Papierloses Büro Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement - Cloud oder On-Premises?

4 Minuten Lesezeit

22.03.22 09:55

Die Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) fällt vielen Unternehmen schwer. Häufig schei-tert die Wahl bereits an undurchsichtigen Begrifflichkeiten wie Cloud oder On-Premises. Außerdem ist oft unklar, welchen Nutzen die einzelnen Lösungen bieten. Um Ihnen die Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Inhalt:

Was bedeutet On-Premises?

Was ist Cloud?

Unterschiede zwischen On-Premises und Cloud

Vor- & Nachteile des On-Premises DMS

Vor- & Nachteile des Cloud DMS

Hybride Lösung als Gamechanger?

Fazit

FAQ's

Was bedeutet On-Premises?

Bei einem On-Premises Dokumentenmanagement-System (DMS) kauft oder mietet das Unternehmen die Software und betreibt sie anschließend selbstverantwortlich auf der unternehmenseigenen IT-Umgebung.

Der Zugriff auf die On-Premises Software erfolgt entweder über eine web-basierte Benutzeroberfläche oder über eine Desktop-Anwendung. Bei dieser Lösung ist allerdings ein eigenes IT-Team notwendig, das für Updates und die Wartung der Server und Daten zuständig ist. Weitere Infos zu unserer On-Premises Lösung finden Sie hier.

Seit 2010 verliert die On-Premises Software zunehmend an Bedeutung und wird von der Cloud Software verdrängt.¹

Was ist eine Cloud?

Bei Cloud Computing werden Daten auf den externen Servern eines Drittanbieters gehostet. Das häufigste Prinzip ist hierbei „Software as a Service“ (SaaS).

Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) speichert alle Daten auf einem gemieteten Server. Der Zugriff kann über eine Internetverbindung hergestellt werden. Diese Lösung ermöglicht es gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr Cloud-Speicher oder Server zu mieten. Inbegriffen sind hierbei alle Updates und die Wartung der Server und Daten. Weitere Infos zu unserer Cloud Lösung finden Sie hier.

Unterschiede zwischen On-Premises und Cloud

Häufig fällt es schwer, zwischen On-Premises und Cloud DMS zu unterscheiden. Daher haben wir für Sie einen Vergleich aufgestellt, in dem wir die Unterschiede der Lösungen anhand verschiedener Faktoren übersichtlich darstellen:

Vergleich Cloud und On-Premises


Faktoren	On-Premises	Cloud
Arbeitsaufwand	Hoher Arbeitsaufwand (z. B. für Installation und Wartung)	Wenig Aufwand (z. B. für Einarbeitung)
Know-how	IT-Abteilung mit Know-how erforderlich	Kaum Know-how notwendig
Infrastruktur	Daten in Räumlichkeiten des Unternehmens Auf eigener Hardware	Daten auf dem System/ im Rechenzentrum des Anbieters Hardware & Betrieb im Mietpreis enthalten Individuelle Auslagerungsverträge notwendig
Kontrolle	Unternehmen hat Kontrolle über Daten und Prozesse Unabhängigkeit von Drittanbietern Maximale Entscheidungsfreiheit	Unternehmen hat Kontrolle über Daten und Prozesse Abhängigkeit von Drittanbietern Maximale Entscheidungsfreiheit
Sicherheit	Unternehmen für Sicherheit verantwortlich	Cloud-Anbieter für Sicherheit verantwortlich
Datenschutz	Sensible Daten bleiben im eigenen System, daher hohe Datensicherheit	Vertrauenswürdiger Cloud-Anbieter notwendig
Einhaltung der Vorschriften	Unternehmen ist für Einhaltung der Vorschriften verantwortlich Beachtung von BDSG² & DSGVO³ in Deutschland Branchenspezifische Vorschriften	Unternehmen hat Sorgfaltspflicht, dass Cloud-Anbieter Vorschriften einhält Beachtung von BDSG² & DSGVO³ in Deutschland Bei Standort im Ausland müssen spezielle datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden Branchenspezifische Vorschriften
Skalierbarkeit & Flexibilität	Geringe Flexibilität bei sich verändernden Anforderungen Schlechte Skalierbarkeit bei Wachstum des Unternehmens	Hohe Flexibilität und gute Skalierbarkeit durch kurzfristige und unkomplizierte Erweiterung bzw. Änderung
Speicherplatz	Zur Erweiterung des Speicherplatzes zusätzliche Anschaffung von Hardware notwendig	Unbegrenzt erweiterbarer Speicherplatz Je nach Bedarf hinzubuchbar
Wartung & Support	Unternehmen ist eigenverantwortlich für die Betreuung und Durchführung von Updates und Wartung	Cloud-Anbieter ist verantwortlich für die Betreuung und Durchführung von Updates und Wartung
Risiken	Größtenteils beim Unternehmen	Größtenteils beim Cloud-Anbieter
Zugriff	Offline-Zugriff problemlos möglich Online-Zugriff über VPN möglich	Online-Zugriff über den Browser (gute Internetverbindung notwendig) Kein Zugriff bei Systemausfall
Anpassbarkeit	Individuelle Anpassbarkeit an eigene Bedürfnisse	Vorgefertigte Abläufe vorhanden Individuelle Anpassbarkeit an eigene Bedürfnisse
Kosten	Einmalige Kaufgebühr Jährliche Update- und Supportpauschalen Kosten für Anschaffung der Hardware, Software & Infrastruktur Betriebskosten & Kosten für IT-Personal	Monatliches Abonnement/ Mietpreis Preis richtet sich nach genutzten Ressourcen

Kostenvergleich Cloud vs. On-Premises

Gesamtkosten des Betriebs - jährlich und kumuliert

Kosten-Cloud-vs-On-Premises_1000px

Vorteile & Nachteile der Cloud-Lösung

Klar ist, dass selbstverständlich jede Lösung sowohl gute als auch schlechte Seiten hat. Im Folgenden zeigen wir daher verschiedene Vorteile und Nachteile von On-Premises und Cloud auf:

On-Premises

Cloud

Vorteile

Guter Datenschutz

Offline-Zugriff möglich

Anpassbarkeit der Software an individuelle Bedürfnisse

Komplette Kontrolle über Daten & Zugriffe

Hohe Sicherheit

Keine eigene Hardware nötig

Minimaler Aufwand da Anbieter sich um Wartung, Updates etc. kümmert

Keine hohen Investitionskosten zu Beginn

Kaum Kosten für IT-Personal

Geringes finanzielles Risiko

Anbieter für Sicherheit der Daten zuständig

Hohe Flexibilität

Gute Skalierbarkeit

Standort-unabhängiger Online-Zugriff

Nachteile

Hohe Investitionskosten zu Beginn

Hohe laufende Kosten (Updates, Wartung, Personal, etc.)

Hoher Aufwand

Eigene Hardware nötig

Daten unterliegen eigener Verantwortung

Internetverbindung notwendig

Monatliche/ jährliche Kosten

Abhängigkeit vom Anbieter

Vertrauenswürdiger Anbieter notwendig

Sicherung des Datenschutzes schwieriger

Hybride Lösung als Gamechanger?

Bei dem Vergleich von On-Premises und Cloud wurde klar: Beide Lösungen haben ihre Vorzüge. Doch Sie müssen sich nicht zwingend für eine der beiden zu entscheiden. Wer nach einer Kombination der verschiedenen Vorteile sucht, findet sein Glück vielleicht in einer Hybrid-Lösung. Diese vereint die Vorteile von Cloud und On-Premises. Hierbei werden die Daten auf der eigenen Hardware gesichert, die genutzte Software befindet sich allerdings im Cloud-Speicher. Auf diese Weise können beispielsweise sensible Daten geschützt und gleichzeitig eine hohe Flexibilität erhalten werden. Ein hybrides DMS zu nutzen, kann daher ein echter Gamechanger für Ihr Unternehmen sein!

Fazit

Auf der Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement-System (DMS) können Unternehmen sich zwischen einem On-Premises DMS, einem Cloud DMS oder einem hybriden DMS entscheiden. Hierbei gilt es verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und je nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens das passende Dokumentenmanagement-System auszuwählen.

1 Vgl. https://www.ionos.de/digitalguide/server/knowhow/was-ist-on-premises/

2 Vgl. https://www.bmi.bund.de/DE/themen/verfassung/datenschutz/bundesdatenschutzgesetz/bundesdatenschutzgesetz-node.html

3 Vgl. https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/europaeische-datenschutzgrundverordnung.html

FAQ's

Ein Cloud-DMS wird über das Internet auf externen Servern eines Dienstleisters betrieben und ist jederzeit und von überall zugänglich. Ein On-Premises-DMS wird hingegen lokal auf den firmeneigenen Servern betrieben, was volle Datenkontrolle und Unabhängigkeit bietet, jedoch eigene IT-Ressourcen erfordert.

Cloud-DMS zeichnet sich durch geringere Anfangsinvestitionen, hohe Skalierbarkeit, automatisierte Updates und Wartung durch den Anbieter sowie flexiblen, standortunabhängigen Zugriff aus. Zusätzlich entfallen Kosten und Aufwand für eigene Infrastruktur und IT-Personal.

Cloud-Anbieter setzen oft hohe Sicherheitsstandards mit Verschlüsselung, Zertifizierungen und regelmäßigen Updates um. On-Premises bietet durch eigene Server den Vorteil direkter Kontrolle und individuell angepasstes Sicherheitsmanagement, birgt aber auch eigene Verantwortlichkeiten.

Wichtige Kriterien sind Unternehmensgröße, IT-Kompetenz, Budget, gesetzliche Anforderungen, Flexibilitätsbedarf und geplante Nutzerzahl. Eine sorgfältige Bedarfsanalyse und ein Abwägen von Kosten, Sicherheit und Nutzungskomfort unterstützen die optimale Wahl.

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