Egal, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist – eingehende Rechnungen gehören sicherlich auch zu Ihrem Arbeitsalltag. Egal ob als PDF-Datei oder auf Papier: Belege müssen erfasst, geprüft, freigegeben und an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden. Oft läuft dieser Prozess in großen Teilen manuell ab und bindet dadurch Zeit und Ressourcen.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über eine automatisierte Rechnungsverarbeitung wissen müssen und wie Sie in nur 4 Schritten Ihren Rechnungseingang automatisieren.
In der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen sprechen wir im ersten Schritt über die Erkennung von Belegen. Die Inhalte der Rechnungen müssen zur Weiterbearbeitung ausgelesen werden – unabhängig davon, ob diese Rechnung als PDF-Datei per E-Mail oder in einem Briefumschlag per Post zu Ihnen kommt.
Erfolgt der Rechnungseingang per E-Mail, kann der Beleg automatisch erkannt und zur Weiterverarbeitung in den Freigabeprozess gegeben werden. Liegen die Rechnungsbelege in Papierform vor, so erfolgt die Belegerkennung nach dem Scannen.
Die Belegerkennung liest dann alle erforderlichen Informationen aus: Kreditoren-Stammdaten, Rechnungspositionen, Zahlungsfristen etc.
Anhand dieser Informationen kann die Rechnung dann zur Rechnungsprüfung und -freigabe automatisch weitergegeben werden.
Je nach Branche werden von einigen wenigen Rechnungsseiten pro Tag bis zu mehreren 100.000 Seiten pro Tag verarbeitet. Das bedeutet lange Liege- und Bearbeitungszeiten, hohe Fehlerquoten durch manuelle Prüfungs- und Freigabeverfahren, verpasste (Skonto-) Fristen und immense Aufwände zur Papierablage und Archivierung.
In vielen Unternehmen erfolgt der Rechnungseingang noch per Post. Oft prüfen eigens dafür angestellte Mitarbeiter:innen die Belege und kümmern sich um die Zuordnung zum zuständigen Sachbearbeiter. Der Freigabeprozess wird manuell durchlaufen und so wandert die Rechnung von einem Postkorb zum nächsten. Am Ende wird der Beleg manuell eingescannt und im Buchhaltungssystem verarbeitet. Zur Archivierung werden Rechnungen und zugehörige Belege im entsprechenden Aktenordner abgelegt.
Vielleicht gehen die Rechnungen bei Ihnen auch schon teilweise digital per E-Mail ein. Aber auch hier wird der Freigabeprozess meist noch manuell ausgeführt. E-Mails werden weitergeleitet, Belege zur Ablage ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und manuell ins Finanzbuchhaltungssystem übertragen.
Die Automatisierung Ihres Rechnungseingangs spart nicht nur Zeit und Ressourcen für die manuelle Verarbeitung, sondern ersetzt in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement-System auch die papiergebundene Ablage.
Im ersten Schritt geht es darum, alle Rechnungseingangskanäle anzubinden. Egal ob Sie Ihre Rechnungen per E-Mail oder per Post erhalten, die Anbindung dieser Kanäle bildet die Grundlage für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnung. Dies beinhaltet auch die Stapelverarbeitung per Scan oder die Verarbeitung eines mehrseitigen PDF-Dokuments.
Eingehende Belege werden unabhängig vom Eingangskanal oder vom Format erfasst und bearbeitet. Das bedeutet, dass die Automatisierung nach vordefinierten Kriterien Informationen von digitalen und Papierbelegen, internationalen Rechnungen und Formaten wie ZUGFerRD oder XRechnung auslesen und weiterverarbeitet werden kann.
Bei der Belegauslese, der Struktur- und Feldkontrolle prüft das System die Datensätze auf Unklarheiten. Erkennt das System bei der Strukturkontrolle zusammenhängende Belege nicht oder sind Informationen einzelner Felder unklar, so werden die Datensätze zur manuellen Verifizierung aufgelistet. Ein:e Mitarbeiter:in kann die Überprüfung manuell durchführen und dem selbstlernenden System Ausführungshinweise für die nächste Auslese mitgeben.
Wohin aber gelangen die verarbeiteten Rechnungen danach? Die intelligente Koppelung an z. B. Buchhaltungs-, ERP- oder DMS-Systeme bietet Ihnen hervorragende Möglichkeiten, Ihre Rechnungen weiterzuverarbeiten. Binden Sie beispielsweise ein Dokumentenmanagement-System an, so können Sie ihre Rechnungen im Anschluss revisionssicher archivieren.
smart INVOICE von Insiders Technologies ist ein KI-gestütztes System zur automatisierten Rechnungsverarbeitung. Diese Lösung ist in der Lage, Rechnungen aus mehreren Eingangskanälen automatisiert zu erfassen und inhaltlich zu validieren.
Eine Schnittstelle zwischen smart INVOICE und einem DocuWare-DMS bringt weitere Vorteile mit sich. Das Auslesen Ihrer Rechnungsdaten und die anschließende Archivierung Ihrer Rechnungen erfolgt auf diese Weise automatisch. Die Indexierung und Verschlagwortung ermöglichten die Auffindung gesuchter Belege und dazugehöriger Dokumente in Sekunden. Außerdem wird mit der revisionssicheren Archivierung die Ablage von Belegen und Rechnungen in Papierform in Aktenordner obsolet.
Mit Tools wie smart INVOICE digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang im Handumdrehen und sparen sich zukünftig hohe Aufwände für die manuelle Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. In Kombination mit der passenden Schnittstelle zu einem Dokumentenmanagement-System (z.B. DocuWare) können Sie zudem Ihre Rechnungen revisionssicher archivieren. Das passende Workflow-Management unterstützt Sie bei der Automatisierung aller Arbeitsschritte rund um Ihren Rechnungseingangsprozess und die anschließende Weiterverarbeitung.