Elektronische Entgeltunterlagenführung und Gesetzesänderungen für Personaldienstleistungsunternehmen – Was Sie erwartet!

Die digitale Transformation hat einen erheblichen Einfluss auf alle Aspekte des Personalwesens, einschließlich der Führung von Entgeltunterlagen. Mit dem siebten SGB IV-Änderungsgesetz aus dem Jahr 2020 kamen wegweisende Gesetzesänderungen, die die elektronische Führung begleitender Entgeltunterlagen seit diesem Jahr zur Pflicht machen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles über die Hintergründe und Auswirkungen dieser Änderungen für Sie und Ihr Unternehmen.  

1. Welche Bedeutung haben elektronische Entgeltunterlagen für Unternehmen?
2. Welche Unterlagen sind betroffen?
3. In welcher Form müssen die Unterlagen geführt und übermittelt werden?
4. Liegt die Verantwortung allein beim Arbeitgeber?
5. Wann trat das Gesetz zu elektronischen Entgeltunterlagen in Kraft?
6. Welche Maßnahmen sollten Sie für eine erfolgreiche Zukunft treffen?

Welche Bedeutung haben elektronischen Entgeltunterlagen für Unternehmen? 

Die Einführung zur elektronischen Sicherung von Entgeltunterlagen ist kein Zufall, sondern eine logische Konsequenz gesetzlicher Anordnung. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 8 Absatz 2 BVV und § 9 Absatz 1 Beitragsabrechnung schreibt vor, dass diese Unterlagen in elektronischer Form geführt und erfasst werden müssen. Diese Vorschriften stehen in enger Verbindung mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP), die seit 2023 verpflichtend ist (§ 28p Absatz 6a SGB IV). Tatsächlich wurden sogar schon im Jahr 2021 bereits 61 % der Betriebsprüfungen elektronisch durchgeführt.

Personaldienstleister sollten in diesem Schritt vor allem eine Chance für ihre Zukunft sehen, da die elektronische Führung der Dokumente zu einer effizienteren und rechtskonformen Verwaltungsform der Unternehmen beiträgt.  

Die elektronischen Entgeltunterlagen ermöglichen eine zentralisierte Speicherung und Verwaltung aller relevanten Dokumente und Informationen im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung. Dadurch werden Suchzeiten minimiert, die Bearbeitung beschleunigt und die Fehleranfälligkeit verringert. Zudem tragen elektronische Entgeltunterlagen dazu bei, den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten, da der Zugriff auf die Informationen gezielt gesteuert und sensible Daten geschützt werden können. In Hinblick auf die Einsparungen an Kosten und Zeit sollten Unternehmens also vor allem den Ansporn und das Potenzial zur Unternehmensentwicklung in diesem Schritt sehen.  

Welche Unterlagen sind betroffen?

Gemäß § 8 Absatz 2 BVV umfasst die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenführung eine Vielzahl wichtiger Dokumente und Daten. Dazu gehören unter anderem: 

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht 
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse 
• Erstattete Meldungen 
• Rückmeldungen der Krankenkassen 
• Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht 

• Niederschriften nach dem Nachweisgesetz (§ 2) 
• Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen 
• Kopien von Anträgen auf Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund 
•  Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht 
• Entscheidungen der Finanzbehörden bezüglich Studiengebühren als Arbeitsentgelt 
• Nachweise der Elterneigenschaft  
• Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz

In welcher Form müssen die Unterlagen geführt und übermittelt werden?

Die Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern einzeln zu speichern und sind dem betroffenen Arbeitnehmer namentlich und zeitlich zuzuordnen. Akzeptiert werden Dokumente in PDF- oder Bildformat (jpg, bmp, png oder tiff). Das bedeutet, dass ein einfaches Bild mit dem Smartphone bereits ausreichend ist, um die relevanten Dokumente schnell und mit wenig Aufwand zu übermitteln. Somit kann die nächste Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beispielsweise als Bild via Smartphone eingereicht werden. Die Datei wird bestenfalls mit einem aussagekräftigen Namen konkret zugeordnet, z. B. Art des Dokuments, namentliche und zeitliche Zuordnung – immatrikulation_ws-2023_max-mustermann.   

Für bestimmte Unterlagen ist nach wie vor die Schriftform vorgeschrieben, und zwar: 

• Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 SGB VI  
• Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen  
• Erklärung zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des Pflegezeitgesetzes 
• Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 oder § 230 SGB VI 

Bei den zuvor genannten Unterlagen kann die eigenhändige Unterschrift durch eine digitale Version ersetzt werden, dafür ist jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.  

Liegt die Verantwortung der elektronischen Entgeltunterlagen allein beim Arbeitgeber?

Nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die solche Unterlagen bei ihrem Unternehmen einreichen, sind gemäß § 8 Absatz 3 Satz 1 BVV verpflichtet, dies elektronisch zu tun, sofern die Entgeltunterlagen nicht aus der Abrechnung des Arbeitgebers elektronisch entnommen werden können. Das heißt z. B. auch für einen Studenten, der seine Immatrikulationsbescheinigung einreicht, muss dies elektronisch passieren. Diese weitreichende Verpflichtung bedeutet, dass Unternehmen und Einzelpersonen gleichermaßen bereit sein müssen, die elektronischen Prozesse zu nutzen. 

Wann trat das Gesetz zu elektronischen Entgeltunterlagen in Kraft?

Das Gesetz § 8 Abs. 2 BVV trat zum 01. Januar 2022 in Kraft mit dem Ziel zu einer effizienteren und rechtskonformen Verwaltungsform beizutragen und somit die Digitalisierung der Unternehmen voranzutreiben.  

Gemäß § 8 Absatz 3 Satz 2 BVV haben Arbeitgeber die Möglichkeit, einen Antrag auf Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen für Zeiträume bis zum 31.12.2026 zu stellen. Ebenso ist es möglich, einen Antrag auf Befreiung von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) für denselben Zeitraum gemäß § 126 SGB IV (in der Fassung vom 01.01.2023) zu stellen. Getreu des Mottos ‚aufgeschoben ist nicht aufgehoben‘ empfehlen wir jedoch, sich bereits jetzt aktiv damit auseinanderzusetzen. Stellen Sie bereits jetzt die Weichen, um zukünftig papierlos arbeiten zu können, da sie so enorm an (Papier-) Kosten und auch wertvoller Zeit einsparen können.  

Welche Maßnahmen sollten Sie für eine erfolgreiche Zukunft treffen?

Die elektronischen Entgeltunterlagen sind ein unvermeidlicher Bestandteil der zukünftigen Personalwirtschaft. Es liegt in der Verantwortung der Personaldienstleistungsunternehmen, sich aktiv auf diese Veränderungen einzustellen. Begreifen Sie daher die Gesetzesänderung als Gelegenheit, Ihre eigenen Prozesse zu digitalisieren und investieren Sie in geeignete elektronische Lösungen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und nutzen die Vorteile einer effizienten, digitalisierten Verwaltung mit der digitalen Personalakte:  

1. Effizientere Workflows und geringere Kosten: Durch die Automatisierung von Prozessen und den Wegfall manueller Tätigkeiten können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Dies führt zu geringeren Kosten und einer höheren Produktivität. 
   
   
2. Minimierte Suchzeiten: Die digitale Personalakte ermöglicht eine schnelle und gezielte Suche nach Informationen. Dokumente können einfach über Schlagwörter oder Kategorien gefunden werden, wodurch das zeitaufwendige Suchen in physischen Akten vermieden werden. 
   
   
3. Einfachere Umsetzung von Zugriffsberechtigungen und Datenschutz: Mit einer digitalen Personalakte können Zugriffsberechtigungen einfach verwaltet und individualisiert werden. Dadurch wird der Datenschutz gewährleistet und sensible Informationen bleiben geschützt. 
   
   
4. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten: Durch die digitale Verfügbarkeit der Personalakten können autorisierte Personen jederzeit und von jedem Ort aus auf die Informationen zugreifen. Dies ermöglicht flexibles Arbeiten und verbessert die Zusammenarbeit. 
   
   
5. Revisionssichere Archivierung der Personal- und Entgeltunterlagen: Die digitale Personalakte gewährleistet eine revisionssichere Aufbewahrung der Unterlagen gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Damit sind Unternehmen auf Betriebsprüfungen und andere rechtliche Anforderungen vorbereitet. 
   
   
6. Positives Arbeitgeber-Image dank Einsatz moderner Technologien: Die Implementierung einer digitalen Personalakte sendet ein positives Signal an Mitarbeiter und externe Stakeholder. Es zeigt, dass das Unternehmen auf moderne Technologien setzt und bestrebt ist, effiziente und zeitgemäße Lösungen in der Personalverwaltung einzusetzen. 

Seien Sie Vorreiter in Ihrer Branche und bereiten Sie Ihr Unternehmen auf eine erfolgreiche Zukunft vor. Die rechtlichen Änderungen sind also die Chance für Sie, jetzt zu handeln. 

Disclaimer:

Dieser Beitrag bietet keine verbindliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich bitte daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen Fachanwalt. Auch wenn die Inhalte dieses Artikels sorgfältig und gewissenhaft recherchiert wurden, übernimmt tutum keine Haftung für die hier angeführten Informationen.