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Die 3 wichtigsten Faktoren zur Etablierung von Homeoffice in der Zeitarbeit

Maik Schulze
15.08.22 08:00

Spätestens seit der Pandemie ist die Arbeit im Homeoffice ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Homeoffice ist nicht mehr bloß digitalen Nomaden oder Freelancern vorbehalten, sondern gehört auch für Arbeitnehmer im Angestelltenverhältnis zum Alltag.

Dabei gibt es Branchen und Berufe, die ihr Geschäft deutlich einfacher remote abbilden können als andere. Wie sieht das in der Personaldienstleistung aus? Ist remote arbeiten hier ohne weiteres möglich oder machen uns Personalakten und Vorstellungsgespräche mit Bewerbern einen Strich durch die Rechnung?

Inhalt:
  1. Deshalb ist Homeoffice für Personaldienstleister wichtig
  2. Must-Haves für die Arbeit im Homeoffice in der Zeitarbeit
    1. Erreichbarkeit
    2. Gespräche & Meetings
    3. Bewerbermanagement
  3. Tools für effiziente Remote-Work in der Zeitarbeit
    1. Digitale Personalakte
    2. Digitale Signatur
  4. Homeoffice in der Personaldienstleistung: Das sagen Geschäftsführer
  5. Fazit

Deshalb ist Homeoffice für Personaldienstleister wichtig

Die Möglichkeit auf Arbeit im Homeoffice ist mittlerweile fester Bestandteil eines attraktiven Jobpakets und gehört genau wie Urlaubsanspruch oder die Arbeitszeiten zu den zentralen Kriterien, nach denen Arbeitnehmer ihre Jobs auswählen.

Auch als Personaldienstleister sollten Sie daher alles tun, um Ihren internen Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen. Andernfalls verspielen Sie Ihre Chancen auf dem eh schon umkämpften Bewerbermarkt Fachkräfte für Ihr Team zu gewinnen und verlieren an Arbeitgeberattraktivität.

Must-Haves für die Arbeit im Homeoffice in der Zeitarbeit

Scheinbare Herausforderungen wie Vorstellungsgespräche oder die Erreichbarkeit sind schon lange keine Ausrede mehr gegen Homeoffice. Es gibt für alles mittlerweile etablierte und leicht umsetzbare Lösungen.

Wir zeigen Ihnen im Folgenden, womit Sie speziell als Personaldienstleister die Basis für die Arbeit im Homeoffice schaffen:

Erreichbarkeit

Neben dem Zugriff auf die Firmenserver spielt vor allem die Erreichbarkeit der Mitarbeiter eine zentrale Rolle – sowohl gegenüber Kollegen als auch gegenüber Kunden, Bewerber oder externem Personal.

Im Idealfall sind Mitarbeiter im Homeoffice an die normale Telefonanlage angeschlossen –entweder über ein stationäres Telefon oder eine entsprechende Software auf dem PC. Das ist jedoch kein Muss.

Solange das Homeoffice nicht zum Standard wird, kann auch die Arbeit mit Smartphones sinnvoll sein. Wichtig ist hier nur, dass Kunden und Bewerber wissen, wie sie Ihre Ansprechpartner im Unternehmen erreichen können. So können z.B. Telefoninterviews mit Bewerbern ganz einfach von zu Hause aus geführt werden.

Für die interne Kommunikation im Team reicht es meist sogar aus, auf Chat- und Videocallsysteme zurückzugreifen. Diese ersetzen größtenteils den telefonischen Kontakt mit Kollegen und bieten einen schnelleren Austausch als per Mail.

Der größte Vorteil: Die Software ist am PC oder Laptop nutzbar, sodass kein extra Telefon oder Smartphone nötig ist.

Gespräche & Meetings

Gerade für Recruiter und Personalberater ist eine Videocall-Software unabdingbar, um Vorstellungsgespräche von zu Hause zu führen. Gleichzeit sparen sich die Bewerber die Anfahrt zu Ihnen ins Büro.

Anders als beim Telefoninterview lernen Sie Bewerber in einem digitalen Vorstellungsgespräch deutlich besser kennen und können sich ein umfassendes Bild von deren Auftreten machen – sei es Mimik, Gestik und Kleidung.

Gerade große Unternehmen verzichten seit der Pandemie verstärkt auf Gespräche vor Ort. Digitale Kundentermine und Bewerbergespräche bieten Ihnen hier somit einen echten Wettbewerbsvorteil: Sie positionieren sich als moderner Personaldienstleister, der Kunden und Bewerbern aktiv entgegenkommt.

Bewerbermanagement

Zentraler Bestandteil im Alltag eines Personaldienstleisters ist die Arbeit mit Bewerbern, Profilen und Mitarbeitern. Um während des Bewerbungsprozesses oder bei der Disposition bestehender Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice den Überblick zu behalten, ist ein digitales Bewerbermanagement unabdingbar.

Hier werden Lebensläufe zentral abgelegt und die Einsatzorte der Mitarbeiter hinterlegt. Auch Infos zu Vorstellungsgesprächen oder Kundenfeedback lassen sich hier festhalten und mit Kollegen teilen. So können Recruiter und Personalberater von überall aus auf die Bewerberdatenbank zugreifen und auch aus dem Homeoffice dem Tagesgeschäft nachgehen.

Im besten Fall ist das Bewerbermanagementsystem direkt an Ihre Online-Stellenbörse auf der Website angeschlossen. So haben Ihre Recruiter auch von zu Hause aus Zugriff auf eingehende Bewerbungen und können diese ohne Verzögerung bearbeiten.

Tools für effiziente Remote-Work in der Zeitarbeit

In Ihrer Personaldienstleistungsfirma ist Homeoffice bereits etabliert? An der ein oder anderen Stelle ist die Arbeit aus dem Homeoffice jedoch etwas umständlich?

Mit diesen beiden Tools können Sie typische Prozesse aus der Zeitarbeit noch effizienter aus dem Homeoffice heraus abbilden.

Digitale Personalakte

Wer in der Personaldienstleistung remote arbeiten möchte, muss sich heutzutage nicht mehr die Akten unter den Arm klemmen und mit nach Hause nehmen. Schließlich gibt es die digitale Personalakte.

Die Einführung der digitalen Personalakte benötigt zwar einiges an Zeit. Doch gerade für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden ermöglichen möchten, von überall aus zu arbeiten, lohnt sich der Aufwand:

Der digitale Zugriff auf die Unterlagen führt zu einer Effizienzsteigerung im Admin-Bereich und ermöglicht standortunabhängigen Zugriff. Ein digitalisiertes Dokumentenmanagement reduziert Ablage- und Scanner-Arbeiten. Auch die Fehleranfälligkeit sinkt dank einer lückenlosen Dokumentation aller Vorgänge. Verwirrung durch verschiedene Versionen und Ausdrucke gehört ebenso der Vergangenheit an.

Die digitale Personalakte ist somit einer der zentralen Faktoren, wenn Sie auch Ihrem Personal in der Administration mobiles Arbeiten ermöglichen möchten.

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Digitale Signatur

Um die Vorteile der digitalen Personalakte in vollen Zügen nutzen zu können, macht auch die Nutzung eines digitalen Signaturverfahrens Sinn.

Je nach Signaturverfahren ist so ein ortsunabhängiges Zeichnen von AÜVs und Rahmenverträgen möglich. Dadurch müssen weder die Zeitarbeitnehmer noch der Kunde oder die Adminkraft zur Unterschrift vor Ort sein. Neben Flexibilität ermöglicht das auch eine enorme Zeitersparnis und kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

Den Einsatz einer digitalen Signatur sollten Sie in jedem Fall von einem Rechtsanwalt prüfen lassen, da es hier je nach Vertragsgegenstand unterschiedliche Regelungen gibt.

Homeoffice in der Personaldienstleistung: Das sagen Geschäftsführer

Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, ist das eine. Doch wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Ist Remote Work in der Personaldienstleistung wirklich eine langfristige Lösung? Wir haben mit zwei selbstständigen Geschäftsführern über ihre Erfahrungen gesprochen:

Robin CüstersRobin Cüsters, Geschäftsführer der BS Cüsters GmbH in Düsseldorf

„Generell ist die Frage nach dem Homeoffice immer typabhängig. Hier muss jede Führungskraft eine individuelle Lösung für das gesamte Team finden. Bei uns funktioniert eine Mischung aus Homeoffice und Büro am besten. Die Mitarbeiter sind meist 2-3 Tage die Woche im Büro vor Ort und 1-2 Tage im Homeoffice.

So verlieren wir als Team nicht den persönlichen Kontakt. Gerade Erfolge wie eine erfolgreiche Personalvermittlung feiern wir gerne auch gemeinsam vor Ort. Gleichzeitig bleiben meine Mitarbeiter flexibel und haben immer die Möglichkeit, je nach Terminen zu Hause zu bleiben.

Diese Kombi-Lösung hat unsere Teamatmosphäre auch noch einmal nach vorne gebracht. Für mich als Geschäftsführer ist es schön zu wissen, dass mir meine Mitarbeiter für das entgegengebrachte Vertrauen durch die Arbeit im Homeoffice auch etwas zurückgeben.“

Uta Becker-WutowUta Becker-Wutow, Geschäftsführerin der BS Wutow GmbH in Frankfurt am Main

„Um trotz Quarantäne & Co. arbeitsfähig zu bleiben, führte kein Weg am Homeoffice vorbei. Zugeben – zunächst war ich skeptisch, ob das Team zu Hause wirklich so effektiv arbeitet wie im Büro.

Ich wurde jedoch schnell vom Gegenteil überzeugt: Durch das entgegengebrachte Vertrauen ist die Arbeitsmoral in unserem Team noch einmal deutlich gewachsen, genauso wie die Mitarbeiterzufriedenheit.

Ausschlaggebend dafür ist meiner Erfahrung nach vor allem die Einführung von Kommunikationstools wie Microsoft Teams. Dank Chat- und Videofunktion bleiben wir als Team in Kontakt und sind immer up-to-date.“

Anfängliche Skepsis und Unsicherheit sind bei der Einführung von Homeoffice-Möglichkeiten also vollkommen normal. Mit der Zeit wird die Arbeit im Homeoffice dann jedoch zu einem echten Mitarbeiter-Benefit, dass neue Mitarbeiter anzieht und bestehende bindet.

Fazit

Digitalisierung, Kommunikation und Prozesse – drei zentrale Faktoren für die erfolgreiche Etablierung von Homeoffice in der Zeitarbeit. Überlegen Sie sich vorab, welche Anforderungen Ihr Team aus dem Homeoffice erfüllen muss und in welchem Umfang Sie mobiles Arbeiten ermöglichen möchten.

Bei einem Tag Homeoffice pro Woche sind die technischen Anforderungen vermutlich deutlich geringer als bei einer Remote-First-Regelung. Starten Sie zu Beginn mit ein bis zwei festen Homeoffice Tagen. So merken Sie schnell, welche Herausforderungen es noch zu bewältigen gibt.

Wichtig ist dabei vor allem, dass Sie offen für digitale Arbeitsweisen und Tools sind. Diese bilden die Basis für eine reibungslose Abbildung von Prozessen im Homeoffice.

Das Gute daran: Von diesen neuen, digitalen Prozessen und Systemen profitieren Sie auch im operativen Geschäft im Büro vor Ort! Der Umstieg lohnt sich also in jedem Fall!

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BS PartnerServices ist Full-Service-Dienstleister für selbstständige Personaldienstleister – zuständig für administrative und strategische Funktionsbereiche wie Buchhaltung und Finanzen, IT, Recht und Marketing.

Das Kölner Unternehmen begleitet Existenzgründer im Rahmen einer BS Partnerschaft mit umfangreichen Serviceleistungen, die speziell auf die Personaldienstleistung, die Personalvermittlung und die Arbeitnehmerüberlassung zugeschnitten sind.

U.a. berät das Unternehmen Personaldienstleister rund um die Themen IT, Prozesse und Digitalisierung.