Die Inhalte des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes sollen künftig viele Regelungen in der Zeitarbeit vereinfachen. Im sogenannten Nachweisgesetz, das die Rahmenbedingungen für Arbeitsverhältnisse festlegt, soll die Schriftform durch die Textform ersetzt werden. Das hat zur Folge, dass in möglichst vielen Fällen auch digitale Versionen von Dokumenten statt unterschriebener Ausdrucke rechtsgültig sein sollen.
Und das bedeutet auch, dass Arbeitnehmerüberlassungsverträge künftig nicht mehr mit eigenhändiger Originalunterschrift qualifizierter elektronischer Signatur abgeschlossen werden müssen. Stattdessen sollen Erklärungen per E-Mail, Fax oder ähnliche Kommunikationsmittel ausreichend sein.
Was Sie zur Änderung der Textform im Nachweisgesetz wissen sollten, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag:
Am 21. März 2024 kündigte das Bundesministerium der Justiz an, dass im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine Verständigung zum Nachweisgesetz getroffen werden konnte. Statt der ursprünglich angedachten elektronischen Form soll nun der Textform Vorrang gegeben werden. Im Rahmen dieser Änderung können Überlassungsverträge in Zukunft per E-Mail abgeschossen werden.
Das Bürgerliche Gesetzbuch legt verschiedene Formen der rechtsgültigen Willenserklärung fest, etwa in §126 die Schriftform und §126b die Textform. Für Arbeitnehmerüberlassungsverträge gibt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) den Rahmen vor. Doch wo liegen nun die markanten Unterschiede zwischen den beiden Formen?
Schriftform = Verträge müssen durch eine namentliche Unterschrift eigenhändig unterzeichnet werden. Zugelassen sind hier auch beglaubigte Handzeichen oder eine qualifizierte elektronische Signatur.
Textform = hier genügt eine lesbare, aber unterschriftslose Erklärung. Die Voraussetzung ist allerdings, dass der Empfänger dauerhaft Zugriff auf diese Erklärung haben muss. Erlaubt sind dauerhafte Datenträger wie Papier, PDF-Dateien, E-Mails, SMS, Messenger-Nachrichten, Festplatten oder USB-Sticks.
Von dieser Gesetzesänderung profitiert auch die Digitalisierung. Künftig soll ein digitaler Austausch der Verträge zwischen Kunden und Zeitarbeitsfirmen in der Arbeitnehmerüberlassung ausreichen. Dadurch wird auch ein potenzieller Umsatzverlust bei kurzfristigen Kundenanfragen vermieden. Für Zeitarbeitsunternehmen stellt diese Neuregelung also eine massive Erleichterung dar. Vor allem für kleine und mittelständische Zeitarbeitsunternehmen soll die geplante Ersetzung eine deutliche Entlastung in der Bürokratie bringen.
Die gesetzliche Änderung zur Einführung der Textform für Arbeitsverträge in der Zeitarbeit und Personaldienstleistung betrifft eine Vielzahl von Unterlagen und Dokumenten, die bisher in Schriftform vorliegen mussten. Diese Unterlagen umfassen im Wesentlichen alle Dokumente, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zwischen dem Zeitarbeitnehmer und dem Zeitarbeitsunternehmen erforderlich sind – und das sind eine ganze Menge.
Hier geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Unterlagen und Dokumente, die von dieser Änderung betroffen sind:
Die wohl bedeutendste Änderung betrifft die klassischen Arbeitsverträge zwischen dem Zeitarbeitsunternehmen und den Zeitarbeitnehmern. Diese Verträge regeln die grundlegenden Bedingungen des Arbeitsverhältnisses, wie Arbeitszeit, Vergütung, Einsatzort und Aufgabenbereich. Durch die Einführung der Textform können diese Verträge nun elektronisch erstellt, versendet und unterzeichnet werden, was den gesamten Prozess unheimlich vereinfacht.
In der Zeitarbeitsbranche ist es üblich, dass Zeitarbeitnehmer regelmäßig an verschiedene Einsatzorte vermittelt werden. Jede Einsatzanweisung oder -bestätigung, die den Arbeitnehmer über die Details seines nächsten Einsatzes informiert, kann nun in Textform übermittelt werden. Das betrifft also Informationen wie den Einsatzort, die Dauer des Einsatzes, die Arbeitszeiten und die spezifischen Aufgaben, die der Arbeitnehmer zu erledigen hat.
Während der Laufzeit eines Arbeitsvertrages können sich die Bedingungen ändern, sei es durch eine Gehaltserhöhung, eine Änderung der Arbeitszeiten oder andere Anpassungen. Solche Änderungsvereinbarungen können mit in Kraft treten der Änderung ebenfalls in Textform festgehalten und elektronisch übermittelt werden. Und genau diese Tatsache erleichtert die Dokumentation und Verwaltung von Vertragsänderungen massiv.
Zeitarbeitsunternehmen sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer über verschiedene rechtliche und betriebliche Regelungen zu informieren. Das umfasst beispielsweise Belehrungen über Arbeitsschutzmaßnahmen, Datenschutzbestimmungen und betriebliche Verhaltensregeln. Auch solche Informationen und Belehrungen können nun in Textform erfolgen, was die Verbreitung und Aktualisierung dieser Informationen enorm vereinfacht.
Auch Kündigungen und Aufhebungsverträge können von der Textform profitieren. Kündigungen müssenzwar nach wie vor schriftlich erfolgen, doch die Kommunikation und Dokumentation von Kündigungsgründen und -bedingungen kann künftig in Textform erfolgen. Aufhebungsverträge, die einvernehmlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen werden, lassen sich dadurch praktisch vollständig elektronisch abwickeln.
Abmahnungen, die bei Fehlverhalten des Arbeitnehmers ausgesprochen werden, konnten bisher ebenfalls in Schriftform erfolgen. Mit der Einführung der Textform können Abmahnungen nun auch elektronisch übermittelt werden. Dies trägt zur Effizienz und Nachverfolgbarkeit solcher Disziplinarmaßnahmen bei.
Die Dokumentation von Arbeitszeiten und die Erstellung von Einsatzberichten sind praktisch der Herzschlag der Zeitarbeit. Diese Nachweise müssen immer zeitnah erstellt und eingereicht werden. Durch die Textform lassen sich Arbeitszeitnachweise und Einsatzberichte digital erfassen und übermitteln– und das erhöht wiederum die Genauigkeit und Effizienz der Zeiterfassung.
Auch Gehaltsabrechnungen und andere Vergütungsmitteilungen können nun in Textform bereitgestellt werden. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Gehaltsabrechnungen elektronisch erhalten und archivieren können. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und steigert die Transparenz.
In der Zeitarbeitsbranche ist die kontinuierliche Schulung und Weiterbildung der Arbeitnehmer ein sehr wichtiger Baustein. Durch die Änderung der Gesetzeslage können Nachweise über absolvierte Schulungen und Fortbildungen in Textform dokumentiert und übermittelt werden. So lassen sich Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter viel leichter verwalten.
Neben den genannten Dokumenten gibt es eine Vielzahl weiterer Unterlagen und Vereinbarungen, die im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses relevant sein können. Dazu gehören beispielsweise Einwilligungserklärungen zur Datenverarbeitung, betriebliche Vereinbarungen und Sonderregelungen. Auch diese Dokumente können nun in Textform abgewickelt werden.
Die Einführung der Textform für Arbeitsverträge in der Zeitarbeit ist ein klares Signal für eine Entbürokratisierung. Denn diese einschneidende Neuerung bringt eine Menge an Vorteilen mit sich, die nicht nur die rechtliche Absicherung, sondern auch die Flexibilität und die Effizienz im Arbeitsalltag betreffen. Und die kann man in der Zeitarbeitsbranche definitiv gut gebrauchen.
Bisher mussten Arbeitsverträge immer schriftlich fixiert und physisch unterschrieben werden. Das führte nicht selten zu Missverständnissen und Unklarheiten in Bezug auf die Vertragsbedingungen, und zwar vor allem dann, wenn es um mündliche Absprachen oder handschriftliche Ergänzungen ging. Die neue Regelung schafft an der Stelle deutlich mehr rechtliche Klarheit und Transparenz. Denn mit der Textform wird nun festgelegt, dass alle wesentlichen Vertragsbedingungen in einer klaren und verständlichen Weise festgehalten werden müssen. Hier ist eine elektrische Dokumentation ausreichend. Das bedeutet also, dass PDF-Dateien, E-Mails oder andere elektronische Dokumente als rechtsgültige Verträge anerkannt werden. So wird sichergestellt, dass jede Vertragspartei denselben Informationsstand haben und Missverständnisse vermieden werden können.
Häufig wechselnde Arbeitsverhältnisse sind in der dynamischen Zeitarbeitsbranche an der Tagesordnung. Deshalb ist die Vertragserstellung oft zeitaufwendig. Durch die elektronische Erstellung, den Versand und die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen wird der administrative Aufwand deutlich reduziert. Die Digitalisierung steigert die Effizienz und spart Zeit, da Arbeitgeber Verträge schneller und einfacher aufsetzen und versenden können. So kann jeder Arbeitnehmer seine Verträge von überall aus prüfen und unterschreiben. Das beschleunigt den gesamten Prozess und Zeitarbeitsnehmer sind schneller einsatzbereit.
Wo weniger ausgedruckt und unterschrieben werden muss, sinkt auch der Papierverbrauch. Und das gilt auch dann, wenn eine physische Dokumentation nicht mehr erforderlich ist. So wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern auch an Kosten für Druck, Lagerung und Versand gespart. In Zeiten zunehmender Sensibilität für ökologische Themen ist genau das ein wichtiger Schritt in Richtung einer umweltfreundlicheren Geschäftspraxis. Unternehmen können durch die elektronische Verwaltung von Verträgen aber auch langfristig Kosten einsparen: Elektronische Dokumente lassen sich z. B. mit einer digitalen Personalakte einfacher archivieren und verwalten und damit reduziert sich zeitgleich auch der Platzbedarf für physische Aktenordner. Und nicht zuletzt erleichtert die elektronische Suche auch den Zugriff auf Verträge, was wiederum Zeit und Ressourcen spart.
Die Zeitarbeitsbranche ist darauf angewiesen, dass sie schnell und flexibel auf variable Umstände reagieren kann. Und genau diese Anforderungen stärkt die die Einführung der Textform für Arbeitsverträge, weil sie eine schnellere Anpassung an sich ändernde Bedingungen ermöglicht. So können beispielsweise Vertragsbedingungen kurzfristig geändert und die geänderten Verträge schnell und effizient an die jeweiligen Arbeitnehmer übermittelt werden. Diese Flexibilität ist vor allem in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit oder in Branchen mit saisonalen Schwankungen ein echter Vorteil. Unternehmen können ihre Verträge schnell anpassen, um auf neue Anforderungen zu reagieren, ohne dass sie dabei den aufwändigen Prozess der physischen Dokumentation durchlaufen müssen.
Klare und transparente Vertragsbedingungen schaffen Vertrauen und Sicherheit für die Arbeitnehmer. Sie wissen genau, welche Rechte und Pflichten sie haben und können sich auf die Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen verlassen. Die Eigenständigkeit und die Selbstbestimmung der Arbeitnehmer wird nun auch durch die Möglichkeit gestärkt, dass sie Verträge elektronisch prüfen und unterzeichnen können. Sie können ihre Entscheidungen unabhängig von Ort und Zeit treffen, und genau das kann zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen. Diese Aspekte fördern die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter, was sich wiederum positiv auf ihre Leistung und Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber auswirkt – damit ergibt sich praktisch eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Elektronische Verträge lassen sich eindeutig dokumentieren und archivieren, so liegen auch im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen klare Beweise vor. Das erleichtert die Durchsetzung von Vertragsbedingungen und minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten. Elektronische Signaturen identifizieren den Unterzeichner eindeutig und gewährleisten die Authentizität und Integrität der Verträge. Vor allem in der Zeitarbeitsbranche, wo viele kurzfristige Verträge geschlossen werden, ist eine klare Dokumentation besonders wichtig.
Die meisten Unternehmen nutzen schon jetzt eine Menge an digitalen Tools und Plattformen, um ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Die elektronische Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen ist ein weiterer Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und vernetzten Arbeitsumgebung. Moderne HR-Softwarelösungen und Plattformen zur elektronischen Signatur bieten umfassende Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit der Personalabteilungen, sondern verbessert auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern.
In einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt ist die Fähigkeit, flexibel und effizient auf neue Anforderungen zu reagieren, ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die frühzeitig auf die elektronische Verwaltung von Arbeitsverträgen wie beispielsweise eine digitale Personalakte umstellen, können sich besser auf zukünftige Entwicklungen vorbereiten und ihre Prozesse kontinuierlich optimieren. Dies stärkt nicht nur ihre Position am Markt, sondern trägt auch zur Attraktivität als Arbeitgeber bei.
In einer globalisierten Arbeitswelt ist es immer üblicher, dass Arbeitnehmer aus verschiedenen Ländern und Zeitzonen für ein Unternehmen tätig sind. Die elektronische Verwaltung von Verträgen erleichtert die Zusammenarbeit über geografische Grenzen hinweg und ermöglicht eine reibungslose Integration von Remote-Mitarbeitern. Arbeitgeber können schnell und problemlos Verträge an internationale Mitarbeiter senden und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Das fördert die globale Vernetzung und eröffnet neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und den Austausch von Talenten.
Obwohl die Einführung der Textform für Arbeitsverträge enorm viele Vorteile mit sich bringt, gibt es auch Herausforderungen, die bewältigt werden müssen. Eine der Hauptanforderungen ist die Gewährleistung der Datensicherheit und des Schutzes personenbezogener Daten. Elektronische Verträge enthalten sensible Informationen, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Hier sind moderne Sicherheitsmaßnahmen und Verschlüsselungstechnologien gefragt, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Für Zeitarbeitsunternehmen ist es deshalb besonders wichtig, in entsprechende IT-Infrastrukturen investieren und ihre Mitarbeiter regelmäßig zu den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit schulen. Außerdem kann es in einigen Fällen notwendig sein, gesetzliche Bestimmungen und regulatorische Anforderungen verschiedener Länder zu berücksichtigen. Das erfordert eine genaue Kenntnis der jeweiligen Rechtsvorschriften und eine enge Zusammenarbeit mit Rechts- und Compliance-Experten.
Die gesetzliche Änderung der Textform für Arbeitsverträge in der Zeitarbeit markiert einen bedeutenden Schritt hin zu einer modernen, effizienten und transparenten Arbeitswelt. Die zahlreichen Vorteile, von der rechtlichen Klarheit über die Zeitersparnis und Nachhaltigkeit bis hin zur verbesserten Arbeitnehmerzufriedenheit, machen diese Neuerung zu einem echten Booster für die Digitalisierung in der Zeitarbeitsbranche.
Unternehmen, die frühzeitig auf die elektronische Verwaltung von Arbeitsverträgen umstellen, können ihre Prozesse optimieren, ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und sich auf zukünftige Entwicklungen vorbereiten. Gleichzeitig profitieren Arbeitnehmer von klaren und transparenten Vertragsbedingungen sowie einer größeren Flexibilität und Eigenständigkeit.
Fasst man alle markanten Punkte zusammen, trägt die Einführung der Textform für Arbeitsverträge dazu bei, die Arbeitsbedingungen in der Zeitarbeitsbranche zu verbessern und den Weg für eine digitalisierte und vernetzte Arbeitswelt zu ebnen. Und auch die Herausforderungen, die damit verbunden sind, lassen sich stemmen, indem man seine Investitionen in die passende Technologie und geeignete Schulungen steckt, damit alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.
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