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Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Sinnvoll für die Hausverwaltungsbranche?

5 Minuten Lesezeit
17.05.23 09:52

Hausverwaltungen müssen sich heute mehr denn je mit der Gestaltung ihrer Arbeitsprozesse beschäftigen. Besonders die Rechnungsverarbeitung ist für viele ein tägliches Ärgernis. Um die Flut an Rechnungen zu bewältigen, benötigen Hausverwalter eine Vielzahl an Ressourcen und vor allem viel Zeit! Jedoch hat auch der Tag der Hausverwaltungen nur 24 Stunden – wie also können Hausverwalter ihre Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten?

In diesem Artikel zeigen wir, wie digitale Systeme dazu beitragen können, die Rechnungsverarbeitung für Unternehmen zu verbessern. Wir beschäftigen uns mit den Herausforderungen der Hausverwaltungsbranche und zeigen die Unterschiede zwischen manueller und digitaler Rechnungsverarbeitung auf.

Inhalt:
  1. Mehr Zeit für das Wesentliche: Digitalisierung in der Hausverwaltungsbranche
  2. Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung in Hausverwaltungen: Manuelle vs. digitale Rechnungsverarbeitung
  3. Von 4 auf 2 Minuten: Wie Automatisierung die Rechnungsverarbeitung revolutioniert
  4. Fazit

1. Mehr Zeit für das Wesentliche: Digitalisierung in der Hausverwaltungsbranche

Bestimmt kennen Sie das. Ihre Mitarbeitenden geben täglich ihr Bestes und trotzdem haben sie keine Chance, die Unmengen an Dokumenten, Rechnungen etc. zu bewältigen. Noch mehr Mitarbeiter einzustellen, ist angesichts des Fachkräftemangels ein großer Kraftakt. Was also tun? Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie durch Digitalisierung den Arbeitsalltag in der Hausverwaltungsbranche erleichtern können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt zum digitalen Hausverwalter werden.

Wie wäre es zum Beispiel mit der externen Digitalisierung?

Hierbei befassen Hausverwalter sich mit der Digitalisierung von Prozessen, wie beispielsweise der digitalen Kommunikation nach außen, mit Mietern und Eigentümern. Viele Hausverwaltungen nutzen mittlerweile Online-Portale wie casavi, facilioo, etc., um die Kommunikation zu vereinfachen.

Neben Veränderungen an den Prozessen nach außen gibt es auch die Möglichkeit der internen Digitalisierung.

Dabei beschäftigen sich Hausverwalter mit Ihrer innerbetrieblichen Arbeitsweise. Eine häufig auftretende Herausforderung für die Unternehmen ist die Rechnungsverarbeitung. Diese kann zeitaufwendig sein und birgt das Risiko von Fehlern.

Aus diesem Grund fokussiert sich dieser Artikel auf die Verarbeitung von Rechnungen in der Hausverwaltung und zeigt Möglichkeiten, wie dieser Prozess effizienter gestaltet werden kann.

2. Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung in Hausverwaltungen: Manuelle vs. digitale Rechnungsverarbeitung

Jeder wünscht sich eine möglichst unkomplizierte Rechnungsverarbeitung. Stellen Sie sich einmal vor, Sie könnten Rechnungen in Ihrem Unternehmen einfach scannen und danach vergessen. Hört sich verlockend an? Dann aufgepasst:

Um die Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung besser zu verstehen, betrachten wir zunächst die manuelle Verarbeitung von Rechnungen und zeigen anschließend die Unterschiede zur digitalen Rechnungsverarbeitung auf.

Von der Post zum Archiv:
die manuelle Rechnungsverarbeitung

Bei vielen Hausverwaltungen läuft die manuelle Rechnungsverarbeitung in ähnlicher Art und Weise ab:

Eine Rechnung wird im Unternehmen zunächst empfangen und entweder geöffnet (per Post) oder per E-Mail an den Rechnungsverantwortlichen weitergeleitet. Dies ist in der Regel der Objektverantwortliche des referenzierten Objektes. Dieser kümmert sich um die Bearbeitung der Rechnung. Dabei bringt er beispielsweise den Eingangsstempel an, trägt den Eingang im Rechnungseingangsbuch (via Excel) ein und führt eine Reihe weiterer Arbeitsschritte aus.

Zudem prüft der Rechnungsverantwortliche die Rechnung inhaltlich und gibt dann die Freigabe oder führt Klärungsgespräche mit dem Kreditor. Anschließend leitet er die Rechnung an die Buchhaltung weiter. Diese erfasst die Daten manuell durch Abtippen auf dem Computer, kümmert sich um die Verbuchung und löst letztendlich die Zahlung (über StarMoney, Profi cash, etc.) aus.

Zum Schluss steht dann noch die Archivierung der Rechnung im Unternehmen an. Häufig passiert das heute in der klassischen Papierakte, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten.

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Scannen & Vergessen:
die digitale Rechnungsverarbeitung

Wie zuvor gezeigt, ist die manuelle Rechnungsverarbeitung ein aufwendiger und langwieriger Prozess. Wie also kann die Verarbeitung einer Rechnung effektiv automatisiert werden, um den Arbeitsalltag im Unternehmen zu vereinfachen, manuelle Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen?

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung können wir den Prozess in drei Schritte gliedern:

1.    Der erste Schritt ist die Automatisierung des Rechnungseingangs, der Rechnungserfassung und der Zuordnung. Hierbei werden die eingehenden Rechnungen automatisch erfasst bzw. eingescannt, der Inhalt mathematisch ausgelesen und hinsichtlich Dubletten überprüft. Anschließend werden sie dem entsprechenden Objektverwalter zugewiesen.

2.    Der zweite Schritt umfasst die Beschleunigung der Freigabe durch den objektbezogenen Kontenrahmen. Dadurch reduzieren wir zudem die Fehleranfälligkeit. Des Weiteren können Rechnungen nun einfach digital verbucht werden.

3.    Im dritten Schritt wird die Zahlung und Archivierung der Rechnung automatisiert.

Durch das geschickte Zusammenfassen und Beschleunigen der einzelnen Prozessschritte kann die Arbeit im Unternehmen spürbar vereinfacht werden. Die Automatisierung hilft, den Prozess schlank und simpel zu halten. So können Hausverwalter besser mit der verfügbaren Zeit der Mitarbeitenden umgehen und manuelle Fehler (wie eine doppelte Zahlung oder Verbuchung) minimieren. So können sich die Beteiligten auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren und der Arbeitsalltag im Unternehmen wird effektiver gestaltet.

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5. Von 4 auf 2 Minuten: Wie Automatisierung die Rechnungsverarbeitung revolutioniert und die Kosten senkt 

Hausverwaltungen müssen sich täglich mit allerlei Herausforderungen herumschlagen. Da wäre zum Beispiel das Papierarchiv: Dieses ist nicht nur teuer, sondern lässt sich auch schlecht mit modernen Arbeitsmethoden wie Remote Working oder Homeoffice-Tagen vereinbaren. Und wie sieht es mit dem Dokumentenmanagement für die Beiratsprüfung aus? Niemand sucht dafür gerne ewig alle Dokumente zusammen. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern bindet außerdem wertvolle Ressourcen. Und die Nerven schont es erst recht nicht.

Glücklicherweise haben wir für eine der zentralen Herausforderungen von Hausverwaltern mit unseren Kunden bereits eine Lösung gefunden. Denn gerade bei der Rechnungserfassung können Unternehmen ordentlich Zeit einsparen. Hausverwaltungen, die auf digitale Systeme umgestiegen sind, berichten davon, dass sie eine Rechnung nun in etwa der Hälfte der Zeit verarbeiten können – damit sinkt die Verarbeitungszeit von etwa vier Minuten auf zwei bis drei Minuten. Nicht schlecht, oder? Rechnen wir das einmal hoch.

Wenn beispielsweise eine Hausverwaltung (mit 1.000 Wohneinheiten) etwa 5.000  Rechnungen pro Jahr bearbeitet, ergibt sich ein vier- bis fünfstelliger Betrag, der durch die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung eingespart werden kann!

Hinweis: Berechnen Sie dies auch gerne einmal gezielt für Ihr Unternehmen mit unserer Kalkulationstabelle!

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Jetzt stellt sich die Frage, was mit der eingesparten Zeit im Unternehmen passiert. Viele Hausverwaltungen haben Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden. Durch die Ersparnis an Zeit und Ressourcen können Hausverwalter nun wachsen und evtl. mehr Wohneinheiten pro Person verwalten oder das bestehende Team entlasten. Somit ist die Einführung der digitalen Rechnungserfassung ein attraktiver Hebel für mehr Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

6. Fazit

Die Digitalisierung bietet für Hausverwaltungen enormes Potenzial, die Effizienz ihrer Prozesse zu verbessern und Zeit sowie Ressourcen zu sparen. Eine große Herausforderung stellt die Rechnungsverarbeitung dar, die zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Hierbei gibt es enorme Einsparungspotenziale, die Unternehmen dazu befähigen, ihre Rechnungen schneller zu bearbeiten. So können Hausverwaltungen das eigene Personal entlasten oder wachsen und mehr Wohneinheiten pro Person verwalten. Im Vergleich zur manuellen Rechnungsverarbeitung, bei der Rechnungen in einem langwierigen Prozess empfangen, geprüft und archiviert werden müssen, kann bei der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen der manuelle Aufwand innerhalb des Prozesses deutlich vereinfacht werden. Eine unkomplizierte, schnelle und digitale Rechnungsverarbeitung, eröffnet Hausverwaltern neue Möglichkeiten, um ihre Arbeit effizienter und produktiver zu gestalten.

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