Verträge schnell erstellen, rechtssicher unterschreiben, stets im Blick behalten und jederzeit wiederfinden – digitale Lösungen für modernes Vertragsmanagement machen es möglich. In diesem Beitrag zeigen wir, warum es sich lohnt, Vertragsprozesse konsequent zu digitalisieren und wie Unternehmen mit DocuWare ein ganzheitliches, medienbruchfreies Vertragsmanagement etablieren.
Papierbasierte Ablage, langwierige Freigabeschleifen, fehlende Versionierung: In vielen Unternehmen kostet die Verwaltung von Verträgen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Hinzu kommt das Risiko, wichtige Fristen zu verpassen oder Dokumente nicht rechtzeitig wiederzufinden. Die Folge: Verträge geraten aus dem Blick, Prozesse stocken und Verantwortlichkeiten bleiben unklar. Es fehlt an Transparenz, Tempo und Sicherheit.
Genau hier setzt digitales Vertragsmanagement an: Es schafft durchgängig strukturierte, transparente und automatisierte Prozesse entlang des gesamten Vertragszyklus – von der Erstellung über die Freigabe bis hin zur digitalen Signatur und revisionssicheren Archivierung.
Das bringt digitales Vertragsmanagement:
Doch wie sehen diese Vorteile konkret im Arbeitsalltag aus? Im weiteren Verlauf dieses Artikels zeigen wir Ihnen anhand typischer Anwendungsfälle, wie Sie auf der Basis von DocuWare ein ganzheitliches, medienbruchfreies Vertragsmanagement etablieren.
Ein zentraler Hebel für mehr Effizienz ist der Einsatz digitaler Vertragsvorlagen. In DocuWare lassen sich wiederkehrende Vertragstypen als Word-Dokumente hinterlegen, strukturieren und nahtlos in den Workflow integrieren. So entstehen neue Verträge in kürzester Zeit – standardisiert und rechtssicher.
Praxisbeispiel: Vertrag über externe Mitarbeit
Benötigt Ihr Unternehmen eine freie Mitarbeit im Bereich Finanzen und Controlling, greift das Team auf eine passende Vorlage zurück. Diese wird in den Briefkorb kopiert und mit konkreten Vertragsdetails ergänzt. Die Originalvorlage bleibt unverändert im Archiv, während die neue Version in den weiteren Freigabeprozess überführt wird. Dazu gehört: die Umklassifizierung des Dokuments (z. B. von „Vorlage“ zu „freie Mitarbeit“) und das Einpflegen relevanter Metadaten wie Vertragslaufzeit, Vertragspartner:in und Erinnerungsdatum. Auch die spätere digitale Signatur kann direkt vorbereitet werden, indem eine E-Mail-Adresse hinterlegt wird. Diese strukturierte Vorgehensweise spart Zeit und schafft die Grundlage für automatisierte Folgeprozesse.
Vertragsvorlage freie Mitarbeit: im Briefkorb bearbeitet, mit individuellen Vertragsdaten ergänzt und bereit für die Freigabe
Verwaltungsprozesse sind das Fundament jeder Organisation. Ihre Bedeutung wird besonders deutlich, wenn sie versagen, etwa bei verspäteten Genehmigungen oder unauffindbaren Daten.
Ein professioneller Freigabeprozess ist essenziell für jedes Vertragsmanagement. In DocuWare erfolgt die Freigabe direkt aus dem System heraus per Klick auf „Feedback anfordern". Dabei wird automatisch eine Aufgabe erstellt, die der zuständigen Person im System und optional auch per E-Mail angezeigt wird. Empfangende Personen sehen, wer den Vertrag zur Prüfung eingereicht hat und können direkt im Dokument kommentieren oder Anpassungen vorschlagen. Kommentare und Entscheidungen werden transparent dokumentiert, das Dokument kann angepasst, final freigegeben und archiviert oder direkt als PDF an Vertragspartner:innen versendet werden.Gesteuert wird der gesamte Prozess über den DocuWare Workflow Manager. Er vergibt Aufgaben, verwaltet Fristen, sorgt für automatische Erinnerungen, nutzt Vertretungsregelungen bei Abwesenheiten und unterstützt Eskalationen. So bleibt kein Vertrag liegen und jede Freigabe ist nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Kommentaren und Bearbeitungshistorie. Alle Aufgaben lassen sich individuell konfigurieren, sodass sie zu Ihrem individuellen Freigabeprozess passen.
Verträge freigeben: Feedbackanfragen erscheinen automatisch als Aufgabe in DocuWare
Anstelle von Drucken, Unterschreiben und anschließendem Einscannen ermöglichen moderne Vertragsmanagementlösungen eine digitale Signatur direkt aus dem System heraus. DocuWare unterstützt alle Signaturarten nach eIDAS-Verordnung: von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Das reduziert die Papiermenge und vereinfacht den sicheren Dokumentenworkflow in Ihrem Unternehmen.
Verträge digital archivieren: Strukturiert und sicher
Digitales Vertragsmanagement steht und fällt mit einem durchdachten Archiv. In DocuWare lassen sich Verträge revisionssicher ablegen und klar strukturieren.
Verträge revisionssicher ablegen
Sobald ein Vertrag unterschrieben zurückkommt, kann er per Drag-and-drop beispielsweise vom E-Mail-Postfach oder Desktop direkt in den Briefkorb von DocuWare gezogen werden. Von dort aus lässt er sich mithilfe der Ablagemaske sauber archivieren. Dabei werden alle relevanten Metadaten wie Vertragspartner:in, Vertragsart, Vertragszeitraum, Erinnerungsdatum usw. ergänzt. Nach der Ablage steht das Dokument allen Berechtigten revisionssicher und jederzeit auffindbar im Archiv zur Verfügung.
Maßgeschneiderte Archivstruktur
DocuWare erlaubt es, ein Vertragsarchiv mit individuellen Datenfeldern zu konfigurieren, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. So lassen sich Verträge nach Vertragsart oder Status filtern, projektbezogene Vorgänge auswerten oder automatisierte Rückfrageworkflows integrieren.
Zugriff steuern: Berechtigungen im Vertragsarchiv
Nicht jede:r darf jeden Vertrag sehen. DocuWare ermöglicht es, Sicht- und Bearbeitungsrechte präzise zu steuern, z. B. nach Vertragsart oder Benutzerrolle. So sieht die Buchhaltung etwa KFZ- und Versicherungsverträge, während Personalverantwortliche Zugriff auf Arbeitsverträge erhalten. Für besonders vertrauliche Vertragsarten wie Arbeitsverträge empfiehlt sich ein separates Personalarchiv.
Verträge schnell finden und Fristen im Blick
Einmal abgelegt, ist ein Vertrag nicht nur sicher gespeichert, er wird auch zu einem aktiven Teil Ihres Tagesgeschäfts. Denn wichtig ist nicht nur die Archivierung, sondern auch der schnelle Zugriff im richtigen Moment: bei Rückfragen, in Meetings oder zur Fristkontrolle. Mit einem digitalen Vertragsarchiv behalten Sie sowohl einzelne Verträge als auch gesamte Vertragsbestände zuverlässig im Blick.
Verträge auf Anhieb wiederfinden
Ein digital archivierter Vertrag bringt nur dann Mehrwert, wenn er auch schnell auffindbar ist. Mit gezielter Feldsuche oder intelligenter Volltextsuche finden Sie jeden Vertrag in Sekundenschnelle.
Das sorgt für maximale Transparenz und spart Zeit bei Prüfungen oder Recherchen.
Gezielte Suche: Filtermöglichkeiten nach strukturierten Kriterien und Volltextsuche
Nie wieder Fristen verpassen mit automatischen Erinnerungen
Ein entscheidender Vorteil der digitalen Vertragsverwaltung ist die automatische Fristenüberwachung. In Erinnerungslisten erscheinen alle Verträge, für die ein Erinnerungsdatum vergeben wurde. Die Verträge lassen sich nach Fälligkeit, Vertragsart oder Betreff sortieren. Wird ein Fristdatum erreicht, kann eine automatische E-Mail inklusive Link zum Dokument an die zuständige Person versendet werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick, welche Dokumente Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
In der Erinnerungsliste finden Sie automatisch alle relevanten Verträge übersichtlich sortiert nach Fälligkeit, Vertragsart oder Betreff.
Mit individuellen Listen den Überblick behalten
Ein oft unterschätztes, aber äußerst praktisches Feature in DocuWare: Wiederkehrende Suchvorgänge lassen sich als individuelle Listen speichern. So behalten Sie beispielsweise alle neuen Arbeitsverträge oder laufenden Mietverträge automatisch im Blick.
So funktioniert‘s: Suchen Sie Verträge entsprechend Ihren Filterkriterien und speichern Sie die Suche anschließend über das Drei-Punkte-Menü als Liste. Die Liste lässt sich beliebig benennen, filtern und bei Bedarf jederzeit anpassen oder löschen. Sie erscheint dann in Ihrer Listenansicht und zeigt künftig automatisch alle relevanten Verträge ohne eine erneute Suche.
Fazit: Vom Dokumentenarchiv zum ganzheitlichen Vertragsmanagement
Mit DocuWare lassen sich alle Schritte des Vertragsmanagements – von der Vorlage über Freigabe und digitale Signatur bis zur Archivierung – durchgängig digital und rechtskonform abbilden. Das schafft nicht nur Transparenz und Kontrolle über Fristen, Vertragsstände und Zuständigkeiten, sondern sorgt auch für mehr Tempo bei spürbar geringerem Aufwand im Arbeitsalltag.
Gerade für Unternehmen, die DocuWare bereits im Einsatz haben, ist der Weg vom digitalen Dokumentenarchiv zur ganzheitlichen Vertragssteuerung ein sinnvoller nächster Schritt. Der Einstieg ist unkompliziert und der Nutzen hoch: Standardisierte Workflows, automatisierte Erinnerungen und gezielte Berechtigungen reduzieren Fehler, schaffen Klarheit und entlasten Teams.
Wer seine Vertragsprozesse heute digitalisiert, profitiert morgen mehrfach: von schnelleren Entscheidungen, rechtlicher Sicherheit und organisatorischer Effizienz.
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