Das Jahr 2024 steht für Immobilienverwaltungen ganz im Zeichen der Digitalisierung: Die einen profitieren zunehmend von den Veränderungen, die sie zuvor aufs Gleis gesetzt haben und die anderen nehmen sich vor, das Thema Digitalisierung endlich richtig anzugehen. An Letztere richtet sich dieser Blogbeitrag. Wir stellen Ihnen ein einfaches Werkzeug vor, mit dem Sie in nur 6 Schritten Ihre Digitalisierungsagenda 2024 planen können. Nutzen Sie unser aus der Praxis entwickeltes Formular, um Ihren Digitalisierungsweg zu finden.
Die Digitalisierung ist in der Immobilienbranche angekommen. Allerdings stellen sich Hausverwaltungen laut VDIV-Digitalisierungsumfrage nur ein mittelmäßiges Zeugnis aus. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen tun sich schwer, eine passende Digitalisierungsstrategie zu entwerfen und umzusetzen. 2023 verfügten 81 % der großen Verwaltungen über eine konkrete Strategie. Bei den kleineren haben 49 % bislang nur erste Ideen.[1] Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie aus Ihren Ideen eine maßgeschneiderte Digitalisierungsagenda entwickeln.
Hinter dem Begriff Digitalisierungsagenda verbirgt sich ein strategischer Fahrplan oder eine umfassende Liste von Zielen und Maßnahmen, die von einem Unternehmen festgelegt werden, um den Prozess der Digitalisierung zu steuern. Sie zielt auf die Integration von digitalen Technologien in ein Unternehmen ab, um Effizienz zu steigern, Innovation zu fördern und mit technologischen Trends Schritt zu halten.
Durch die Flut von digitalen Produkten und Trends auf dem Markt ist es für Hausverwaltungen schwierig, gute Entscheidungen zu treffen und ihren individuellen Digitalisierungsweg zu finden. Viele fühlen sich von der großen Produktauswahl überfordert. Doch sie sollten nicht bei den Produkten und Lösungen, sondern bei sich im Unternehmen anfangen: Welche Probleme wollen wir mit der Digitalisierung lösen? Warum wollen wir digitalisieren? Vor welchen Hindernissen stehen wir? Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein. Digitalisieren Sie nicht, weil es gerade angesagt ist. Es sollte immer ein konkreter, messbarer Nutzen für Ihre Hausverwaltung entstehen.
Mit den folgenden sechs Bausteinen können Sie Digitalisierungsprojekte strukturiert und effektiv vorbereiten. Bevor Sie loslegen: Gehen Sie die Schritte im Team durch, um eine vielfältige Perspektive zu erhalten. Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist keine One-Man-Show, sondern immer ein Teamerfolg. Holen Sie Ihr Team ab und überzeugen Sie es. Aber nehmen Sie auch Bedenken ernst. Die beste Digitalisierungsagenda ist nutzlos, wenn die Belegschaft nicht mitzieht.
Nehmen Sie sich für jeden Punkt ungefähr 7 bis 10 Minuten Zeit. Die insgesamt circa einstündige Bearbeitung können Sie in Form eines Workshops oder einer Besprechung durchführen. Planen Sie ausreichend Zeit ein. Eventuell ergeben sich rege Diskussionen oder Informationen müssen erst beschafft werden.
Die wichtigste und erste Frage jeder Digitalisierungsagenda lautet: Was möchten wir mit dem Digitalisierungsprojekt erreichen? Trotzdem stellen sich viele Immobilienverwaltungen diese nicht oder sehr spät. Sie ist notwendig, um zielführend vorzugehen und zu überprüfen, ob das Projekt ein Erfolg war. Denn Sie wollen etwas in Ihrem Unternehmen ändern oder ein Problem lösen. Sie vermuten, dass die Digitalisierung Ihnen dabei hilft. Sie kann eine mögliche Lösung sein, ist aber nur eine von vielen.
Um zu entscheiden, ob die Digitalisierung wirklich das Mittel der Wahl ist und an welchen Stellschrauben genau gedreht werden soll, ist es wichtig, sich die akuten Probleme anzuschauen: Welche Probleme haben wir? Was hält uns von unserem Ziel ab? Wie werden die Probleme bisher gelöst? Analysieren Sie ebenfalls Ihre bisherigen Lösungen. Denn vielleicht fällt Ihnen bereits eine praktikable Lösung ein, die keiner Digitalisierung bedarf. Schieben Sie ein Digitalisierungsprojekt nur an, wenn es deutliche Vorteile bietet.
Richten Sie nun Ihren Blick auf den Sollzustand: Welche dauerhafte Veränderung möchten wir erreichen, wenn das Digitalisierungsprojekt abgeschlossen ist? Dies kann je nach Größe des Projektes nach ein, zwei oder auch zwölf Monaten sein. Überlegen Sie genau, welche Verbesserungen Sie erreichen wollen.
Konzentrieren Sie sich nicht nur auf das Ziel, sondern auch auf die Prozesse: Welche Aufgaben bzw. Prozesse werden durch das Digitalisierungsprojekt verändert? Das Vorhaben findet nicht isoliert statt und lässt sich nicht über Nacht umsetzen. Es betrifft in der Regel die ganze Organisation und zahlreiche Prozesse. Decken Sie im Vorfeld auf, welche Abläufe sich zwangsläufig verändern werden und welche Sie gezielt verändern wollen. Bedenken Sie sowohl Veränderungen, die Sie befürchten als auch solche, die Sie sich erhoffen. An dieser Stelle ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt, da Änderungen zu Berührungsängsten bei Mitarbeitenden führen können. Das Personal sollte abgeholt und behutsam vorbereitet werden. Andernfalls steht der Erfolg des gesamten Projektes auf der Kippe, wenn die Belegschaft den Weg nicht mitgeht.
Finden Sie heraus, wer an den betroffenen Prozessen mitwirkt und mitgenommen werden sollte: Welche Personen müssen beteiligt werden? Hier sind vor allem interne Kolleginnen gefragt. Aber auch externe Dienstleister und Firmen, die zuarbeiten, sollten berücksichtigt werden: Gibt es externe Abhängigkeiten?
Um herauszufinden, ob sich das Digitalisierungsprojekt für Ihre Hausverwaltung lohnt, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Welche Einsparungen und Mehreinnahmen kann ich erwarten? Was kostet mich die Umsetzung? Wenn Sie diese Posten gegeneinander aufrechnen und ein deutlich positives Ergebnis erhalten, sind Sie finanziell auf der sicheren Seite. Möglicherweise stehen die Kosten für eine digitale Lösung nicht im Verhältnis zu den anfangs festgelegten Zielen.
Die Digitalisierung kann ein geeignetes Instrument sein, um Herausforderungen in Ihrer Wohnungsverwaltung zu meistern. In vielen Fällen verbessert sie die Unternehmensergebnisse und die Wettbewerbsfähigkeit. Machen Sie sich daher auf den Weg, dies zu überprüfen. Aber auf Ihren eigenen und mit Plan. Lassen Sie sich nicht von digitalen Trends oder fertigen Lösungen leiten, sondern finden Sie Ihre Ziele und nehmen Sie diese als Ausgangspunkt für Ihre Digitalisierungsagenda. Ob mit unserem Arbeitsblatt oder nicht: Entwickeln Sie einen Fahrplan und führen Sie eine Kosten-Nutzen-Abwägung durch. Digitalisierung ist nicht immer die Antwort.
Quellen:1 Ergebnisse der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023, S. 3