Am Thema Digitalisierung kommt in der Personaldienstleistungsbranche niemand mehr vorbei. Viele Unternehmen setzen bereits erfolgreich auf digitale Prozesse. Corona und der Fachkräftemangel schieben die digitale Transformation zusätzlich an. Doch wie gut ist die Branche wirklich aufgestellt? An welchen Hürden droht die Digitalisierung zu scheitern? Und welche Digitalisierungstrends sollten Personalvermittler 2024 unbedingt kennen? Antworten erhalten Sie in diesem Blogartikel.
Egal ob Zeitarbeit oder eine andere Wirtschaftsbranche, Digitalisierung ist der große Megatrend. Die digitale Transformation begleitet uns seit Jahren und wird unsere Zukunft maßgeblich prägen. Zeit, ein Zwischenfazit zu ziehen: An welcher Stelle dieses langen Weges befindet sich die Personalvermittlungsbranche aktuell?
Laut Lünendonk-Themendossier 2023 hält sich die Branche für durchschnittlich fortschrittlich.[1] Das Research- und Consultinghaus Lünendonk & Hossenfelder befragte 100 deutsche Zeitarbeitsunternehmen zum Stand ihrer digitalen Transformation. Alle Firmen arbeiten mit Standardsoftware wie etwa MS Office. 80 % der Unternehmen nutzen Softwarelösungen speziell für Personaldienstleister. Ein Drittel arbeitet auf einem besonders hohen Digitalisierungslevel mit fortgeschrittener Software. Sie ist in der Lage, die Performance gegenüber elementaren Softwarelösungen deutlich zu steigern.[2]
Fast alle Unternehmen (94 %) investierten in den letzten fünf Jahren in die Digitalisierung ihrer Prozesse.[3] Ein Großteil der Dienstleistenden hat in den letzten Jahren vor allem Prozesse im Bewerbermanagement und der Administration digitalisiert. Diese Firmen profitieren von einer verbesserten und schnelleren Prozessabwicklung und konnten mehr Kandidatinnen gewinnen.
Die fünf Bereiche, in die am häufigsten investiert wurde, waren:[4]
1. Bewerbermanagement (82 %)
2. Administration (67 %)
3. Kommunikation mit Bewerbern, Kundinnen und Mitarbeitenden (59 %)
4. Personalmarketing (49 %)
5. Kundenmanagement/Vertrieb (43 %)
Die Umstellung auf digitale Prozesse läuft für die Personalvermittler nicht ohne Komplikationen ab. Nach den Herausforderungen bei der Digitalisierung gefragt, gaben die befragten Firmen folgende drei Antworten am häufigsten:[5]
1. Komplexe Schnittstellen zu anderen Systemen (61 %)
2. Fehlende interne Ressourcen/Personal (43 %)
3. Passende Lösung finden (43 %)
Die Einführung neuer digitaler Technologien erfordert eine sorgfältige Planung und Einbettung in bestehende Systeme. Die Schnittstellen spielen eine entscheidende Rolle bei digitalen Tools, da sie die Benutzerfreundlichkeit, Effizienz, Integration, Skalierbarkeit, Sicherheit und Anpassbarkeit verbessern. Sie ermöglichen den unterschiedlichen Softwarelösungen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Plattformen ist entscheidend, um den Workflow zu optimieren.
In vielen Firmen fehlen Mitarbeitende, die die Kompetenz und die Zeit haben, die Einführung neuer digitaler Lösungen zu planen und umzusetzen. Zudem benötigen Personalvermittler selbst qualifiziertes Personal, das mit den neuen Technologien arbeiten kann und möchte. Schulungen und Weiterbildungen sind deshalb unerlässlich.
Aufgrund des Personalmangels kann es ratsam sein, erfahrene und vertrauenswürdige externe Beraterinnen hinzuzuziehen. Diese sollten über die entsprechenden Kompetenzen und Ressourcen verfügen, um den komplexen Prozess der Digitalisierung langfristig zu begleiten und unterstützend zur Seite zu stehen.
Eine weitere Hürde besteht bei der Wahl der digitalen Lösung. Die Vielzahl von Anbietern und Tools führt oft zu Frustration und Stress. Personalvermittler sind zurecht häufig überfordert, die passende Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden.
Das Thema Digitalisierung hat bei den Personaldienstleistern Priorität: 75 % werden ihr Budget für die Digitalisierung im Jahr 2024 im Vergleich zu 2023 erhöhen. 38 % der Unternehmen planen sogar eine deutliche Steigerung um mehr als 10 %.[6]
2024 setzen Zeitarbeitsunternehmen vornehmlich auf die Digitalisierung folgender fünf Bereiche:[7]
1. Bewerbermanagement (49 %)
2. Kundenmanagement/Vertrieb (39 %)
3. Personalmarketing (35 %)
4. Administration (29 %)
5. Kommunikation mit Bewerberinnen (22 %)
In den letzten fünf Jahren ist die Administration weitgehend digitalisiert worden. Kundenmanagement und Vertrieb haben nun Vorrang. Rückblickend und zukünftig liegt der Fokus der Personaldienstleister auf der Digitalisierung des Bewerbermanagements. Im Folgenden schauen wir uns diesen wichtigsten Trend genauer an.
✅ Mehr Bewerberinnen und Bewerber gewinnen
✅ Geeignetere Kandidatinnen und Kandidaten finden
✅ Durchlaufzeiten bei der Besetzung verkürzen
Der mögliche Einsatzbereich von digitalen Werkzeugen und künstlicher Intelligenz (KI) im Personalmanagement ist umfangreich, insbesondere im Bewerbermanagement. Was bisher viel Zeit in Anspruch genommen hat, läuft nun in Sekunden automatisch ab: Stellenanzeigen erstellen und veröffentlichen oder Bewerbungen mit Ausschreibungen abgleichen. KI kann in verschiedenen Quellen eigenständig nach neuen Mitarbeitenden suchen und Chatbots übernehmen die Kommunikation mit den Kandidatinnen. Neben der Steigerung der Effizienz und der Fähigkeit, komplexe Muster in großen Datenmengen zu erkennen, wird künstlicher Intelligenz auch eine erhöhte Chancengleichheit für Bewerber zugeschrieben. Die Art und der Umfang der Vorteile von KI-Anwendungen hängen unter anderem von der Qualität der Daten und den eingesetzten Algorithmen ab.
Digitale Technologien ermöglichen eine präzisere und schnellere Auswahl von Bewerberinnen. KI kann bei der Auswertung von Lebensläufen und der Identifizierung geeigneter Kandidaten helfen, wodurch der Recruiting-Prozess beschleunigt wird. Zudem führt die gesteigerte Qualität bei der Auswahl zu passgenaueren Personalentscheidungen.
Viele Softwareanbieter arbeiten daher gerade an Anwendungsfällen und Erweiterungen für ihre Produkte, die die Analyse von Bewerbungen und Lebensläufen, die Auswertung von Interviewfragebögen oder die Überprüfung von Qualifikationen ermöglichen. Ziel ist es, automatisiert die besten Kandidatinnen für eine bestimmte Stelle zu identifizieren.
Die Digitalisierung ermöglicht die Automatisierung von zeitaufwendigen und repetitiven Tätigkeiten, wie beispielsweise die Verwaltung von Bewerbungsunterlagen oder die Abstimmung von Verfügbarkeiten. Das senkt die Durchlaufzeiten von der Jobausschreibung bis zur Stellenbesetzung erheblich und verschafft den Mitarbeitenden mehr Zeit für strategische und kreative Aufgaben.
Die bisher durchschnittliche Digitalisierung der Branche wird in den kommenden Jahren eine weitere Transformation erleben. Einige Unternehmen planen die konkrete Einführung spezifischer Softwarelösungen wie der Digitale Personalakte. Die Budgets für Digitalisierung werden voraussichtlich deutlich steigen. Damit die Branche sich weiterentwickeln kann, sind sowohl Softwarehersteller als auch Zeitarbeitsunternehmen gefragt. Viele Kundinnen verfügen über begrenzte Kenntnisse, wie Prozesse digitalisiert werden können. Sie fühlen sich überfordert von dem damit verbundenen Aufwand für ihr Unternehmen. Darüber hinaus mangelt es häufig intern an Personal, um die Prozesse umzustrukturieren. Technologieanbieter müssen diese Herausforderungen berücksichtigen, um ihre Produkte erfolgreich zu entwickeln.
Die Digitalisierung bietet Personaldienstleistern immense Chancen, gleichzeitig sind aber auch Anpassungen und Investitionen erforderlich. Um zukünftig effizient Kundinnen zu gewinnen und zu halten sowie geeignete Kandidaten zu generieren, sind smarte digitale Prozesse nötig. Diejenigen, die erfolgreich die Digitalisierung in ihre Geschäftsmodelle integrieren, werden in der Lage sein, flexibler, effizienter und kundenorientierter zu agieren. Nur Personalvermittler, die ihre digitale Transformation vorantreiben, werden am Markt langfristig bestehen können, denn die Zahl moderner Mitbewerber steigt.
Quellen:
1 Lünendonk & Hossenfelder GmbH: Lünendonk®-Themendossier 2023. Digitalisierung in der Zeitarbeit. S. 11.
2 Lünendonk & Hossenfelder GmbH: Lünendonk®-Themendossier 2023. Digitalisierung in der Zeitarbeit. S. 10.
3 Lünendonk & Hossenfelder GmbH: Lünendonk®-Themendossier 2023. Digitalisierung in der Zeitarbeit. S. 12.
4 Lünendonk & Hossenfelder GmbH: Lünendonk®-Themendossier 2023. Digitalisierung in der Zeitarbeit. S. 12.
5 Lünendonk & Hossenfelder GmbH: Lünendonk®-Themendossier 2023. Digitalisierung in der Zeitarbeit. S. 15.
6 Lünendonk & Hossenfelder GmbH: Lünendonk®-Themendossier 2023. Digitalisierung in der Zeitarbeit. S. 16.
7 Lünendonk & Hossenfelder GmbH: Lünendonk®-Themendossier 2023. Digitalisierung in der Zeitarbeit. S. 16.