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Fokussieren und Digitalisieren: So bringen Sie Ihre Zeitarbeitsfirma auf Wachstumskurs

Dirke Ziechmann
13.12.21 11:46

Fast zwei Jahre nach Beginn der Corona-Pandemie stehen die Zeichen wieder auf Wachstum. Das Barometer des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung zeigt auf sehr positiv und kündigt an, dass sich der Arbeitsmarkt schnellen Schrittes erholt.1 In der Zeitarbeitsbranche hält der Aufwärtstrend ebenfalls an.2 „Der Markt wird wachsen!“3 , prognostiziert auch der Autor und ehemalige Manager von Hays, Matthias Ruff, für die Zukunft der Zeitarbeit. Personaldienstleister professionalisierten sich laut Ruff zukünftig weiter. Kleine Anbieter würden verschwinden oder von anderen übernommen werden.4 Wie aber kann Ihr Unternehmen in dieser hart umkämpften Branche überleben und sogar wachsen? Im folgenden Blogbeitrag geben wir Ihnen dazu konkrete Schritte an die Hand.

Inhalt:

 

Konzentrieren auf das Wesentliche

Sich im Alltag auf das Wesentliche konzentrieren und das Unternehmen strategisch weiterentwickeln – viele Personaldienstleister nehmen sich dies vor, doch verständlicherweise fällt es ihnen schwer. Ineffiziente Prozesse und zahlreiche tägliche Routineaufgaben kosten Geld sowie wertvolle Zeit der internen Mitarbeiter und versperren den Blick auf das große Ganze. Diese Ressourcen fehlen an anderen Stellen: Zeit für die Akquise neuer Kunden, die Pflege der Bestandskunden, das Anwerben neuer Mitarbeiter und die Weiterbildung der Mitarbeitenden. Diese für die Weiterentwicklung und das Wachstum Ihrer Zeitarbeitsfirma wichtigen Aufgaben gehen im Tagesgeschäft oft unter.

Besonders in der Verwaltung kommt es häufig zu langen Wartezeiten, Unübersichtlichkeit und hohen Reibungsverlusten: Akten stapeln sich auf dem Schreibtisch. Daneben liegen Dokumente, die einsortiert werden müssen, und dazwischen befinden sich zahlreiche Klebezettel, die an die wichtigsten anstehenden Aufgaben erinnern.

„Aktenstapel sind gestapelte Probleme.“ (Toyota-Produktionssystem-Experte und Trainer Eiji Yamaguchi)

Dabei können Sie Ihr Geld und Ihre Ressourcen in Ihrem Personaldienstleistungsunternehmen viel zielgerichteter einsetzen. Hinterfragen Sie dazu zunächst Ihre unternehmensinternen Prozesse und ändern Sie sie bei Bedarf, um sich besser auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.

Fokussieren: So gelingt es Personaldienstleistern in der Praxis

Bevor Sie einzelne Arbeitsschritte genau unter die Lupe nehmen, sollten Sie sich über Ihre Ziele klar werden. Sie unterscheiden sich je nach Ausgangslage eines Unternehmens; manche sind aber allen Personaldienstleistern gemein. So gibt es in den Bereichen Kosten, Qualität, Produktivität, Ressourcen und Durchlaufzeiten in den meisten Zeitarbeitsunternehmen immer wieder Optimierungsbedarf.

Mögliche Ziele zur Optimierung in der Personaldienstleistung

  • Kosten senken
  • Gewinn erhöhen
  • Zeitoptimierung
  • Durchlaufzeiten verkürzen
  • Kommunikation verbessern
  • Produktivität erhöhen
  • Fehler verringern
  • Qualität verbessern
  • Effizienz steigern
  • Ressourcen einsparen
  • Rechtssicherheit verbessern
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöhen

Viele dieser Ziele hängen unmittelbar zusammen. Wer Ressourcen und Zeit einspart, senkt auch die Kosten – oder nutzt die neuen Kapazitäten für die eigene Wachstumsstrategie. Gleiches gilt für das Fehlervermeiden und die Erhöhung der Nachvollziehbarkeit, die zu mehr Rechtssicherheit führen können.

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Beispiel: Zeit sparen und Durchlaufzeiten verringern

Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens hängt davon ab, ob die angebotenen Dienstleistungen die Marktanforderung in Sachen Zeit, Kosten und Qualität erfüllen. Umso dynamischer das Marktgeschehen, desto wichtiger wird der Faktor Zeit. Die Durchlaufzeiten Ihres Unternehmens sollten also möglichst kurz sein, um entleihenden Unternehmen schnell und flexibel Zeitarbeitnehmer zur Verfügung stellen zu können.

Häufige Ursachen für lange Durchlaufzeiten sind ineffiziente Abläufe und Wartezeiten. Auch die Kommunikationskultur wirkt sich stark auf die Durchlaufzeiten aus. Sind alle nötigen Informationen für die Mitarbeiter verfügbar? Kommt es häufig zu Rückfragen an Zeitarbeitnehmer, Entleiher oder Geschäftsführung? Wenn diese nicht schnell geklärt werden, gerät der Prozess zwangsläufig ins Stocken.

Tipps zur Verkürzung der Durchlaufzeit

  1. Prozessoptimierung: Prüfen Sie jeden Arbeitsschritt auf Sinnhaftigkeit. Dies ist besonders wichtig, wenn dieser häufig ausgeführt wird. Dokumentieren und definieren Sie Prozesse genau.
  2. Technologische Verbesserungen: Nutzen Sie digitale Lösungen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren oder zu vereinfachen.
  3. Informationsfluss verbessern: Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort die Informationen hat, die er benötigt.

Prozesse optimieren und Digitalisierung nutzen

Die Zeitarbeitsbranche eignet sich besonders, um Arbeitsschritte mithilfe eines intelligenten Dokumentenmanagements zu verbessern. Durch die hohe Zahl der Zeitarbeitnehmer, unzählige Ein- und Ausstellungen und die Arbeitszeiterfassung profitieren Personaldienstleister mehr als andere von der Nutzung digitaler Lösungen wie beispielsweise der Digitalen Personalakte. Die einfache Einführung führt auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen schnell zu einer großen Zeitersparnis.

In Zusammenarbeit mit der Universität Bamberg haben wir nachgewiesen, dass Unternehmen, die die Digitale Personalakte nutzen, bis zu 25 Stunden wöchentlich einsparen.5 Wertvolle Zeit, die für die strategische Ausrichtung und das Wachstum Ihres Unternehmens eingesetzt werden kann.

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Ein papierloses Büro bietet zahlreiche Vorteile, die Sie beim Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen:

  • Sach- und Personalkosten senken: Interne Mitarbeiter können mehr Vorgänge bearbeiten deutlich niedrigere Kosten für Büro- und Archivmiete sowie Papier und Kopierer
  • Zeit sparen: Such- und Ablagezeiten von Akten sinken kürzere Durchlaufzeiten durch digitale Workflows
  • Kommunikation verbessern: Informationen sind jederzeit und überall verfügbar
  • Produktivität erhöhen: Automatisierung von Prozessen ermöglicht Skalierung
  • Fehler reduzieren: mehr Ordnung und Übersicht automatisches statt manuelles Einpflegen von Informationen
  • Ressourcen sparen: Papier, Ordner und Kopien reduzieren
  • Transparenz und Rechtssicherheit erhöhen: Akten schnell, systematisch und vollständig jederzeit abrufen interne und externe Prüfungen vereinfachen sensible personenbezogene Daten sicher aufbewahren Datenverlust reduzieren

Wachstum durch Automatisieren, Skalieren und Zentralisieren

In der Verwaltung werden viele, sich wiederholende Aufgaben erledigt, die sich effizienter gestalten oder automatisieren lassen, sodass Recruiting, Vertrieb und die strategische Weiterentwicklung nicht mehr zu kurz kommen.

  1. Automatisieren: Häufig wiederkehrende Aufgaben und Prozesse eignen sich besonders für eine Automatisierung. Geben Sie beispielsweise das manuelle Sichten von Bewerbungen und den Abgleich mit der Datenbank an eine geeignete Software ab. Ihr Team kann so in gleicher Besetzung zukünftig mehr Vorgänge erledigen und hat deutlich mehr Zeit, um produktiv zu sein.
  2. Skalieren: Mithilfe digitalisierter Dokumente und Prozesse, die automatisiert ablaufen, sind Sie in der Lage zu skalieren. Ihr Unternehmen und die Zahl der externen Mitarbeiter wachsen, ohne dass Ihr internes Personal mitwachsen muss. Mithilfe der Automatisierung kann Ihr Stammpersonal ein um 50 % erhöhtes Arbeitsaufkommen meistern. Ihre Firma kann sich flexibel und agil auf die jeweilige Wirtschaftslage einstellen.
  3. Zentralisieren: Bündeln Sie ganze Vorgänge oder Teile davon, um Sie zentral von Spezialisten erledigen zu lassen. Dadurch sparen Sie Ressourcen an den einzelnen Standorten und die Vorgänge werden von einem Experten schneller und besser bearbeitet. Das papierlose Büro ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und erleichtert gegenseitiges Vertreten über die Standorte hinweg, denn Ihre Mitarbeiter können zu jeder Zeit und von jedem Ort auf die für sie relevanten Informationen zugreifen.

Prozesse, die sich für eine Automatisierung und/oder Zentralisierung besonders eignen:

  • Lohnsachbearbeitung
  • Vertragserstellung und -verwaltung
  • Personalbeschaffung
  • Arbeitszeiterfassung für Externe

Wachstumsfaktor Mensch

Werden Sie ein attraktiver Arbeitgeber und binden Sie Ihr Personal langfristig, denn der Fachkräftemangel macht es schwieriger, qualifizierte interne Mitarbeiter zu finden. Die Expansionsmöglichkeiten Ihres Unternehmens können dadurch begrenzt werden. Eine hohe Fluktuation kostet zudem viel Zeit und Geld. Gestalten Sie den Arbeitsalltag Ihres Personals abwechslungsreich, indem sie eintönige und wiederkehrende Aufgaben auf das Nötigste reduzieren. 74 % der in unserer Untersuchung befragten Unternehmen stellten fest, dass sich mit der Einführung der Digitalen Personalakte die Zufriedenheit der Mitarbeiter merklich verbessert hat.6

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Durch Automatisierung sparen Sie zahlreiche Arbeitsstunden und personelle Ressourcen, sodass Sie Ihrem Personal eine attraktive Vergütung anbieten können. Für potenzielle Mitarbeiter können zeitlich flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ein Argument für Ihr Unternehmen sein. Schaffen Sie eine interessante und wertschätzende Arbeitsumgebung, denn nur mit motivierten und qualifizierten Mitarbeitern können Sie wachsen.

„Wir können den Wind nicht ändern, aber wir können die Segel richtig setzen.“ (Aristoteles)

Fazit: Mit Prozessoptimierung zu mehr Wachstum

Das Thema Prozessoptimierung mithilfe digitaler Lösungen ist ein wichtiger Faktor, um sich als Unternehmen erfolgreich am Markt positionieren zu können, zu wachsen und langfristig zu halten. Nur Unternehmen, die ihre Prozesse stets überwachen und verbessern und sich schnell auf Veränderungen einstellen können, werden dem Wettbewerbsdruck standhalten.

Machen Sie Wachstum möglich, indem Sie clevere Software-Tools nutzen und Ihre täglichen Prozesse effizienter organisieren. Sparen Sie Zeit, sodass sich die gesamte Belegschaft auf den Vertrieb und das Recruiting konzentrieren kann. Sparen Sie Kosten in der Verwaltung, sodass Sie mehr finanzielle Ressourcen für wichtige Wachstumsaufgaben zur Verfügung haben.

Viele Personaldienstleister haben noch nicht auf ein papierloses Büro umgestellt. Wenn Sie es schaffen, digitale Lösungen erfolgreich in Ihren Unternehmensalltag zu integrieren, bietet dies aktuell einen echten Wettbewerbsvorteil und enorme Wachstumschancen.

4 Vgl. Ruff 2021.
6 Vgl. tutum 2015, S. 15.