New Work - der Schlüssel für Agilität, Flexibilität und Motivation

6 Minuten Lesezeit
25.08.22 09:00

Längst sind die Zeiten vorbei, in denen Mitarbeiter zufrieden waren, wenn sie pünktlich ihr Gehalt bekamen und das Gefühl hatten, einen sicheren Arbeitsplatz zu haben. Neben individuellen Entwicklungschancen und persönlichen Karrierezielen geht es vor allem um eines: Eine flexible und zugleich auch sehr selbstbestimmte Art, die Herausforderungen im Job zu meistern und dabei im Gleichgewicht zu sein.

Inhalt:
  1. Was steckt hinter dem New-Work-Ansatz? 
  2. Warum müssen Unternehmen lernen loszulassen? 
  3. Welche individuellen Bedürfnisse erfordern eine neue Arbeitsweise? 
  4. Welche Rolle spielt New Work beim Recruiting? 
  5. Warum schaffen nachhaltige Arbeitsmodelle mehr Zeit? 
  6. Warum ist ein Dokumentenmanagementsystem ein zentraler Erfolgsfaktor? 
  7. Die 7 wichtigsten Erfolgsfaktoren für New Work  
  8. Zusammenfassung

Was steckt hinter dem New-Work-Ansatz?

Der Begriff „Neue Arbeit“ lässt sich auf den österreichisch-amerikanischen Sozialphilosophen Frithjof Bergmann zurückführen. Er verkehrte in den 1980er Jahren das kapitalistische Arbeitsmodell in einen Wandel der Arbeitswelt. Während früher die Arbeit das Mittel zum Zweck war, stehen heute der Mensch und seine persönlichen Bedürfnisse im Vordergrund.

New Work ist längst kein neuer Begriff mehr, sondern beschreibt viel eher die Möglichkeit, wie zeitgemäßes Arbeiten – beeinflusst von Globalisierung und Digitalisierung - heute funktioniert. Die zentralen Kernpunkte sind dabei Freiheit, Selbstständigkeit und Teilhabe an der Gesellschaft.

Warum müssen Unternehmen lernen loszulassen? 

Unternehmen müssen – und das nicht erst seit der Pandemie – umdenken und in vielen Bereichen auch loslassen. Hier geht es nicht nur um eine veränderte Arbeitswelt, sondern zeitgleich um einen Wandel im Führungsstil. Denn mehr Flexibilität und mehr Freiheiten erfordern auch mehr Vertrauen und mehr Eigenverantwortung für alle Mitarbeiter. Aber nicht nur das: Auch technische Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit jeder nicht nur aus dem Büro, sondern von jedem beliebigen Ort auf der Welt aus uneingeschränkt und sicher auf sein persönliches Arbeitsumfeld zugreifen und arbeiten kann. Die Arbeitswelt ist bunt geworden und die Angebote am Markt sind vielfältig. Auch bestehende Mitarbeiter wollen gehalten werden und formulieren sehr klar ihre Bedürfnisse. Wer sich hier als Unternehmen nicht klar positioniert, gerät über kurz oder lang auf die Bucket-Liste der Arbeitgeber, die man bald wechseln sollte.  

Welche individuellen Bedürfnisse erfordern eine neue Arbeitsweise? 

So kontrollierbar für viele Unternehmen die vermeintliche Anwesenheit im Büro auch jahrelang auf den ersten Blick gewirkt hat, so hemmend war sie im Alltag für die Mitarbeiter und damit auch für Arbeitgeber. Was war vor der Pandemie an der Tagesordnung? Wie wäre etwa Homeschooling ohne flexible Arbeitsmöglichkeiten umsetzbar gewesen? Sobald ein Kind krank wurde und nicht zur Schule oder in die Kita gehen konnte, war auch mindestens ein Elternteil gehandicapt und gezwungen, sich entweder selbst krank zu melden oder spontan frei zu nehmen. Damit wurde sofort auch die eigene Produktivität ungewollt lahmgelegt. Gleiches galt dann, wenn junge Menschen die Welt erkunden und reisen wollten. Reisende soll man nicht aufhalten – und das sollte man wirklich nicht. Viele Unternehmen profitieren inzwischen davon, dass sie ihre Mitarbeiter in so einem Fall nicht ganz gehen lassen müssen, sondern mit ihnen - dank individueller Absprachen - weiter zusammenarbeiten können, auch wenn sie sich gerade im Ausland befinden. Aber auch das Thema Elternzeit muss zeitgemäß behandelt werden und sollte weder für Väter noch für Mütter ein Problem darstellen. Auch dafür muss es Lösungen geben, die kein Schwarz-Weiß-Denken fördern, sondern eine agile und offene Zusammenarbeit erlauben, die die Bedürfnisse von Vätern und Müttern gleichermaßen berücksichtigen und niemanden temporär ausgrenzen. Allein diese Beispiele zeigen, was für eine enorme Wichtigkeit flexible Arbeitsmodelle haben, um Mitarbeiter zu halten.   

Welche Rolle spielt New Work beim Recruiting? 

Jedes zweite Unternehmen hat inzwischen massive Probleme, seine offenen Stellen zu besetzen. Der ständige Mangel an Fachkräften zwingt Unternehmen dazu, offener zu werden und gerade auch bei der Bewerbersuche über den Tellerrand zu blicken. Denn genau dieser Blick öffnet auch große Chancen und schafft vielfältigere Auswahlmöglichkeiten bei der Personalsuche. Demzufolge muss der Wunschbewerber nicht mehr zwingend in der unmittelbaren Region wohnen. Remote Working stellt bereits jetzt einen klaren Wettbewerbsvorteil im Recruitingprozess da. Stimmt dann auch noch die Meeting-Kultur und funktioniert die agile Zusammenarbeit in der Firma, spielen auch Entfernungen kaum mehr eine Rolle, um neue Mitarbeiter erfolgreich onzuboarden und ins Laufen zu bringen. Gleiches gilt übrigens auch, wenn bestehende Mitarbeiter ihren Wohnort verlagern und plötzlich in eine andere Stadt umziehen. Auch das muss längst kein Grund mehr sein, neben der Wohnung auch den Arbeitgeber zu wechseln.  

Warum schaffen nachhaltige Arbeitsmodelle mehr Zeit? 

Wie viel Zeit haben Sie bereits im morgendlichen Stau verschwendet und sich geärgert, dass Sie nun doch zum ersten Meeting zu spät erscheinen? All das sind wertvolle Minuten, die eigentlich dafür sorgen sollten, dass wir unsere Aufgaben nicht nur entspannter, sondern auch produktiver erledigen können. Angesichts der aktuellen Energiepreise kommen jedoch noch weitere Aspekte hinzu, wenn Sie kurz darüber nachdenken, wie teuer es jeden von uns mittlerweile zu Stehen kommt, einfache Strecken mit dem Auto zurückzulegen. Der ökologische Fußabdruck gewinnt immer mehr an Bedeutung und hinterlässt sichtbar seine Spuren. Zudem wird New Work auch gerne mit Deep Work in Verbindung gebracht. Warum? Ganz einfach. Wo kann man vermeintlich ungestörter Arbeiten? Im Großraumbüro eines Konzerns oder am eigenen Arbeitsplatz zuhause? Viele Tätigkeiten lassen sich im Homeoffice weitaus konzentrierter und mit weniger Zeit erledigen. Ein Plus, das sich nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch beim Zufriedenheitsgrad der Mitarbeiter niederschlägt.

Warum sind Dokumentenmanagement-Systeme ein zentraler Erfolgsfaktor?

Ein zentraler Erfolgsfaktor in der neuen Art zu Arbeiten liegt darin begründet, alle relevanten Informationen, die Mitarbeiter zur Bewältigung ihrer Aufgaben benötigen, digital bereit zu stellen. Mit Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) gelingt es, unabhängig von Ort und Zeit auf Dokumente zuzugreifen. Gerade wenn man überlegt, wie viel damit verschwendet wird, wichtige Unterlagen zu suchen oder dass Mitarbeiter teilweise ganze Ordner oder Aktenberge zwischen Firma und Homeoffice hin- und herschleppen müssen, wird einem schnell bewusst, wie angenehm und wichtig es ist, auf Knopfdruck zu allen relevanten Vorgängen zu gelangen.

Auch heute noch haben Mitarbeiter in zahlreichen Firmen Zugriff auf Unternehmensdaten, für die sie eigentlich nicht autorisiert sind. In Zeiten von strengen Datenschutzvorgaben eigentlich ein Unding, nicht wahr? All das gehört mit einem rechtebasierten DMS der Vergangenheit an. Sämtliche Dokumente lassen sich so rechtssicher (GoBD-konform) archivieren und ortsunabhängig bereitstellen. Darüber hinaus dienen Dokumentenmanagement-Systeme als Ausgangspunkt für die Automatisierungen von vielen Prozessen wie der Rechnungsverarbeitung oder dem Vertragsmanagement. Damit vereinfachen Sie nicht nur Ihre Workflows, sondern Sie machen damit auch einen ersten, wichtigen Schritt in punkto Nachhaltigkeit - zum papierlosen Büro und so auch einer grüneren Umwelt.   

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren zu New Work

  1. Achten Sie auf ein gut funktionierendes Organisations-Netzwerk  
    Agile Arbeitsmethoden helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei, sich regelmäßig auszutauschen und steigern die Bereitschaft effektiv zusammen zu arbeiten.
  2. Ermöglichen Sie neue Arbeitsformen
    Vergessen Sie, dass sich alles am großen Besprechungstisch oder am Schreibtisch in der Firma abspielen muss. Schaffen Sie Raum für neue Herangehensweisen und damit auch für eine neue Kreativität. Nutzen Sie virtuelle Möglichkeiten, um sich auszutauschen und verlegen Sie Ihr Brainstorming vom herkömmlichen Papier auf ein flexibles Online-Board.
  3. Lassen Sie eine neue Führungsmentalität entstehen
    Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, die unterschiedlichsten Personengruppen zu leiten. Dazu zählen Kollegen, die ggf. mehr Unterstützung als andere benötigen, die vor Ort sind, im Homeoffice arbeiten oder Freelancer, die evtl. nur temporär an Projekten beteiligt sind. Es geht mehr denn je darum, Menschen zu verstehen und sie so gut wie möglich zu unterstützen.
  4. Sorgen Sie für eine Wohlfühl-Kultur 
    Arbeit soll nicht nur Spaß machen, sondern auch gelebt werden dürfen. Dazu gehört es, dass man auch Fehler machen darf. Der größte Leistungskiller besteht in der Angst. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen Vertrauen statt Autorität und lassen Sie sich auf Neues ein.
  5. Schaffen Sie gute technische Voraussetzungen
    Erleichtern Sie Ihrem Team die Arbeit und sorgen sie für ausgewählte, technische Hilfsmittel, die ihre Projekte beschleunigen und nicht unnötig in die Länge ziehen.
  6. Ermöglichen Sie Nähe statt Distanz
    Auch wenn ihre Teams verstreut über den Kontinent arbeiten: Lassen Sie Raum für den Austausch fernab vom klassischen Arbeitsalltag. Legen Sie Wert auf eine virtuelle Kaffeepause und den regelmäßigen Austausch. Beginnen Sie Meetings im Team mit einem persönlichen Austausch, statt sofort zur Tagesordnung über zu gehen.
  7. Seien Sie offen für neue Zeiten
    Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind und dort, wo sie sich wohlfühlen. Eine flexible Arbeitszeit kann nicht nur die Effektivität, sondern auch die Motivation fördern.

Zusammenfassung

Alle Anforderungen, die mit dem Thema New Work in Verbindung stehen, sind aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Für Unternehmen eröffnen sich dadurch im Recruiting, aber auch in der Führung ihrer Teams und der Umsetzung von Projekten völlig neue Möglichkeiten und damit auch Chancen. Entscheidend ist jedoch, dass sie sich von alten Rollen und gewohnten Kontrollmustern trennen, die Verantwortung ein großes Stück weit in die Hände ihrer gut ausgewählten Mitarbeiter legen und diese mit effektiven technischen Voraussetzungen so ausstatten, dass sie flexibel und ohne zeitliche Einschränkungen agieren können, wenn sie am leistungsfähigsten sind. Gelingt ihnen das, profitieren sie von einem motivierten und glücklichen Team, das im unternehmerischen Sinne neue Lösungen sucht und findet.

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