Neue Schnittstelle von tutum: Dokumentenverwaltung für mehr Hausverwalter bald noch einfacher

Nürnberg, 12.09.2024 – Der Nürnberger Spezialist für digitale Verwaltungsprozesse, tutum, arbeitet mit Hochdruck an der Entwicklung einer neuen Schnittstelle für Immobilienverwaltungen. Ziel ist es, Nutzern der Plattform casavi den Zugang zur DocuWare-basierten Digitalisierungslösung immoDocument.FLOW zu ermöglichen. Mithilfe dieser innovativen Verbindung können Hausverwaltungen zukünftig alle Dokumente in einem digitalen Archiv noch effizienter managen und automatisiert internen, wie externen Beteiligten zur Verfügung stellen.   

Dokumentenmanagement bindet zu viele Ressourcen in Immobilienverwaltungen  

Die Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten stellen für Hausverwaltungen einen erheblichen personellen, zeitlichen und finanziellen Aufwand dar. Mitarbeitende entscheiden für jedes einzelne Dokument, wo es abgelegt und wem es zur Verfügung gestellt werden soll. Dabei müssen sie interne Vorgaben und Strukturen genau befolgen, um den Überblick über eingehende Dokumente, deren Bearbeitungsstand und den Ablageort zu behalten. Ordnerstrukturen und Abläufe einzuhalten, ob papierbasiert oder digital, ist nicht nur mühsam und zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Der Bearbeitungsprozess ist oft nicht transparent, Dokumente befinden sich an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen und müssen mühevoll gesucht werden. Zudem sind viele digitale Ablagen von Wohnungsverwaltungen nicht revisionssicher, weshalb Dokumente zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden. Die Unmengen an Papier werden in Ordnern abgeheftet, gelagert und später vernichtet - lästige Aufgaben, die Zeit verschlingen.  

Mehr Ordnung und Transparenz mit digitalem Archiv 

Mit der Objektakte im zentralen Dokumentenpool erfolgt die Ablage für alle Dokumente gleich und einheitliche Ordnerstrukturen entstehen von ganz allein. Die Digitalisierungslösung strukturiert den Posteingang und erlaubt den Import von Dokumenten via Drag-and-drop, E-Mail und E-Mail-Anhang sowie durch Ablage im Windows-Explorer. Die eingegangenen Dokumente legt tutum prozessgesteuert zur Bearbeitung vor und erstellt eine Übersicht nicht bearbeiteter Dokumente. Mitarbeitende behalten stets den Überblick und können durch die erhöhte Transparenz effizienter zusammenarbeiten.  

Dank der neuen Schnittstelle zu casavi kann die bearbeitende Person schon beim Ablegen festlegen, ob ein Dokument auch Externen wie Mietern, Eigentümerinnen oder Handwerkern automatisch bereitgestellt werden soll. Die Bereitstellung erfolgt via automatischem Dokumenten-Upload nach casavi. Aufgrund der revisionssicheren Archivierung ist eine Papieraufbewahrung nicht mehr nötig, sofern die rechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden.

Neue Schnittstelle steigert Effizienz und Datenqualität 

Die Integration von tutum und casavi erleichtert die Dokumentenverwaltung erheblich: Beim Verarbeiten eines Dokuments greift die Digitalisierungslösung auf die Stammdaten aus casavi zu und macht automatisch Vorschläge für Objekt-, Eigentümer-, Lieferanten- und Mieterinformationen. Dies sichert die Datenqualität und erleichtert das Verschlagworten und Auffinden von Dokumenten. Mit wenigen Klicks kann das gesuchte Dokument später aufgerufen werden, da alle Unterlagen zentral, von überall und jederzeit durchsuchbar sind - sowohl über erfasste Metadaten als auch über die Volltextsuche.   

Auf Wachstumskurs durch digitales Dokumentenmanagement 

Die neue Schnittstelle bietet einen erheblichen Mehrwert für Hausverwaltungen. Sie spart wichtige Ressourcen und reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich. Diese Vorteile bieten Immobilienverwaltern die Möglichkeit, zu wachsen, indem sie ihren Bestand vergrößern oder Sonderleistungen anbieten, ohne zusätzliche Fachkräfte einstellen zu müssen. Gleichzeitig werden Verwaltungsmitarbeitende entlastet. Die Belegschaft ist zufriedener und hat wieder mehr Zeit für das Kerngeschäft – die Objektverwaltung. 

Über tutum GmbH – Digitale Prozesse für mehr Effizienz im Arbeitsalltag 

Mit spezialisiertem Branchen-Know-how und standardisierten Softwarelösungen digitalisieren wir seit über 15 Jahren die Verwaltungsprozesse mittelständischer Unternehmen in Deutschland. Wir machen Schluss mit Papierbergen und zeitraubenden manuellen Tätigkeiten, sodass unsere Kunden mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen. 

Heute zählen wir zu den erfolgreichsten deutschen Anbietern von Dokumentenmanagement und Workflow-Lösungen. Inzwischen profitieren mehr als 200 „happy tutum customers“ von digitalisierten Geschäftsprozessen – alles möglich gemacht durch unser engagiertes Team von mehr als 25 Mitarbeitende. 

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