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So steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Verwaltungsmitarbeiter

Julia Meyering
03.09.21 13:36

Dass zufriedene Mitarbeiter Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben, versteht sich eigentlich von selbst. Wie groß diese Einflüsse wirklich sind, zeigte vor Kurzem eine Studie von Robertson Cooper Limited1 mit rund 3.200 Teilnehmer. Die Ergebnisse vermitteln eindeutig: Sind Mitarbeiter glücklicher am Arbeitsplatz, wirkt sich das langfristig hoch positiv auf die Betriebsergebnisse aus. Lesen Sie in diesem Blogeintrag, welche Faktoren Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben, warum das Gehalt weniger wichtig ist, als Sie denken, und wie Sie ihre Verwaltungsmitarbeiter nachhaltig zufriedener machen können.

Mitarbeiterzufriedenheit setzt sich grundlegend aus der Einstellung eines Menschen gegenüber seiner Firma und seinem Arbeitsplatz – also dem Büro und dem Team, mit dem er/sie zusammenarbeitet – und der Einstellung gegenüber der Aufgabe, die derjenige ausführt, zusammen. Entsteht ein Gap zwischen den Erwartungen und der Realität bei einem der beiden Faktoren, steigt die Unzufriedenheit.

Team & Motivation Hauptfaktoren für Zufriedenheit

Doch welche Faktoren genau haben Einfluss auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern? Oft wird hier die Zwei-Faktoren-Theorie von Frederick Herzberg – die Inhaltstheorie zur Arbeitsmotivation – zitiert. Der Einfluss auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern besteht aus sogenannten Hygienefaktoren und Motivationsfaktoren. Zur ersteren Kategorie gehören die Arbeitsbedingungen, also z. B. strukturierte Prozesse und Arbeitsschritte sowie das Team, mit dem man auch nach Feierabend bei einem Getränk das ein oder andere Private austauscht. Darunter fällt aber auch das Gehalt. Und hier wird es schwieriger, denn ein als zu niedrig empfundenes Gehalt kann zu Unzufriedenheit führen – ein hohes Gehalt jedoch führt nicht unbedingt zu einer höheren Zufriedenheit. Das Ziel für Sie als Unternehmer sollte daher sein, negative Hygienefaktoren zu reduzieren und positive zu verstärken. Aber auch die Motivationsfaktoren spielen bei der Mitarbeiterzufriedenheit eine große Rolle: Vertrauen, Beförderungen, Lob, Wertschätzung und individuelle Entfaltungsmöglichkeiten. Sie haben alle einen positiven Einfluss darauf, wie zufrieden das Team eines Unternehmens ist. 

Mitarbeiter-Feedback

Um Probleme frühzeitig zu erkennen und Verbesserungen für die Arbeitnehmer zu erreichen, eignen sich also regelmäßige Mitarbeiterfeedback-Gespräche. Unternehmen, die dies praktizieren, sind langfristig erfolgreicher am Markt und haben weniger Probleme, qualifizierte und engagierte Mitarbeiter zu finden und auch zu halten. Denn ist in einem Unternehmen deutlich spürbar, dass die Meinung und das Wohlbefinden der Belegschaft wichtig sind, spricht sich das herum. Und das ist oft effektiver als jede Kampagne. Hier gibt es inzwischen diverse Anbieter, mit deren Checklisten man erfolgreich Mitarbeiter-Feedback einholen kann.

Das Miteinander macht den Unterschied

Doch was können Unternehmer ihren Mitarbeitern zusätzlich anbieten, damit diese zufrieden sind? Sind sinnvolle Maßnahmen immer noch der Wasserspender im Meetingraum, Hipster- Getränke, der Parkplatz direkt vor der Firma oder die veganen Schokoriegel in der Küche? Die Welt dreht sich weiter und die Dinge ändern sich. Menschen, die auf der Suche nach einem neuen Job sind, setzen heute andere Prioritäten als vor zehn Jahren. Neuen Mitarbeitern sind ein gut geführter Onboarding-Prozess und eine ausgewogene Work-Life-Balance wichtig. Sie möchten sich außerdem nicht mit zeitraubenden Aufgaben beschäftigen, sondern sich auf ihre Stärken konzentrieren und diese dafür einsetzen, was wirklich zählt. Hier gehen wir noch einmal auf die oben erwähnten Arbeitsbedingungen ein. Speziell in der Zeitarbeit gibt es Arbeitsschritte, die man durch ein cleveres Dokumentenmanagement wesentlich optimieren kann. In einer Studie mit der Universität Bamberg haben wir belegt, dass zum Beispiel der Einsatz einer Digitalen Personalakte bis zu 25 Stunden mehr Zeit pro Woche für wichtigere Tätigkeiten einbringt. Die logische Konsequenz ist somit, dass mehr Zeit fürs Wesentliche bleibt und das wiederum langfristig auf  die Zufriedenheit einzahlt. Denn Zufriedenheit im Job generiert sich vor allem auch aus Erfolgen in den Kernaufgaben. Daraus entsteht auch eine Zeitersparnis für den Verwaltungsaufwand und die  Suchzeiten nach Akten sowie deren Ablagezeiten verkürzen sich. Außerdem führen folgende Aspekte zu mehr Wohlbefinden innerhalb des Tätigkeitsfelds:

  • Reduzierung der Aktenarchive
  • Erhöhte Rechtskonformität
  • Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit

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Zudem wichtig, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und zu halten, ist eine transparente und respektvolle Kommunikation auf Augenhöhe, die Chance sich zu Entfalten und mehr Verantwortung statt ständige Kontrolle durch die Führungskraft. Auch die Anerkennung nach einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt ist wertvoll. Sie steigert direkt proportional die Mitarbeiterzufriedenheit und sorgt damit aktiv für ein gutes Betriebsklima. Was natürlich auch extern zu spüren ist, denn zufriedene Arbeitnehmer kommunizieren auch positiv mit ihren Kunden und sind dem Unternehmen gegenüber loyal. Die Fluktuationsrate und damit die Kosten, neue Mitarbeiter anzuwerben, sinken. Und das macht am Ende nicht nur alle zufrieden, sondern steigert auch den Umsatz und Unternehmenserfolg. 

Fazit

Zusammenfassend heißt das: Mitarbeiter, die zufrieden sind, sind gut für Ihr Unternehmen. Sie strahlen eine positive Stimmung aus. Die Bindung zum Unternehmen ist stabiler und Krankheitstage werden reduziert. Es lohnt sich also, Anerkennung auszusprechen und regelmäßig ins Gespräch zu gehen, um gemeinsam Lösungen zu finden wenn's doch mal knirscht. Außerdem sollte man regelmäßig die Prozesse im Unternehmen dahingehend prüfen, ob sich nicht der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen wie der Digitalen Personalakte lohnt. 

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1 Roberston Cooper Report