Digitalisierung: Kleine und mittlere Hausverwaltungen im Aufwind

Laut dem VDIV-Branchenbarometer 2024 nimmt die digitale Transformation der Immobilienbranche deutlich Fahrt auf – und das betrifft längst nicht mehr nur die großen Unternehmen. Auch kleine und mittelständische Hausverwaltungen, die bisher in Sachen Digitalisierung oft hinterherhinkten, erkennen zunehmend das Potenzial. Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig den steigenden Erwartungen von Eigentümerinnen und Mietern gerecht zu werden. Doch wie digital sind Hausverwaltungen heute tatsächlich aufgestellt? Welche Technologien setzen sie ein und welche Entwicklungen zeichnen sich ab? In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die Ergebnisse des VDIV-Branchenbarometers 2024 genauer an und beleuchten den aktuellen Stand der Digitalisierung in der Immobilienverwaltung. Darüber hinaus ordnet unser Digitalisierungsexperte Michael Köhler die Studienergebnisse ein und gibt Tipps, wie sich Hausverwaltungen zukunftssicher aufstellen können.  

Was ist das VDIV Branchenbarometer?                                                     Digitalisierung in der Hausverwaltung: Vom „Nice-to-have“ zum „Must-have"
Die wichtigsten Befragungsergebnisse im Überblick

1. Hohe Investitionsbereitschaft in digitale Lösungen
2. ERP-Systeme: Das Rückgrat der Digitalisierung
3. Einsatz von CRM- und DMS-Systemen nimmt zu
4. Virtuelle Eigentümerversammlungen überzeugen mit Flexibilität
5. Automatisierung und KI auf dem Vormarsch
6. Fachkräftemangel bleibt Herausforderung
7. Zusatzleistungen als Wachstumschance
8. Das Potenzial kleiner WEG: Effiziente Verwaltung durch Digitalisierung

Fazit: Digitale Transformation und KI als Schlüssel zur Zukunft

Was ist das VDIV-Branchenbarometer? 

Das VDIV-Branchenbarometer ist eine umfassende Branchenanalyse, die jährlich vom Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV) durchgeführt wird. Seit 2012 liefert die Umfrage wertvolle Einblicke in die Struktur und die Entwicklungen der Immobilienverwaltungsbranche in Deutschland. Im Fokus der Erhebung 2024 stehen neben klassischen Kennzahlen auch die Themen Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI).  

Mit einer Stichprobengröße von bis zu 488 Immobilienverwaltungen bietet die Analyse eine repräsentative Grundlage. Auch wenn sie kein genaues Abbild der deutschen Immobilienverwaltungsbranche darstellt, ist das Barometer ein unverzichtbares Instrument für kleine und mittlere Hausverwaltungen, um aktuelle Marktentwicklungen besser zu verstehen und strategische Entscheidungen zu treffen. 

Digitalisierung in der Hausverwaltung: Vom „Nice-to-have“ zum „Must-have“ 

Die Digitalisierung ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern unverzichtbar für den Erfolg im Wettbewerb. Die Nutzung digitaler Lösungen hat laut VDIV-Bericht in den vergangenen Jahren stark zugenommen und die Mehrheit der Verwaltungen sieht die digitale Transformation als eine ihrer wichtigsten Prioritäten an. Treiber dieser Entwicklung sind der zunehmende Druck, Kosten zu senken, Effizienz zu steigern und dem Mangel an Fachkräften entgegenzuwirken. Insbesondere kleinere Hausverwaltungen müssen Wege finden, um mit weniger Personal mehr zu leisten. Hier kann die Digitalisierung ansetzen, um Verwaltungsprozesse zu automatisieren und interne Abläufe zu optimieren.  

Die wichtigsten Befragungsergebnisse im Überblick 

1. Hohe Investitionsbereitschaft in digitale Lösungen 

Die Bereitschaft, in digitale Technologien zu investieren, ist bei Hausverwaltungen spürbar gestiegen: 92 % der befragten Immobilienverwaltungen planen Investitionen in Soft- und Hardware. Besonders gefragt sind ERP-Systeme und Tools zur elektronischen Rechnungslegung, da sie als die größten Hebel für Effizienzgewinne gelten. Gleichzeitig haben sich 69 % der Verwaltungen das Ziel gesetzt, ihre Prozesse weiter zu digitalisieren, um für zukünftige Herausforderungen besser gerüstet zu sein. Laut den Praxiserfahrungen von Digitalisierungsexperte Michael Köhler zeigt die hohe Investitionsbereitschaft von Hausverwaltungen, dass der Nutzen digitaler Lösungen wie ERP-Systeme und elektronische Rechnungslegung klar erkannt wird. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Effizienzgewinne erzielt und die Teams entlastet werden. Eine gezielte Einführung und Schulung spielen dabei eine wichtige Rolle, um die Vorteile vollständig auszuschöpfen.

Michael Köhler ist Digitalisierungsexperte bei der tutum GmbH und unterstützt Hausverwaltungen dabei, ihre Dokumentenverwaltung mithilfe digitaler Lösungen effizienter zu gestalten.

2. ERP-Systeme: Das Rückgrat der Digitalisierung 

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) sind das Herzstück der digitalen Transformation in der Hausverwaltung. Rund 80 % der befragten Unternehmen haben laut Branchenbarometer ERP-Systeme voll umfänglich oder überwiegend in Betrieb, um Verwaltungsprozesse zu automatisieren und Kosten zu senken. Der Anteil der Unternehmen ohne ERP-System sank von 21,8 % im Jahr 2023 auf 12,6 % im Jahr 2024. Bemerkenswert ist, dass besonders kleine Verwaltungen hier aufgeholt haben. ERP-Systeme bieten zentrale Plattformen zur Verwaltung von Finanzen, Ressourcen und Betriebsmitteln und ermöglichen zudem eine nahtlose Integration mit anderen digitalen Tools. Köhler betont, dass für eine zukunftssichere Digitalisierung der modulare Aufbau von ERP-Systemen entscheidend sei. Diese Flexibilität ermögliche es Hausverwaltungen, ihre Systeme gezielt an spezifische Anforderungen anzupassen und bei Bedarf neue Funktionen hinzuzufügen. Gerade in einer dynamischen Branche sorge der modulare Ansatz dafür, dass ERP-Lösungen auch langfristig effizient blieben und neue Herausforderungen problemlos bewältigen könnten. 

3. Einsatz von CRM- und DMS-Systemen nimmt zu  

Neben ERP-Systemen sind auch Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-Systeme) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wesentliche Säulen der digitalen Transformation in der Immobilienverwaltung. Während CRM-Systeme die Kundenkommunikation verbessern und automatisieren, sorgen DMS-Lösungen dafür, dass Dokumente zentral gespeichert und bearbeitet werden können. 

Laut VDIV-Branchenbarometer nutzen 61 % der befragten Verwaltungen vollständig oder teilweise CRM-Systeme – eine deutliche Steigerung gegenüber dem Vorjahr. Der Einsatz von DMS ist ebenfalls gestiegen: 59 % der Verwaltungen setzen auf digitale Dokumentenverwaltung, was nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch die Transparenz verbessert. Dies deckt sich mit Köhlers Praxiserfahrungen.

4. Virtuelle Eigentümerversammlungen überzeugen  

Virtuelle und hybride Eigentümerversammlungen werden seit ihrer Einführung im Jahr 2020 immer beliebter: 73 % der Verwaltungen planen, auch zukünftig auf virtuelle Versammlungen zu setzen. Diese bieten insbesondere für kleinere Hausverwaltungen eine Möglichkeit, Kosten zu sparen und gleichzeitig die Teilnahmequote an den Versammlungen zu erhöhen. Die Flexibilität, die diese Form der Versammlungen bietet, wird von vielen Verwaltungen als großer Vorteil gesehen. Eigentümerinnen können bequem von zu Hause oder von unterwegs teilnehmen, was insbesondere bei größeren Gemeinschaften zu einer besseren Entscheidungsfindung führt. Köhler stellt fest, dass die Einführung virtueller und hybrider Eigentümerversammlungen nicht nur eine Reaktion auf die geänderte Rechtslage sei, sondern auch einen wichtigen Schritt zur Attraktivitätssteigerung des Verwalterberufs darstelle, wie auch der VDIV betone. Diese neuen Formate würden Flexibilität und Teilhabe erhöhen, wodurch insbesondere kleinere Verwaltungen effizienter arbeiten und Kosten sparen könnten.  

5. Automatisierung und KI auf dem Vormarsch 

Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in den Arbeitsalltag der Hausverwaltungen. Laut dem VDIV-Branchenbarometer setzen fast 23 % der befragten Unternehmen bereits auf KI-gestützte Tools wie ChatGPT. Weitere 35 % planen, in naher Zukunft KI-basierte Technologien einzuführen. Verwaltungen setzen KI gegenwärtig hauptsächlich zur Automatisierung von Kundenkommunikation und zur Content-Erstellung ein. In den Bereichen automatisierte Rechnungsverarbeitung, Verarbeitung von Serviceanfragen und Terminvereinbarungen sehen die befragten Unternehmen das größte Potenzial für zukünftige Einsatzfelder. 50 % der befragten Unternehmen glauben, dass KI eine Antwort auf den Fachkräftemangel sein kann, da sie die Arbeitsbelastung verringern und gleichzeitig die Effizienz steigern kann. Aus Michael Köhlers Erfahrung lässt sich zudem schließen, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung, besonders im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 einen erheblichen Schub für die Branche bringen wird: 

6. Fachkräftemangel bleibt Herausforderung 

Trotz aller Fortschritte in der Digitalisierung bleibt der Fachkräftemangel eine der größten Herausforderungen in der Hausverwaltungsbranche. Rund 25 % der befragten Unternehmen gaben an, dass sie im vergangenen Jahr offene Stellen nicht besetzen konnten. 1,5 Vollzeit- und 1,1 Teilzeitstellen waren im Schnitt unbesetzt.  

Durch Automatisierung und digitale Arbeitsprozesse können Verwaltungen ihren Personaleinsatz optimieren und entlasten. Dies ermöglicht es, auch mit einem kleineren Team hohe Servicequalität zu gewährleisten. Digitale Tools können helfen, wiederkehrende Aufgaben wie Abrechnungen oder die Verwaltung von Dokumenten zu automatisieren und so Arbeitskräfte für komplexere Aufgaben freizustellen. Michael Köhler rät Hausverwaltungen, in die Aus- und Weiterbildung ihrer Belegschaft zu investieren und Strategien zur langfristigen Bindung von Fachkräften zu entwickeln. Dies könne durch ein attraktives Arbeitsumfeld, Weiterbildungsangebote, höhere Gehälter und den Einsatz moderner Tools zur Unterstützung der täglichen Arbeit erreicht werden. 

7. Zusatzleistungen als Wachstumschance 

Der VDIV-Bericht weist auf das Potenzial von Zusatzleistungen für Hausverwaltungen hin. Immer mehr Verwaltungen erweitern ihr Angebot um Dienstleistungen wie Energieberatung, Versicherungsschadensabwicklung oder technische Beratung. Die Digitalisierung kann auch hier entscheidend sein, um diese Zusatzleistungen effizient anzubieten. Durch die Automatisierung von Prozessen können Immobilienverwaltungen neue Einnahmequellen erschließen, ohne ihre bestehenden Strukturen zu überlasten. Köhler betont in diesem Zusammenhang: 

8. Das Potenzial kleiner WEG: Effiziente Verwaltung durch Digitalisierung  

Viele Hausverwaltungen stehen vor der Herausforderung, kleine Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) effizient zu betreuen. Die Verwaltung von kleinen Gemeinschaften mit traditionellen Methoden ist oft aufwendig im Verhältnis zu den erzielbaren Einnahmen. 43 % der Verwaltungen haben bereits eine Mindestgröße eingeführt, unter der sie keine Mandate mehr übernehmen. Knapp 16 % gaben an, zum Zeitpunkt der Befragung gar keine WEG mehr anzunehmen. Dabei liegt gerade in der digitalen Verwaltung kleiner WEG ein enormes Potenzial. Digitale Tools ermöglichen es, Verwaltungsaufgaben effizienter zu organisieren und so auch kleine Mandate rentabel zu betreuen. Köhler weiß aus erster Hand, dass auch in der Immobilienverwaltung das Bedürfnis nach maßgeschneiderten Lösungen wächst. Die Digitalisierung erleichtert die modulare Verwaltung von Immobilien, bei der Eigentümerinnen bestimmte Verwaltungsaufgaben individuell auswählen können, anstatt eine vollständige Verwaltung zu beauftragen.

Fazit: Digitalisierung und KI weisen Weg in die Zukunft 

Das VDIV-Branchenbarometer 2024 zeigt den starken Digitalisierungsfortschritt in der Immobilienverwaltung, von dem nicht nur Großunternehmen, sondern insbesondere auch kleinere Hausverwaltungen profitieren. ERP- und CRM-Systeme sowie Dokumentenmanagement-Lösungen ermöglichen Effizienzsteigerungen und optimieren Arbeitsprozesse, was im Zuge des Fachkräftemangels entscheidend ist. Zudem gewinnen KI-gestützte Tools an Bedeutung, speziell zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung. Virtuelle Eigentümerversammlungen senken Verwaltungskosten und erhöhen die Teilhabe, was gerade kleineren Verwaltungen zugutekommt. Auch Zusatzleistungen wie Energieberatung eröffnen durch digitale Prozesse neue Wachstumschancen und schaffen Wettbewerbsvorteile. 

Insgesamt zeigt das VDIV-Branchenbarometer 2024, dass die digitale Transformation für Hausverwaltungen kein „Nice-to-have“ mehr ist, sondern zum „Must-have“ avanciert ist. Der gezielte Einsatz digitaler Lösungen ermöglicht es Verwaltungen, den steigenden Erwartungen von Eigentümerinnen und Mietern gerecht zu werden und zukünftig ihre Marktposition zu stärken. 

Sie möchten Ihre Hausverwaltung fit für die Zukunft machen? Kontaktieren Sie unseren Digitalisierungsexperten Michael Köhler und lassen Sie sich zeigen, wie wir Ihre Prozesse effizienter gestalten und Ihnen den Weg zur digitalen Transformation ebnen können!

Quellen:

1 Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (2024): 12. VDIV-Branchenbarometer. Ergebnisse der Jahresumfrage 2024 des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland in der Immobilienwirtschaft