Die technologische Entwicklung schreitet weltweit in großen Schritten voran, und auch für Personaldienstleister in Deutschland ist die digitale Transformation längst keine Option mehr – sie ist eine Notwendigkeit. Doch gerade kleine und mittelständische Zeitarbeitsfirmen stehen vor der Herausforderung, die Dringlichkeit des Wandels zu erkennen und den richtigen Einstieg zu finden. Hier setzt der Digitalisierungsnavigator an, den Florian Körber, seit fast 25 Jahren Experte für Digitalisierungsprojekte, gemeinsam mit seinem Team entwickelt hat. Dieses Tool hilft Unternehmen, auf ihrem Weg in die digitale Zukunft die Orientierung zu behalten und die Transformation Schritt für Schritt gezielt zu planen und umzusetzen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, was der Digitalisierung der Zeitarbeitsbranche entgegensteht, was der Digitalisierungsnavigator leistet und wie Sie ihn für Ihr Unternehmen nutzen können.
Die Digitalisierung betrifft sämtliche Aspekte unseres Lebens und Arbeitens und entwickelt sich stetig weiter. Laut Florian Körber, erfahrener Digitalisierungsexperte und Gründer der tutum GmbH, sei es für Unternehmen, die langfristig wettbewerbsfähig sein wollen, entscheidend, diese Veränderungen nicht zu verschlafen. Besonders kleine und mittelständische Personaldienstleister liefen aber Gefahr, durch die Komplexität und das Tempo der Veränderungen abgehängt zu werden. Ihnen falle es oft schwer, die globalen Umwälzung im Bereich der Digitalisierung zu erkennen und einzuordnen.
Florian Körber erlebt in seinem Arbeitsalltag, dass viele Zeitarbeitsunternehmen nicht ausreichend auf die Umwälzungen und Herausforderungen der Digitalisierung reagieren und stattdessen an althergebrachten Technologien und Arbeitsweisen festhalten. Doch auch kleine Unternehmen können sich globalen Trends – auch wenn sie weit weg erscheinen – nicht entziehen. Jeder und jede sind davon betroffen. Doch während wir den demografischen Wandel etwa nicht beeinflussen können, können wir die Digitalisierung durchaus mitgestalten.
Laut der Branchenstudie zvoove Industry Pulse 2024 sehen fast 73 % der Personaldienstleister in Deutschland die Digitalisierung als geschäftskritisch an, doch nur eine Minderheit setzt diese Erkenntnis in die Praxis um. Die Mehrheit (66 %) der Unternehmen steckt nach eigener Einschätzung noch in einem mittleren und 9 % gar in einem sehr niedrigen Digitalisierungsgrad fest. Dabei betrifft die Digitalisierung Geschäftsmodelle, Arbeitsweise und Wettbewerbsfähigkeit.
Florian Körber ist ständig mit Unternehmen in der Zeitarbeit im Gespräch. Er kennt ihre Sorgen und identifiziert drei Hauptgründe, warum die Digitalisierung in der Personaldienstleistungsbranche so schleppend voranschreitet:
1. Tagesgeschäft als Hürde: Oft stehen kurzfristige Herausforderungen wie der Ausfall von Personal oder die dringende Besetzung offener Aufträge im Vordergrund. Diese unmittelbaren Probleme verhindern, dass sich Unternehmen mit langfristigen strategischen Fragen auseinandersetzen. Viel wichtiger wäre es zum Beispiel, sich passende Nischen zu erschließen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Kunden auszusortieren oder das Arbeitsumfeld attraktiver zu gestalten.
2. Überfordernde Komplexität: Die Größe und Vielzahl technologischer Trends und die damit verbundene Komplexität führen dazu, dass viele Unternehmen nicht wissen, was für sie individuell wichtig ist und wo sie anfangen sollen. Themen wie Cloud, Datensicherheit, Hyperautomation und künstliche Intelligenz überfordern viele Firmen.
3. Unsicherheit und Stillstand: Die Unsicherheit, welche Technologien und Trends für das eigene Geschäft relevant sind, führt oft zu Stillstand. Viele Unternehmen zögern bei Entscheidungen, weil sie Angst haben, Fehler zu machen, und überschätzen deren Tragweite. Gleichzeitig unterschätzen sie die Konsequenzen von Nicht-Entscheidungen. Wenn Zögern zur Regel wird, entstehen träge Organisationen, die sich Neuerungen gegenüber verschließen. Selbst wenn gelegentlich Entscheidungen getroffen werden, führen diese nicht zum gewünschten Ergebnis, weil sie nicht konsequent und weitreichend genug umgesetzt werden.
Um Personaldienstleistern den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern, haben Florian Körber und sein Team eine Roadmap entwickelt – den Digitalisierungsnavigator. Dieser Navigator dient als Praxisleitfaden, der Unternehmen hilft, ihre aktuelle Situation zu analysieren, ihre Ziele zu definieren und konkrete Schritte zur Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie zu planen. Er setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen:
Die beste Landkarte nützt nichts, wenn man nicht weiß, wo man sich gerade befindet. Um das herauszufinden, hat der Digitalisierungsexperte ein passendes Werkzeug entwickelt: die Digitalisierungsortung. Hierbei handelt es sich um eine interaktive Excel-Tabelle, die dabei unterstützt, eine Bestandsaufnahme zu machen und den aktuellen Digitalisierungsgrad zu ermitteln.
Dank der Ortung wissen Sie, wo Sie stehen. Doch welche Richtung wollen Sie nun einschlagen? Bei dieser Entscheidung hilft der Digitalisierungskompass, den Florian Körber und sein Team mit Rückgriff auf die Expertise von Branchenspezialistinnen konzipiert haben. In den Gesprächen mit den Experten haben sich fünf wesentliche Handlungsfelder herauskristallisiert:
1. Zukunftsfähige Kompetenzen: Ihre Belegschaft sollte über die Fähigkeiten und das Wissen verfügen, die notwendig sind, um in einer sich schnell verändernden digitalen Arbeitswelt erfolgreich zu sein. Investieren Sie in Schulungen und Weiterbildungen, um sicherzustellen, dass Ihr Team in der Lage ist, neue Technologien effektiv zu nutzen.
2. Menschenzentrierte Kernprozesse: Digitalisierung sollte nicht nur auf Effizienz abzielen, sondern auch auf die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und Kundinnen. Nutzen Sie Technologie als Werkzeug, das Arbeit abnimmt, um mehr Zeit in die Interaktion zwischen Mitarbeitern und Kundinnen zu investieren. Setzen Sie zudem auf kollaborative Tools und flexible Arbeitsmodelle, um eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen.
3. Moderne IT-Infrastruktur: Verlassen Sie sich nicht auf veraltete Technologien wie Server in der Abstellkammer. Investieren Sie in eine IT-Infrastruktur, die die technologische Grundlage bildet, um aktuelle und zukünftige digitale Anforderungen Ihres Unternehmens zu unterstützen. Eine cloudbasierte Infrastruktur etwa bietet Flexibilität und Sicherheit.
4. Teilautomatisierte Verwaltung: Automatisieren Sie wiederkehrende administrative Aufgaben, um Zeit und Ressourcen zu sparen, die Sie in strategisch wichtige Projekte investieren können.
5. Wegweisende Führung: Als Führungskraft sollten Sie die Digitalisierung vorantreiben, aktiv gestalten und unterstützen. Verabschieden Sie sich dabei von einem direktiven Führungsstil und setzen Sie stattdessen auf Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Ein modernes Führungskonzept fördert Innovation und schafft ein Arbeitsumfeld, in dem sich Ihre Mitarbeitenden entfalten können.
Sie wissen nun, wo Sie sich befinden und wohin Sie wollen. Doch wie genau Sie dort hinkommen, ist Ihnen noch nicht klar? Dafür haben Florian Körber und sein Team die Digitalisierungslandkarte konzipiert, indem sie die fünf Handlungsfelder des Kompasses in ein Reifegradmodell übertragen haben. Sie unterscheiden drei Stufen, die den Fortschritt der digitalen Transformation beschreiben:
1. Pfadfinder
Während Pfadfinder sich noch am Anfang ihrer Digitalisierungsreise befinden, haben Bergsteiger schon bedeutende Fortschritte gemacht. Gipfelstürmer sind am weitesten fortgeschritten. Das Potenzial für Pfadfinder ist besonders groß und es gibt viele ungenutzte Möglichkeiten, die erschlossen werden können.
Jeder Stufe der Landkarte sind klare Maßnahmen zugeordnet: Im Handlungsfeld IT-Infrastruktur hat der „Pfadfinder“ beispielsweise noch den Server unter dem Schreibtisch, während der „Bergsteiger“ bereits mobiles Arbeiten ermöglicht und der „Gipfelstürmer“ schon vollständig in der Cloud arbeitet. Doch auch für Gipfelstürmer gibt es spezifische Bausteine, in denen sich noch weiteres Potenzial entfalten lässt. Mit der Digitalisierungsortung können Sie genau herausfinden, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen als Pfadfinder, Bergsteiger oder Gipfelstürmer agiert.
Um den Digitalisierungsnavigator erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu implementieren, empfiehlt Florian Körber ein dreistufiges Vorgehen:
1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Nutzen Sie die Digitalisierungsortung, um den aktuellen Stand Ihrer Digitalisierung zu erfassen. Diese Ist-Analyse ist der erste Schritt, um Ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren.
2. Wählen Sie eine Himmelsrichtung: Entscheiden Sie sich für eines der fünf Handlungsfelder auf dem Digitalisierungskompass, auf das Sie sich in den nächsten sechs Monaten konzentrieren möchten. Dies gibt Ihnen einen klaren Fokus und verhindert, dass Sie sich verzetteln.
3. Leiten Sie Maßnahmen ab: Entwickeln Sie drei konkrete Maßnahmen, die Sie in den nächsten sechs Monaten umsetzen können, um in dem gewählten Handlungsfeld Fortschritte zu machen. Diese fokussierte Herangehensweise hilft, den Digitalisierungsprozess in machbare Schritte zu unterteilen und gleichzeitig messbare Fortschritte zu erzielen.
Die Digitalisierung ist kein vorübergehender Trend. Sie ist eine alle Lebensbereiche betreffende weltumspannende Veränderung. Für Personaldienstleister bedeutet dies, dass sie sich den Herausforderungen der digitalen Transformation stellen müssen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit einem soliden Verständnis der Herausforderungen, einer klaren Vision und einer zielgerichteten Strategie kann die Digitalisierung jedoch zur großen Chance werden.
Der Digitalisierungsnavigator dient als wertvolle Orientierungshilfe auf diesem Weg. Er unterstützt Zeitarbeitsfirmen dabei, den Überblick zu behalten, zentrale Handlungsfelder zu priorisieren und ihre digitale Transformation Schritt für Schritt voranzutreiben. Dank einer strukturierten, praxisnahen Roadmap können Unternehmen sofort loslegen und schon bald erste Erfolge erzielen. Wie der erste Schritt am einfachsten gelingt, bringt Digitalisierungsexperte Florian Körber auf den Punkt:
„Klein anfangen und sofort loslegen!“
Es liegt nun an Ihnen, die Digitalisierung anzupacken und Ihren eigenen Weg zu gehen. Mit dem Digitalisierungsnavigator sind Sie bestens gerüstet. Wer heute die ersten Schritte unternimmt, kann morgen die Früchte der Digitalisierung genießen – und seinen Platz in der digitalen Zukunft sichern.
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