen. Sobald Sie sich hier festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen, in Ihrer Dokumentenverwaltungssoftware Automatisierungen und Regeln einführen, um zu gewährleisten, dass sich alle Mitarbeiter:innen an diese Regeln halten.
7. Stellen Sie Richtlinien für die Versionskontrolle auf
Um sicherzustellen, dass die Integrität eines Dokuments auch tatsächlich gewahrt bleibt, müssen Sie wissen, welche Änderungen zwischen den verschiedenen Versionen vorgenommen wurden. Nur so können Sie gewährleisten, dass jeder Nutzer immer mit der neuesten Version arbeitet.
Sobald die Versionsverwaltung aktiv ist, vergibt das System beim Speichern einer neuen Version oder auch beim Einchecken eines Dokuments in ein Archiv automatisch eine neue Versionsnummer. Wird ein Dokument manuell eingecheckt, lässt sich eine Haupt- und eine Unternummer auswählen – bei der automatisierten Versionsverwaltung vergibt das System eine Nummer. Sie haben immer die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Dokumente auszuchecken, die Sie dann in einem Ordner oder Ihrer Dokumentenablage bearbeiten können. Das Sperren von Dokumenten, die vorab ausgecheckt wurden, verhindert, dass Änderungen vorgenommen werden können, während eine andere Person das Dokument bearbeitet. Zudem wird genau dokumentiert, welche Änderungen von wem getätigt wurden.
➡️ Unser Tipp:
Durch eine Versionskontrolle werden Dokumente, die bearbeitet wurden, automatisch als neue Version gespeichert. Die Historie eines Dokuments gibt Aufschluss über die
- Versionsnummern
- den Status
- das Datum bzw. den Zeitpunkt, zu dem es gespeichert wurde
- vorhandene Kommentare und
- den Namen des Benutzers, der das Dokument bearbeitet / gespeichert hat.
8. Vereinfachen Sie die Einhaltung von Vorschriften und sorgen Sie für mehr Sicherheit, indem Sie eine elektronische Signatur verwenden
Ist es tatsächlich möglich, die Echtheit einer Unterschrift auf einer Vereinbarung mit einem Lieferanten oder einem Vertrag durch eine elektronische Unterschrift nachzuweisen?
Ja, das lässt sich tatsächlich nachweisen. Und das macht tatsächlich einiges leichter. Deshalb empfehlen wir Ihnen unbedingt die Verwendung einer elektronischen Signatur.
➡️ Unser Tipp:
Das DMS, mit dem Sie künftig arbeiten wollen, sollte eine elektronische Signatur besitzen. Nachdem diese Signatur als rechtsverbindlich gilt, entspricht sie auch den aktuellen Sicherheitsanforderungen. Dank ihr können Sie ausschließen, dass ein Dokument von einer unbefugten Person unterzeichnet oder geändert wurde. Damit vermeiden Sie rechtliche Probleme, wenn Sie künftig Arbeitsabläufe automatisieren.
9. Gestalten Sie Genehmigungen durch eine Automatisierung effektiver
Durch eine Dokumentenmanagement-Software mit Workflow-Optionen können Sie manuelle Aufgaben und die dafür erforderliche Bearbeitungszeit drastisch minimieren.
Ein Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen erstellt Schulungsunterlagen, die alle Mitarbeiter erhalten sollen. Bevor dies jedoch passieren kann, müssen verschiedene Prozesse angestoßen werden.
- Fachleute erstellen die Inhalte
- Ein Mitarbeiter aus der Seminarabteilung erstellt auf Grundlage dieser Inhalte einen ersten Entwurf
- Eine weitere Person prüft diesen Vorschlag auf seine Richtigkeit hin
- Ein Redakteur übernimmt die weitere Bearbeitung
- Der finalisierte Entwurf geht weiter an die Kreativabteilung, dort werden die Unterlagen noch „in schön“ gestaltet und finalisiert.
Zu jedem Zeitpunkt kann der Inhalt nach oben oder nach unten weiteregegeben werden. Es kann immer passieren, dass inhaltliche Unstimmigkeiten aufgedeckt werden und der Entwurf noch einmal an den ursprünglichen Autor zurückgehen muss.
Werden die Schulungsdokumente per E-Mail hin- und hergeschickt, läuft man immer Gefahr, dass Informationen verloren gehen, Fristen verpasst werden oder Kommunikationsfehler passieren.
Ein integrierter Workflow des DMS ermöglicht es, dass alle relevanten Informationen mit einem Mausklick an die richtigen Teams oder Personen verschickt werden können. So sieht jeder Beteiligte auf einen Blick, wie der Stand der Dinge ist und was als nächstes zu tun ist.
Dieses Verfahren lässt sich ebenso für Rechnungen, Kundenaufträge oder weitere dokumentenbasierte Abläufe anwenden.
➡️ Unser Tipp:
Prüfen Sie, welche Workflows für Sie Sinn machen und wie Sie Ihre Prozesse transparenter gestalten und vereinfachen können. So minimieren Sie Fehlerquellen und schaffen gleichzeitig mehr Effizienz.
10. Testen Sie die Lösung über einen kostenlosen Testaccount
Generell gilt: Sie können sich noch so lange Gedanken in der Theorie machen – eine echte Erkenntnis bringt nur das praktische Austesten einer Lösung. Und das sollten Sie im Vorfeld auf Herz und Nieren tun.
➡️ Unser Tipp:
Legen Sie sich einen Testaccount an und wagen Sie sich an den Praxistest, indem Sie eigene Dokumente hochladen und verschiedene Szenarien ausprobieren.
Fazit
Die Einführung eines DMS ist dann erfolgreich, wenn Sie sich im Vorfeld genau überlegen, welche Prozesse Sie verbessern möchten und an welchen Stellen eine Automatisierung wirklich Sinn macht. Wer seine eigenen Abläufe kennt und typische Szenarien durchspielt, kann gezielt an den Stellschrauben drehen, die den größten Nutzen bringen.
Wenn Sie dabei praxisnah vorgehen, profitieren Sie schnell von klar messbaren Vorteilen: weniger Aufwand bei der Dokumentenbearbeitung, schnellere Freigaben und mehr Übersicht im Arbeitsalltag.
Am Ende gilt: Analysieren Sie Ihre Anforderungen gründlich, vergleichen Sie verschiedene Lösungen und testen Sie diese in der Praxis. So finden Sie das DMS, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt – und schaffen eine Basis, um effizient, benutzerfreundlich und zukunftsorientiert zu arbeiten.
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Disclaimer: Dieser Beitrag bietet keine verbindliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich bitte daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen Fachanwalt. Auch wenn die Inhalte dieses Artikels sorgfältig und gewissenhaft recherchiert wurden, übernimmt tutum keine Haftung für die hier angeführten Informationen.
