Die Coronapandemie hat deutschen Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung vor Augen geführt und ihre Skepsis beseitigt. Die überwältigende Mehrheit sieht für sich einen klaren wirtschaftlichen Nutzen in der Digitalisierung.1 Viele Firmen haben daher kurzerhand den Digitalisierungsturbo eingelegt. Dabei sind sie über einige neue Fragen gestolpert: Wie kann ich Dokumente sicher und einfach digital speichern? Was sollte ich beachten, wenn ich Daten digital aufbewahren möchte? Welche Vorgaben und Gesetze muss ich einhalten? Was ist Revisionssicherheit und wie kann ich sie in meinem Unternehmen umsetzen? Diese und weitere Fragen beantworten wir im folgenden Beitrag.
Das digitale Büro ist in deutschen Unternehmen allgegenwärtig: 2021 versandten sie zum ersten Mal mehr digitale Rechnungen als analoge.2 Umso wichtiger wird ein sicherer, gesetzeskonformer und unkomplizierter Umgang mit den zahlreichen digitalen Informationen und Dokumenten, die täglich im Unternehmen ankommen und produziert werden. Häufig herrscht Unsicherheit, wie die vielen Vorgaben zu Revisions- und Datensicherheit praktisch umgesetzt werden können.
Revisionssicherheit bezeichnet laut Gabler Wirtschaftslexikon „einen Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher und sonstiger Vorschriften […] als ordnungsgemäß […] angesehen werden kann.“
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung steht revisionssicher für eine vor Änderungen geschützte, wieder auffindbare, dauerhafte und gesetzeskonforme Archivierung digitaler Daten und Dokumente.
Anfänglich betraf Revisionssicherheit nur Dokumente, die im Handels- und Steuerrecht Aufbewahrungspflichten unterliegen. Heute muss eine revisionssichere Archivierung deutlich mehr gesetzliche Vorgaben erfüllen:
Diese zehn Merksätze des Verbandes für Organisations- und Informationssysteme (VOI e. V.) bündeln die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Aufbewahrung leicht verständlich:
Neben allgemeinen Normen gelten für zahlreiche Wirtschaftszweige, z. B. Gesundheitswesen, Lebensmittel- und Elektroindustrie, zusätzlich spezielle Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung. Informieren Sie sich daher auch zu Vorgaben in Ihrer Branche.
Die Aufbewahrungspflichten im Gesundheitswesen sind komplex. Aufbewahrungsfristen reichen von einem Jahr für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis zu 30 Jahren für Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen. In den Aufbewahrungsvorschriften für ärztliche Aufzeichnungen und Patientenunterlagen der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns finden Sie die wichtigsten Vorschriften und Fristen.
Die Fristen stellen eine Mindestaufbewahrungsdauer dar: „Eine längere Aufbewahrung ist […] erforderlich, wenn sie nach ärztlicher Erfahrung geboten ist.“3 Laut BGB verjähren zivilrechtliche Ansprüche von Patienten gegen Ärzte erst nach 30 Jahren. Es kann daher sinnvoll sein, einige Dokumente so lang aufzubewahren, um im Falle eines Verfahrens die entsprechenden Dokumente vorlegen zu können.
Die theoretischen Anforderungen an ein revisionssicheres Archivsystem werden vom Gesetzgeber in den GoBD ausführlich erläutert. Doch was heißt dies in der Praxis? Konkrete, anwendungsorientierte Hinweise gibt er wegen kurzer Innovationszyklen und Technikneutralität nicht.4 Jeder Unternehmer muss also selbst entscheiden.
Revisionssicherheit bezieht sich immer auf den ganzen Prozess zur Speicherung von Dokumenten und nie auf einzelne Software- oder Hardwarebausteine. Ein revisionssicheres Verfahren schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung und den sicheren Betrieb der Dokumentenmanagement-Software und Hardware, eine Verfahrensdokumentation und die Zertifizierung ein.
Sie haben alle vier Schritte vom Dokumentenmanagementsystem über Hardware und Verfahrensdokumentation bis zur Zertifizierung erfolgreich umgesetzt? Nun können Sie die Mehrheit Ihrer digitalisierten Dokumente - bis auf wenige Ausnahmefälle - bedenkenlos vernichten. Zu den Ausnahmen, die Sie im Original aufbewahren sollten, gehören offizielle Verträge und Dokumente mit Urkundencharakter und Unterschrift.
Vor Gericht gelten eingescannte Dokumente bislang nur als Beweismittel des Augenscheins. Sie haben weniger Aussagekraft als eine Urkunde auf Papier. Bewahren Sie also die Originaldokumente, etwa eine Kündigung, auf, da sie im Falle eines Gerichtsverfahrens als Beweis dienen.
Welche Dokumente Sie im konkreten Einzelfall im Original aufheben sollten, hängt vom Unternehmen ab. Im Zweifel können Sie sich dazu juristisch beraten lassen.
Deutsche Unternehmen sind verpflichtet, alle Dokumente, die zu einem Geschäftsvorfall gehören, aufzubewahren. Dazu zählen neben Rechnungen auch Anfragen, Angebote oder Aufträge. Da diese inzwischen häufig per E-Mail verschickt werden, gilt seit 2017 eine Aufbewahrungspflicht für E-Mails.
In § 257 des Handelsgesetzbuches und § 147 der Abgabenordnung ist die Archivierungspflicht festgelegt. Geschäftsrelevante E-Mails müssen je nach Dokumententyp zwischen sechs und zehn Jahren revisionssicher aufbewahrt werden. Zudem muss die DS-GVO eingehalten werden. Was schnell kompliziert werden kann, erledigt ein Dokumentenmanagementsystem dank automatischer E-Mailarchivierung fast von selbst. Es identifiziert von allein geschäfts- und steuerrelevante E-Mails und speichert sie mit Bezug zu anderen passenden Dokumenten wie Rechnungen.
Die Verarbeitung und Archivierung von Daten sind wichtige Bereiche für das Qualitätsmanagements. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Prozesse wie Bestellprozesse oder Rechnungsprüfung digital abbilden und automatisieren. Die Qualität der Prozesse ist gesichert, da sie immer gleich und nach festgelegten Regeln ablaufen.
Ein Dokumentenmanagementsystem protokolliert alle Änderungen an einem Dokument, indem es einen Zeitstempel setzt und den Bearbeiter vermerkt. So kann die gesamte Bearbeitungshistorie eines Dokuments lückenlos nachverfolgt werden und Sie profitieren von mehr Transparenz. Dies kann auch bei Nachverhandlungen und Anpassungen nützlich sein.
Zudem können mehrere Mitarbeiter über einen Link von verschiedenen Orten gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen und es bearbeiten. So entfallen Transportzeiten und Durchlaufzeiten reduzieren sich. Sie haben immer die gleiche Datenbasis vorliegen und Verteiler- und Bearbeitungskopien eines Dokuments sind überflüssig.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem bewahrt Daten sicher und gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf. Die in der DS-GVO festgelegten Löschfristen halten Sie problemlos ein, denn zu jedem Dokumententyp kann die passende Aufbewahrungsfrist hinterlegt werden. So kann das Dokument nicht aus Versehen vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer gelöscht werden. Läuft die Frist demnächst ab, informiert Sie das Dokumentenmanagementsystem darüber. Über die entsprechende Funktion sorgt es für eine automatische Löschung. Der Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter reduziert sich immens: Akten müssen nicht gesichtet, Dokumente nicht ausgeheftet und manuell vernichtet werden.
Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem einführen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, ein detailliertes und durchdachtes Zugriffskonzept zu entwickeln. Bestimmen Sie Rollen, Kompetenzen und Zugriffsberechtigungen. Wer darf was lesen, löschen, drucken und bearbeiten? Nur berechtigte Mitarbeiter sollten nach persönlicher Identifizierung auf die für sie vorgesehenen Daten zugreifen können.
Ein Dokumentenmanagementsystem speichert zu einem Dokument die passenden Metadaten, beispielweise das Erstelldatum, Schlagworte oder Dokumentenart. Mit diesen Informationen und der Volltextsuche erhöhen Sie die Revisionssicherheit, indem Sie schnell, jederzeit und an jedem Ort auskunftsfähig sind. Egal ob beim Kunden, gegenüber Geschäftspartnern oder bei der internen oder externen Revision durch das Finanzamt, mit der ortsunabhängigen Volltextsuche sind Sie immer auskunftsfähig und sparen Zeit und Geld.
Zahlreiche allgemeine gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben sind ohne ein modernes Dokumentenmanagementsystem nur mühevoll einzuhalten. Schnell kommt es im Arbeitsalltag zu verpassten Fristen und nicht gesetzeskonform gespeicherten E-Mails. Ein Dokumentenmanagementsystem archiviert Informationen und Dokumente automatisch sicher und zuverlässig entsprechend den gesetzlichen Anforderungen. Funktionen wie die Versionierung und automatische Löschung von Daten zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist erhöhen die Revisionssicherheit und entlasten Ihre Mitarbeiter.
Indem Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten und unbeabsichtigte Gesetzesverstöße vermeiden, minimieren Sie Ihr Haftungsrisiko. Die Gefahr finanzieller Schäden und juristischer Auseinandersetzungen sinkt. Sie brauchen keine Angst vor der nächsten Betriebsprüfung haben, denn Sie sind bestens vorbereitet. Alle Informationen sind jederzeit übersichtlich abrufbar.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme leisten einen entscheidenden Beitrag zur Einhaltung der Revisionssicherheit. Vorausgesetzt das Dokumentenmanagementsystem ist richtig implementiert und konfiguriert. Um das gesamte Potenzial eines Dokumentenmanagementsystems auszuschöpfen, sollte es entsprechend den Anforderungen des Unternehmens ausgewählt und angepasst werden. Auch Nutzer und Administratoren sollten intensiv eingewiesen und regelmäßige Feedbackrunden mit ihnen durchgeführt werden.
Haben Sie die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfolgreich gemeistert, profitieren Sie neben verbesserter Revisionssicherheit von vereinfachten und automatisierten Prozessen, mehr Übersicht und enormer Arbeitszeitersparnis.