Effizientere, transparentere und zukunftssichere Prozesse – Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Verwaltung zu modernisieren und gleichzeitig regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Ein digitaler Rechnungseingangsprozess schafft hier Abhilfe und hebt ungenutzte Potenziale: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler und eine ideale Vorbereitung auf die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht. Wie das funktioniert und welche Vorteile digitale Prozesse bieten, zeigt das IT-Unternehmen premier experts. Doris Arnet-Kimmerle, verantwortlich für Finanzen und Personal bei premier experts, gibt Einblicke, wie digitale Workflows den Arbeitsalltag ihres Unternehmens verändert haben – von der Rechnungserfassung bis zur revisionssicheren Archivierung.
- Von Papier zu digitaler Effizienz: Die Erfolgsgeschichte von premier experts
- Was ist ein digitaler Rechnungseingangsprozess?
- Workflow eines digitalen Rechnungseingangs
- 4 Gründe, warum der digitale Rechnungseingangsprozess für premier experts so wertvoll ist
- Checkliste: Bereit für die E-Rechnung?
- Fazit: Mit dem digitalen Rechnungseingang Produktivität steigern und gesetzliche Vorgaben erfüllen
Doris Arnet-Kimmerle, Finanzen & Personal premier experts
1. Von Papier zu digitaler Effizienz: Die Erfolgsgeschichte von premier experts
Premier experts wurde 2017 gegründet und hat sich auf innovative IT-Dienstleistungen spezialisiert. Zu Beginn war die Verwaltung bei premier experts noch überschaubar: Es kamen nur wenige Eingangsrechnungen an, die per Hand geprüft und abgeheftet wurden. Doch aus fünf Rechnungen im Monat wurden schnell 500 und schon ein Jahr nach der Gründung stellte das IT-Unternehmen auf einen digitalen Rechnungseingang um.
erklärt Doris Arnet-Kimmerle, Verantwortliche für Finanzen und Personal bei premier experts. Dank frühzeitiger Digitalisierung und klaren, effizienten Prozessen konnte premier experts sein starkes Wachstum von fünf auf mittlerweile 50 Mitarbeitende erfolgreich managen.
betont Doris Arnet-Kimmerle. Heute verarbeitet das Unternehmen 95 % seiner Rechnungen direkt digital und spart dabei nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
2. Was ist ein digitaler Rechnungseingangsprozess?
Ein digitaler Rechnungseingangsprozess beschreibt die automatisierte Abwicklung von Eingangsrechnungen – vom Erhalt bis zur revisionssicheren Archivierung. Moderne Systeme wie DocuWare, das auch bei premier experts im Einsatz ist, können Rechnungen direkt aus E-Mails, Scans oder Uploads einlesen, Daten automatisch extrahieren und in einen strukturierten Workflow integrieren. Statt zeitaufwendiger manueller Prozesse und papierbasierter Workflows erfolgt die Bearbeitung über automatisierte Prozesse, die sich nahtlos in die bestehende Verwaltungssoftware integrieren lassen.
3. Workflow eines digitalen Rechnungseingangs
Der digitale Rechnungsprozess bei premier experts folgt einem klar strukturierten Workflow:
4. 4 Gründe, warum der digitale Rechnungseingangsprozess für premier experts so wertvoll ist
1. Zeitersparnis und Effizienz
Digitale Prozesse reduzieren die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich. Laut Doris Arnet-Kimmerle werden Rückfragen bei premier experts effizienter bearbeitet und Freigabeprozesse haben sich deutlich beschleunigt.
berichtet sie. Manuelle Arbeitsschritte wie das Sortieren, Weiterleiten oder physische Archivieren von Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Statt Stapeln von Dokumenten gibt es klare Workflows und Zuständigkeiten, die sicherstellen, dass Rechnungen direkt im System erfasst, freigegeben und archiviert werden.
2. Standortübergreifende Transparenz und Zusammenarbeit
Ob im Homeoffice oder an unterschiedlichen Standorten: Mit digitalen Prozessen haben Unternehmen jederzeit Zugriff auf alle Rechnungen und den aktuellen Status im Freigabeprozess. Mitarbeitende können Rechnungen überall prüfen, freigeben und archivieren. Gerade während der Coronalockdowns sei der digitale Prozess laut Doris Arnet-Kimmerle Gold wert gewesen, da premier experts ohne Einschränkungen weiterarbeiten konnte.
Mit einem digitalen System sind Rechnungen jederzeit und überall auffindbar. Eine Suchfunktion ermöglicht es, relevante Dokumente anhand von Attributen wie Rechnungsnummer, Aussteller oder Leistungszeitraum in Sekundenschnelle ausfindig zu machen. Für Doris Arnet-Kimmerle, die die Suchfunktion mehrmals täglich nutzt, ist sie eine große Arbeitserleichterung: Auch wenn sie mal nicht mehr genau weiß, wonach sie sucht, findet sie den richtigen Beleg, indem sie Sternchen als Platzhalter bei der Suche einsetzt.
3. Fehlerreduktion
Mit einem digitalen Workflow ist der Prozess nicht nur schneller, sondern auch sicherer. Mit zentralisierten Workflows und Echtzeitübersichten können Unternehmen Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen. Fehler wie falsche Steuerschlüssel werden bei premier experts aufgrund der kurzen Durchlaufzeiten frühzeitig erkannt und können umgehend behoben werden. Auch Fehler durch unübersichtliche Ablagen, übersehene Fristen oder verlorene Dokumente werden minimiert.
erklärt Doris Arnet-Kimmerle.
4. Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht tritt ab 2025 schrittweise in Kraft. Laut Doris Arnet-Kimmerle ist das System von premier experts bestens darauf vorbereitet, E-Rechnungen nahtlos in den Workflow zu integrieren. Systeme wie DocuWare ermöglichen eine revisionssichere Archivierung, die den Anforderungen an die E-Rechnungspflicht entspricht. Digitale Lösungen unterstützen nicht nur bei der Einhaltung dieser Anforderungen, sondern schaffen auch eine nahtlose Integration unterschiedlicher Formate wie PDF oder XML.
5. Checkliste: Bereit für die E-Rechnung?
Die Umstellung auf digitale Prozesse zahlt sich nicht nur durch Effizienzgewinne aus, sondern wird ab Januar 2025 für viele Unternehmen zur Pflicht. Die E-Rechnungspflicht bringt zahlreiche Anforderungen mit sich: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher speichern können. Wer noch nicht umgestellt hat, sollte jetzt handeln.
Nutzen Sie unsere Checkliste - In 9 Schritten zur E-Rechnung, um sich einen umfassenden Überblick über die anstehenden Änderungen zu verschaffen. Profitieren Sie von praktischen Tipps, um sich bestmöglich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten und langfristig von einer digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren.
6. Fazit
Die Einführung eines digitalen Rechnungseingangsprozesses ist nicht nur ein Schritt in Richtung Effizienz, sondern auch ein wichtiger Meilenstein für die Zukunftssicherheit eines Unternehmens – unabhängig von seiner Größe. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren besonders, da sie oft mit begrenzten personellen Ressourcen arbeiten.
Premier experts ist ein Paradebeispiel dafür, wie digitale Lösungen Effizienz und Transparenz erhöhen sowie die Zusammenarbeit vereinfachen können. Dank klarer Workflows, automatisierter Prüfungen und standardisierter Prozesse konnte das Unternehmen seinen Verwaltungsaufwand trotz starken Wachstums konstant halten.
Die Umstellung auf einen digitalen Rechnungseingangsprozess erfordert zwar Investitionen in moderne Tools sowie Anpassungen interner Workflows, doch die Vorteile überwiegen deutlich: Kosten- und Fehlerreduktion, effizientere Arbeitsabläufe sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der E-Rechnungspflicht. Unternehmen, die diesen Schritt gehen, entlasten sich langfristig und sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile.
Erfahren Sie in unserem Webcast mit Doris Arnet-Kimmerle, wie premier experts durch die Einführung eines digitalen Rechnungseingangs wertvolle Zeit spart und interne Freigabe- und Prüfprozesse stark vereinfacht hat: Webcast: Wie premier experts durch digitale Prozesse profitiert
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