Die Digitalisierung hält auch 2024 hilfreiche Neuerungen für die Immobilienbranche bereit. Welche großen Trends Hausverwaltungen kennen sollten, was sie leisten können und wie Sie sie erfolgreich nutzen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Cloud, Automatisierung, Internet of Things, Big Data, Virtual Reality. Die Liste der Buzzwords zum Thema Digitalisierungstrends in der Immobilienbranche ließe sich endlos fortführen. Doch auf welche Trends sollten Wohnungsverwaltungen ihr Augenmerk richten?
In der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023 wurden Hausverwaltungen in Deutschland gefragt, in welchen Prozessen und Bereichen sie das größte Potenzial für Digitalisierung und künstliche Intelligenz sehen würden.[1] Die Top 5, auf die Verwaltungen in den nächsten fünf Jahren ihren Fokus legen wollen, waren:
1. E-Rechnung und Rechnungseingangsprozess
2. Zentrale Dokumentenablage in einem DMS/ECM
3. Heizkostenabrechnung
4. Kommunikation mit Kunden
5. Unterjährige Verbrauchsinformation
Auf die zwei am häufigsten genannten Trends gehen wir im Folgenden näher ein. Wir erklären, wie sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern und geben Tipps, was Sie bei der Einführung und Nutzung beachten sollten.
Laut VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023 setzen knapp die Hälfte der befragten Immobilienverwaltungen bisher digitale Technologien für den Rechnungseingang ein.[2] Für die andere Hälfte ist es Zeit, diesen Trend genauer unter die Lupe zu nehmen.
✅ Effizienz steigern
✅ Mitarbeitende entlasten
✅ Kosten reduzieren
Effizienz steigern
Ob beim Erfassen, Erstellen, Freigeben oder Archivieren, mithilfe der Digitalisierung und künstlicher Intelligenz lässt sich der zeitliche Aufwand pro Rechnung erheblich reduzieren. Rechnungsdaten müssen nicht abgetippt und Rechnungen nicht händisch im Aktenordner abgelegt werden. Durch die automatische Datenerfassung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Sie effizienter arbeiten und menschliche Fehler minimieren.
Mitarbeitende entlasten
Mitarbeitende werden von sich wiederholenden Routinearbeiten entlastet und können ihre Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten verwenden. Auch bei Rückfragen und der Suche nach Belegen lässt sich viel Zeit einsparen, da Sie alle Dokumente mit wenigen Klicks am Bildschirm durchsuchen können. Kein Wälzen von Aktenordnern ist mehr nötig.
Kosten reduzieren
Miete für ein Archiv sowie Posten für Kopierer, Druckerpapier oder Porto können Sie von Ihrer Ausgabenliste streichen. Die Kosten lassen sich deutlich senken, indem Druck und Archivierung der Papierbelege wegfallen.
Darauf sollten Sie achten, wenn Sie den Trend E-Rechnung und automatisierter Rechnungseingangsprozess in Ihrer Wohnungsverwaltung implementieren wollen:
✅ Zentraler Eingangskanal für alle Rechnungen
✅ Automatische Datenerhebung
✅ Neue Prozesse standardisieren
✅ Nutzung der Daten über den gesamten Prozess
✅ Zentrale Archivierung
Zentraler Eingangskanal für alle Rechnungen
Vermeiden Sie, dass Rechnungen an verschiedenen Stellen ins Unternehmen gelangen und an unterschiedlichen Orten abgelegt werden. Indem alle Rechnungen an einer einzigen Stelle, etwa einer zentralen E-Mail-Adresse, ankommen, verhindern Sie Liegezeiten. Keine Rechnung sollte im persönlichen Posteingang eines Mitarbeiters hängen bleiben, sondern von Anfang an so schnell wie möglich durch das Unternehmen geschleust werden.
Automatische Datenerhebung
Bisher wurden die Daten aus Papierrechnungen erfasst, indem sie abgetippt und abgeheftet oder digital abgespeichert wurden. Lassen Sie Daten automatisch auslesen und Unterlagen ohne weiteren Aufwand in Sekunden digital archivieren. Die Prozesse rund um den Rechnungseingang beschleunigen sich erheblich. Automatisieren Sie so viel wie möglich, um Ihr Personal von dieser Fleißarbeit zu entlasten.
Neue Prozesse standardisieren
Die Prozesse, die Sie neu einführen und im Arbeitsalltag leben wollen, sollten Sie standardisieren. Legen Sie Zuständigkeiten fest, sodass zu jedem Zeitpunkt klar ist, wer wann für eine Rechnung zuständig ist. So kann die Rechnungsbearbeitung stringent und zügig ablaufen.
Erhobene Daten für gesamten Prozess nutzen
Vermeiden Sie es, Informationen an zwei oder drei Stellen zu erfassen oder gar abtippen zu müssen. Nutzen Sie die erfassten Daten für den gesamten Prozess von der Ablage bis zur Verbuchung.
Zentrale Archivierung
Alle Dokumente sollten an einer zentralen Stelle zusammenfließen. So stellen Sie sicher, dass Sie jede Rechnung schnell wiederfinden. Sie sollten nicht mehr überlegen, in welchem Raum, Regal oder digitalen Windowsordner Sie nach einem Beleg suchen müssen.
✅ Kosten senken
✅ Service verbessern
✅ Zugriff von überall
Kosten senken
Mit einer zentralen Dokumentenverwaltung vermeiden Sie, dass Unterlagen an verschiedenen Orten in unterschiedlicher Form abgelegt werden. Dokumente und Informationen gelangen nicht nur digital und in Papierform in Ihr Unternehmen, sondern zusätzlich über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Anruf, Post, Fax und Onlineportale. Daher werden sie häufig unterschiedlich archiviert.
Bei Rückfragen ist es oft aufwendig, den richtigen Beleg zu finden. Sie sparen Zeit und damit Geld, indem Sie alle Dokumente auf die gleiche Weise und an einem einzigen Ort digital archivieren. So entfällt die umständliche Suche nach Informationen und Dokumenten. Zudem entstehen keine Kosten für den Druck und das Papierarchiv.
Service verbessern
Mit einer zentralen Dokumentenverwaltung können externe Anfragen schneller und effizienter bearbeitet werden, weil Dokumente schneller gefunden und versendet werden können. Ohne digitale Prozesse nimmt bei Anfragen nach Dokumenten eine Mitarbeiterin den entsprechenden Aktenordner zur Hand, sucht das Schriftstück, kopiert es, legt es wieder ab und verschickt die Kopie per Post. Deutlich schneller und kostengünstiger ist es, das digitalisierte Dokument per Mausklick an die externe Person weiterzuleiten.
Zugriff von überall
Ein klarer Vorteil einer digitalen Dokumentenverwaltung ist der ortsunabhängige Zugriff. Sie können beispielsweise beim Ortstermin die Angebote der Handwerker einsehen, um zu überprüfen, was beauftragt wurde. Kein Vertrösten mehr, dass Sie eine Frage erst beantworten können, wenn Sie wieder im Büro an Ihrem Schreibtisch sind. Remote Work und Homeoffice werden möglich.
Darauf sollten Sie achten, wenn Sie den Trend zentrale Datenverwaltung in Ihrer Immobilienverwaltung nutzen wollen:
✅ OCR-Suche
✅ Interne und externe Freigabe
✅ Einheitliche Ordner- und Datenstruktur
✅ Automatische Sicherung
OCR-Suche
Ihr Archiv sollte über eine OCR-Suche verfügen. Sie ermöglicht, dass Sie nach allem suchen können, was auf dem Dokument steht. Denn egal wie gut Ihre Verschlagwortung ist, im Alltag vergessen Sie ein Stichwort, auf das Sie später zurückgreifen möchten und finden das Dokument nicht mehr. Mit einer OCR-Suche gehen Sie sicher, dass Sie alles schnell finden.
Interne und externe Freigabe
Ihr digitales Dokumentenmanagement sollte interne Freigaben an Kollegen und externe Freigaben an Eigentümerinnen oder Lieferanten ermöglichen.
Einheitliche Ordner- und Datenstruktur
Alle Mitarbeitenden sollten Dokumente in der gleichen Art und Weise ablegen. Legen Sie Begriffe und Strukturen fest, die alle zuverlässig nutzen und neuen Kolleginnen vermittelt werden. So schaffen Sie gemeinsam ein strukturiertes Archiv.
Automatische Sicherung
Sorgen Sie dafür, dass Dokumente, die Sie in Ihrer Hausverwaltung erstellen, automatisiert im Archiv abgelegt werden.
Die Digitalisierung ist gekommen, um zu bleiben. Die Entwicklung schreitet voran und Menschen können immer komplexere Aufgaben an die Maschine abgeben. In der Immobilienbranche besteht im Vergleich zu anderen Bereichen noch besonderer Nachholbedarf. Daher sollten gerade Hausverwaltungen die aktuellen großen Trends im Blick behalten und regelmäßig auf ihre Nützlichkeit für abklopfen. Orientieren Sie sich dabei an Ihren eigenen Zielen und Herausforderungen. Nehmen Sie Ihre Hausverwaltung als Ausgangspunkt und führen Sie eine individuelle Kosten-Nutzen-Rechnung durch. In vielen Fällen lassen sich die Effizienz erheblich steigern, Kosten einsparen und die Attraktivität für Fachkräfte erhöhen. Nur Verwaltungen, die digitale Werkzeuge geschickt für sich nutzen, werden langfristig am Markt bestehen können.
Quellen:
1 Ergebnisse der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023, S. 25
2 Ergebnisse der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023, S. 16