Bringen Sie mehr Flexibilität in Ihr Zeitarbeitsunternehmen

Wenige Branchen sind so stark konjunkturellen Schwankungen unterworfen wie die Personaldienstleistung. Sie muss schnell auf eine wechselnde Nachfrage reagieren und die Zahl ihrer externen und internen Mitarbeiter immer wieder anpassen. Wie Sie mithilfe der Digitalisierung die Kostenstruktur Ihrer Zeitarbeitsfirma flexibilisieren, warum der Umbau zu einer atmenden Organisation sinnvoll ist und wie dieser gelingen kann, zeigen wir Ihnen im folgenden Blogbeitrag.

Von Haus aus volatil: Die Zeitarbeitsbranche als Frühindikator

Die Corona-Pandemie hat die Personaldienstleister besonders hart getroffen. Fast ein Viertel standen vor dem Aus.¹ Covid-19 verstärkte den bereits 2018 begonnen Abwärtstrend in der Branche: 2019 war die Zahl der vermittelten Zeitarbeitnehmer aufgrund der Einführung der Höchstüberlassungsdauer und des Transformationsprozesses in der Automobilindustrie deutlich gesunken. 2020 brach die Zahl der beschäftigten Zeitarbeitnehmer aufgrund der Pandemie um 13 % ein.²

Doch die Zeitarbeit blickt überwiegend positiv in die Zukunft: Für 2021 wird ein konjunktureller Aufschwung und ein durchschnittliches Wachstum von ca. 11 % erwartet.³ Ob Pandemie oder Finanzkrise des Jahres 2008, die Zeitarbeitsbranche gilt als frühzyklischer Indikator für die Entwicklung der Gesamtwirtschaft. Sie ist konjunkturellen Schwankungen besonders stark und früh unterworfen. Umso wichtiger sind ein souveräner Umgang mit diesen Auf und Abs und eine flexible Kostenstruktur.

Nach oben und unten skalieren: Der Mehrwert einer atmenden Organisation

Um der Zyklizität der Zeitarbeitsbranche souverän zu begegnen, können Zeitarbeitsfirmen auf das Modell der atmenden Organisationen setzen. Atmende Unternehmen sind in der Lage, sich den Schwankungen des Marktes schnell und flexibel anzupassen. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bildet die Basis für den Umbau zu einer atmenden Organisation.

Hintergrund: Der Begriff „atmende Fabrik“, auch als atmende Organisation oder atmendes Unternehmen bekannt, stammt aus den 1990er-Jahren und geht auf den damaligen Personalvorstand von Volkswagen, Peter Hartz, zurück. Er bezeichnet ein besonders agiles und flexibles Unternehmen, das sein Tun ausschließlich am Kunden und der Nachfrage ausrichtet.⁴

"Kein Kunde - kein Markt bringt diese Unternehmen außer Atem"⁵

Laut einer Umfrage des Interessenverbandes Deutscher Zeitarbeitsunternehmen bewerten die 350 befragten Unternehmen den Grad der Digitalisierung ihrer internen Abläufe mit 64 von 100 Punkten. Nicht ausgeschöpfte Potenziale werden in den Bereichen Zeiterfassung (55 %), Recruiting (47 %) und Datenverarbeitung (45 %) gesehen.⁶ Knapp 70 % der von PricewaterhouseCoopers befragten Geschäftsführer von Personaldienstleistern planen, noch stärker in die Digitalisierung ihres Geschäftsmodells und die Automatisierung von Prozessen zu investieren.⁷

Vorteile einer atmenden Organisation im Überblick:

• standortübergreifendes Arbeiten und Vertreten möglich
• Informationen jederzeit unternehmensweit verfügbar
• Spezialisten können Vorgänge ortsunabhängig und zeitsparend bearbeiten
• personelle Ressourcen effizienter einsetzen
• hohe Zeitersparnis
• Mitarbeiterzufriedenheit steigt 
• Standorte schnell eröffnen und schließen
• Kosten für Miete, Aktenlagerung, Papier, Kopierer sinken
• Automatisierung von Prozessen ermöglicht Skalierung
• Skalierung federt Auftragsspitzen in Aufschwungsphasen ab

Vorteile im Detail:

1. Virtualisierte Niederlassungen
   Je nach Wirtschaftslage und Fachkräftebedarf passen Zeitarbeitsfirmen die Zahl ihrer Standorte an. Sie siedeln sich dort an, wo sie Kunden und potenzielle Mitarbeiter finden. Für 83 % der von PWC befragten Geschäftsführer bleiben physische Standorte auch künftig wichtig.⁸ Eine neue Niederlassung aufzubauen, bedarf wertvoller Zeit und ist mit hohem Aufwand verbunden. Sie müssen Personal rekrutieren und geeignete Büros finden. Gleiches gilt für die Schließung: Rare Fachkräfte verlassen das Unternehmen, Büros müssen aufgelöst und Papierakten transportiert werden.
   
   Dank digitalisierter Dokumente und Prozesse können Sie am Markt präsent sein, Kunden und Mitarbeiter vor Ort betreuen und trotzdem Kosten für Miete, Papier, Kopierer und Personal sparen. Standorte können schneller eröffnet oder geschlossen werden. Sie brauchen nur ein Büro und einen Internetanschluss. Papierakten müssen weder transportiert noch gelagert werden.
   
   Lassen Sie alle Aufgaben, die nicht zwingend lokal bearbeitet werden müssen, weg und bündeln Sie Aufgabenbereiche für Spezialisten. Sie erledigen Aufgaben schneller und besser. So benötigen Sie an einem neuen Standort nur ein Minimum an Mitarbeitern. Eine Vielzahl anfallender Aufgaben, wie etwa die Vertragserstellung, Arbeitszeiterfassung oder Gehaltsabrechnungen, können automatisiert oder von der vorhandenen Belegschaft in anderen Niederlassungen übernommen werden. Ortsunabhängiges Arbeiten, in einer Zentrale oder dezentral, sowie gegenseitiges Vertreten sind dank Digitalisierung problemlos möglich. Alle Informationen sind jederzeit und überall verfügbar. Sie benötigen weniger Mitarbeiter, die schneller eingearbeitet werden können, da sie vor Ort weniger Aufgaben übernehmen müssen. Die schlanke Verwaltung spart Kosten und macht Ihr Unternehmen agil.
2. Mitarbeiterzufriedenheit steigern
   Qualifiziertes internes Personal zu finden, ist aufwendig und schwierig. Die Einarbeitung kostet Zeit. Häufig können Sie keine neuen Standorte eröffnen, weil das Personal fehlt. Ihre Expansionsmöglichkeiten sind dadurch limitiert.
   
   Mit dem Umbau in eine atmende Organisation steigern Sie Ihre Attraktivität als Arbeitgeber und binden Ihr Personal an Ihr Unternehmen: Sie werden verlässlich, da Sie weniger Personal benötigen, das Sie konjunkturunabhängig halten können. Automatisieren Sie zudem lästige Routineaufgaben und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für die wesentlichen und abwechslungsreicheren Aufgaben. Knapp drei Viertel der von uns befragten Unternehmen gab an, dass sich die allgemeine Zufriedenheit durch die Einführung der Digitalen Personalakte erhöht hat.⁹
3. Automatisieren und skalieren
   Zeitarbeitsfirmen unterliegen einem ständigen Kreislauf aus Personalaufbau und -abbau. Zieht die Wirtschaft - wie aktuell - an, steigt die Zahl der Zeitarbeitnehmer und Standorte. Bisher bedeuteten mehr externes Personal und mehr Standorte auch mehr interne Mitarbeiter und mehr Verwaltungskosten, da sie sich linear zueinander entwickelten. Kommt es nach dieser Phase zu einem Abschwung, bauen Sie Zeitarbeitnehmer und parallel dazu die Belegschaft wieder ab. Fachkräfte, die Sie im nächsten Aufschwung händeringend suchen.
   Mithilfe der Digitalisierung können Unternehmer diesen Kreislauf beenden: Durch die Digitalisierung von Vorgängen und Dokumenten wie der Digitalen Personalakte können Prozesse automatisiert werden. In florierenden Wirtschaftslagen profitieren Sie von einer Skalierung durch Automatisierung, die auch Spitzen mit bis zu 50 % mehr Vorgängen mit der bestehenden Belegschaft auffangen kann. Sie benötigen insgesamt deutlich weniger Personal und können flexibel auf Umbrüche reagieren. In Krisenzeiten helfen Ihnen minimale Personalkosten, Ihr wertvolles Fachpersonal zu halten und mit dem Anziehen der Wirtschaft sofort wieder durchstarten zu können.
4. Wettbewerbsfähigkeit erhöhen
   Die Personaldienstleistungsbranche steht unter besonders hohem Preis- und Konkurrenzdruck. Um trotz niedriger Margen wettbewerbsfähig und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben, müssen Verwaltungs- und Personalkosten so gering und flexibel wie möglich gehalten werden. Wichtig dabei: Dies sollte nicht auf Kosten der Mitarbeiter gehen.
   
   Seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus, indem Sie Ihre Kostenstruktur nachhaltig flexibilisieren: Mit virtualisierten Standorten können Sie schnell reagieren und sparen Mieten. Digitalisierte Dokumente reduzieren die Kosten für Papier, Kopierer und Lagerung. Zudem sparen sie Zeit für das Anlegen, Ablegen, Suchen und Aussortieren von Akten. Sie vermeiden Aktenverluste und verbessern die interne Kommunikation, da alle Informationen sicher und verfügbar sind. Automatisierte Prozesse verringern den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter enorm. Die Personalkosten lassen sich durch Aufgabenbündelung über Standorte hinweg und spezialisierte Kollegen zusätzlich optimieren.

Sich für konjunkturelle Schwankungen wappnen: Beispiel Digitale Personalakte

Personaldienstleister profitieren aufgrund der hohen Zahl an Leiharbeitern und der zahlreichen Ein- und Ausstellungen, Nachweispflichten und Zeiterfassungsvorgängen besonders von der Einführung der Digitalen Personalakte. Sie ist ein geeigneter erster Schritt für Mittel- und Kleinunternehmen auf dem Weg zu einer atmenden Organisation, da sie sich zügig und einfach einführen lässt. Unternehmen kommen schnell in den Genuss einer enormen Zeitersparnis und erhöhter Produktivität: 27,5 % der Zeitarbeitsfirmen berichteten nach der Einführung der Digitalen Personalakte von bis zu 3 Stunden, ein weiteres Viertel von 5 bis 20 Stunden gesparter Zeit pro Woche. 2,5 % hatten bis zu 25 Wochenstunden mehr zur Verfügung.¹⁰

Loslegen: In 4 Schritten zur atmenden Organisation

1. Digitalisieren Sie Dokumente, sodass sie immer und überall verfügbar sind.
2. Digitalisieren Sie Prozesse, sodass Sie sie automatisieren können.
3. Virtualisieren Sie Standorte, indem Sie vor Ort präsent bleiben, aber alle Aufgaben, die nicht zwingend dort erledigt werden müssen, weggelassen werden.
4. Zentralisieren Sie, sodass Spezialisten Aufgaben besser und schneller erledigen.

In diesen Bereichen kann Zentralisierung sinnvoll sein:

• Recruiting & Vorauswahl von Bewerbern
• Vertragswesen
• Arbeitszeiterfassung externer Mitarbeiter
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Bescheinigungswesen

Fazit: Gut gerüstet für den nächsten Aufschwung

Die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen und die anschließende Automatisierung und Skalierung harmonisieren Ihr Unternehmen mit konjunkturellen Schwankungen, denn: Sie senken Ihren internen Personalbedarf und erhöhen gleichzeitig die Effizienz Ihrer Mitarbeiter. Sie haben ausreichend internes Personal für den kommenden Aufwärtstrend, können Ihre Belegschaft über die nächste Krise hinweg halten und mit voller Kraft durchstarten, wenn die Wirtschaft wieder anzieht. Durch Automatisierung und Skalierung der Geschäftsprozesse ist eine schlagartig erhöhte Nachfrage kein Problem für Ihr Team. Ihr Unternehmen wächst, doch Ihr Personalbedarf bleibt niedrig.

Auch die Fixkosten für Büros, Archive, Papier und Kopierer sinken. Standorte können schnell eröffnet und geschlossen werden. Papierakten müssen weder transportiert noch gelagert werden.

Die schlanke Verwaltung macht Ihre Organisation agil, flexibel und wettbewerbsfähiger. Ihr atmendes Unternehmen bringt nichts mehr außer Atem!