Die digitale Transformation hat einen erheblichen Einfluss auf alle Aspekte des Personalwesens, einschließlich der Führung von Entgeltunterlagen. Mit dem siebten SGB IV-Änderungsgesetz aus dem Jahr 2020 kamen wegweisende Gesetzesänderungen, die die elektronische Führung begleitender Entgeltunterlagen seit diesem Jahr zur Pflicht machen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles über die Hintergründe und Auswirkungen dieser Änderungen für Sie und Ihr Unternehmen.
Die Einführung zur elektronischen Sicherung von Entgeltunterlagen ist kein Zufall, sondern eine logische Konsequenz gesetzlicher Anordnung. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 8 Absatz 2 BVV und § 9 Absatz 1 Beitragsabrechnung schreibt vor, dass diese Unterlagen in elektronischer Form geführt und erfasst werden müssen. Diese Vorschriften stehen in enger Verbindung mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP), die seit 2023 verpflichtend ist (§ 28p Absatz 6a SGB IV). Tatsächlich wurden sogar schon im Jahr 2021 bereits 61 % der Betriebsprüfungen elektronisch durchgeführt.
Personaldienstleister sollten in diesem Schritt vor allem eine Chance für ihre Zukunft sehen, da die elektronische Führung der Dokumente zu einer effizienteren und rechtskonformen Verwaltungsform der Unternehmen beiträgt.
Die elektronischen Entgeltunterlagen ermöglichen eine zentralisierte Speicherung und Verwaltung aller relevanten Dokumente und Informationen im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung. Dadurch werden Suchzeiten minimiert, die Bearbeitung beschleunigt und die Fehleranfälligkeit verringert. Zudem tragen elektronische Entgeltunterlagen dazu bei, den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten, da der Zugriff auf die Informationen gezielt gesteuert und sensible Daten geschützt werden können. In Hinblick auf die Einsparungen an Kosten und Zeit sollten Unternehmens also vor allem den Ansporn und das Potenzial zur Unternehmensentwicklung in diesem Schritt sehen.
Gemäß § 8 Absatz 2 BVV umfasst die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenführung eine Vielzahl wichtiger Dokumente und Daten. Dazu gehören unter anderem:
Die Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern einzeln zu speichern und sind dem betroffenen Arbeitnehmer namentlich und zeitlich zuzuordnen. Akzeptiert werden Dokumente in PDF- oder Bildformat (jpg, bmp, png oder tiff). Das bedeutet, dass ein einfaches Bild mit dem Smartphone bereits ausreichend ist, um die relevanten Dokumente schnell und mit wenig Aufwand zu übermitteln. Somit kann die nächste Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beispielsweise als Bild via Smartphone eingereicht werden. Die Datei wird bestenfalls mit einem aussagekräftigen Namen konkret zugeordnet, z. B. Art des Dokuments, namentliche und zeitliche Zuordnung – immatrikulation_ws-2023_max-mustermann.
Für bestimmte Unterlagen ist nach wie vor die Schriftform vorgeschrieben, und zwar:
Bei den zuvor genannten Unterlagen kann die eigenhändige Unterschrift durch eine digitale Version ersetzt werden, dafür ist jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
Nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die solche Unterlagen bei ihrem Unternehmen einreichen, sind gemäß § 8 Absatz 3 Satz 1 BVV verpflichtet, dies elektronisch zu tun, sofern die Entgeltunterlagen nicht aus der Abrechnung des Arbeitgebers elektronisch entnommen werden können. Das heißt z. B. auch für einen Studenten, der seine Immatrikulationsbescheinigung einreicht, muss dies elektronisch passieren. Diese weitreichende Verpflichtung bedeutet, dass Unternehmen und Einzelpersonen gleichermaßen bereit sein müssen, die elektronischen Prozesse zu nutzen.
Das Gesetz § 8 Abs. 2 BVV trat zum 01. Januar 2022 in Kraft mit dem Ziel zu einer effizienteren und rechtskonformen Verwaltungsform beizutragen und somit die Digitalisierung der Unternehmen voranzutreiben.
Gemäß § 8 Absatz 3 Satz 2 BVV haben Arbeitgeber die Möglichkeit, einen Antrag auf Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen für Zeiträume bis zum 31.12.2026 zu stellen. Ebenso ist es möglich, einen Antrag auf Befreiung von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) für denselben Zeitraum gemäß § 126 SGB IV (in der Fassung vom 01.01.2023) zu stellen. Getreu des Mottos ‚aufgeschoben ist nicht aufgehoben‘ empfehlen wir jedoch, sich bereits jetzt aktiv damit auseinanderzusetzen. Stellen Sie bereits jetzt die Weichen, um zukünftig papierlos arbeiten zu können, da sie so enorm an (Papier-) Kosten und auch wertvoller Zeit einsparen können.
Die elektronischen Entgeltunterlagen sind ein unvermeidlicher Bestandteil der zukünftigen Personalwirtschaft. Es liegt in der Verantwortung der Personaldienstleistungsunternehmen, sich aktiv auf diese Veränderungen einzustellen. Begreifen Sie daher die Gesetzesänderung als Gelegenheit, Ihre eigenen Prozesse zu digitalisieren und investieren Sie in geeignete elektronische Lösungen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und nutzen die Vorteile einer effizienten, digitalisierten Verwaltung mit der digitalen Personalakte:
Seien Sie Vorreiter in Ihrer Branche und bereiten Sie Ihr Unternehmen auf eine erfolgreiche Zukunft vor. Die rechtlichen Änderungen sind also die Chance für Sie, jetzt zu handeln.
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