Die Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) fällt vielen Unternehmen schwer. Häufig schei-tert die Wahl bereits an undurchsichtigen Begrifflichkeiten wie Cloud oder On-Premises. Außerdem ist oft unklar, welchen Nutzen die einzelnen Lösungen bieten. Um Ihnen die Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Bei einem On-Premises Dokumentenmanagement-System (DMS) kauft oder mietet das Unternehmen die Software und betreibt sie anschließend selbstverantwortlich auf der unternehmenseigenen IT-Umgebung.
Der Zugriff auf die On-Premises Software erfolgt entweder über eine web-basierte Benutzeroberfläche oder über eine Desktop-Anwendung. Bei dieser Lösung ist allerdings ein eigenes IT-Team notwendig, das für Updates und die Wartung der Server und Daten zuständig ist. Weitere Infos zu unserer On-Premises Lösung finden Sie hier.
Seit 2010 verliert die On-Premises Software zunehmend an Bedeutung und wird von der Cloud Software verdrängt.1
Bei Cloud Computing werden Daten auf den externen Servern eines Drittanbieters gehostet. Das häufigste Prinzip ist hierbei „Software as a Service“ (SaaS).
Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) speichert alle Daten auf einem gemieteten Server. Der Zugriff kann über eine Internetverbindung hergestellt werden. Diese Lösung ermöglicht es gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr Cloud-Speicher oder Server zu mieten. Inbegriffen sind hierbei alle Updates und die Wartung der Server und Daten. Weitere Infos zu unserer Cloud Lösung finden Sie hier.
Häufig fällt es schwer, zwischen On-Premises und Cloud DMS zu unterscheiden. Daher haben wir für Sie einen Vergleich aufgestellt, in dem wir die Unterschiede der Lösungen anhand verschiedener Faktoren übersichtlich darstellen:
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Faktoren |
On-Premises |
Cloud |
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Arbeitsaufwand |
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Know-how |
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Infrastruktur |
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Kontrolle |
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Sicherheit |
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Datenschutz |
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Einhaltung der Vorschriften |
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Skalierbarkeit & Flexibilität |
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Speicherplatz |
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Wartung & Support |
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Risiken |
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Zugriff |
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Anpassbarkeit |
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Kosten |
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Klar ist, dass selbstverständlich jede Lösung sowohl gute als auch schlechte Seiten hat. Im Folgenden zeigen wir daher verschiedene Vorteile und Nachteile von On-Premises und Cloud auf:
| On-Premises | Cloud | |
| Vorteile |
Guter Datenschutz Offline-Zugriff möglich Anpassbarkeit der Software an individuelle Bedürfnisse Komplette Kontrolle über Daten & Zugriffe Hohe Sicherheit |
Keine eigene Hardware nötig Minimaler Aufwand da Anbieter sich um Wartung, Updates etc. kümmert Keine hohen Investitionskosten zu Beginn Kaum Kosten für IT-Personal Geringes finanzielles Risiko Anbieter für Sicherheit der Daten zuständig Hohe Flexibilität Gute Skalierbarkeit Standort-unabhängiger Online-Zugriff |
| Nachteile |
Hohe Investitionskosten zu Beginn Hohe laufende Kosten (Updates, Wartung, Personal, etc.) Hoher Aufwand Eigene Hardware nötig Daten unterliegen eigener Verantwortung |
Internetverbindung notwendig Monatliche/ jährliche Kosten Abhängigkeit vom Anbieter Vertrauenswürdiger Anbieter notwendig Sicherung des Datenschutzes schwieriger |
Bei dem Vergleich von On-Premises und Cloud wurde klar: Beide Lösungen haben ihre Vorzüge. Doch Sie müssen sich nicht zwingend für eine der beiden zu entscheiden. Wer nach einer Kombination der verschiedenen Vorteile sucht, findet sein Glück vielleicht in einer Hybrid-Lösung. Diese vereint die Vorteile von Cloud und On-Premises. Hierbei werden die Daten auf der eigenen Hardware gesichert, die genutzte Software befindet sich allerdings im Cloud-Speicher. Auf diese Weise können beispielsweise sensible Daten geschützt und gleichzeitig eine hohe Flexibilität erhalten werden. Ein hybrides DMS zu nutzen, kann daher ein echter Gamechanger für Ihr Unternehmen sein!
Auf der Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) können Unternehmen sich zwischen einem On-Premises DMS, einem Cloud DMS oder einem hybriden DMS entscheiden. Hierbei gilt es verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und je nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens das passende Dokumentenmanagement-System auszuwählen.
1 Vgl. https://www.ionos.de/digitalguide/server/knowhow/was-ist-on-premises/
3 Vgl. https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/europaeische-datenschutzgrundverordnung.html