Belege per E-Mail, Kommunikation über ein separates Portal, Verträge in Papierordnern: Viele Hausverwaltungen arbeiten zwar digital, kämpfen aber weiterhin mit Medienbrüchen, doppelter Datenpflege und unübersichtlichen Ordnerstrukturen. Die Ziesel Hausverwaltung zeigt, dass es anders geht: Durch die nahtlose Verbindung des ERP-, CRM- und Dokumentenmanagementsystems wurde aus einzelnen digitalen Tools eine durchgängige Gesamtlösung. Wie diese Systemintegration in der Praxis aussieht und wie Hausverwaltungen davon profitieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Ziesel Hausverwaltung betreut rund 8.000 Einheiten in etwa 600 Objekten im Raum Stuttgart. An den Standorten Waiblingen und Schorndorf sind rund 30 Mitarbeitende tätig. Besonders prägend ist der Generationenwechsel im Team: Jüngere Kolleginnen und Kollegen bringen frische Impulse ein und hinterfragen Routinen – ein wichtiger Treiber für die digitale Transformation.
Ziesel verfolgt dabei eine klare Strategie: weg von der klassischen Hausverwaltung, hin zum modernen Immobilienmanagement mit echtem Mehrwert für Eigentümerinnen und Mieter. Persönliche Beratung, Nähe zum Objekt und eine verlässliche Kommunikation stehen im Mittelpunkt. Um dafür Freiräume zu schaffen, setzt Ziesel konsequent auf die Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsprozesse mit tutum.
Milan Šegrt, Digitalisierungsexperter der Ziesel Hausverwaltung
Bereits vor Projektstart verfügte die Ziesel Hausverwaltung über eine moderne Systemlandschaft, darunter ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), ein CRM-System (Customer Relationship Management), ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) sowie weitere digitale Tools, etwa für virtuelle Eigentümerversammlungen. Dennoch bremsten Medienbrüche, doppelte Datenpflege und manuelle Schritte im Arbeitsalltag. Die Systeme waren nur lose miteinander verbunden. Das ERP-System diente zwar als zentrale Plattform, an die einzelne Module angedockt wurden, doch von echter Integration konnte keine Rede sein. Die Folge waren unnötiger Mehraufwand, Intransparenz und eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Milan Šegrt, Digitalisierungsverantwortlicher bei Ziesel, beschreibt die Situation so:
„Redundante Datenpflege ist an sich schon ein Problem, aber kombiniert mit manuellen Fehlern waren wir sehr viel am Suchen.“
Ziesel Ansatz: mit Dokumenten- und Datenzentrierung zu echter Systemintegration
Viele Hausverwaltungen stehen vor der gleichen Herausforderung: Digitale Lösungen existieren, arbeiten jedoch nicht zusammen. Ziesel setzte daher auf einen durchgängigen Informationsfluss. Dokumente und Daten rückten ins Zentrum und bilden heute das Fundament für integrierte digitale Prozesse. Die Lösung: DocuWare fungiert als zentrales DMS und verknüpft PowerHaus (ERP) und casavi (CRM) nahtlos miteinander. So entstand eine einheitliche digitale Grundlage, die Automatisierung und Transparenz gleichermaßen ermöglicht.
Nahtlose Gesamtlösung: ERP, CRM und DMS vernetzen
Die Rechnungsverarbeitung war bei Ziesel ein zentraler Ansatzpunkt für die Prozessoptimierung. Milan Šegrt erklärt:
„Rechnungsverarbeitung ist ein richtig großer Bereich, wo man Skalierungseffekte nutzen kann, und war auf der Prioritätenliste Nummer eins bei uns. […] Was besonders geholfen hat, Fehler zu reduzieren, ist die enge Verknüpfung mit unserer Datenbank. Werte wie Sachkonto oder Wirtschaftsjahr werden regelmäßig aktualisiert und direkt übernommen.“
Heute sorgt ein durchgängiger Rechnungsworkflow dafür, dass Routineaufgaben automatisiert, Fehler vermieden und Abläufe erheblich beschleunigt werden.
Rechnungsworkflow im Überblick: Von Eingang bis Archivierung
1. Automatisierte Ablage
Eingehende Rechnungen – ob per E-Mail oder Papier – werden zentral erfasst und in den DocuWare-Briefkorb gezogen. Über Eingabemasken werden Metadaten wie Objektnummer, Kreditor oder Rechnungsdatum strukturiert erfasst. Die Felder sind mit dem ERP-System PowerHaus verknüpft, sodass nur gültige Daten übernommen werden können. Fehleingaben und fehlerhafte Zahlungen sind dadurch von Beginn an ausgeschlossen.
2. Intelligente Indexierung
DocuWare unterstützt die Mitarbeitenden von Ziesel zusätzlich mit Intelligent Indexing – einer lernfähigen Technologie zur automatischen Verschlagwortung. Šegrt erläutert:
„Nach vier bis sechs Wochen merkt sich das System, wo beim jeweiligen Kreditor die Rechnungsnummer, das Datum oder der Betrag stehen. Die Indexierung läuft dann fast vollständig automatisch.“
Das Team prüft nur noch die Werte und nimmt bei Bedarf Korrekturen vor – etwa, wenn auf der Rechnung nur die Straße eines Objekts angegeben ist. Das beschleunigt die Bearbeitung spürbar.
3. Prüfung durch die Objektbereuung
Nach der Ablage wird automatisch eine Aufgabe an die zuständige Objektbetreuung vergeben. Diese erhält eine Benachrichtigung und kann die Rechnung direkt in DocuWare prüfen, inklusive Kommentarfunktion für Rückfragen oder Korrekturen. Genehmigte Rechnungen werden per Klick weitergeleitet. Durch die klare Aufgabenverteilung wissen alle im Team, wann was zu tun ist. Eine Funktion hebt Milan Šegrt besonders hervor:
„Die automatische E-Mail-Erstellung bei Ablehnung einer Rechnung hat dem Team viel Erleichterung gebracht – manchmal sind es die kleinen Dinge, die einen großen Unterschied machen.“
4. IBAN-Verknüpfung und sichere Zahlungsfreigabe
Auf Kreditorenebene wird die IBAN bereits beim Erfassen der Rechnung automatisch mitgeführt. Ziesel hat dadurch vor der Übergabe an das Bankensystem ein Sechs-Augen-Prinzip etabliert, was die Sicherheit erheblich erhöht.
5. Zahlungsabwicklung und Verbuchung
Nach der Zahlungsprüfung erstellt DocuWare automatisch SEPA-XML-Dateien. Bei Ziesel werden diese zweimal wöchentlich exportiert, ins Banking-Tool eingespielt und als Sammelüberweisungen verarbeitet. Parallel dazu erzeugt DocuWare einen Buchungsstapel, der direkt ins ERP-System PowerHaus übernommen wird. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Zahlungen angestoßen wurden.
Mit der Freigabe wird die Rechnung gleichzeitig für die Belegprüfung am Jahresende abgelegt und kann parallel direkt mit casavi oder anderen Systemen geteilt werden. So erhalten etwa Beiräte unmittelbaren Zugriff auf relevante Dokumente. Dadurch werden in einem Schritt mehrere Anforderungen gleichzeitig abgedeckt.
6. Archivierung und Transparenz
Nach der Zahlungsfreigabe wird die Rechnung revisionssicher im DMS archiviert, inklusive Metadaten, Versionierung und vollständiger Protokollierung jedes Schrittes (Status, Bearbeitende, Freigaben, Zahlungen). Rückfragen klärt das Team direkt im System.
Digitale Verwaltung von Dokumenten
Mietverträge, Energienachweise, Hausordnungen und Aushänge werden wie Rechnungen direkt im DMS erfasst, strukturiert abgelegt und mit relevanten Objekten oder Akten verknüpft. Sie können nach Bedarf einen Prüfprozess durchlaufen oder direkt archiviert werden. So entsteht für jedes Objekt eine vollständige, zentral zugängliche Dokumentensammlung.
Automatische Belegstruktur
DocuWare erstellt automatisch eine Ordnerstruktur nach Objekt, Geschäftsjahr und Dokumentenkategorie. Diese lässt sich am Jahresende vollständig exportieren und unkompliziert teilen – etwa für Steuerberaterinnen, Wirtschaftsprüfer oder Eigentümerinnen. Dokumentenklassen und Kategorien können individuell für die Hausverwaltung definiert und jederzeit angepasst werden. So bleibt die digitale Struktur flexibel und praxisnah.
Übergabe an CRM-Systeme
Ausgewählte Dokumente können direkt aus DocuWare an casavi übergeben werden. Verträge, Ablesewerte oder Betriebskostenbescheide erscheinen so automatisch und ohne manuelle Zwischenschritte im Mieter:innenportal. Das reduziert nicht nur den internen Aufwand, sondern sorgt auch für deutlich mehr Transparenz in der Kommunikation mit Eigentümerinnen und Mietern.
Die Einführung der Gesamtlösung verlief reibungslos. Milan Šegrt berichtet:
„Der Umstieg war wirklich sehr einfach und ging auch sehr schnell, weil das System sehr intuitiv aufgebaut ist.“
Schon nach wenigen Wochen zeigten sich spürbare Verbesserungen:
1. Effizientere Prozesse durch Automatisierung
Ein zentrales Ergebnis ist die deutlich gesteigerte Effizienz in der Dokumentenverarbeitung. Die automatisierte Indexierung reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Während es früher kaum möglich war, dass eine einzelne Person alle eingehenden Belege erfassen konnte, übernimmt das System heute einen Großteil der Arbeit. Rechnungen werden nicht nur schneller verarbeitet, sondern auch fehlerärmer, auch weil Pflichtfelder wie Kreditor, Objekt oder IBAN direkt mit dem ERP-System PowerHaus verknüpft sind. So werden Fehleingaben vermieden. Die Übergabe an Banking-Tool und ERP erfolgt automatisch.
2. Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation
Durch die automatisierte Aufgabenverteilung gelangen Dokumente ohne Umwege zu den zuständigen Personen. Das sorgt für klare Zuständigkeiten und schnellere Abstimmungen. Auch die externe Kommunikation profitiert: Über die Integration mit casavi können Dokumente objektbezogen geteilt werden, etwa mit Beirat oder Eigentümer:innen. Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität im Arbeitsalltag: Dank webbasiertem Zugriff auf DocuWare können Teams unabhängig vom Standort oder Arbeitsplatzmodell effizient zusammenarbeiten.
3. Höhere Transparenz und bessere Auffindbarkeit
Definierte Workflows und lückenlose Protokollierungen machen jeden Bearbeitungsschritt nachvollziehbar. Die erweiterte Suchlogik hat die Arbeit mit Dokumenten bei Ziesel grundlegend verändert: Statt sich durch verschachtelte Ordnerstrukturen zu klicken, reicht heute ein Suchbegriff, um Belege in Sekundenschnelle zu finden. „In unserem alten DMS war die Suche nicht so stark wie bei DocuWare“, berichtet Šegrt. „Heute gehen wir viel stärker über die Suche und finden die Belege deutlich schneller.“
Ziesel Ergebnisse: mehr Effizenz und Transparenz
Fazit: Warum sich eine Gesamtlösung für Hausverwaltungen lohnt
Die Ziesel Hausverwaltung zeigt, welches Potenzial in integrierten Systemen liegt: Durch die nahtlose Verbindung von ERP (PowerHaus), CRM (casavi) und DMS (DocuWare) wurde aus einer Sammlung einzelner Tools eine durchgängige Prozesskette. Das Ergebnis: schnellere Abläufe, weniger Fehler und mehr Transparenz – intern wie extern.
DocuWare fungiert dabei als zentrales DMS, das Informationen strukturiert, Aufgaben automatisiert und andere Systeme intelligent verbindet. Statt sich mit Medienbrüchen, E-Mail-Schleifen oder vergessenen Fristen aufzuhalten, stehen heute professionelle Verwaltung, verlässliche Kommunikation und effizienter Service für Eigentümer und Mieterinnen im Fokus.
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