Standortübergreifende Transparenz: stewe digitalisiert und zentralisiert Personalakten

Antonia Stulz, Projektmanagerin bei stewe Personalservice, hat in weniger als sechs Wochen an allen zehn Standorten umgesetzt, was bei vielen Personaldienstleistern seit Jahren auf der To-do-Liste steht: die Einführung der Digitalen Personalakte. stewe arbeitete bisher mit papierbasierten Akten, was die Zusammenarbeit zwischen den Niederlassungen zeitaufwendig und fehleranfällig machte. Im folgenden Interview teilt Antonia Stulz ihre Erfahrungen und gibt Einblicke, wie der Umstieg auf die digitale Lösung die Arbeitsabläufe verändert hat und wie das Team reagierte. 

Antonia Stulz, Projektmanagerin stewe Personalservice 

tutum: Können Sie uns einen Einblick geben, wie Ihr Arbeitsalltag vor der Einführung der Digitalen Personalakte aussah? Welche typischen Abläufe und Herausforderungen gab es mit Papierakten?

Antonia Stulz: Vor der Digitalisierung haben wir klassische Personalakten geführt: Unsere Dokumente hingen in Mappen im Schrank. Immer wenn ein Mitarbeiter oder eine Kollegin eine Unterlage brauchte, musste jemand zum Schrank gehen und die Akten holen. Das führt auch mal zu Verwirrung, beispielsweise wenn man sich etwas rausnimmt oder etwas falsch abheftet. Das Dokument ist dann nicht auffindbar. Bei Papier besteht auch immer die Gefahr, dass es verloren geht oder beschädigt wird. Es ist ja nur einmal vorhanden. 

tutum: Vor der Digitalisierung haben Sie über mehrere Standorte mit Papierakten gearbeitet. Welche Probleme und Hindernisse sind Ihnen dadurch im Alltag begegnet? 

Antonia Stulz: Wir haben zehn Niederlassungen und jede Niederlassung hat ihre eigene Personalakte geführt. Wir haben einige Kunden, die von mehreren Niederlassungen betreut werden. Dadurch kam es dazu, dass eine Niederlassung Dokumente brauchte, die eine andere Niederlassung aufbewahrte. Das bedeutete, dass die Niederlassungen miteinander telefonieren mussten, sich per E-Mail Dokumente zukommen ließen oder jemand zwischen den Niederlassungen hin und her fuhr. Das nahm alles unnötig Zeit in Anspruch. Das standortübergreifende Arbeiten war zeitraubend. Uns passierten auch Fehler, weil Dokumente nicht vorlagen. 

tutum: Sie wünschten sich mehr Transparenz und einfachere Kommunikation zwischen den Niederlassungen. Daher haben Sie Ihre Personalakten digitalisiert. Wie arbeiten Sie heute? 

Antonia Stulz: Dokumente kommen wie bisher in Briefform oder per E-Mail bei uns an und werden per Scan oder per E-Mail in das System importiert. Oder Dokumente werden von uns erstellt. Viele erstellen wir inzwischen direkt in zvoove. Das vereinfacht alles und ist noch mal ein extra Schritt Digitalisierung. Alle Dokumente landen dann im Dokumenteneingang. Danach gibt es zwei Wege: Wenn das System das Dokument komplett erkennt und automatisch auslesen kann, um welchen Mitarbeiter, Kunden oder Belegart es sich handelt, geht es sofort ins digitale Archiv. Wenn das System den Beleg nicht selbst erkennt, muss nachgeholfen werden. Das passiert meistens, wenn es sich nicht um unternehmensinterne Belege, sondern um Belege von Kunden oder Mitarbeitern handelt. Eine Mitarbeiterin ordnet den Beleg dann zu und er landet ebenfalls im digitalen Archiv. An dieser Stelle kann noch eine Notiz angefügt werden und geprüft werden, ob alles wirklich richtig und in zvoove vermerkt ist. Dieser zusätzliche Schritt hilft dem Workflow. Dann landet es final im Archiv, wo es dann abrufbar ist.  

tutum: Lassen Sie uns einen Blick auf die Funktionsweise werfen: Sie nutzen vorangelegte Dokumentenvorlagen in zvoove. Bei der Erstellung der Dokumente wird ein Code generiert, der es dem System zusammen mit anderen Daten ermöglicht, die Dokumente eindeutig zuzuordnen.  

Antonia Stulz: Richtig.  

tutum: Sie beschreiben Ihre bisherigen Prozesse als fehleranfällig. Wie nehmen Sie Ihre Prozesse heute wahr? 

Antonia Stulz: Genau, wir prüfen jetzt nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch auf Richtigkeit. Wir gucken nun schon beim Eingang, ob alle Belege da sind, alle Belege komplett, vollständig und richtig ausgefüllt sind. Alles soll komplett richtig sein, denn wenn es einmal im System ist, kann man es nicht mehr ändern. Das ist natürlich gewöhnungsbedürftig, aber die Fehler haben sich minimiert und die Transparenz hat sich erhöht, weil wir strenger drauf achten. Das ist sehr hilfreich. Früher haben wir unsere Akten erst beim Austritt komplett geprüft. Das hat sich durch die digitale Personalakte geändert.

tutum: Wie lief die interne Revision früher bei Ihnen ab? Was hat sich hier durch die Digitalisierung verändert? 

Antonia Stulz: Unsere Verwaltung sitzt in Bergneustadt. Wir haben Niederlassungen mit bis zu drei Stunden Fahrt von dort entfernt. Dadurch, dass die Dokumente in Papierform aufbewahrt wurden, musste in die jeweilige Niederlassung gefahren werden, um die Akten zu prüfen. Das hat pro Niederlassung einen Tag in Anspruch genommen, kostete Geld und verbrauchte Sprit. Jetzt schaut die zuständige Person ins digitale Archiv und die Prüfung ist viel zügiger erledigt. Wenn man sich einmal daran gewöhnt und eingearbeitet hat, ist es eine große Erleichterung.  

tutum: Worin sehen Sie die Vorteile eines digitalen Archivs? 

Antonia Stulz: Wenn man mal zeitlich nicht hinterherkommt, ist es nicht so wie mit Papierakten, dass man sich nicht sicher ist, ob sie im Ablageordner liegen oder ob es sie noch gar nicht gibt. In einem digitalen Archiv sind die Dokumente von Anfang an verfügbar und können nicht verloren gehen. Und man weiß, es kann nichts passieren - selbst wenn mal ein Glas Wasser umkippt. Oder wenn Leute im Urlaub sind, kann ich von meinem Standort aus zum Beispiel mit der Sortierung helfen, weil ich auf die anderen Niederlassungen zugreifen kann. 

tutum: Was hat sich bei stewe Personalservice durch die Digitale Personalakte nachhaltig verbessert?  

Antonia Stulz: Ein wichtiger Punkt ist die standortübergreifende Transparenz. Man weiß, man kann immer auf alles zugreifen.  

Es gibt nicht mehr die zeitaufwendige Suche nach dem Dokument: Ist es jetzt im Ablageordner, ist es gerade bei jemanden auf den Schreibtisch? Wo ist die Mappe überhaupt? Das passiert nicht mehr. Mehrere Mitarbeiter können die gleiche Akte aufmachen und sich die gleichen Belege angucken. Auch Arbeiten im Homeoffice ist kein Problem. Oder wenn mal die Kinder von einer Mitarbeiterin krank sind, kann sie trotzdem von zuhause auf die Dokumente zugreifen. Wenn ich durch die Niederlassungen fahre, kann ich weiterhin auf meinem Laptop arbeiten und habe Zugriff auf alles. Das ist echt eine gute Sache. 

tutum: Die Ergebnisse, die Sie erzielt haben, sprechen für sich: Die komplette Transparenz über alle Standorte hinweg und der zeitliche Aufwand bei der Ablage und Suche ist um mindestens ein Drittel gesunken.  

Antonia Stulz: Ja, auf jeden Fall und dass alles von Anfang an richtig ist, ist ein großer Punkt. 

tutum: Wie haben denn Ihre Mitarbeitenden die Umstellung von analog auf digital aufgenommen? 

Antonia Stulz: Ich habe die Digitale Personalakte in jeder Niederlassung eingeführt und hautnah miterlebt, wie die Reaktionen des Teams waren.  

Viele waren es von anderen Dienstleistern gewohnt und haben das Arbeiten mit einer Papierakte als Rückschritt empfunden. Wer digitale Prozesse erlebt hat und dann wieder mit Papierakten arbeiten muss, merkt, was für langsame und ineffiziente Prozesse das sind. Ich bin später noch mal in die Niederlassungen gefahren und habe geguckt, dass alles funktioniert und habe mit den Leuten vor Ort geredet. Es ist echt gut angekommen, die freuen sich auf jeden Fall darüber. 

Sehen Sie jetzt das vollständige Interview mit Antonia Stulz und erhalten Sie einen praxisnahen Einblick, wie stewe mithilfe der Digitalen Personalakte standortübergreifende Transparenz geschaffen hat: Webcast: So hat stewe Personalakten digitalisiert und zentralisiert