Seit dem 1. Januar 2025 gilt sie offiziell: die E-Rechnungspflicht. Was auf den ersten Blick wie eine weitere bürokratische Hürde wirkt, kann für Hausverwaltungen zur echten Chance werden – vorausgesetzt, sie erkennen und nutzen das Potenzial. Warum Immobilienverwaltungen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umsteigen sollten und wie diese in der Praxis funktionieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Annahme elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Aktuell gelten noch Übergangsregelungen, doch spätestens ab 2028 wird auch der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen zur Pflicht. Für Hausverwaltungen beginnt damit eine wichtige Transformationsphase.
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen bei Geschäften zwischen inländischen Unternehmen zur Nutzung eines strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsformats, das automatisiert verarbeitet werden kann. PDFs und eingescannte Belege gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen.
Praxisnahe Tipps für die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungspflicht erhalten Sie im Blogartikel 6 Tipps, wie Hausverwaltungen gekonnt die E-Rechnungspflicht umsetzen.
Weitere rechtliche Informationen zur E-Rechnungspflicht stellt das Bundesfinanzministerium bereit.
Ja, alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig Rechnungen ausstellen – und das tun die meisten Hausverwaltungen – sind betroffen. Auch Rechnungen von Lieferanten, Handwerksbetrieben oder Dienstleisterinnen müssen elektronisch verarbeitet werden. Ausnahmen gelten u. a. für Kleinstbeträge bis 250 € oder Kleinunternehmen. Wer als Hausverwaltung zukunftssicher und rechtskonform arbeiten will, kommt an der digitalen Rechnungsverarbeitung nicht vorbei:
Was zunächst wie eine lästige gesetzliche Anforderung klingt, kann bei genauerem Hinsehen zum echten Gamechanger werden, denn in der Umstellung auf E-Rechnungen steckt erhebliches Potenzial für Immobilienverwaltungen: Digitale Rechnungsverarbeitung kann Prozesse deutlich verschlanken, manuelle Arbeit reduzieren und Wachstum ermöglichen – gerade für Verwaltungen wie die von Marcel Angst, die ihre Einheiten effizient betreuen möchten:
✅ Schnellere Bearbeitung
„Ich bin viel, viel, viel, viel schneller und genauer. Das ist ein riesen Mehrwert.“ – Marcel Angst, Geschäftsführer MA-Hausverwaltung
✅ Effiziente Freigabeprozesse von überall
„Mir war es wichtig, dass man von überall auf die Daten zugreifen kann.“ – Marcel Angst, Geschäftsführer MA-Hausverwaltung
✅ Zeitersparnis im Tagesgeschäft
„Ich bekomme von einem Lieferanten 1.000 Rechnungen im Jahr. Mit E-Rechnung brauche ich vielleicht 10 Minuten für alle – ohne 5 Minuten pro Rechnung. Das ist ein riesiger Hebel.“ – Marcel Angst, Geschäftsführer MA-Hausverwaltung
✅ Optimale Vorbereitung für Abrechnungen und Prüfungen
✅ Liquiditätsverbesserung und Kostenreduktion
✅ Skalierbarkeit
„Ob wir 2.500 oder 20.000 Einheiten verwalten, wir würden trotzdem alles gleich machen.“ – Marcel Angst, Geschäftsführer MA-Hausverwaltung
✅ Revisionssicherheit und gesetzeskonforme Archivierung
„Wenn die Papiermappe verschwindet, ist sie weg. Hier habe ich Transparenz, um ordentlich lenken und steuern zu können.“ – Marcel Angst, Geschäftsführer MA-Hausverwaltung
Praxisbeispiel: MA-Hausverwaltung
Die MA-Hausverwaltung mit Sitz in Bretten betreut aktuell über 2.400 Einheiten, vorwiegend im Bereich der WEG-Verwaltung. Gegründet von Marcel Angst, setzt das Unternehmen auf digitale Prozesse und arbeitet mit einem Team aus sechs Mitarbeitenden.
Marcel Angst hat den Schritt in Richtung Digitalisierung konsequent vollzogen – auch wenn der Weg dorthin nicht ohne Hürden war. Er testete verschiedene Lösungen und stellte fest, dass digitale Tools nur dann einen echten Mehrwert bieten, wenn sie zum Unternehmen passen und technisch ausgereift sind.
„Was mir total wichtig war, dass ich nicht noch mal diesen Abtippaufwand habe.“ – Marcel Angst, Geschäftsführer MA-Hausverwaltung
Heute arbeitet die MA-Hausverwaltung mit immoDocument.FLOW, einem speziell für Hausverwaltungen entwickelten System auf Basis von DocuWare, das nahtlos mit der Buchhaltungssoftware Win-CASA verbunden ist. Damit ist ein durchgängig digitaler Rechnungsworkflow ohne Medienbrüche möglich.
So funktioniert digitale Rechnungsprüfung in der Praxis
Ein digitalisierter Rechnungseingang ist nur dann eine echte Entlastung, wenn auch die nachgelagerten Schritte effizient organisiert sind. Im folgenden Beispiel zeigen wir den praxiserprobten Workflow der MA-Hausverwaltung von Marcel Angst – eine Lösung, die sich im täglichen Betrieb bewährt hat:
Digitale Rechnungen gehen an ein zentrales E-Mail-Postfach (z. B. rechnungen@...). Papierrechnungen werden gescannt und per Scan-to-Mail an dasselbe Postfach weitergeleitet. (Wichtig: Der Scanner sollte das Rechnungspostfach direkt ansteuern können.) Ziel ist ein einziger überwachter Eingangskanal.
Das System auf Basis von DocuWare erkennt neue Rechnungen automatisch im Postfach. Es liest automatisch wichtige Daten wie Objekt, Kreditor, Rechnungsnummer, Beträge usw. aus. Die ausgelesenen Daten werden von Mitarbeitenden geprüft und wenn nötig korrigiert. Je öfter Sie ähnliche Rechnungen auslesen, desto besser und zuverlässiger wird die Belegerkennung, da sie dazulernt.
Die Rechnung wird der zuständigen Person (z. B. Objektbetreuende oder Inhaber:in) zugewiesen. Diese prüft auf sachliche Richtigkeit:
Im nächsten Schritt übernimmt die Buchhaltung:
Die kontierten Rechnungen werden samt Beleglink per Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware (z. B. Win-CASA) übergeben. Die Daten erscheinen dort mit der Möglichkeit, Zahlungstermine oder offene Posten direkt zu erzeugen. Offene Posten werden in einer Überweisungsliste aufgeführt, aus der eine SEPA-Datei erstellt und an den Zahlungsdienstleister übermittelt wird.
Sämtliche Rechnungen und Bearbeitungsschritte werden im revisionssicheren Archiv dokumentiert. Die Volltextsuche garantiert eine einfache Belegrecherche, z. B. über Bruttobetrag oder Schlagworte. Die Dublettenprüfung vermeidet doppelte Verarbeitung.
Ergebnisse: Was die MA-Hausverwaltung erreicht hat
Die durchdachte Digitalisierung des Rechnungseingangs hat für die von Marcel Angst geführten MA-Hausverwaltung zu konkreten Effekten geführt: Durch die Einführung eines automatisierten Workflows spart das Team nach eigener Einschätzung rund 60 Prozent der bisherigen Bearbeitungszeit. Gleichzeitig wurde eine vollständige Transparenz über alle Dokumente erreicht. Innerhalb eines Jahres konnte die Verwaltung ihre betreuten Einheiten um 1.200 auf inzwischen über 2.400 steigern. Auch das ortsunabhängige Arbeiten ist heute problemlos möglich und unterstützt flexible Arbeitsmodelle im Team. Für die MA-Hausverwaltung hat sich der Umstieg auf digitale Prozesse gelohnt, ob im Tagesgeschäft, bei der strategischen Weiterentwicklung und mit Blick auf die Wettbewerbsfähigkeit.
Fazit: Jetzt planvoll handeln statt später aufholen
Die E-Rechnungspflicht sollte ein Weckruf sein, bestehende Prozesse zu hinterfragen – besonders für Hausverwaltungen, die täglich mit großen Mengen von Dokumenten, vielen Beteiligten und komplexen Abrechnungsabläufen arbeiten. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen eröffnet die Möglichkeit, ineffiziente Strukturen abzubauen und Verwaltungsprozesse zukunftsfähig aufzustellen. Statt erst unter Zeitdruck auf gesetzliche Vorgaben zu reagieren, lohnt es sich, frühzeitig zu planen – und aus der Pflicht einen nachhaltigen Vorteil zu entwickeln. Die Erfahrung von Marcel Angst zeigt eindrucksvoll: Wer frühzeitig in sinnvolle Systeme und klare digitale Workflows investiert, gewinnt nicht nur Zeit und Transparenz – sondern auch Arbeitgeberattraktivität und Wachstumsspielraum.
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Disclaimer: Dieser Beitrag bietet keine verbindliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich bitte daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen Fachanwalt. Auch wenn die Inhalte dieses Artikels sorgfältig und gewissenhaft recherchiert wurden, übernimmt tutum keine Haftung für die hier angeführten Informationen.