Das Zeitsparpotenzial digitaler Rechnungsverarbeitung für Immobilienverwalter am Fall BAUWERT

Die Aufgabenbereiche von Immobilienverwaltungen werden immer umfangreicher. Gleichzeitig sind Fachkräfte und Zeit rar. So erging es auch der BAUWERT Grundstücks-, Verwaltungs- und Baubetreuungsgesellschaft mbH. Heute bietet das brandenburgische Unternehmen ein beeindruckendes Beispiel, wie sich durch Rechnungsdigitalisierung im Arbeitsalltag viel Zeit sparen lässt. Im folgenden Blogartikel berichtet Geschäftsführerin Kristin Streich von ihren Erfahrungen und Sorgen. Sie gibt wertvolle Einblicke und praktische Tipps, wie sie und ihr Team es geschafft haben, Papier und Exceltabellen hinter sich zu lassen, um ohne Überstunden und zusätzliches Personal mehr Leistungen anbieten zu können. 

1. Über BAUWERT
2. Ausgangslage BAUWERT: Herausforderungen der analogen Rechnungsverarbeitung
3. Bedenken vor der Rechnungsdigitalisierung
4. Es wird ernst: Umstieg von analog auf digital
5. Fünf Tipps, um den Eingangsrechnungsprozess zu optimieren
   Digitale Rechnungsverarbeitung
6. Ergebnisse des Digitalisierungsprojektes
7. Fazit: Auf dem Weg zur digitalen Hausverwaltung

Über BAUWERT

Das erfahrene Immobilienunternehmen BAUWERT Grundstücks-, Verwaltungs- und Baubetreuungsgesellschaft mbH aus Wriezen verwaltet circa 1.400 Mieteinheiten. Zum Leistungsportfolio der BAUWERT gehören die Miet-, WEG-, und Teilverwaltung sowie die Betriebskostenabrechnung. 

Das Unternehmen nutzte bereits digitale Tools wie Win-CASA. Doch Geschäftsführerin Kristin Streich und ihr Team wussten, in Sachen Digitalisierung ist noch viel mehr möglich. Aber wo ansetzen? Auf der Fachmesse Deutscher Verwaltertag des VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V.) ließen sie sich inspirieren und wurden fündig: Die digitale Rechnungsverarbeitung sollte ihr nächstes Projekt werden. 

Kristin Streich, Geschäftsführerin BAUWERT Grundstücks-, Verwaltungs- und Baubetreuungsgesellschaft mbH  

Ausgangslage BAUWERT: Herausforderungen der analogen Rechnungsverarbeitung 

Die Wahl war schnell auf den digitalen Rechnungseingang gefallen, weil er bis dato sehr viel Zeit in Anspruch nahm und erhebliches Optimierungspotenzial versprach. Kristin Streich suchte eine Lösung, um an den folgenden Punkten anzusetzen: 

❌hoher Zeitaufwand beim Erfassen von Rechnungen 
❌fehlerhafte Belegablage und zeitaufwendige Suche nach Belegen 
❌Archivierung der Abrechnungsunterlagen zu arbeitsintensiv 

Vor der Digitalisierung bestand der Prozess bei BAUWERT aus vielen einzelnen Schritten: Jede eingehende Rechnung musste manuell geöffnet oder ausgedruckt, gestempelt, in Excel erfasst sowie mit Rechnungsnummer und laufender Nummer versehen werden, um doppelte Zahlungen zu vermeiden. Dann wurde ein Kontierungsbeleg ausgefüllt und angebracht, die Rechnung gebucht, in einen Zahlungsvorschlagsordner gelegt und in Papierform archiviert. Dieses Vorgehen war nicht nur langwierig, sondern auch fehleranfällig. 

Bedenken vor der Rechnungsdigitalisierung 

Bevor das neue Digitalisierungsprojekt startete, beriet sich das BAUWERT-Team ausführlich: Wie können wir den Veränderungsprozess organisieren? Wann ist der richtige Zeitpunkt? Die Entscheidung fiel auf die Mitte des Jahres, da dann das Rechnungsaufkommen erfahrungsgemäß am geringsten ist. Der Startzeitpunkt war gesetzt, doch die Bauchschmerzen und viele offene Fragen blieben:  

Es wird ernst: Umstieg von analog auf digital:

Keine Angst vor: Zeitmangel 

Die Sorge, dass die Umstellung auf einen digitalen Rechnungseingang viel Zeit in Anspruch nehmen würde, bestätigte sich laut Geschäftsführerin Kristin Streich nicht. Im April 2023 hatte BAUWERT das Digitalisierungsprojekt angestoßen, Mitte Mai 2023 die technischen Voraussetzungen geschaffen und schon Mitte Juni 2023 fand das technische Onboarding statt. Dafür wurde vor Ort für eine Stunde ein Rechner benötigt. Alle Mitarbeitenden konnten währenddessen weiterarbeiten. Zwei Tage später fand eine zweistündige Schulung für die Mitarbeiterinnen statt. Danach legte die Belegschaft sofort mit der Bearbeitung der ersten Rechnungen los.  

Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung bei BAUWERT

Kristin Streich zufolge war es für sie und ihr Team sehr aufregend, eine Rechnung das erste Mal am Bildschirm zu bearbeiten. Inzwischen macht es allen Mitarbeitenden Spaß, die Rechnungen digital zu bearbeiten und niemand möchte die neue Software mehr missen. Bei Fragen und Problemen haben sie sich an den Support gewandt, bei dem sie sich gut aufgehoben gefühlt und schnell Hilfe bekommen haben. 

„Das macht die Arbeit einfacher und macht auch viel mehr Spaß.“ – Kristin Streich, Geschäftsführerin BAUWERT 

Keine Angst vor: Doppelzahlungen

Der Vorbehalt, dass es zu Doppelzahlung kommen könnte, hat sich ebenfalls nicht bestätigt. Kristin Streich zufolge erkennt das System sofort und zuverlässig anhand der Details auf der Rechnung, ob es sich um eine doppelte Rechnung handelt. Bei der Buchungsfreigabe erhält die Mitarbeiterin einen Duplexhinweis und kann dann entscheiden, ob die Rechnung behalten oder gelöscht werden soll. Dafür erhält sie die bereits verarbeitete Rechnung auf dem Bildschirm und kann vergleichen, ob die Rechnung schon beglichen wurde oder ob es sich doch um eine neue Rechnung handelt. Kristin Streich ist zufrieden, denn BAUWERT hat bisher keine Rechnung doppelt bezahlt. 

Keine Angst vor: komplizierte Belegprüfung durch die Beiräte 

Die Beiräte erhalten von BAUWERT nun keine Ordner mehr für die Belegprüfung, sondern bekommen alle Belege digital per E-Mail. Dies ist eine teils herausfordernde Umstellung für die Beirätinnen. Daher laden die Mitarbeiterinnen von BAUWERT in diesem Jahr alle Beiräte zu sich ins Büro ein, um die digitalen Belege gemeinsam durchzusehen. Doch nach diesem Zwischenschritt ist für das nächste Jahr geplant, die Belege zu exportieren und digital an die Beirätinnen zur Prüfung zu verschicken. 

„Unsere Bedenken haben sich tatsächlich gar nicht bestätigt.“ – Kristin Streich, Geschäftsführerin BAUWERT  

5 Tipps, um den Eingangsrechnungsprozess zu optimieren 

BAUWERT hat ihre Buchhaltung erfolgreich digitalisiert. Entlang des Prozesses der digitalen Rechnungsverarbeitung gibt Kristin Streich wertvolle Tipps, wie anderen Hausverwaltungen sich ihren Arbeitsalltag erleichtern können: 

1. Digitale Rechnungsverarbeitung 

1. Rechnungseingang: Die Rechnung geht per E-Mail ein oder wird eingescannt. 

➡️Tipp 1: Informieren Sie Lieferanten und Kreditoren über die Veränderung und bitten Sie sie, Rechnungen fortan per E-Mail zu senden. 

➡️Tipp 2: Lassen Sie alle Rechnungen an eine nur für diesen Zweck eingerichtete E-Mail-Adresse senden. Das hat den Vorteil, dass die E-Mail-Adresse vom System überwacht und Anhänge automatisch importiert werden. Zwar können Rechnungen auch aus dem allgemeinen Posteingang heraussortiert oder per Drag-and-drop importiert werden, aber dadurch entsteht mehr Arbeitsaufwand. 

2. Archivierung: Der Beleg wird sofort archiviert, sodass er nicht verloren gehen kann und allen berechtigten Personen im Unternehmen vorliegt. Über die Suchfunktion können Rechnungen anhand verschiedener Kriterien (z. B. Kreditor, Rechnungsnummer) schnell gefunden werden. 

3. Automatische Auslese: Die Software extrahiert automatisch alle relevanten Informationen aus den Rechnungen, wie Kreditor, Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum. 

4. Digitale Prüfung, Freigabe und Kontierung: Mitarbeitende prüfen die automatisch erfasste Rechnung und ergänzen eventuell fehlende Informationen. Die prüfende Person kann die Freigabe erteilen und Kontierungen vornehmen.

➡️Tipp 3: Rufen Sie die Rechnung auf einem zweiten Bildschirm auf. So können Sie die Rechnung einfacher mit den Informationen im System abgleichen.

5. Verbuchung und Zahlung: Die endgültige Überweisung und Buchung der Rechnung erfolgen ebenfalls automatisiert, was den gesamten Prozess erheblich beschleunigt. 

➡️Tipp 4: Für Abschlagszahlungen können Sie Zahlungstermine anlegen und wiederkehrende Zahlungen werden automatisiert ausgeführt. 

 ➡️Tipp 5: Vier der fünf Büromitarbeiterinnen der BAUWERT nutzen aktuell die digitale Rechnungsverarbeitung. Das Team hat sich den Rechnungsverarbeitungsprozess aufgeteilt: Eine Person ist für den Rechnungseingang und die Ablage der Rechnung zuständig. Die Prüfung und die Freigabe übernehmen zwei andere Kolleginnen. Eine weitere Mitarbeiterin kontiert die Rechnung und führt den Export zu Win-CASA durch.  

Ergebnisse des Digitalisierungsprojektes 

✅ Zeit für gesamten Prozess um 30 Prozent reduziert 

Den größten Nutzen für Ihr Unternehmen sieht Kristin Streich in der eingesparten Arbeitszeit: Die Zeit für den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess konnte um ein Drittel reduziert werden. Nur noch sehr wenige Rechnungen kommen per Post. Die Mitarbeitenden von BAUWERT erstellen keine Kontierungsbelege mehr, drucken nichts mehr aus und heften nichts mehr ab. 

✅ Alle Dokumente schnell auffindbar 

Kristin Streich und ihr Team führen auch keine aufwendigen Exceltabellen mehr, denn in der Praxis hat sich die Erwartung, jede Rechnung mit wenigen Klicks sofort zu finden, bestätigt. Sie freuen sich darüber, dass das langwierige Suchen von Rechnungen in Papierform in Ordnern der Vergangenheit angehört. Alle Rechnungen sind jederzeit digital verfügbar und leicht auffindbar. Dies erleichtert die Recherche und Nachverfolgung. 

✅ Prozesse komplett transparent 

Bei Anrufen und Rückfragen von Mietern oder Eigentümerinnen kann das Team der BAUWERT sofort die entsprechende Rechnung öffnen und Auskunft geben. Die Informationsweitergabe ist für Kristin Streich ein besonders großer Pluspunkt, denn die sorgt bei der Belegschaft, die bei Nachfragen sofort Rede und Antwort stehen kann, sowie bei Mieterinnen und Eigentümern für Zufriedenheit. 

Fazit: Auf dem Weg zur digitalen Hausverwaltung

Die Erfahrungen von BAUWERT zeigen eindrucksvoll, wie die Digitalisierung in der Immobilienverwaltung zu erheblichen Zeiteinsparungen führen kann. Durch die Rechnungsdigitalisierung konnte BAUWERT ihre Verwaltungszeit um ein Drittel reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Transparenz ihrer Prozesse verbessern.  

BAUWERT hat die digitale Rechnungsverarbeitung nun über ein Jahr im Betrieb - und das komplikationslos. Kristin Streich ist begeistert, dass die Implementierung im Ganzen nur ungefähr einen Tag dauerte. Allerdings gibt sie zu bedenken, dass Immobilienverwaltungen natürlich ihre Hausaufgaben machen und sich in die neue Software einarbeiten müssten, aber das hätte sich bei BAUWERT als sehr einfach erwiesen.  

„Ich kann für uns sagen, wir haben den richtigen Weg gewählt.“ – Kristin Streich, Geschäftsführerin BAUWERT 

Hausverwaltungen, die noch zögern, in digitale Lösungen zu investieren, können sich durch die Erfolgsgeschichte von Frau Streich und ihrem Unternehmen ermutigen lassen. Digitalisierung in der Immobilienbranche ist kein Zukunftstrend, sondern bereits gelebte Praxis. Es ist Zeit, dass weitere Immobilienverwaltungen einen ähnlichen Weg einschlagen und das Potenzial der Digitalisierung für sich heben.  

 Erhalten Sie einen praxisnahen Einblick in die Software und lassen Sie sich von der BAUWERT-Geschäftsführerin Kristin Streich im kostenfreien Webcast zeigen, wie sie eine Rechnung von A bis Z durch das System schleust. Hier gelangen Sie zum Webcast!